Un peu moins de 20 % de tous les déplacements sont professionnels. Avant la pandémie, cela représentait environ
1,3 million
de voyageurs d'affaires par jour rien qu'aux États-Unis, et ces chiffres sont à nouveau en hausse. Au vu de ces statistiques, il n'est pas surprenant que les voyages d'affaires soient souvent un casse-tête pour les entreprises lorsqu'ils sont gérés en interne. C'est là que les agences de voyages d'affaires (TMC) interviennent pour rationaliser le processus.Les agences de voyages d'affaires gèrent les besoins en matière de voyages d'affaires afin de faire gagner du temps et de l'argent à leurs clients. Elles se spécialisent dans la recherche de la meilleure offre pour vos employés en déplacement afin que vous n'ayez pas à le faire, ce qui vous donne, à vous et à vos employés, plus de temps pour vous concentrer sur ce pourquoi vous voyagez.
Nous avons rédigé cet article pour vous présenter les options qui s'offrent à vous lorsque vous envisagez d'investir dans une solution de gestion des voyages. Ce que nous aborderons :
- Différencier un outil de réservation en ligne d'une agence de voyages d'affaires
- Les avantages de travailler avec une TMC et ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'une TMC
- Les meilleurs choix en matière de TMC et une comparaison de TravelPerk (la plateforme de réservation de voyages tout-en-un) pour vous aider à prendre la bonne décision pour votre entreprise
Qu'est-ce qu'un outil de réservation en ligne ?
Un outil de réservation en ligne (OBT) est un outil utilisé par les organisations pour suivre et gérer leurs voyages d'affaires en ligne. Les outils de réservation en ligne ne sont pas synonymes d'agences de voyages d'affaires. Si la plupart des TMC proposent un OBT, tous les OBT ne sont pas gérés par les TMC. Si les OBT fournissent des
solutions de voyage
, ils n'offrent généralement pas le soutien dont on bénéficie lorsqu'on utilise une TMC.L'un des principaux avantages d'une TMC est qu'elle s'occupe de vos déplacements via son OBT, qu'il s'agisse de vols, de chambres d'hôtel, de location de voitures, d'assurances ou de tout ce dont vous pourriez avoir besoin pendant votre voyage d'affaires.
Les TMC modernes sont plutôt appelées plateformes d'agences de voyages d'affaires, car c'est leur
logiciel de gestion des voyages
qui est souvent mis à la disposition du client lorsqu'ils travaillent ensemble.Dans le passé, les agences de voyages d'affaires se chargeaient de la partie réservation. Cependant, les progrès de l'industrie du voyage, de la technologie et des demandes des consommateurs ont permis aux plateformes d'agences de voyages d'affaires d'offrir un mélange de tradition et de technologie.
Pourquoi travailler avec une agence de voyages d'affaires ?
Les agences de voyages d'affaires offrent toute une série d'avantages par rapport aux outils de réservation en ligne standard. En plus de faciliter les voyages d'affaires, les TMC présentent d'autres avantages.
Elles ont de l'expérience
Les TMC sont des experts dans le domaine des voyages d'affaires. Vous ne payez pas seulement quelqu'un pour cliquer sur un OBT, vous travaillez avec un gestionnaire de compte expérimenté qui sait distinguer une bonne affaire d'une mauvaise.
Elles sont également en mesure de gérer les urgences au cas où vous en rencontriez, pas besoin de paniquer si vous ratez votre vol.
Elles sont organisées
Des cartes d'embarquement aux réservations d'hôtel, les formalités administratives liées aux voyages d'affaires peuvent être épuisantes, surtout lorsqu'il s'agit de voyages en grands groupes. Les agences de voyages d'affaires s'occupent de la paperasserie et vous la remettent de la manière la plus facile à gérer possible, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Elles sont informées
Lorsque les employés sont en voyage d'affaires, ils le font conformément à un programme ou une politique de voyage d'entreprise. Ces politiques changent d'une entreprise à l'autre et comprennent les règles que les employés doivent suivre lorsqu'ils voyagent pour affaires.
Les agences de voyages d'affaires se chargent de prendre les décisions relatives à vos déplacements conformément à
la politique de voyage
de votre entreprise. Elles conseillent également vos employés en déplacement sur la manière dont ils peuvent répondre aux exigences des voyages d'affaires tout en respectant la politique de l'entreprise en matière de voyages, afin d'éviter les mauvaises surprises au retour.Elles sont connectées
Les TMC passent des années à établir des relations avec des entreprises de voyage et d'hôtellerie dans le monde entier. Si un hôtel vous dit qu'il est complet, il peut dire le contraire à la TMC. Elles obtiennent également des tarifs exclusifs en de nombreuses occasions, ce qui vous permet de bénéficier d'une meilleure offre qu'en réservant directement vous-même.
Que faut-il prendre en considération lors du choix d'une agence de voyages d'affaires ?
Il existe de nombreuses TMC parmi lesquelles choisir. Savoir ce que vous recherchez est donc une première étape essentielle. Voici quelques éléments à prendre en compte pour prendre cette décision.
Que représente la TMC ?
Vous voulez travailler avec une TMC qui partage votre vision des affaires. Il est important que la TMC que vous choisissez comprenne et s'adapte à la culture de votre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration pour organiser vos voyages d'affaires, alors assurez-vous que vous vous dirigez tous deux dans la même direction.
Quelle est la taille de la TMC ?
Les TMC plus importantes sont susceptibles d'avoir plus de liens avec des entreprises de voyage utiles, des liens dont vous pouvez bénéficier. En raison de leur travail de collaboration, elles proposent souvent des tarifs exclusifs auprès de certains fournisseurs de voyages. Il est important de tenir compte de leurs relations, car c'est avec elles que vous voyagerez et séjournerez pendant votre voyage d'affaires.
La TMC offre-t-elle une solution pour vous ?
Il existe une solution de gestion des voyages pour tous, quelle que soit la taille de votre entreprise. Les TMC traditionnelles se concentrent souvent sur les solutions pour les plus gros clients, mais ces dernières années, elles ont été nombreuses à proposer des solutions pour les PME. Trouver une TMC qui convient à votre budget et à vos besoins est essentiel pour une bonne gestion des voyages.
Qu'est-ce que la TMC offre de plus ?
Les TMC s'appuient généralement sur des technologies avancées, telles que l'automatisation et l'IA, pour fournir à votre entreprise le meilleur service possible. Qu'il s'agisse d'une assistance 24h/24 et 7j/7 ou d'un OBT facile à utiliser, recherchez la meilleure option pour vous. Sinon, lisez la suite et nous ferons les comparaisons pour vous sur les principales agences de voyages d'affaires.
Les meilleures agences de voyages d'affaires pour enterprise
Les choix sont nombreux si vous cherchez une excellente agence de voyages d'affaires. L'ère du numérique a transformé l'industrie de la TMC, rendant d'excellentes options accessibles aux entreprises de toutes tailles. Voici nos meilleurs choix, et les domaines dans lesquels TravelPerk se surpasse.
TravelPerk est une agence de voyages d'affaires que vous devriez envisager. Nous croyons sincèrement que nous sommes la meilleure solution sur le marché en ce qui concerne les programmes de voyages d'affaires, alors commençons par vous donner un aperçu complet de TravelPerk !
Chez TravelPerk, nous voulons offrir les meilleures solutions de voyage sans aucun de ces tracas ou problèmes techniques. Les voyages d'affaires ne devraient pas être contraignants, et nos solutions flexibles prouvent qu'ils ne doivent pas l'être. Nous avons étudié le secteur et noté les besoins, c'est pourquoi nous offrons plus de services et de soutien que toute autre TMC pour vos voyages d'affaires.
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Davantage d'options de réservation
TravelPerk possède d'un vaste inventaire de fournisseurs de services de voyage d'affaires, des compagnies aériennes aux hôtels. Nous proposons également un large éventail de fournisseurs à bas prix afin de garantir à nos clients des offres avantageuses.
Une technologie primée
Nos systèmes facilitent la réservation et la gestion des voyages d'affaires, et fournissent également des rapports détaillés sur vos voyages afin d'éliminer le stress de la paperasserie post-voyage. Nous proposons également une solution complète de
récupération de la TVA
, facilitée par nos équipes et notre technologie.Excellente expérience pour le voyageur
Du début à la fin, l'expérience client de TravelPerk est extrêmement positive. Notre équipe a pour objectif de vous répondre dans les 15 secondes, et les entreprises ainsi que les voyageurs d'affaires apprécient grandement l'expérience de réservation et de voyage.
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Respect de la politique des voyages
Grâce à l'automatisation, nous permettons à vos employés d'adhérer à votre politique de voyage d'entreprise à tout moment. Ainsi, il n'y a pas d'erreurs ou de surprises en matière de conformité et les agents ne peuvent réserver que ce qui est conforme à la politique de votre entreprise.
Nous veillons à ce que vos données de voyage et vos données de politiques soient à portée de main en temps réel. Si quelqu'un veut faire une réservation qui n'est pas couverte par la politique, il devra d'abord demander une approbation.
Une pensée tournée vers l'avenir
Nous nous efforçons constamment d'être meilleurs, et nous investissons dans les ressources nécessaires pour y parvenir. Les
capacités de reporting de la gestion des voyages
de TravelPerk et les possibilités d'intégration avec les outils de gestion des RH et des dépenses
en sont un excellent exemple.2. SAP Concur
Lorsqu'il s'agit des meilleures agences de voyages d'affaires, SAP Concur est une entreprise à laquelle beaucoup font confiance. Fondé en 1993, le géant de la TMC a été racheté par SAP en 2014. Ses points forts autoproclamés sont les suivants :
- Travaille avec certaines des plus grandes marques
- Suivi et déclaration faciles des dépenses pour les notes de frais
- De nombreuses applications connectées, comme Uber et Airbnb
La TMC fait également partie de SAP, ce qui signifie qu'elle fonctionne bien avec le système d'exploitation SAP. Cependant, il existe des domaines dans lesquels SAP Concur est quelque peu dépassée. Voici ce que les clients de TravelPerk mentionnent lorsqu'ils nous comparent à SAP Concur :
- Une expérience de haute qualité grâce à une interface utilisateur incroyable
- Un accès plus large et amélioré aux options de voyages internationaux
- Récupération de la TVA : vous permet d'économiser 20 % sur tous les frais de voyages d'affaires
La mise en œuvre de SAP Concur prend
six à huit semaines
et nécessite une formation avant d'utiliser la plateforme. Chez TravelPerk, des comptes gratuits peuvent être créés en quelques minutes. Si vous optez pour une formule premium ou pro, l'intégration peut être réalisée en deux semaines seulement.Chez TravelPerk, nous facilitons la gestion des utilisateurs pour nos clients grâce à notre API ouverte et nos intégrations. Notre API de provisionnement des utilisateurs SCIM permet aux utilisateurs de gérer de manière programmée (création, mise à jour et suppression) les membres de leur organisation via l'un de nos IdP pris en charge. Ou, en se connectant directement à l'API.
3. Egencia
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Egencia était autrefois la solution du groupe Expedia pour la gestion des voyages, mais elle a récemment été rachetée par American Express Global Business Travel (AMEX).
Egencia se présente comme capable de vous aider à gérer les risques liés aux voyages, à favoriser le bien-être des voyageurs et à maximiser le retour sur investissement de votre programme de voyages d'affaires. Voici les principaux avantages, selon eux :
- Récupération et remboursement de la TVA
- Devoir de vigilance et gestion des risques
- Inventaire basé sur les marques connues d'Expedia
Ils prétendent également être en mesure de terminer l'installation en une semaine, mais il n'est pas facile de trouver des commentaires étayant cette affirmation.
TravelPerk, quant à lui, offre une configuration facile et une application mobile supérieure pour pouvoir effectuer des réservations de voyages d'affaires en déplacement. Nous incluons également des fournisseurs abordables, ce qui permet aux clients de profiter de coûts réduits.
Voici quelques exemples de la façon dont les clients indiquent que TravelPerk surpasse Egencia en matière de gestion des voyages d'affaires :
- Modèle Freemium, tarification simple et aucun contrat minimum
- Pas de frais mensuels supplémentaires ni de frais cachés
- FlexiPerk: réservez tout type de voyage, vol, hôtel, voiture ou train, et annulez à tout moment. Nous ne vous poserons aucune question. Obtenez jusqu'à 80 % de remise sur vos dépenses.
- GreenPerk: obtenez des données exploitables en temps réel sur les émissions de carbone de votre entreprise. Compensez 100 % des émissions de carbone de vos voyages d’affaires en faisant un petit donc à chaque voyage.
TravelPerk offre les mêmes avantages qu'Egencia, tout en améliorant les points faibles d'Egencia. Le modèle de tarification compliqué d'Egencia entraîne souvent des coûts inattendus pour ses clients, alors que Travelperk s'efforce de faciliter la gestion de vos dépenses en maintenant des coûts bas, transparents et prévisibles.
4. AMEX GBT
American Express Global Business Travel est une entreprise multinationale de gestion de programmes de voyages et de réunions dont le siège social est situé dans le New Jersey, aux États-Unis. Ils desservent des marchés dans le monde entier et fournissent des
solutions de voyages d'affaires
depuis 2013.AMEX GBT fournit généralement des solutions de voyage aux grandes entreprises et a acquis Egencia pour mieux servir les PME. Gardez cela à l'esprit lorsque vous envisagez la meilleure solution pour vos besoins en matière de voyages d'affaires. Leurs offres comprennent :
- Alertes aux risques et communication directe pendant les perturbations
- Tarifs pré-négociés et 2 millions d'options d'hébergement
- Coopération pour maximiser la valeur et l'efficacité de votre programme de voyage
Travailler avec de grands noms comme AMEX peut être séduisant pour les clients potentiels de la gestion des voyages, cependant, un comparatif met en évidence que TravelPerk offre cela et plus encore. TravelPerk s'efforce de simplifier vos voyages d'affaires en offrant :
- Un inventaire de complet, y compris les vols, les hôtels, les trains, et plus encore
- Service clientèle fonctionnant avec l'objectif de vous répondre dans les 15 secondes
- FlexiPerk: permet d'annuler à tout moment et de se faire rembourser jusqu'à 80 % de son argent
- TravelCare: vous fournit des informations vérifiées et actualisées sur la sécurité de vos destinations
TravelPerk ne s'occupe que de
la gestion des voyages d'affaires,
donc tout son travail se concentre sur la recherche des meilleures solutions de voyage pour les clients.5. BCD Travel
BCD Travel, dont le siège est aux Pays-Bas, est un autre géant du monde de la gestion des voyages d'affaires. Elle possède des bureaux dans 109 pays, et offre des solutions de gestion des voyages aux entreprises du monde entier.
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Il s'agit d'une agence de voyages d'affaires traditionnelle qui propose des solutions de voyage par l'intermédiaire d'un agent et d'outils de réservation en ligne, en fonction de la taille du client. BCD Travel se considère comme une agence de voyages d'affaires de premier plan pour les raisons suivantes :
- Une suite logicielle composée de trois plateformes distinctes permettant aux entreprises de gérer leurs voyages
- Accès aux API pour intégrer la plateforme afin de répondre à des besoins commerciaux uniques
- Solutions pour les PME
Ses nombreux partenaires permettent à BCD Travel d'offrir une gamme variée de solutions aux clients. Cependant, leur façon de travailler peut être considérée comme quelque peu dépassée.
Les efforts inlassables de TravelPerk pour innover au sein de l'industrie de la gestion des voyages proviennent de notre engagement à être la meilleure agence de voyages d'affaires. Voici pourquoi les clients disent que nous offrons plus que BCD Travel :
- Un service clientèle sept étoiles: notre équipe a pour objectif de vous répondre dans les 15 secondes, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, et pas un bot en vue.
- Réservations de voyages d'affaires flexibles avec FlexiPerk
- Interface utilisateur simplifiée et outil de réservation facile à utiliser
TravelPerk offre les bases de la gestion des voyages, et bien plus encore. De l'outil de réservation en ligne au service clientèle de qualité, nos clients bénéficient toujours du meilleur service possible en matière de gestion des voyages d'affaires.
6. TravelBank
TravelBank est une société internationale de gestion des dépenses et des voyages d'affaires qui propose une solution de bout en bout pour faciliter les déplacements. Elle a d'abord développé une solution mobile, sachant que la majorité de ses utilisateurs seraient des hommes d'affaires en déplacement. Selon l'entreprise, ses principaux avantages sont les suivants :
- Une plateforme tout-en-un qui inclut les voyages et les dépenses
- Plateforme conviviale
- Prise en charge de milliers de cartes professionnelles et personnelles
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TravelPerk offre cela et plus encore tout en réduisant le coût total de responsabilité. Voici quelques avantages que les clients de TravelPerk mentionnent généralement lorsqu'ils comparent notre outil à d'autres :
- Un soutien interne de premier ordre donnant à TravelPerk une vue d'ensemble complète
- Un inventaire plus important, ce qui signifie de meilleurs tarifs et des options de réservation lorsque vous en avez besoin
- Un rythme de développement plus rapide, en utilisant constamment le feedback pour améliorer la fonctionnalité
- TravelCare: fournir des informations fiables et vérifiées sur la sécurité des voyages
TravelPerk propose également une
tarification
transparente et simple afin d'éviter toute surprise lors de la finalisation. Notre assistance sept étoiles
et notre outil de réservation en ligne convivial facilitent les voyages nationaux et internationaux pour les petites et grandes équipes.
Agences de voyages d'affaires traditionnelles
Les agences de voyages d'affaires existent depuis un certain temps, et les géants du secteur ont passé des années à développer des réseaux et des connexions dans le monde entier. Ces TMC comprennent de grands noms tels que :
- CWT
- FCM Travel
- Travel CTM
- Corporate Traveler
Bien que le secteur de la gestion des voyages ait changé considérablement, de nombreuses entreprises font encore appel aux TMC traditionnelles pour un certain nombre de raisons. Ces raisons sont les suivantes :
- Fidélité : de nombreuses entreprises travaillent avec leur TMC depuis des années
- Personnalisation : ils ont développé des relations avec les clients
- Avantages pour les administrateurs : ils bénéficient d'un traitement spécial après des années de travail de collaboration
- Sans souci : le processus de réservation est géré pour eux
Tout comme les TMC traditionnelles ont eu le temps d'établir des relations avec les fournisseurs de voyages et d'hébergement, elles ont également eu le temps d'établir des relations avec les clients. Les clients ont passé des années à recevoir un service de haute qualité de la part d'une agence de voyages d'affaires et ils ne sont pas prêts à en changer sans raison valable.
Cependant, il existe une bonne raison de le faire. Les agences de voyages d'affaires traditionnelles ont souvent une infrastructure technologique et des moyens de communication dépassés, tels que des échanges constants par e-mail ou des appels téléphoniques qui ne sont tout simplement pas nécessaires. Voici d'autres façons dont les agences de voyages d'affaires traditionnelles ne parviennent pas à répondre aux besoins des voyageurs d'affaires modernes :
- Chronophage : les échanges constants font perdre un temps précieux
- Offres limitées : les clients peuvent souvent trouver de meilleures offres en réservant en ligne
- Mauvais service : les clients n'ont pas toujours accès à un service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et ils se retrouvent parfois à parler à des robots
- Obsolète : une technologie ancienne et une interface utilisateur médiocre nécessitant une mise à jour
- Coûteux : les clients ne devraient pas être facturés car ils demandent une assistance supplémentaire, cependant, c'est souvent le cas
Cela dépend entièrement des besoins de votre entreprise et du budget dont vous disposez.
Conclusion
La gestion des voyages ne doit pas être stressante, un petit effort pour trouver la bonne personne pour vous vous permettra de progresser sur la voie du succès. Bien qu'il existe de nombreuses options sur le marché, chez TravelPerk, nous savons que nous offrons la meilleure solution de gestion des voyages.
Des équipes compétentes, une technologie centrée sur l'utilisateur et un service clientèle hors pair, voilà ce qui nous fait sortir du lot. Nous disposons des connaissances et de l'inventaire d'une TMC traditionnelle, avec la conception, la flexibilité et le service d'une plateforme de gestion des voyages toute neuve.
Nous espérons avoir répondu à vos questions concernant les meilleures solutions de gestion des voyages. N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur ce que TravelPerk peut faire pour vous.
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