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6 de las mejores agencias de viajes para empresas y corporativos

23 Sep 2021 19 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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6 de las mejores agencias de viajes para empresas y corporativos

Casi un 20 % de todos los viajes son por trabajo. Antes de la pandemia, eso equivalía a 1,3 millones de viajeros de empresa al día tan solo en EE. UU. y estas cifras están volviendo a aumentar. Con unas estadísticas así, no es de extrañar que los viajes de negocios a menudo se conviertan en un dolor de cabeza para las empresas cuando se gestionan de forma interna. La tarea de las agencias de viajes para empresas (TMC, por sus siglas en inglés) consiste en agilizar el proceso.

Las agencias de viajes para empresas gestionan las necesidades de los viajes de negocios para ahorrar tiempo y dinero a sus clientes. Se especializan en encontrar las mejores ofertas de viaje para tus empleados y te ahorran así la necesidad de tener que gestionarlo, lo que te proporciona a ti y a tus empleados más tiempo para concentraros en el verdadero objetivo de vuestros viajes.

Hemos elaborado este artículo para darte una idea general de las opciones que tienes a tu alcance al considerar una solución de gestión de viajes. Hablaremos de lo siguiente:

  • La diferencia entre las herramientas de reserva en línea y las agencias de viajes.
  • Las ventajas de trabajar con una agencia de viajes para empresas (TMC) y los factores que debes considerar al decantarte por una.
  • Las mejores agencias de viajes para empresas y una comparación de TravelPerk (la plataforma de reserva de viajes todo en uno) que te ayudará a tomar la decisión correcta para tu empresa.

¿Qué es una herramienta de reserva en línea?

Las organizaciones utilizan las herramientas de reserva en línea (OBT, por sus siglas en inglés) para gestionar y realizar un seguimiento de sus viajes de negocios en línea. Estas herramientas de reserva en línea no son iguales que las empresas de gestión de viajes. Si bien la mayoría de las TMC ofrecen una OBT, no todas las OBT las gestiona una TMC. Si bien las OBT ofrecen soluciones de viaje, por lo general no proporcionan la atención al cliente que ofrecen las TMC.

Una de las principales ventajas de las agencias de viajes para empresas es que gestionan tus viajes a través de su propia herramienta de reserva en línea, ya se trate de vuelos, habitaciones de hotel, alquiler de automóviles, seguros o cualquier otra necesidad que pueda surgirte durante tus viajes de negocios. 

Las TMC modernas se denominan más exactamente «plataformas de gestión de viajes», ya que lo que suelen ofrecer a sus clientes es un software de gestión de viajes. 

En el pasado, las agencias de viajes para empresas se encargaban de todos los aspectos de las reservas. Sin embargo, los avances en el sector de los viajes, la tecnología y las demandas de los consumidores han roto los antiguos esquemas y ahora las plataformas de gestión de viajes brindan una combinación de tradición y tecnología.

¿Por qué trabajar con una agencia de viajes para empresas?

Las agencias de viajes para empresas ofrecen una serie de ventajas en comparación con las herramientas de reserva en línea normales. Además de eliminar las complicaciones de los viajes de negocios, las agencias de viajes para empresas también son una opción preferible por otras razones.

Tienen experiencia

Las agencias de viajes para empresas son expertas en el sector. No se trata de pagarle a alguien para que haga clic en una herramienta de reserva en línea; se trata de establecer una colaboración con un gestor de cuentas con experiencia que sabe distinguir las mejores ofertas. 

Las agencias también pueden prestar asistencia en caso de emergencias: no tiene por qué cundir el pánico simplemente por perder un vuelo.

Son organizadas

Desde las tarjetas de embarque hasta las reservas de hotel, el papeleo de los viajes de negocios puede resultar abrumador, sobre todo cuando se trata de grupos grandes. Las agencias de viajes para empresas se encargan de todo el papeleo y te lo entregan de la manera más cómoda posible, para que puedas concentrarte en lo que realmente importa.

Están bien informadas

Cuando cualquier empleado emprende un viaje de negocios, debe ajustarse a un programa o política de viajes de empresa. Estas políticas son diferentes según la empresa e incluyen las reglas que los empleados deben seguir durante sus viajes de negocios. 

Las agencias de viajes para empresas toman decisiones de viaje de acuerdo con la política de viajes de tu empresa. También asesoran a tus empleados para ayudarles a cumplir los requisitos de viajes de negocios y a respetar la política de viajes de la empresa, así no habrá sorpresas desagradables a su vuelta.

Están bien conectadas

Las agencias de viajes para empresas dedican años a establecer relaciones con empresas de viajes y hostelería de todo el mundo. Si hablas directamente con un hotel, es posible que te digan que no hay habitaciones y, sin embargo, a una agencia le dirán lo contrario. En muchas ocasiones, también consiguen tarifas exclusivas que resultan más económicas que las reservas directas. 

¿Qué hay tener en cuenta a la hora de elegir una agencia de viajes para empresas?

Hay muchas opciones entre las que elegir, así que lo esencial es saber qué es lo que necesitas exactamente. Estos son algunos de los factores que debes considerar al tomar tu decisión.

¿Cuál es la filosofía de la agencia?

Debes trabajar con una agencia de viajes para empresas que comparta tu visión de negocio. Es importante que la agencia que elijas comprenda y encaje con la cultura de tu empresa. Tendréis que trabajar en estrecha colaboración para organizar viajes de negocios, así que asegúrate de que vuestros objetivos apuntan en la misma dirección.

¿Cuál es el tamaño de la agencia?

Es probable que las agencias grandes estén mejor conectadas con empresas de viajes que pueden resultarte ventajosas y de utilidad. A menudo, ofrecen tarifas exclusivas con ciertos proveedores de viajes gracias a su larga trayectoria de colaboración. Es importante tener en cuenta cuáles son sus conexiones, ya que viajarás y te hospedarás con ellos durante tus viajes.

¿Te ofrece la agencia una solución adaptada a tu empresa?

No importa cuál sea el tamaño de tu empresa: hay una solución de gestión de viajes para todas las necesidades. Las agencias de viajes para empresas se enfocan tradicionalmente en soluciones para clientes más grandes. Sin embargo, en los últimos años, muchas han empezado a ofrecer soluciones para pymes. Encontrar una TMC que se ajuste a tu presupuesto y requisitos es fundamental para una buena gestión de viajes.

¿Qué más te ofrece la agencia?

Las TMC suelen utilizar tecnologías avanzadas, por ejemplo, automatización e inteligencia artificial, para brindarle a tu empresa el mejor servicio posible. Tanto si necesitas atención al cliente las 24 horas del día y los 7 días de la semana como si buscas una herramienta de reserva en línea fácil de usar, tienes que comparar para encontrar la mejor opción. Otra opción es seguir leyendo para ver una comparación entre las principales agencias de viajes para empresas que hemos preparado para ti.

Las mejores opciones para gestionar viajes de negocios

No te faltarán opciones a la hora de elegir entre grandes agencias de viajes para empresas. La era digital ha transformado el sector de la gestión de viajes y ha puesto muy buenas opciones al alcance de empresas de todos los tamaños. Aquí te hablamos de las mejores opciones que hemos encontrado y cómo se diferencia TravelPerk de todas ellas.

1. TravelPerk

TravelPerk es una agencia de viajes para empresas que debes tener muy en cuenta. Estamos convencidos de que somos la mejor solución del mercado para programas de viajes de negocios, por lo que, en primer lugar, vamos a darte una descripción completa de TravelPerk. 

En TravelPerk, queremos ofrecerte las mejores soluciones de viaje sin ninguna de las complicaciones o problemas tecnológicos que hemos mencionado antes. Los viajes de empresa no tienen por qué ser rígidos y nuestras soluciones flexibles lo demuestran. Hemos analizado el sector y tomado nota de las necesidades, razón por la cual ofrecemos más servicios y atención al cliente que cualquier otra TMC cuando se trata de viajes de negocios.

Más opciones de reserva

TravelPerk cuenta con el inventario más grande del mundo de proveedores de servicios de viaje, desde aerolíneas hasta hoteles. También incluimos una amplia variedad de proveedores económicos para garantizar que nuestros clientes obtengan las mejores ofertas disponibles.

Tecnología premiada

Nuestros sistemas facilitan la reserva y la gestión de viajes de empresa, a la vez que te brindan informes detallados para eliminar el estrés del papeleo posterior al viaje. También ofrecemos una solución completa de recuperación del IVA, que te la facilitarán nuestros equipos y nuestra tecnología.

Experiencia ideal de viaje 

La experiencia de los clientes de TravelPerk es abrumadoramente positiva, de principio a fin. Respondemos a nuestros clientes en una media de 15 segundos y tanto las empresas como los viajeros de negocios disfrutan al máximo la experiencia de reserva y de viaje.

Cumplimiento de la política de viajes

Gracias a nuestra automatización, tus empleados se adhieren a la política de viajes de empresa en todo momento y evitamos errores y sorpresas relativas al cumplimiento, ya que las reservas solo pueden realizarse según lo permitido por la política de empresa. 

Nos aseguramos de mantener los datos de viaje y los datos de la política a tu alcance en tiempo real. Si alguien quiere realizar una reserva que no se ajuste a la política, tiene que solicitar autorización primero. 

Pensamos en el futuro

Hacemos todo lo posible por mejorar continuamente e invertimos en los recursos necesarios para hacerlo. Las capacidades de informes de gestión de viajes de TravelPerk y las oportunidades de integración con herramientas de gestión de gastos y recursos humanos son un buen ejemplo de ello. 

2. SAP Concur

SAP Concur es un nombre que inspira confianza y se encuentra entre las mejores agencias de viajes para empresas. Este gigante del sector se fundó en 1993 y SAP la adquirió en 2014. En sus propias palabras, estas son sus mayores virtudes:

  1. Trabajan con algunas de las marcas más importantes del sector.
  2. Fácil seguimiento y generación de informes de gastos.
  3. Conexión con muchas aplicaciones, por ejemplo, Uber y Airbnb.

La agencia también forma parte de SAP y por ello se integra bien con el sistema operativo SAP. Sin embargo, hay áreas en las que SAP Concur se encuentra un poco desactualizada. Los clientes de TravelPerk mencionan lo siguiente cuando nos comparan con SAP Concur:

  1. Increíble UX, experiencia de alta calidad.
  2. Más opciones para viajes internacionales y mejor acceso a ellas.
  3. Recuperación del IVA: te permite ahorrar un 20 % en todos los gastos de viaje de empresa. 

Poner SAP Concur en marcha lleva de seis a ocho semanas y se requiere formación antes de usar la plataforma. En TravelPerk, las cuentas gratuitas se pueden configurar en cuestión de minutos. O, si optas por un plan prémium o profesional, la incorporación se puede completar en tan solo dos semanas. 

En TravelPerk, facilitamos la gestión de usuarios de los clientes gracias a nuestra API abierta y nuestras integraciones. Nuestra API de aprovisionamiento de usuarios SCIM te permite administrar (crear, actualizar y eliminar) los usuarios de tu organización de forma programática a través de uno de nuestros proveedores de identidad compatibles. O bien conectándote directamente a la API. 

Haz clic a continuación para comparar las características y ventajas de ambas plataformas

3. Egencia

Egencia solía ser la respuesta del Grupo Expedia a la gestión de viajes, pero la adquirió recientemente American Express Global Business Travel (AMEX). 

La propuesta de Egencia es ayudar a gestionar el riesgo de los viajes, respaldar el bienestar de los viajeros y maximizar la rentabilidad de la inversión en los programas de viajes de empresa. Estas son algunas de las principales ventajas que afirman ofrecer:

  1. Recuperación y reembolso del IVA.
  2. Deber de cuidado y gestión de riesgos.
  3. Inventario basado en las marcas reconocidas de Expedia.

También prometen completar la instalación en una semana, aunque no hay muchas opiniones de usuarios que respalden esta afirmación. 

TravelPerk, sin embargo, ofrece una instalación sencilla y una aplicación móvil de gran calidad para hacer reservas de viajes de empresa sobre la marcha. También incluimos proveedores económicos, lo que reduce los costes para nuestros clientes. 

A continuación, presentamos otros ejemplos que mencionan nuestros clientes como aspectos en los que TravelPerk supera a Egencia en la gestión de viajes de empresa:

  1. Modelo «freemium», tarificación sencilla y sin contrato mínimo.
  2. Sin cuotas mensuales adicionales ni cargos ocultos.
  3. FlexiPerk: reserva cualquier tipo de viaje (vuelo, hotel, automóvil o tren) y cancela en cualquier momento. Sin preguntas. Con devoluciones de hasta el 80 % del gasto inicial.
  4. GreenPerk: obtén datos procesables en tiempo real sobre las emisiones de carbono de tu empresa. Compensa el 100 % de tus viajes de empresa con una pequeña donación por viaje. 

TravelPerk ofrece los mismos beneficios que Egencia, pero también mejora los puntos débiles de Egencia. El complicado modelo de precios de Egencia a menudo genera costes inesperados para los clientes, mientras que TravelPerk se esfuerza por facilitar la gestión de gastos a través de costes bajos, transparentes y predecibles.

Haz clic a continuación para comparar las características y ventajas de ambas plataformas

4. AMEX GBT

American Express Global Business Travel es una empresa multinacional de gestión de programas de viajes y reuniones con sede en Nueva Jersey, EE. UU. Trabajan con mercados de todo el mundo y ofrecen soluciones de viajes de empresa desde 2013.

AMEX GBT suele ofrecer soluciones de viaje más adecuadas para empresa grandes y adquirió Egencia para brindar un mejor servicio a las pymes. Debes tener esto en cuenta a la hora de considerar la mejor solución para tus necesidades de viajes de empresa. En su oferta se incluyen:

  1. Alertas de riesgo y comunicación directa durante cualquier incidencia.
  2. Tarifas negociadas de antemano y 2 millones de opciones de alojamiento.
  3. Cooperación para maximizar el valor y la eficiencia de tu programa de viajes.

Trabajar con grandes marcas como AMEX puede resultar atractivo para los posibles clientes de gestión de viajes, pero un simple ejercicio de comparación revela que TravelPerk ofrece todo esto y mucho más. TravelPerk facilita tus viajes de empresa y te ofrece:

  1. El inventario de viajes más grande del mundo, incluidos vuelos, hoteles, trenes y mucho más.
  2. Atención al cliente con un tiempo de respuesta de 15 segundos. 
  3. FlexiPerk: permite cancelaciones en cualquier momento con devoluciones de hasta un 80 % del precio inicial.
  4. TravelCare: información de seguridad verificada y actualizada para tus ubicaciones.

En TravelPerk solo trabajamos en gestión de viajes para empresas y nuestro principal objetivo es encontrar las mejores soluciones de viaje para nuestros clientes.

5. BCD Travel

BCD Travel, con sede en los Países Bajos, es otro gigante en el mundo de la gestión de viajes de empresa. Cuenta con sucursales en 109 países y ofrece soluciones de gestión de viajes a empresas de todo el mundo.

Se trata de una empresa de gestión de viajes tradicional que ofrece soluciones de viaje a través de un agente y de una herramienta de reserva en línea, según el tamaño del cliente. BCD Travel se considera una empresa líder en gestión de viajes por las siguientes razones:

  1. Un paquete de software con tres plataformas separadas para que las empresas gestionen sus viajes.
  2. Acceso a varias API para integrar la plataforma y satisfacer necesidades comerciales específicas.
  3. Soluciones para pymes.

Los numerosos socios de BCD Travel le permiten ofrecer una amplia gama de soluciones a sus clientes, aunque sus métodos de trabajo pueden considerarse algo obsoletos. 

Los incansables esfuerzos de TravelPerk por innovar en el sector de la gestión de viajes son producto de nuestro compromiso de ser la mejor empresa de gestión de viajes. Estos son los aspectos en los que ofrecemos mejores opciones que BCD Travel, según los clientes:

  1. Servicio al cliente de siete estrellas: tiempo de respuesta de 15 segundos, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año y sin chatbots. 
  2. Reservas flexibles de viajes de empresa con FlexiPerk.
  3. Interfaz de usuario elegante y herramienta de reserva fácil de usar.

TravelPerk te ofrece los elementos básicos de la gestión de viajes y mucho más. Desde la herramienta de reserva en línea hasta un servicio al cliente de alta calidad, nuestros clientes siempre disfrutan del mejor servicio posible en la gestión de viajes de empresa.

6. TravelBank

TravelBank es una empresa global de gestión de gastos corporativos y viajes de negocios que ofrece una solución integral para facilitar los viajes. Primero desarrollaron una solución móvil, sabiendo que la mayoría de sus usuarios serían personas de negocios en movimiento. Según ellos, sus principales ventajas son

  1. Plataforma todo en uno que incluye viajes y gastos
  2. Plataforma fácil de usar
  3. Soporta miles de tarjetas corporativas y personales

TravelPerk te ofrece todo esto y mucho más, a la vez que reduce el coste total de propiedad. Estas son algunas de las ventajas que los clientes de TravelPerk suelen mencionar cuando comparan nuestra herramienta con otras:

  1. Atención al cliente interna de primer nivel que brinda a TravelPerk una visión completa. 
  2. Un inventario más amplio que se traduce en mejores tarifas y opciones de reserva cuando las necesites.
  3. Un ritmo de desarrollo más rápido, basado en el constante estudio de las opiniones de los clientes, para mejorar la funcionalidad.
  4. TravelCare: información de seguridad de viajes fiable y verificada.

TravelPerk también ofrece precios transparentes y simples para evitar sorpresas más adelante. Nuestra atención al cliente de siete estrellas y nuestra herramienta de reserva en línea de fácil uso convierten los viajes nacionales e internacionales en algo muy sencillo para equipos de cualquier tamaño.

Agencias tradicionales de viajes para empresas

Las agencia de viajes para empresas existen desde hace tiempo y los gigantes del sector llevan años estableciendo redes y conexiones por todo el mundo. Entre estas agencias se incluyen grandes nombres como:

  • CWT
  • FCM Travel
  • Travel CTM
  • Corporate Traveler

Si bien el sector de la gestión de viajes ya ha recorrido un largo camino, muchas empresas aún utilizan agencias tradicionales por varias razones. Entre estas razones figuran las siguientes:

  1. Fidelización: muchas empresas llevan años con su TMC.
  2. Personalización: han construido relaciones con los clientes.
  3. Beneficios administrativos: reciben un trato especial después de años de colaboración.
  4. Sin complicaciones: el proceso de reserva lo gestiona por completo la agencia.

Las TMC tradicionales han tenido tiempo para entablar relaciones tanto con proveedores de viajes y hotelería como con sus propios clientes. Estos clientes llevan años recibiendo un servicio de alta calidad a través de una agencia de viajes para empresas de confianza y no están dispuestos a cambiar sin una buena razón.

Sin embargo, existe una buena razón para hacerlo. A menudo, las agencias tradicionales de viajes para empresas trabajan con infraestructura tecnológica y medios de comunicación obsoletos, por ejemplo, a través del intercambio constante de correos electrónicos o llamadas telefónicas que simplemente no son necesarias. Existen otros aspectos en los que las agencias tradicionales de viajes para empresas no logran satisfacer las necesidades de los viajeros de hoy en día:

  1. Pérdida de tiempo: el exceso de comunicaciones desperdicia un tiempo precioso.
  2. Ofertas limitadas: los clientes a menudo pueden encontrar mejores ofertas si reservan en línea.
  3. Servicio inadecuado: los clientes no siempre tienen acceso al servicio 24 horas al día y, a veces, se encuentran hablando con robots.
  4. Herramientas obsoletas: tecnología muy antigua y experiencia de usuario deficiente que debe actualizarse.
  5. Altos precios: no se debería cobrar a los clientes por la atención y, sin embargo, ocurre con frecuencia.

Depende por completo de los requisitos de tu empresa y de tu presupuesto.

Conclusión

La gestión de viajes no tiene por qué ser estresante: si dedicas un poco de tiempo a encontrar la opción más adecuada, ya vas de camino al éxito. Aunque hay muchas opciones en el mercado, en TravelPerk estamos convencidos de que nuestra solución de gestión de viajes es la mejor que puedes encontrar.

Nuestros expertos equipos, nuestra tecnología centrada en el usuario y nuestro servicio al cliente estelar son lo que nos separa del resto. Contamos con los conocimientos y el inventario de una agencia tradicional, a lo que se añade el diseño, la flexibilidad y el servicio de una plataforma de gestión de viajes renovada. 

Esperamos haber respondido a tus preguntas sobre las mejores soluciones de gestión de viajes. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si quieres saber qué más puede hacer TravelPerk por ti.

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