La guía completa para elaborar el presupuesto de un evento
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Para elaborar el presupuesto de un evento se requiere mantener un sutil equilibrio entre no excederse con los gastos y conseguir que el evento sea un éxito. No conviene ir derrochando innecesariamente, así que hay que prever bien todos los gastos: cartelería y obsequios, viajes, alojamientos, alquiler de espacios, comida y bebida, actividades y entretenimiento.
Si eres la persona responsable de planificar un evento o de las finanzas, debes tener en cuenta todos los factores relevantes para que el evento sea un éxito, pero de tal manera que no te veas a última hora haciendo números para afrontar costes inesperados. Gracias a esta guía, los organizadores de eventos podrán elaborar fácilmente un presupuesto para cualquier evento que cumpla sus expectativas.
Aspectos que hay que tener en cuenta al elaborar el presupuesto de un evento
Antes de elaborar el presupuesto, debes hacerte una serie de preguntas sobre la finalidad y la estructura del evento. Si quieres, escribe las respuestas y úsalas como notas para revisar a la hora de planificar el presupuesto del evento.Estos son algunos puntos que debes abordar durante la planificación del evento:
¿Cuáles son los objetivos del evento de equipo?
- Por ejemplo, ¿quieres motivar a los que tienen mejor rendimiento, crear vínculos entre equipos o trabajar en una tarea o un proyecto en concreto?
- Existen muchos motivos para planificar un evento corporativo o un viaje de empresa. ¿Necesitas ideas para decidir qué evento se adapta más a tu organización? ¿Quieres conocer algunos tipos de eventos? Consulta nuestra guía para la planificación de eventos corporativos.
¿Quién va a asistir al evento?
- Teniendo en cuenta los objetivos del evento, ¿quién tiene que asistir?
- Si el evento gira en torno a un proyecto determinado, quizá solo deban asistir algunos miembros del equipo.
- Por el contrario, si el objetivo es crear vínculos, conviene crear un entorno inclusivo. Esto supone invitar a personas de más puestos y ubicaciones, y adaptar el presupuesto en consecuencia.
¿Cómo se va a medir el éxito del evento?
- Los eventos corporativos pueden tener varias ventajaspara las organizaciones, como mejorar las relaciones del equipo, favorecer la motivación, ofrecer recompensas, aumentar el compromiso de los empleados, fomentar la retención de talento, etc.
- Establece cuáles son las ventajas más importantes para tu empresa y elabora un plan para medir los logros después del evento.
- Puedes hacerlo a través de encuestas tras el evento o mediante la recopilación de datos sobre parámetros importantes, como el compromiso de los empleados y el retorno de la inversión del evento.
¿Puedes aplicar en este evento las lecciones aprendidas de eventos pasados?
Para asegurarte de que tus estimaciones presupuestarias para el próximo evento sean precisas, repasa lo aprendido en eventos corporativos anteriores. Por ejemplo:
- ¿Cuál fue el presupuesto para los eventos anteriores?
- ¿Se superó el presupuesto en alguno de los eventos anteriores?
- Si en algún evento anterior te pasaste del presupuesto, ¿en qué áreas puedes reducir el exceso de gasto?
- ¿Los eventos anteriores cumplieron sus objetivos (según las opiniones y los datos de la encuesta a los empleados)?
- Si los eventos anteriores no cumplieron los objetivos, ¿cómo puedes solucionarlo para eventos futuros? ¿Hay áreas a las que se debe asignar más presupuesto?
¿Cuáles son los elementos esenciales del evento y cuáles son opcionales?
- Al definir qué elementos son esenciales y cuáles son simplemente extras, tendrás una mejor idea de dónde puedes reducir los gastos del evento.
- Dentro de los esenciales estaría la comida, el alojamiento y el alquiler de espacios; dentro de los elementos opcionales estarían los obsequios, los kits de regalo, las opciones de entretenimiento más caras, etc.
- Si el presupuesto es un problema, piensa a qué se podría renunciar para hacer ciertas concesiones. Por ejemplo, si el sitio ideal es bastante caro, ¿hay alguna alternativa más barata que pueda valer?
¿Qué harás si las cosas salen mal?
- ¿Cómo puedes prepararte para los obstáculos inesperados (problemas en el viaje, mal tiempo o emergencias sanitarias)?
- ¿Cuánto puedes asignar al fondo para imprevistos durante la planificación del presupuesto?
Qué debes incluir en el presupuesto de un evento
Al comenzar a elaborar el presupuesto del evento, deberás tener en cuenta los posibles gastos. En esta fase es fácil pasar por alto algunas cosas. Ten una checklist o una plantilla para consultarla y asegurarte de incluir todos los elementos relevantes.Lo más probable es que tu evento conlleve costes fijos y variables. Los costes fijos no varían y pueden predecirse de antemano (por ejemplo, el precio fijo del alquiler del espacio); los costes variables dependen del número de asistentes (como el coste por persona en el catering).Por eso debes establecer una fecha concreta para recibir las confirmaciones de asistencia al evento. De esta forma podrás hacerte una idea de quiénes participarán y a cuánto debe ascender el presupuesto (teniendo siempre en cuenta que pueden surgir imprevistos).Estos son algunos tipos de costes que debes tener en cuenta al planificar un evento de cualquier tamaño, desde un
evento offsite
hasta un retiro
o un evento de team building
:Viaje y alojamiento
¿Estás planificando un evento presencial o híbrido lejos del lugar de trabajo habitual? Si tienes empleados trabajando en distintas oficinas, si tu equipo trabaja a distancia o si estás planificando un retiro especial, deberás tener en cuenta los costes del viaje y el alojamiento. Plantéate lo siguiente:
- ¿Quién tiene que viajar al evento?
- ¿En qué medio de transporte llegarán los viajeros al evento (avión, tren, coche, etc.)?
- ¿Cuántas personas necesitan alojamiento?
- ¿Qué tipos de opciones de alojamiento existen (hoteles, alojamientos de Airbnb, etc.)?
- ¿Podemos tener acceso a tarifas grupales o descuentos corporativos?
- ¿Cuáles son nuestras prioridades a la hora de reservar viajes y alojamiento (ahorrar dinero, proximidad al evento, preferencias de las personas que viajan)?
- ¿Cómo vamos a afrontar los imprevistos que puedan surgir (como retrasos en los vuelos)?
Lugar de celebración
Otro factor que hay que tener en cuenta es el coste del lugar de celebración. Para calcularlo, hay que saber el número de asistentes prácticamente definitivo. Algunos lugares, como los restaurantes, cobran por persona (coste variable). Si vas a reservar una sala de conferencias o un anfiteatro, el precio puede ser fijo, pero seguirá siendo necesario saber el número de asistentes para no exceder el aforo máximo del espacio.
Comida y bebida
Puede que el lugar de celebración ofrezca comida y bebida, o que tengas que contratar un servicio de catering aparte. Para calcular el coste de la comida y la bebida, ten en cuenta el número de asistentes y el tipo de evento (elegante, casual, etc.).No olvides comprobar posibles necesidades alimentarias especiales: menús para personas alérgicas, opciones veganas/vegetarianas, preceptos religiosos, etc.
Actividades y entretenimiento
Para organizar un evento divertido y motivador, tendrás que ofrecer algunas actividades y opciones de entretenimiento.Las notas de la planificación y los objetivos del evento te ayudarán a decidir qué opciones reservar. Por ejemplo:
- Si el evento está orientado principalmente a un proyecto, puedes reducir las actividades de entretenimiento (o plantear actividades para romper el hielo o una actividad divertida cuando haya concluido la tarea principal).
- En caso de que sea el aprendizaje uno de los principales objetivos, un ponente externo puede ser una buena opción.
- Si el objetivo es crear vínculos, un dinamizador de team building puede preparar una serie de actividades para romper el hielo.
- Si lo que quieres es motivar y recompensar, puedes reservar parte del presupuesto para contratar a un músico o un cómico.
Obsequios del evento
Los obsequios harán que los asistentes vuelvan a casa con un buen recuerdo del evento. ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de decidir qué incluir en el obsequio? El coste, el respeto al medio ambiente y las preferencias de los asistentes.Si no sabes qué escoger, encuesta a los equipos para descubrirlo. También puedes ofrecer obsequios que los asistentes puedan usar directamente en el evento (vasos o botellas reutilizables para bebidas, cuadernos y bolis para tomar notas, etc.). De este modo, contribuyes a la sostenibilidad del evento y ofreces obsequios útiles a la gente.
Marketing del evento
Los eventos son una oportunidad de marketing y desarrollo de marca a nivel interno y externo. Quizás sea una buena idea transmitir parte del evento en directo, grabarlo o publicarlo en redes sociales. Si estas planificando un gran evento, ¿por qué no pides al equipo de marketing que cree unos hashtags específicos para que los empleados generen más contenido?Ten en cuenta que el marketing del evento puede conllevar gastos adicionales, como el alquiler de equipos o costes de personal (p. ej., honorarios de fotógrafos o videógrafos).
Logística
Por último, puede haber costes de logística asociados al evento, como permisos, equipos, decoración o limpieza. No olvides tenerlos en cuenta también en el presupuesto.
Cómo controlar los gastos en el presupuesto del evento
Como puedes ver, hay que tener en cuenta muchas variables al planificar un evento. Los costes dependen mucho de factores como el número de asistentes (un error de cálculo o cambios de última hora pueden desbaratar rápidamente tu presupuesto).Por suerte, existen soluciones tecnológicas y aplicaciones para eventos que te ayudan a controlar los gastos de forma sencilla. Si quieres ayuda para controlar los gastos, consulta nuestra lista de las
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