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Las 10 mejores herramientas de software para la gestión de gastos

28 Abr 2021 19 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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Las 10 mejores herramientas de software para la gestión de gastos

Estar al tanto de los gastos de una empresa puede conllevar mucho trabajo, mucho estrés y mucho dinero, recursos que serían más productivos en otras áreas. Además de todo el tiempo que les consume a los empleados, pueden perderse datos o cometerse errores. Seguir haciendo las cosas a la antigua, de forma manual, es frustrante para los empleados. A nadie le gusta dedicar horas y horas al papeleo ni tener que esperar meses para que le reembolsen los gastos.

Sigue leyendo para informarte mejor respecto a las herramientas de supervisión de gastos, cómo funcionan, qué ventajas tienen para tu empresa y cómo pueden mejorar sustancialmente la gestión de la contabilidad. Después te presentaremos una lista con las mejores herramientas de software, sus características y sus precios.

¿Qué es el software de gestión de gastos?

Un software de gestión de gastos es una plataforma SaaS («Software como servicio»), por regla general basada en la nube, que se utiliza para registrar, aprobar y supervisar los gastos, así como para procesar los reembolsos de los empleados.

También se conoce como «software de supervisión de gastos» o como «software de reembolso de gastos» y suele integrarse con los programas de contabilidad de las empresas. Un sistema de gestión de gastos ayuda a racionalizar y a automatizar buena parte del proceso de supervisión de gastos y de los informes, con lo que los empleados pueden presentar sus gastos con más facilidad. A continuación, y también sin mayores complicaciones, los gerentes revisan y aprueban dichos gastos y el equipo financiero tramita los reembolsos a los empleados. Los gerentes y los administradores tienen la posibilidad de supervisar todos los gastos desde una única plataforma, a menudo en tiempo real, y debidamente categorizados. Los contables utilizan esta herramienta para generar informes precisos y de forma rápida como parte del proceso de contabilidad.

¿Por qué utilizar un software de gestión de gastos?

En pocas palabras, un software para la supervisión de gastos le ahorra a tu empresa tiempo y dinero. De hecho, mucho más de lo que la mayoría de la gente piensa. Pero veamos cómo...

La mayor ventaja de usar un software de gestión de gastos es probablemente el hecho de que automatiza buena parte del proceso, algo en lo que antes tenían que trabajar varios empleados y varios departamentos y que conllevaba papeleo y aprobaciones. Aquí te presentamos algunos de los recursos del software de gestión de gastos que simplifican la supervisión de los gastos y los procesos de reembolso:

  • Se acaba con el papeleo: no más idas y venidas, ni correos electrónicos, ni formularios. La plataforma puede procesarlo todo en cuestión de minutos.
  • Se puede prescindir del papel: los recibos se almacenan como imágenes en la plataforma y conservan todo su valor legal (aunque esto depende del software y del país donde se utilice).
  • Se integra con otros sistemas contables, lo que te permite exportar informes con facilidad para no tener que introducir datos a mano.
  • Garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa: un software de gestión de gastos te ayuda a garantizar que se respetan las políticas de gastos; puedes detectar los fraudes y las infracciones de las políticas y evitar la duplicación de entradas.
  • Facilita el proceso de aprobación de gastos: te permite crear flujos de trabajo de aprobación y automatizar las aprobaciones o rechazar solicitudes en caso de que no cumplan con ciertos criterios.
  • Mejores informes: por regla general, un software de gastos empresariales ofrece diversas opciones para la elaboración de informes, con lo que podrás analizar tendencias o prever gastos.
  • Detectar oportunidades de ahorro: esto resulta más fácil, ya que tienes todos los datos a tu disposición y puedes generar todo tipo de informes.
  • Integración del software con las tarjetas de crédito y las cuentas bancarias de la empresa: esto hace que la importación de los datos de gastos sea mucho más sencilla.
  • Escaneo automático de recibos: algunas plataformas ofrecen a los empleados la opción de hacer fotos de los recibos y el sistema hace el resto del trabajo.

¿Cómo funciona un software de gestión de gastos?

Un software de gestión de gastos te permite circunscribir todo el proceso de supervisión de gastos a una única plataforma; desde la introducción de datos hasta la generación de informes. Te resultará útil en todos estos aspectos del proceso de gestión de gastos:

  • Introducción de datos: se pueden enviar los gastos de forma manual o automatizar la importación de datos a partir de los extractos de las tarjetas de crédito de la empresa u otras integraciones.
  • Proceso de aprobación: una vez que se crean los flujos de trabajo de aprobación, las solicitudes de aprobación de gastos de los empleados se envían automáticamente a quien corresponda.
  • Cumplimiento de las políticas de la empresa: permite establecer políticas de gastos y presupuestos.
  • Reembolsos: toda la información necesaria para emitir reembolsos está en la plataforma, con lo que el proceso se agiliza.
  • Análisis de datos y elaboración de informes: ofrece una panorámica general y muy clara de los gastos y las categorías.

Además, el software de gestión de gastos se puede integrar con otros sistemas para que se puedan importar y exportar los datos. Como parece evidente, el software de supervisión de gastos suele integrarse sobre todo con los programas de contabilidad. Sin embargo, es posible integrarlo con otras herramientas, como por ejemplo con la plataforma integral de TravelPerk para la reserva de viajes de negocios.

¿Cuándo debería una empresa introducir un software de supervisión de gastos?

La respuesta es muy sencilla: cuanto antes. Y la razón es que todas las empresas, grandes o pequeñas, se enfrentan a los mismos retos en la supervisión de gastos. Es fundamental supervisar los gastos con herramientas que sean fáciles de usar, incluso si tienes una empresa pequeña.

Es más, en el caso de las empresas pequeñas, es aún más importante garantizar que no se supera el presupuesto. Además, en las empresas pequeñas no hay muchos empleados y los que hay no están para perder el tiempo haciendo las cosas a mano. Seguro que estás pensando en lo que cuesta este tipo de software, pero te podría sorprender lo baratas que son algunas de las opciones que hay en el mercado.

Cómo elegir el software de supervisión de gastos que mejor se ajuste a tu empresa

Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un software para los informes de gastos:

  • Introducción automática de datos frente a introducción manual: esto es importante sobre todo para las empresas más grandes y para aquellas que están en plena expansión.
  • ¿La plataforma ofrece tarjetas de crédito empresariales o se puede integrar con las tarjetas que ya están en uso?
  • Posibilidad de integración con los sistemas que ya se estén utilizando para contabilidad, finanzas, asistencia y viajes.
  • ¿Qué tipo de informes necesitas y qué ofrece la herramienta? ¿Es personalizable?
  • Precios: no hay que tener en cuenta solo las tarifas mensuales o anuales, sino también las tarifas adicionales y los costes de implementación, sobre todo si hace falta integrar el software con otros sistemas.
  • Facilidad de uso: debe ser fácil de usar. ¿Para qué utilizar un servicio que nos complica la vida?
  • Adaptabilidad: si la empresa crece, ¿el software estará a la altura?

Requisitos de software específicos para empresas pequeñas

Una empresa pequeña necesita una herramienta que convierta la supervisión de gastos en un proceso lo más sencillo y fluido posible. De esta forma se perderá menos tiempo supervisando gastos y se podrán dedicar más recursos a hacer crecer el negocio. Estos son algunos de los aspectos por los que un software de gestión de gastos resulta de lo más útil a las empresas pequeñas:

  • No hay que perder tiempo introduciendo datos a mano
  • Se evitan errores
  • Una mejor perspectiva de las tendencias de gastos
  • Cálculo de impuestos
  • Reembolsos más rápidos y empleados más satisfechos

Hablamos de funciones y características fundamentales que se deben valorar a la hora de elegir una herramienta de gastos para una empresa pequeña. También se deben tener en cuenta la facilidad de uso de la interfaz o los plazos y las tarifas de implementación, ya que todo esto puede repercutir enormemente en el trabajo de las empresas pequeñas.

Las 10 mejores herramientas de software para la gestión de gastos

1. Divvy

El software de Divvy combina un software de gestión de gastos y tarjetas de crédito empresariales. De hecho, Divvy te da acceso a una línea de crédito y a las tarjetas Divvy. Cada empleado puede contar con una tarjeta con un límite preestablecido. Además, cada suscripción permite generar muchas tarjetas de crédito virtuales y se puede establecer un presupuesto para cada una de ellas. Gracias a esto, las empresas están más protegidas frente a los cargos de más y a los fraudes, ya que no hay un acceso directo a toda la línea de crédito.

La plataforma puede enviar notificaciones cada vez que se utilice la tarjeta para clasificar debidamente los cargos. Esto simplifica muchísimo la conciliación de los estados de cuentas. El uso del servicio es gratuito, pero hay que pagar por la implementación y por los complementos. Divvy y TraverlPerk tienen previsto integrarse próximamente.

Ventajas: calidad/precio, importación automática de cada compra que se realice.

Precio: gratis. La herramienta de gestión de gastos y el servicio de tarjetas de crédito forman parte del mismo paquete. Complemento para reembolsos desde 5 $ por usuario/mes.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Divvy y TravelPerk

2. Expensify

Expensify es una herramienta basada en la nube y muy popular que simplifica todo el proceso de gastos: desde las compras hasta los informes. Entre sus características más destacadas podemos mencionar el escaneo de recibos con un solo clic mediante la aplicación móvil, la combinación automática de datos, reglas de aprobación muy sencillas u opciones para el cálculo del kilometraje. Otras funciones interesantes son el reembolso «al día siguiente» y las integraciones con los principales sistemas de contabilidad, de recursos humanos y fiscales. Expensify se puede integrar, además, con la plataforma de viajes de negocios de TravelPerk.

Las empresas pueden suscribirse al servicio de tarjetas de crédito Expensify, que les facilita tarjetas de crédito empresariales para los gastos de sus empleados. Después la plataforma importa automáticamente los cargos, con lo que se simplifica la clasificación de ese tipo de datos.

Ventajas: fácil de usar, personalizable y se puede integrar con diferentes sistemas. Apta para todo tipo de empresas.

Precio: desde 4,99 $ al mes para particulares hasta 18 $ por usuario/mes. Hay disponible una versión gratuita, pero está limitada a 25 escaneos de facturas.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Expensify y TravelPerk

Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí

3. Yokoy

Esta empresa suiza ha desarrollado un software de gestión de gastos que puede automatizar todo el proceso, incluso la validación y la recuperación del IVA. Gracias a la IA de su tecnología, las empresas pueden automatizar de forma integral sus procesos; desde los informes de gastos automatizados a partir de una foto o un archivo, hasta las aprobaciones automáticas o la información en tiempo real.

Yokoy ofrece una plataforma fácil de usar que se puede integrar con casi cualquier herramienta de contabilidad y de recursos humanos, así como con el sistema de TravelPerk. Otras características muy útiles son la lectura automatizada del IVA, un servicio de tarjetas de crédito empresariales y la rapidez de implementación.

Ventajas: proceso de implementación rápido y experiencia en el mercado de la Europa germanoparlante

Precio: hay que solicitarlo. Ofrecen una prueba gratuita

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Yokoy y TravelPerk

Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí

4. Circula

La interfaz de usuario Circula es muy intuitiva, lo que hace de esta plataforma una gran opción para las pymes que quieren reducir el trabajo manual mediante el uso de tecnología basada en IA. Tanto la plataforma como la aplicación para dispositivos móviles (iPhone y Android) simplifican mucho la tarea de los empleados a la hora de informar de sus gastos.

Circula se ha optimizado para la legislación alemana, pero hay localizaciones disponibles para otros países europeos. Una de sus características más interesantes es Circula Benefit, un programa de ventajas empresariales basado en ventajas fiscales de lo más provechosas. También es posible integrarla con TravelPerk para simplificar la elaboración de informes de gastos.

Ventajas: programa de ventajas empresariales, optimización para el cumplimiento normativo en Alemania y en otros países europeos.

Precios: a partir de 70 $ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Circula y TravelPerk

5. Webexpenses

Gracias a la plataforma y a la aplicación WebExpenses, puedes simplificar los procesos de supervisión de gastos de tu empresa mediante la automatización de los informes de gastos, del cumplimiento de las políticas de la empresa y de las verificaciones. Algunas de las características más destacadas son la posibilidad de personalizar la configuración del sistema, las notificaciones de fechas límite y la subida de fotos desde la aplicación.

Hablamos de una plataforma intuitiva que lleva a gala ofrecer los mejores precios del sector y que, según ellos, se puede amortizar en solo tres meses. Además, Webexpenses proporciona asistencia las 24 horas y una integración con TravelPerk que te ayudará a controlar los gastos de viaje.

Pros: apta para todo tipo de empresas, fácil de usar y con servicio de atención al cliente a nivel local en EE. UU., Reino Unido y Australia.

Precio: desde 5 $ por función/mes. No ofrecen prueba gratuita.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Webexpenses y TravelPerk

6. Spendesk

Accede a información en tiempo real desde una misma plataforma con una combinación de tarjetas de crédito, reembolsos de gastos, gestión de facturas y contabilidad automatizada. Spendesk posibilita además la automatización de tareas contables como la conciliación para evitar las entradas duplicadas, así como la aplicación de reglas para asignar gastos de forma automática.

Dos de sus funciones más interesantes son el servicio de tarjetas de crédito virtuales y la gestión de suscripciones. Tendrás información clara sobre las suscripciones y podrás pagar con tarjetas virtuales. Spendesk se puede integrar con los principales sistemas contables y financieros, así como con la plataforma de viajes de negocios de TravelPerk.

Ventajas: adaptabilidad, tarjetas de crédito empresariales, perfecta para pymes.

Precio: hay que solicitarlo. Ofrecen demostraciones gratuitas.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Spendesk y TravelPerk

7. Expensya

Expensya es un software de supervisión de gastos apto para todo tipo de empresas y profesionales, desde autónomos hasta grandes corporaciones. Entre sus características encontramos opciones para dietas, para la autogestión de gastos o para la facturación y tecnología de reconocimiento inteligente para recuperar datos.

Los gastos de kilometraje se pueden calcular automáticamente sea cual sea el medio de transporte, incluidas las bicicletas. Una de las funciones más útiles de Expensya es que te permite archivar recibos de forma electrónica y sin que pierdan su valor legal. Expensya ofrece opciones para tres tipos de perfiles: autónomos, pymes y grandes empresas. Se puede integrar con TravelPerk para simplificar aún más la supervisión de los gastos de viaje.

Ventajas: gestión automatizada de gastos, apta para empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector.

Precio: desde 5 $ al mes por sesión. Disponen de tarifas especiales previa solicitud. Ofrecen una prueba gratuita

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Expensya y TravelPerk

Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí

8. Payhawk

Payhawk ofrece una experiencia integrada que combina tarjetas de crédito, pagos, gastos, administración de efectivo e información preliminar para la contabilidad. Con Payhawk puedes solicitar para tu empresa tarjetas físicas y virtuales e incluso puedes contar con tarjetas de equipo con presupuestos compartidos. Además de importar automáticamente la información de las tarjetas de crédito, Payhawk puede conciliar datos de forma automática en más de 60 idiomas.

La plataforma se puede utilizar en cualquier empresa con sede en el Reino Unido y Europa y permite prescindir del papel. Puedes decirles adiós a los recibos en papel, ya que los registros digitales tienen validez legal en muchos países europeos. Payhwak se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la plataforma de gestión de viajes de empresa de TravelPerk.

Ventajas: plataforma integral, permite a las empresas europeas prescindir del papel.

Precio: desde 90 € al mes.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Payhawk y TravelPerk

Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí

9. Fyle

Fyle es una herramienta muy fácil de usar y con multitud de funciones interesantes que simplifican muchísimo el proceso de supervisión de gastos. Permite la conciliación automatizada de las tarjetas de crédito a partir de la información de los datos de las tarjetas y de los extractos bancarios, así como la integración con diferentes sistemas y programas de productividad. Las opciones de integración incluyen TravelPerk, el correo electrónico y WhatsApp; es decir, todas las facilidades posibles para la supervisión de recibos.

En 2020 premiaron a la plataforma por ser «la más fácil de usar», y podemos ver por qué. Otras de sus funciones más destacadas son el análisis de gastos en tiempo real desde un panel de control centralizado y el seguimiento del kilometraje, que simplifica la presentación de gastos de kilometraje.

Ventajas: los datos se pueden usar e importar con facilidad, muchas opciones de integración.

Precio: tarifas mensuales y anuales. Entre 4,99 $ y 11,99 $ por usuario/mes. Ofrecen precios personalizados.

Haz clic aquí y descubre cómo integrar Fyle y TravelPerk

10. ExpenseIn

Con ExpenseIn se puede escanear recibos, introducir políticas de forma automática y acceder a informes en tiempo real para automatizar los procesos de supervisión de gastos. También hay disponible una aplicación que permite a los empleados registrar los gastos desde cualquier lugar.

Gracias a esta herramienta tendrás una panorámica completa de todos los gastos de la empresa. Además, se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la plataforma de TravelPerk. ExpenseIn se adapta perfectamente tanto a empresas medianas como grandes de cualquier sector y cumple con la legislación tributaria de Reino Unido e Irlanda.

Ventajas: asequible, adaptada a la legislación de Reino Unido.

Precio: desde 3,80 £ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita

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Si eres cliente Premium de TravelPerk, puedes activar la integración aquí

Integración de la gestión de gastos de viajes

Con la integración de reservas de viajes de TravelPerk no solo controlarás el gasto en viajes, sino que también podrás planificar, presupuestar y aprobar cualquier viaje de empresa. Los datos relativos a los gastos de viaje se importarán y se clasificarán automáticamente. Así de fácil. Da un paso adelante en la gestión de tus viajes de negocios.

Nuestra plataforma se integra con algunas de las opciones de gestión de gastos más populares del mercado. Entra en nuestro sitio de compras para ver una lista completa de herramientas de gestión de gastos.

Conclusión

Ya hemos visto que la lista de herramientas y plataformas disponibles para la gestión de gastos es de lo más variada. Ahora te toca a ti decidir si quieres dejar atrás todo ese trabajo manual y todas esas horas que se pierden en la elaboración de informes de gastos y cambiar a una opción automatizada y más moderna. Si agilizas todo el proceso, ahorrarás tiempo y dinero, tendrás una información más precisa de los gastos, podrás tomar mejores decisiones y tu empresa será más competitiva.

Esperamos que la lista te haya resultado útil y que te ayude a elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Estamos seguros de una cosa: cualquiera de estas herramientas te liberará de mucho trabajo para que puedas centrarte en aquellas tareas que de verdad repercutirán en el crecimiento de tu empresa.

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