Los 10 mejores software para control de gastos empresariales

En pocas palabras, un software para la supervisión de gastos le ahorra a tu empresa tiempo y dinero. De hecho, mucho más de lo que la mayoría de la gente piensa. Pero veamos cómo...La mayor ventaja de usar un software de gestión de gastos es probablemente el hecho de que automatiza buena parte del proceso, algo en lo que antes tenían que trabajar varios empleados y varios departamentos y que conllevaba papeleo y aprobaciones. Aquí te presentamos algunos de los recursos del software de gestión de gastos que simplifican la supervisión de los gastos y los procesos de reembolso:

Un software de gestión de gastos te permite circunscribir todo el proceso de supervisión de gastos a una única plataforma; desde la introducción de datos hasta la generación de informes. Te resultará útil en todos estos aspectos del proceso de gestión de gastos:

Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un software para los informes de gastos:

Una empresa pequeña necesita una herramienta que convierta la supervisión de gastos en un proceso lo más sencillo y fluido posible. De esta forma se perderá menos tiempo supervisando gastos y se podrán dedicar más recursos a hacer crecer el negocio. Estos son algunos de los aspectos por los que un software de gestión de gastos resulta de lo más útil a las empresas pequeñas:

El software de Divvy combina un software de gestión de gastos y tarjetas de crédito empresariales. De hecho, Divvy te da acceso a una línea de crédito y a las tarjetas Divvy. Cada empleado puede contar con una tarjeta con un límite preestablecido. Además, cada suscripción permite generar muchas tarjetas de crédito virtuales y se puede establecer un presupuesto para cada una de ellas. Gracias a esto, las empresas están más protegidas frente a los cargos de más y a los fraudes, ya que no hay un acceso directo a toda la línea de crédito.La plataforma puede enviar notificaciones cada vez que se utilice la tarjeta para clasificar debidamente los cargos. Esto simplifica muchísimo la conciliación de los estados de cuentas. El uso del servicio es gratuito, pero hay que pagar por la implementación y por los complementos. Divvy y TraverlPerk tienen previsto integrarse próximamente.Ventajas: calidad/precio, importación automática de cada compra que se realice.Precio: gratis. La herramienta de gestión de gastos y el servicio de tarjetas de crédito forman parte del mismo paquete. Complemento para reembolsos desde 5 $ por usuario/mes.

Expensify es una herramienta basada en la nube y muy popular que simplifica todo el proceso de gastos: desde las compras hasta los informes. Entre sus características más destacadas podemos mencionar el escaneo de recibos con un solo clic mediante la aplicación móvil, la combinación automática de datos, reglas de aprobación muy sencillas u opciones para el cálculo del kilometraje. Otras funciones interesantes son el reembolso «al día siguiente» y las integraciones con los principales sistemas de contabilidad, de recursos humanos y fiscales. Expensify se puede integrar, además, con la plataforma de viajes de negocios de TravelPerk.Las empresas pueden suscribirse al servicio de tarjetas de crédito Expensify, que les facilita tarjetas de crédito empresariales para los gastos de sus empleados. Después la plataforma importa automáticamente los cargos, con lo que se simplifica la clasificación de ese tipo de datos.Ventajas: fácil de usar, personalizable y se puede integrar con diferentes sistemas. Apta para todo tipo de empresas.Precio: desde 4,99 $ al mes para particulares hasta 18 $ por usuario/mes. Hay disponible una versión gratuita, pero está limitada a 25 escaneos de facturas.

Esta empresa suiza ha desarrollado un software de gestión de gastos que puede automatizar todo el proceso, incluso la validación y la recuperación del IVA. Gracias a la IA de su tecnología, las empresas pueden automatizar de forma integral sus procesos; desde los informes de gastos automatizados a partir de una foto o un archivo, hasta las aprobaciones automáticas o la información en tiempo real.Yokoy ofrece una plataforma fácil de usar que se puede integrar con casi cualquier herramienta de contabilidad y de recursos humanos, así como con el sistema de TravelPerk. Otras características muy útiles son la lectura automatizada del IVA, un servicio de tarjetas de crédito empresariales y la rapidez de implementación.Ventajas: proceso de implementación rápido y experiencia en el mercado de la Europa germanoparlantePrecio: hay que solicitarlo. Ofrecen una prueba gratuita

La interfaz de usuario Circula es muy intuitiva, lo que hace de esta plataforma una gran opción para las pymes que quieren reducir el trabajo manual mediante el uso de tecnología basada en IA. Tanto la plataforma como la aplicación para dispositivos móviles (iPhone y Android) simplifican mucho la tarea de los empleados a la hora de informar de sus gastos.Circula se ha optimizado para la legislación alemana, pero hay localizaciones disponibles para otros países europeos. Una de sus características más interesantes es Circula Benefit, un programa de ventajas empresariales basado en ventajas fiscales de lo más provechosas. También es posible integrarla con TravelPerk para simplificar la elaboración de informes de gastos.Ventajas: programa de ventajas empresariales, optimización para el cumplimiento normativo en Alemania y en otros países europeos.Precios: a partir de 70 $ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita

Bizneo HR cuenta con un

software de gestión de gastos de empleados

en su suite de Recursos Humanos (+10 soluciones para reclutar, evaluar y gestionar al personal). Esta herramienta es una solución eficaz para reducir el tiempo que se dedica en recopilar, tramitar, aprobar y calcular gastos empresariales. Su tecnología permite la autogestión de las notas de gastos por los trabajadores en cualquier dispositivo; permitiendo así un control preciso de los movimientos y trámites de dietas, kilometraje o tickets.

Expensya es un software de supervisión de gastos apto para todo tipo de empresas y profesionales, desde autónomos hasta grandes corporaciones. Entre sus características encontramos opciones para dietas, para la autogestión de gastos o para la facturación y tecnología de reconocimiento inteligente para recuperar datos.Los gastos de kilometraje se pueden calcular automáticamente sea cual sea el medio de transporte, incluidas las bicicletas. Una de las funciones más útiles de Expensya es que te permite archivar recibos de forma electrónica y sin que pierdan su valor legal. Expensya ofrece opciones para tres tipos de perfiles: autónomos, pymes y grandes empresas. Se puede integrar con TravelPerk para simplificar aún más la supervisión de los gastos de viaje.Ventajas: gestión automatizada de gastos, apta para empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector.Precio: desde 5 $ al mes por sesión. Disponen de tarifas especiales previa solicitud. Ofrecen una prueba gratuita

Payhawk ofrece una experiencia integrada que combina tarjetas de crédito, pagos, gastos, administración de efectivo e información preliminar para la contabilidad. Con Payhawk puedes solicitar para tu empresa tarjetas físicas y virtuales e incluso puedes contar con tarjetas de equipo con presupuestos compartidos. Además de importar automáticamente la información de las tarjetas de crédito, Payhawk puede conciliar datos de forma automática en más de 60 idiomas.La plataforma se puede utilizar en cualquier empresa con sede en el Reino Unido y Europa y permite prescindir del papel. Puedes decirles adiós a los recibos en papel, ya que los registros digitales tienen validez legal en muchos países europeos. Payhwak se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la

plataforma de gestión de viajes de empresa de TravelPerk

.Ventajas: plataforma integral, permite a las empresas europeas prescindir del papel.Precio: desde 90 € al mes.

Fyle es una herramienta muy fácil de usar y con multitud de funciones interesantes que simplifican muchísimo el proceso de supervisión de gastos. Permite la conciliación automatizada de las tarjetas de crédito a partir de la información de los datos de las tarjetas y de los extractos bancarios, así como la integración con diferentes sistemas y programas de productividad. Las opciones de integración incluyen TravelPerk, el correo electrónico y WhatsApp; es decir, todas las facilidades posibles para la supervisión de recibos.En 2020 premiaron a la plataforma por ser «la más fácil de usar», y podemos ver por qué. Otras de sus funciones más destacadas son el análisis de gastos en tiempo real desde un panel de control centralizado y el seguimiento del kilometraje, que simplifica la presentación de gastos de kilometraje.

Con ExpenseIn se puede escanear recibos, introducir políticas de forma automática y acceder a informes en tiempo real para automatizar los procesos de supervisión de gastos. También hay disponible una aplicación que permite a los empleados registrar los gastos desde cualquier lugar.Gracias a esta herramienta tendrás una panorámica completa de todos los gastos de la empresa. Además, se integra sin problemas con otros sistemas, incluida la plataforma de TravelPerk. ExpenseIn se adapta perfectamente tanto a empresas medianas como grandes de cualquier sector y cumple con la legislación tributaria de Reino Unido e Irlanda.Ventajas: asequible, adaptada a la legislación de Reino Unido.Precio: desde 3,80 £ por función/mes. Ofrecen una prueba gratuita

Con la integración de reservas de viajes de TravelPerk no solo controlarás el gasto en viajes, sino que también podrás planificar, presupuestar y aprobar cualquier viaje de empresa. Los datos relativos a los gastos de viaje se importarán y se clasificarán automáticamente. Así de fácil.

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