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Die 10 besten Ausgabenmanagement-Softwarelösungen

28 Apr 2021 15 MIN READ

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

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Die 10 besten Ausgabenmanagement-Softwarelösungen

Es kann viel Zeit, Stress und Geld kosten, stets den Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens zu behalten – all das wäre woanders besser aufgehoben. Denken Sie nicht nur an all die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, sondern auch an die Daten, die verloren gehen können, und die Fehler, die immer passieren können. Wenn Sie an alten, manuellen Vorgehensweisen festhalten, leidet die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter stark, denn niemand möchte zusätzliche Stunden in unnötigen Papierkram investieren und dann dennoch monatelang auf eine Rückerstattung seiner Spesen waren.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Spesenerfassungssoftware ist, wie sie funktioniert, wie Ihr Unternehmen davon profitiert und wie Sie damit Ihre Buchhaltung radikal zum Besseren verändern können. Anschließend haben wir für Sie eine Liste der besten Softwarelösungen sowie ihrer Funktionen und Preise zusammengestellt.

Was ist eine Ausgabenmanagementsoftware?

Eine Ausgabenmanagementsoftware ist eine (normalerweise cloud-basierte) SaaS-Plattform, auf der Sie Spesen erfassen, genehmigen und nachverfolgen sowie die entsprechenden Erstattungen an Mitarbeiter veranlassen.

Sie wird auch als Spesenerfassungssoftware oder Spesenerstattungssoftware bezeichnet und normalerweise in die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens integriert. Ein Ausgabenmanagementsystem hilft Ihnen dabei, einen großen Teil der Spesenerfassung und der Berichterstellung zu optimieren und zu automatisieren. Dadurch können Mitarbeiter ihre Spesen einfacher einreichen, Manager diese einfacher überprüfen und genehmigen und Finanzteams einfacher die entsprechenden Erstattungen an die Mitarbeiter veranlassen. Solche Systeme bieten Finanzmanagern und Administratoren die Möglichkeit, alle Ausgaben auf einer Plattform oft in Echtzeit nachzuverfolgen und diese in die richtigen Spesenkategorien einzuordnen. Buchhalter nutzen das Tool, um für die Buchhaltung schnelle, genaue Berichte zu erstellen.

Warum sollten Sie eine Ausgabenmanagementsoftware nutzen?

Darauf gibt es eine kurze Antwort: Spesenerfassungssoftware spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld – tatsächlich viel mehr, als sich die meisten Menschen vorstellen. Werfen wir einen Blick darauf!

Der größte Vorteil einer Ausgabenmanagementsoftware besteht darin, dass sie einen großen Teil des Prozesses, der oft verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen, Papierkram und Genehmigungen umfasst, automatisiert. Im Folgenden listen wir nur einige der Möglichkeiten auf, wie eine Ausgabenmanagementsoftware die Spesenerfassung und die Rückerstattung in jedem Unternehmen vereinfachen kann:

  • Der Papierkram entfällt: Kein ewiges Hin und Her, keine E-Mails und keine Formulare, die auszufüllen sind – all dies wird in Minutenschnelle auf der Plattform erledigt.
  • Sie spart Papier, indem Belege als Bilder auf der Plattform gespeichert werden und dabei dennoch rechtlich zulässig sind (dies hängt jedoch von der Software und dem jeweiligen Land ab).
  • Sie lässt sich in Ihre bestehenden Buchhaltungssysteme integrieren, sodass Sie Berichte einfach exportieren können und manuelle Dateneingabe vermeiden.
  • Sie stellt die Compliance sicher: Eine Ausgabenmanagementsoftware stellt sicher, dass Ausgabenrichtlinien eingehalten werden. Zudem kann sie Verstöße gegen die Richtlinien und Betrug erkennen und doppelte Einträge vermeiden.
  • Sie erleichtert den Genehmigungsprozess für Spesen, indem Sie die Möglichkeit haben, Genehmigungs-Workflows zu erstellen und die Genehmigung bzw. Ablehnung automatisch zu erteilen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt bzw. nicht erfüllt sind.
  • Bessere Berichterstattung: Die Ausgabensoftware bietet normalerweise eine Vielzahl an Berichtsoptionen, mit denen Sie Trends analysieren und Ausgaben prognostizieren können.
  • Sparmöglichkeiten: Mit Spesensoftware erkennen Sie Sparmöglichkeiten einfacher, da Daten sofort verfügbar sind und Sie verschiedene Berichte erstellen können.
  • Vernetzung der Software mit Firmenkreditkarten und Bankkonten: Dadurch ist der Import von Ausgabendaten erheblich einfacher.
  • Automatisches Scannen von Belegen: Einige Plattformen bieten die Möglichkeit, Fotos von Belegen zu machen, sodass diese von System weiterverarbeitet werden können.

Wie funktioniert eine Ausgabenmanagementsoftware?

Mit einer Ausgabenmanagementsoftware erfolgt die gesamte Spesenerfassung von der Dateneingabe bis zur Erstellung von Berichten auf einer Plattform. Bei diesen Schritten im Ausgabenmanagement kann eine solche Software helfen:

  • Dateneingabe: von der manuellen Einreichung von Spesen über die Automatisierung von Datenimporten sowie Auszügen von Kreditkarten und andere Integrationen.
  • Genehmigungsprozess: Sobald Genehmigungs-Workflows erstellt wurden, wird die Genehmigung der Spesen von Mitarbeitern automatisch an die richtige Person weitergeleitet.
  • Compliance: zur Sicherstellung das Spesenrichtlinien und Budgets eingehalten werden.
  • Erstattungen: Der Prozess wird beschleunigt, da alle für die Erstattung nötigen Informationen auf der Plattform zu finden sind.
  • Datenanalyse und Berichte: Sie erhalten einen klaren Überblick über Ausgaben und Kategorien.

Außerdem kann eine Ausgabenmanagementsoftware in andere Systeme integriert werden, um sicherzustellen, dass Daten aus diesen exportiert und in diese importiert werden können. Die beliebteste Integration besteht logischerweise zwischen der Spesenerfassungssoftware und der Buchhaltungssoftware. Es gibt jedoch viele andere mögliche Integrationen – zum Beispiel in die durchgängige Plattform von TravelPerk für die Buchung von Geschäftsreisen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Unternehmen, um in eine Spesenerfassungslösung zu investieren?

Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: jederzeit! Der Grund dafür ist, dass die Herausforderungen bei der Nachverfolgung von Spesen für alle Unternehmen gleich sind, egal ob groß oder klein. Es ist wichtig, alle Ausgaben mit benutzerfreundlichen Tools zu erfassen, auch wenn Sie ein kleines Unternehmen haben.

Beachten Sie: Vor allem, wenn Ihr Unternehmen nicht so groß ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Budget einhalten. Zudem haben kleine Unternehmen oft weniger Mitarbeiter, die den manuellen Arbeitsaufwand bewältigen könnten. Sie denken nun wahrscheinlich an die Kosten, die mit solcher Software verbunden sind – Sie werden jedoch überrascht sein, wie günstig diese Lösungen tatsächlich sein können!

Wie wählt man die beste Spesenerfassungssoftware für ein Unternehmen aus?

Beachten Sie bei der Auswahl der richtigen Spesenabrechnungssoftware folgende Aspekte:

  • Bietet sie die Möglichkeit automatischer vs. manueller Dateneingaben? Dies ist besonders für größere Unternehmen und jene, die wachsen möchten, wichtig.
  • Bietet die Lösung Firmenkreditkarten an oder kann sie mit den bereits verwendeten Firmenkreditkarten verwendet werden?
  • Kann das System in jene Systeme integriert werden, die Sie bereits für Buchhaltung, Finanzen, Anwesenheitserfassung und Geschäftsreisen verwenden?
  • Welche Anforderungen an Berichte haben Sie und was bietet das Tool bzw. ist es anpassbar?
  • Preis: Berücksichtigen Sie nicht nur monatliche oder jährliche Gebühren, sondern auch die Zusatzgebühren für die Einführung, insbesondere wenn eine Integration in andere Systeme erforderlich ist.
  • Benutzerfreundlichkeit: Das Tool muss einfach zu bedienen sein – es hätte wenig Sinn, eine Lösung zu nutzen, die alles nur erschwert.
  • Skalierbarkeit: Kann das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?

Besondere Softwareanforderungen für kleine Unternehmen

Das ideale Tool für kleine Unternehmen macht die Spesenerfassung so einfach und reibungslos wie möglich, damit Sie weniger Zeit darauf verschwenden müssen, Ihre Spesen nachzuverfolgen, sondern sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Das sind die größten Aspekte, bei denen eine Ausgabenmanagementsoftware Kleinunternehmen unterstützt:

  • Zeitersparnis bei der manuellen Dateneingabe
  • Vermeidung von Fehlern
  • Bessere Einblicke in Ausgabentrends
  • Steuerberechnungen
  • Schnellere Erstattung und glücklichere Mitarbeiter

Das sind definitiv wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines Ausgabenmanagement-Tools für Ihr kleines Unternehmen berücksichtigen sollten. Auch eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und die Implementierungszeiten und -gebühren sind Faktoren, die Sie beachten sollten, da sie einen großen Einfluss auf den Betrieb kleiner Unternehmen haben können.

Die 10 besten Ausgabenmanagement-Softwarelösungen

1. Divvy

Die Software von Divvy kombiniert eine Ausgabenmanagementsoftware mit Firmenkreditkarten. Mit Divvy können Sie Kreditlimits und Divvy-Karten nutzen, sodass jeder Mitarbeiter eine Karte mit einem festgelegten Limit erhalten kann. Außerdem können Sie beliebig viele virtuelle Karten für Abonnements erstellen und für jede Karte ein eigenes Budget festlegen. So verhindern Sie übermäßige Abbuchungen und Betrug, da nicht das gesamte Kreditlimit angegriffen werden kann.

Die Plattform versendet Benachrichtigungen bei jeder Verwendung der Karte, sodass die Ausgaben korrekt kategorisiert werden können, wodurch das Abgleichen von Abrechnungen um ein Vielfaches erleichtert wird. Der Dienst selbst ist kostenlos, aber für die Implementierung und zusätzliche Funktionen ist ein Aufpreis fällig. Eine Integration zwischen Divvy und TravelPerk ist demnächst verfügbar.

Vorteile: Preis-Leistungs-Verhältnis, automatischer Import aller getätigten Einkäufe.

Preis: kostenlos. Die Ausgabenmanagementlösung und der Kreditkarten-Service sind gebündelt. Das Add-on für Erstattungen kostet ab 5 $ pro Nutzer und Monat.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Divvy mit TravelPerk nutzen können.

2. Expensify

Expensify ist eine beliebte, cloud-basierte Lösung, die den gesamten Prozess vom Kauf bis zur Berichterstattung vereinfacht. Zu den wichtigsten Funktionen zählen das Scannen von Belegen über die mobile App mit nur einem Fingertipp, die automatische Zusammenführung von Daten, einfache Genehmigungsregeln und Optionen zur Kilometerberechnung. Weitere interessante Funktionen sind Erstattungen am nächsten Tag und Integrationen in wichtige Buchhaltungs-, HR- und Steuersysteme. Expensify kann auch in die Geschäftsreiseplattform von TravelPerk integriert werden.

Unternehmen können den Krediktartendienst von Expensify nutzen und erhalten dann Firmenkreditkarten, die ihre Mitarbeiter für geschäftliche Ausgaben verwenden können. Die Plattform importiert dann die Daten automatisch, damit sie einfacher klassifiziert werden können.

Vorteile: benutzerfreundlich, Anpassungsmöglichkeiten und Integrationen in verschiedene Systeme. Wird von allen Arten von Unternehmen verwendet.

Preise: Ab 4,99 $ pro Monat für Einzelpersonen bis zu 18 $ pro Nutzer und Monat. Kostenlose Version verfügbar, die jedoch auf 25 Rechnungsscans beschränkt ist.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Expensify mit TravelPerk nutzen können.

Wenn Sie Premium-Kunde von TravelPerk sind, können Sie die Integration hier aktivieren.

3. Yokoy

Dieses Unternehmen aus der Schweiz hat eine Ausgabenmanagementsoftware entwickelt, die den gesamten Prozess einschließlich der Mehrwertsteuervalidierung und -rückerstattung automatisieren kann. Mit Hilfe der KI-Technologie können Unternehmen ihre Prozesse durchgängig automatisieren – von automatisierten Spesenabrechnungen mit Fotos oder Dateien über automatische Genehmigungen bis hin zu Einblicken in Echtzeit.

Yokoy bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die sich in fast alle Buchhaltungs- und HR-Tools sowie in das System von TravelPerk integrieren lässt. Weitere nützliche Funktionen sind die automatische Mehrwertsteuererfassung, der Service für Firmenkreditkarten und die kurzen Implementierungszeiten.

Vorteile: Schnelle Implementierung und Know-how im DACH-Markt

Preis: auf Anfrage. Kostenlose Testversion verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Yokoy mit TravelPerk nutzen können.

Wenn Sie Premium-Kunde von TravelPerk sind, können Sie die Integration hier aktivieren.

4. Circula

Die intuitive Benutzeroberfläche von Circula ist ideal für mittelständische Unternehmen, die mithilfe der KI-basierte Technologie ihre manuellen Arbeitsschritte reduzieren möchten. Mitarbeiter können sowohl über die Plattform als auch die mobile App für iPhone und Android Spesen nahtlos erfassen.

Circula ist für die deutsche Gesetzgebung optimiert, bietet jedoch auch Lokalisierungen für andere europäische Länder an. Eine interessante Funktion ist Circula Benefit, ein Bonusprogramm für Unternehmen, das auf lukrativen Steuervorteilen basiert. Eine Integration mit TravelPerk ist ebenfalls verfügbar, um auch die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen.

Vorteile: Bonusprogramm für Unternehmen, Optimierung für länderspezifische Compliance in Deutschland und anderen europäischen Ländern.

Preise: Ab 70 $ pro Funktion und Monat. Kostenlose Testversion verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Circula mit TravelPerk nutzen können.

5. Webexpenses

Mit der Plattform und der App von Webexpenses können Sie die Spesenerfassung Ihres Unternehmens vereinfachen, indem Sie die Spesenabrechnungen, Compliance und Überprüfungen automatisieren. Zu den wichtigsten Funktionen zählen die Möglichkeit, das System individuell zu konfigurieren, sowie Fristbenachrichtigung und das Hochladen von Fotos über die App.

Die intuitive Plattform ist laut eigenen Angabe die preislich beste Lösung, die sich in nur drei Monaten amortisiert hat. Webexpenses bietet Support rund um die Uhr sowie eine Integration in TravelPerk, um auch Ihre Reisekosten unter Kontrolle zu halten.

Vorteile: von verschiedensten Unternehmen verwendet, benutzerfreundlich, lokaler Support in den USA, im Vereinigten Königreich und Australien.

Preis: ab 5 $ pro Funktion und Monat. Keine kostenlose Testversion verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Webexpenses mit TravelPerk nutzen können.

6. Spendesk

Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke, indem Sie Daten von Kreditkarten, Spesenerstattungen, Rechnungsmanagement und automatisierte Buchhaltung auf einer Plattform kombinieren. Spendesk bietet außerdem automatisierte Buchhaltungsaufgaben wie den Abgleich, um doppelte Einträge zu vermeiden, sowie Regeln, um Ausgaben automatisch darzustellen.

Eine interessante Funktion sind die virtuellen Kreditkarten und die Abonnementverwaltung, durch die Sie einen transparenten Überblick über Ihre Abonnements haben und mit virtuellen Karten bezahlen können. Spendesk kann in die wichtigsten Buchhaltungs- und Finanzsysteme sowie in die Geschäftsreiseplattform von TravelPerk integriert werden.

Vorteile: Skalierbarkeit, Firmenkreditkarten, ideal für kleine bis mittelständische Unternehmen.

Preis: auf Anfrage. Kostenlose Demo verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Spendesk mit TravelPerk nutzen können.

7. Expensya

Expensya ist eine Spesenerfassungssoftware, die von Unternehmen aller Arten eingesetzt wird – von Freiberuflern bis hin zu großen Konzernen. Zu den vielen Funktionen gehören eigene Optionen für Tagessätze, selbstverwaltete Aufgaben, die Rechnungsstellung und smarte Erkennungstechnologie zum Erfassen von Daten.

Auch Kilometerkosten können für alle Verkehrsmittel, darunter auch für Fahrräder, automatisch berechnet werden. Eine tolle Funktion von Expensya ist, dass Sie Belege rechtskonform elektronisch archivieren können. Expensya bietet Lösungen für drei Nutzergruppen: Freiberufler, mittelständische Unternehmen und größere Firmen. Es kann in TravelPerk integriert werden und dadurch Ihre Reisekostenerfassung noch einfacher machen.

Vorteile: automatisiertes Ausgabenmanagement unabhängig von der Größe und Branche des Unternehmens.

Preis: ab 5 $ pro Monat und Arbeitsplatz. Sondertarife auf Anfrage. Kostenlose Testversion verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Expensya mit TravelPerk nutzen können.

Wenn Sie Premium-Kunde von TravelPerk sind, können Sie die Integration hier aktivieren.

8. Payhawk

Mit der integrierten Lösung von Payhawk können Sie Kreditkarten, Zahlungen, Spesen, Barkassa und vor der Buchhaltung benötigte Informationen kombinieren. Payhawk bietet zudem physische und virtuelle Kreditkarten für Ihr Unternehmen und sogar Team-Kreditkarten mit einem gemeinsamen Budget. Die Kreditkartendaten werden nicht nur automatisch importiert, sondern Payhawk kann Daten sogar automatisch in über 60 Sprachen abgleichen.

Das System kann von jedem im Vereinigten Königreich und Europa registrierten Unternehmen eingesetzt werden und kommt komplett ohne Papier aus. Belege auf Papier gehören damit der Vergangenheit an – rein digitale Aufzeichnungen sind in vielen europäischen Ländern rechtsgültig. Payhawk lässt sich problemlos in andere Systeme integrieren, unter anderem in die Geschäftsreisemanagement-Plattform von TravelPerk.

Vorteile: papierlose Komplettlösung für europäische Unternehmen.

Preis: ab 90 € pro Monat.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Payhawk mit TravelPerk nutzen können.

Wenn Sie Premium-Kunde von TravelPerk sind, können Sie die Integration hier aktivieren.

9. Fyle

Fyle ist eine benutzerfreundliche Lösung mit vielen interessanten Funktionen, mit denen die Spesenerfassung zum Kinderspiel wird. Von automatisierten Kreditkartenabgleichen, der Erstellung von Kreditkarten-Feeds und Kontoauszügen bis hin zur Integration mit zahlreichen Systemen und Produktivitätssoftware hat Fyle einiges zu bieten. Die Integration ist unter anderem mit TravelPerk, E-Mail-Systemen und WhatsApp möglich – so gibt es bald keine Ausreden mehr, warum Belege nicht nachverfolgt werden!

Die Plattform wurde vor Kurzem als „benutzerfreundlichste Plattform“ ausgezeichnet (2020) – und das nicht umsonst. Weitere Funktionen sind die Spesenanalyse in Echtzeit, die in einem zentralisierten Dashboard erfolgt, sowie der Kilometer-Tracker, der die Einreichung von Kilometerkosten erleichtert.

Vorteile: einfache Nutzung und unkomplizierter Datenimport, viele mögliche Integrationen.

Preis: monatliche und jährliche Tarife. Von 4,99 $ bis 11,99 $ pro Nutzer und Monat. Individuelle Preise verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie Fyle mit TravelPerk nutzen können.

10. ExpenseIn

ExpenseIn bietet eine Scanfunktion für Belege, automatische Richtlinien und Echtzeit-Berichte, um Ihre Spesenerfassung zu automatisieren. Auch eine App ist verfügbar, sodass Mitarbeiter ihre Spesen unterwegs erfassen können.

Mit dieser Lösung haben Sie vollständige Transparenz über alle geschäftlichen Ausgaben. Zudem können Sie ExpenseIn nahtlos in andere Systeme wie TravelPerk integrieren. ExpenseIn ist ideal für mittlere und große Unternehmen aller Branchen und entspricht dem britischen und irischen Steuerrecht.

Vorteile: günstig, mit britischer Gesetzgebung konform.

Preis: ab 3,80 £ pro Funktion und Monat. Kostenlose Testversion verfügbar.

Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie ExpenseIn mit TravelPerk nutzen können.

Wenn Sie Premium-Kunde von TravelPerk sind, können Sie die Integration hier aktivieren.

Integration in Ihr Reisekostenmanagement

Mit der Reisebuchungsintegration von TravelPerk behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Ausgaben, sondern können sogar gesamte Geschäftsreisen planen, budgetieren und genehmigen. Die Daten zu den Reisekosten werden dann automatisch importiert und kategorisiert. So einfach können Sie Ihr Geschäftsreisemanagement auf eine ganz neue Ebene bringen!

Unsere Integration ist für zahlreiche der beliebtesten Ausgabenmanagementlösungen der Welt verfügbar. Eine vollständige Liste unserer Partner im Bereich Ausgabenmanagement finden Sie auf unserem Marketplace.

Fazit

Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Ausgabenmanagementlösungen ist es zweifelsohne an der Zeit, dass Sie sich von endlos langen, manuellen Spesenabrechnungen verabschieden und auf ein modernes, automatisiertes System setzen. Sie beschleunigen dadurch den gesamten Prozess und sparen Zeit und Geld, haben einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben, treffen fundiertere Entscheidungen und bleiben wettbewerbsfähig.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Liste weiterhilft und die Entscheidung für die richtige Lösung, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt, erleichtert. Eines ist sicher: Diese Lösungen nehmen Ihnen viel Arbeit ab und ermöglichen Ihnen, sich auf die Kernbereiche Ihres Geschäfts zu konzentrieren, sodass Ihr Unternehmen weiter wachsen kann.

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