Ausgabenmanagement-Software: 15 Tools im Überblick

Produkte, Materialien, Dienstleistungen, Geschäftsreisen, Verpflegung – in diesen und mehr Kategorien tätigen Unternehmen jeden Tag die verschiedensten Ausgaben. Derartige Kosten entstehen in unterschiedlichen Abteilungen, überall dort, wo Mitarbeiter:innen etwas kaufen, in Auftrag geben oder bezahlen. Am Ende laufen alle Geschäftsausgaben auf einem oder mehreren Schreibtischen zentral zusammen – in der Buchhaltung oder im Finanzmanagement. Hier findet das Ausgabenmanagement statt.Die Mitarbeiter:innen begleichen Rechnungen, sortieren Quittungen, prüfen Kostenaufstellungen und Abrechnungen und leiten Rückerstattungen ein. Sie dokumentieren, analysieren und verwalten sämtliche Unternehmensausgaben – und sorgen so dafür, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt. Das heißt: Um die Liquidität Ihrer Firma sicherzustellen, ist ein effizientes Ausgabenmanagement essenziell. Dafür braucht es geschulte, zuverlässige Mitarbeiter:innen – und im Idealfall ein Tool, das ihnen die Arbeit erleichtert und den Rücken freihält. Eine Ausgabenmanagement-Software übernimmt genau diesen Part und unterstützt Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber bei jedem Schritt des Ausgabenmanagements. Mögliche Funktionen einer solchen Software sind:

Gegenüber der manuellen Ausgabenverwaltung bieten professionelle Software-Lösungen für das Spend Management viele Vorteile. Der größte Pluspunkt: Dort, wo verschiedene Prozesse, die sonst mehrere Mitarbeiter:innen und Abteilungen durchlaufen, automatisiert und zentralisiert werden, entstehen saubere, effizientere Abläufe und zuverlässige Ergebnisse. So sparen Sie langfristig Zeit und Geld – durch:

Die Antwort auf die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für den Umstieg vom analogen auf ein digitales Ausgabenmanagement ist denkbar einfach: jetzt – oder vielmehr jederzeit. Denn letztlich sind die Herausforderungen und Risiken, die sich bei der Nachverfolgung und Abwicklung von Spesen und Ausgaben im Allgemeinen ergeben, für alle Unternehmen gleich groß: egal, ob Startup, Familienbetrieb oder Weltkonzern.Außerdem sind Einsparpotenziale gerade für kleinere Unternehmen wertvoll – sowohl finanziell als auch mit Blick auf die Kapazitäten der Arbeitnehmer:innen. Deshalb lohnt es sich immer, ein benutzerfreundliches Tool hinzuzuziehen, das Ihren Mitarbeiter:innen Arbeit abnimmt und Ihnen gleichzeitig zu neuen Erkenntnissen verhilft. So können Sie Ihr Budget einhalten und den manuellen Arbeitsaufwand verringern. Bei den meisten Software-Anbietern müssen Sie dafür nicht einmal große Summen zahlen. 

Als kleines Unternehmen brauchen Sie ein Tool, das Ihnen den Rücken freihält, damit Sie sich auf Ihr Wachstum konzentrieren können. Besonders wichtig ist deshalb – neben den möglichst niedrigen Kosten – eine einfache Bedienung und eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Software-Lösungen. Achten Sie außerdem darauf, dass die gewählte Plattform folgende Kriterien erfüllt:

Digitale Tools für Ihr Ausgabenmanagement gibt es von zahlreichen Anbietern. Wir haben 15 beliebte Optionen für Sie zusammengetragen und uns Leistungsumfang, Preis sowie Bewertungen von Nutzer:innen einmal genauer angesehen. Im Folgenden finden Sie Details zu:

Allein die Anzahl der verfügbaren Software-Lösungen für das Spesenmanagement zeigt, dass es an der Zeit ist, Ihre Ausgabenverwaltung zu digitalisieren. Mit dem passenden Tool gehören lose Zettel, endlose E-Mail-Verläufe und unübersichtliche Formularstapel endlich der Vergangenheit an. Um zwischen all den Möglichkeiten die Plattform zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt, braucht es ein wenig Geduld und Recherchearbeit.Mit diesen Tipps finden Sie sicher eine Spend Management Software, die Ihnen die Arbeit erleichtert: für mehr Effizienz und Zufriedenheit, einen freien Kopf sowie große Einsparungen.