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Les 10 meilleures solutions logicielles de gestion des frais

28 Avr 2021 18 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Les 10 meilleures solutions logicielles de gestion des frais

Garder le contrôle des dépenses de votre entreprise peut représenter des heures de travail, du stress et de l'argent, qui pourraient être plus utiles ailleurs. Pensez non seulement à toutes les heures de travail des employés de votre entreprise, mais aussi aux données qui se perdent et aux erreurs qui peuvent toujours se produire. Si vous vous accrochez à d'anciennes pratiques manuelles, les employés de votre entreprise risquent d'être de plus en plus insatisfaits. Personne n'aime faire des heures supplémentaires à remplir de la paperasse et attendre des mois avant d'obtenir un remboursement.

Lisez la suite pour découvrir ce qu'est exactement un logiciel de suivi des dépenses, comment il fonctionne, comment il peut profiter à votre entreprise et changer complètement vos pratiques en matière de comptabilité. Ensuite, nous vous présenterons une liste des meilleures solutions logicielles, leurs fonctionnalités et leurs prix.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses est une plateforme SaaS, généralement basée sur le cloud, qui est utilisée pour enregistrer, approuver et suivre les dépenses, ainsi que pour traiter les remboursements correspondants des employés.

On l'appelle également « logiciel de suivi des dépenses » ou « logiciel de remboursement des dépenses », et il est généralement intégré pour fonctionner avec le logiciel de comptabilité d'une entreprise. Un système de gestion des dépenses permet de simplifier et d'automatiser une grande partie du processus de suivi et de déclaration des dépenses, en facilitant la tâche des employés qui soumettent leurs dépenses, des responsables qui les examinent et les approuvent, et de l'équipe financière qui rembourse les employés. Il offre aux gestionnaires financiers et aux administrateurs la possibilité de suivre les dépenses sur une seule plateforme, en les classant dans les bonnes catégories de dépenses, souvent en temps réel. Les comptables utilisent cet outil pour générer des rapports rapides et précis dans le cadre de leur processus de comptabilité.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?

En un mot, le logiciel de suivi des dépenses permet à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent, bien plus que la plupart des gens ne l'imaginent. Découvrons comment !

Le plus grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de gestion des frais est probablement le fait qu'il automatise une grande partie du processus, qui implique souvent différents employés et services, de la paperasse et des approbations. Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont un logiciel de gestion des frais peut simplifier les processus de suivi et de remboursement des frais de toute entreprise :

  • Il élimine la paperasserie : plus besoin de courir à droite et à gauche, d'envoyer des e-mails et de remplir des formulaires, tout peut passer par la plateforme en quelques minutes.
  • Il élimine le papier : en permettant de conserver les reçus sous forme d'images dans la plateforme, tout en gardant leur valeur légale (remarque : cela dépend du logiciel et du pays).
  • Il s'intègre à vos systèmes comptables existants, vous permettant d'exporter facilement des rapports et d'éviter la saisie manuelle de données.
  • Il assure la conformité : un logiciel de gestion des dépenses vous aide à vous assurer que les politiques de dépenses sont respectées, il peut détecter les violations des politiques et les fraudes, et éviter les saisies en double.
  • Il facilite le processus d'approbation des dépenses : en vous permettant de créer des flux d'approbation, ainsi que l'automatisation de l'approbation ou du rejet lorsque certains critères ne sont pas remplis.
  • Meilleur reporting : le logiciel de gestion des frais professionnels offre normalement un large éventail d'options de rapport, vous permettant d'analyser les tendances et de prévoir les dépenses.
  • Identifiez les opportunités d'économies : c'est plus facile, car les données sont facilement disponibles et vous pouvez générer différents rapports.
  • Possibilité de connecter le logiciel avec les cartes de crédit et les comptes bancaires de l'entreprise : cela rend l'importation des données de dépenses beaucoup plus facile.
  • Numérisation automatique des reçus : certaines plateformes offrent aux employés la possibilité de prendre une photo de leurs reçus, et le système se charge du reste du travail.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses ?

Un logiciel de gestion des dépenses vous permet de conserver l'ensemble du processus de suivi des dépenses sur une seule plateforme, de la saisie des données à la génération de rapports. Voici toutes les étapes du processus de gestion des frais qu'il peut faciliter :

  • Saisie des données : de la soumission manuelle des dépenses à l'automatisation de l'importation des données, en utilisant des extraits de cartes d'entreprise et d'autres intégrations.
  • Processus d'approbation : une fois les flux d'approbation créés, la demande d'approbation des frais de l'employé est automatiquement envoyée à la bonne personne.
  • Conformité : il permet de définir des politiques de dépenses à respecter, ainsi que la budgétisation.
  • Remboursement : le processus est rendu plus rapide en disposant de toutes les informations nécessaires pour effectuer le remboursement sur la plateforme.
  • Analyser les données et les rapports : il donne un aperçu clair des dépenses et des catégories.

De plus, le logiciel de gestion des frais peut être intégré à d'autres systèmes afin que les données puissent être importées et exportées vers ceux-ci également. L'intégration la plus populaire est, bien sûr, celle entre le logiciel de suivi des dépenses et le logiciel de comptabilité. Cependant, il existe de nombreuses autres intégrations possibles, telles que la plateforme tout-en-un de TravelPerk pour réserver des voyages d'affaires.

À quel moment une entreprise doit-elle se doter d'une solution de suivi des dépenses ?

La réponse est très simple : dès le début ! Voici pourquoi : les défis liés au suivi des dépenses sont communs à toutes les entreprises, grandes et petites. Il est essentiel de suivre toutes les dépenses à l'aide d'outils faciles à utiliser, même si vous êtes une petite entreprise.

Pensez-y : surtout lorsque vous êtes une petite entreprise, vous devez vous assurer de respecter votre budget. De plus, les petites entreprises ont un nombre réduit d'employés capables de prendre en charge le travail nécessaire pour faire les choses manuellement. Vous pensez probablement aux coûts qu'entraîne l'utilisation de ce type de logiciel, mais vous serez surpris de voir à quel point ils peuvent être faibles !

Comment choisir le meilleur logiciel de suivi des dépenses pour une entreprise ?

Lorsque vous choisissez le bon logiciel de gestion des dépenses, voici quelques éléments à garder à l'esprit :

  • La possibilité de saisir les données automatiquement ou manuellement : ceci est particulièrement important pour les grandes entreprises et celles qui se développent.
  • Si la solution propose des cartes d'entreprise ou peut être intégrée aux cartes d'entreprise déjà utilisées.
  • La possibilité de l'intégrer aux systèmes que vous utilisez déjà pour la comptabilité, les finances, les présences et les voyages.
  • Quels sont vos besoins en matière de rapports et ce que l'outil offre, et s'il est personnalisable.
  • Tarification : tenez compte non seulement des frais mensuels ou annuels, mais aussi des frais supplémentaires nécessaires et des coûts de mise en œuvre, surtout si vous devez l'intégrer à d'autres systèmes.
  • Facilité d'utilisation : doit être facile à utiliser, si cela rend les choses plus difficiles, à quoi bon ?
  • Évolutivité : sera-t-il en mesure de croître avec votre entreprise ?

Exigences logicielles particulières pour les petites entreprises

L'outil idéal pour les petites entreprises rend le processus de suivi des dépenses aussi facile et fluide que possible, afin que vous passiez moins de temps à suivre les dépenses et plus de temps à développer votre entreprise. Voici quelques-uns des plus grands défis que les logiciels de gestion des dépenses peuvent aider les petites entreprises à relever :

  • Économie de temps, habituellement consacré à la saisie manuelle des données
  • Éviter les erreurs
  • Mieux comprendre les tendances en matière de dépenses
  • Calculs des taxes
  • Remboursement plus rapide et employés plus heureux

Ce sont certainement des caractéristiques importantes à garder à l'esprit lorsque vous recherchez un outil de gestion des dépenses pour votre petite entreprise. Une interface facile à utiliser et les délais et frais de mise en œuvre sont également un aspect important à garder à l'esprit, car ils peuvent également avoir un impact important sur les activités des petites entreprises.

10 meilleures solutions logicielles de gestion des frais

1. Divvy

Le logiciel de Divvy combine un logiciel de gestion des dépenses avec des cartes d'entreprise. En fait, Divvy vous donne accès à une ligne de crédit et à des cartes Divvy, de sorte que chaque employé peut obtenir une carte avec une limite définie. Il est également possible de créer plusieurs cartes de crédit virtuelles pour chaque abonnement et de définir des budgets pour chacune d'entre elles, ce qui permet de protéger votre entreprise contre les surfacturations et les fraudes en n'exposant pas la totalité de la ligne de crédit.

La plateforme peut envoyer des notifications pour chaque utilisation de carte afin de pouvoir la classer correctement, ce qui facilite grandement la réconciliation des relevés. L'utilisation du service est gratuite, mais la mise en œuvre et les éventuels modules complémentaires sont payants. Une intégration entre Divvy et TravelPerk est à venir prochainement.

Avantages : rapport qualité-prix, importation automatique de chaque achat effectué.

Tarification : gratuite. La solution de gestion des frais et le service de carte de crédit sont regroupés. Supplément de remboursement à partir de 5 $ par utilisateur et par mois.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Divvy à TravelPerk

2. Expensify

Expensify est une solution populaire basée sur le cloud qui permet de simplifier l'ensemble du processus : de l'achat proprement dit au reporting. Parmi ses principales fonctionnalités, figurent la numérisation des reçus en un clic à l'aide de leur application mobile, la fusion automatique des données, des règles d'approbation simples et des options de calcul du kilométrage. Parmi les autres fonctionnalités utiles, notons le remboursement le lendemain et les intégrations aux principaux systèmes de comptabilité, de RH et de fiscalité. Expensify peut également être intégrée à la plateforme de voyage d'affaires de TravelPerk.

Les entreprises peuvent s'inscrire au service de cartes de crédit Expensify, qui leur fournit des cartes de crédit d'entreprise que leurs employés peuvent utiliser pour leurs dépenses professionnelles. La plateforme importe alors automatiquement et facilite le classement de ces données.

Avantages : facile à utiliser, possibilité de le personnaliser et de l'intégrer à différents systèmes. Utilisée par tous les types d'entreprises.

Tarification : à partir de 4,99 $ par mois pour les particuliers jusqu'à 18 $ par utilisateur et par mois. Version gratuite disponible, mais limitée à 25 scans de factures.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Expensify à TravelPerk

Si vous êtes un client TravelPerk Premium, activez l'intégration ici

3. Yokoy

Cette entreprise suisse a développé un logiciel de gestion des frais qui peut automatiser l'ensemble du processus, y compris la validation et la récupération de la TVA. Grâce à la technologie de l'IA, les entreprises peuvent automatiser leurs processus de bout en bout, des notes de frais automatisées à l'aide d'une photo ou d'un fichier, aux approbations automatiques et aux informations en temps réel.

Yokoy offre une plateforme conviviale qui peut s'intégrer à presque tous les outils de comptabilité et de RH, ainsi qu'au système de TravelPerk. Parmi les autres fonctionnalités utiles, notons la lecture automatique de la TVA, un service de carte de crédit d'entreprise et des délais de déploiement rapides.

Avantages : processus de déploiement rapide et expertise sur le marché DACH

Tarification : sur demande. Essai gratuit disponible.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Yokoy à TravelPerk

Si vous êtes un client TravelPerk Premium, activez l'intégration ici

4. Circula

L'interface utilisateur intuitive de Circula est idéale pour les entreprises de taille moyenne qui cherchent à réduire le travail manuel grâce à une technologie basée sur l'IA. Tant la plateforme que l'application pour iPhone et les appareils mobiles Android permettent aux collaborateurs de déclarer leurs dépenses en toute simplicité.

Circula est optimisée pour la législation allemande, mais des localisations pour d'autres pays européens sont également disponibles. Le Circula Benefit, un programme d'avantages sociaux basé sur des avantages fiscaux lucratifs, est une autre fonctionnalité intéressante. Une intégration avec TravelPerk est disponible pour faciliter également la déclaration des frais de voyage.

Avantages : le programme d'avantages sociaux de l'entreprise, l'optimisation pour la conformité spécifique à chaque pays, en Allemagne et dans d'autres pays européens.

Tarification : à partir de 70 $ par fonctionnalité, par mois. Essai gratuit disponible.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Circula à TravelPerk

5. Webexpenses

Avec la plateforme et l'application Webexpenses, vous pouvez simplifier les processus de suivi des dépenses de votre entreprise en automatisant les rapports de dépenses, la conformité et les contrôles. Parmi les principales fonctionnalités, citons la possibilité d'une configuration personnalisée du système, la notification des échéances et le téléchargement de photos à l'aide de leur application.

Cette plateforme intuitive prétend être la meilleure du secteur en matière de prix, offrant un retour sur investissement en seulement trois mois. Webexpenses offre également une assistance 24 h/24 et 7 j/7, et une intégration avec TravelPerk pour garder vos frais de déplacement sous contrôle.

Avantages : utilisée par tous les types d'entreprises, facile à utiliser et une assistance locale aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie.

Tarification : formulaire 5 $ par fonctionnalité et par mois. Essai gratuit non disponible.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Webexpenses à TravelPerk

6. Spendesk

Obtenez des informations en temps réel en combinant les cartes de crédit, les remboursements de frais, la gestion des factures et la comptabilité automatisée sur une seule plateforme. Spendesk propose également des tâches comptables automatisées, telles que la réconciliation, pour éviter les doubles saisies, et des règles pour cartographier les dépenses automatiquement.

Leur service de carte de crédit virtuelle et leur gestion des abonnements, qui offre un aperçu clair des abonnements et vous permet de payer avec des cartes virtuelles, constituent une autre fonctionnalité intéressante. Spendesk peut être intégrée aux principaux systèmes comptables et financiers, ainsi qu'à la plateforme de voyages d'affaires de TravelPerk.

Avantages : évolutivité, cartes d'entreprise, idéale pour les petites et moyennes entreprises.

Tarification : sur demande. Démo gratuite disponible.

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7. Expensya

Expensya est un logiciel de suivi des dépenses utilisé par tous les types d'entreprises, des travailleurs indépendants aux grandes entreprises. Parmi ses fonctionnalités, citons les options dédiées aux indemnités journalières, les dépenses autogérées, la facturation et la technologie de reconnaissance intelligente pour la récupération des données.

Les frais kilométriques peuvent être calculés automatiquement pour tous les moyens de transport, y compris les vélos. Une des principales fonctionnalités d'Expensya est qu'il vous permet d'archiver électroniquement les reçus ayant une valeur légale. Expensya propose des solutions pour trois profils : les travailleurs indépendants, les moyennes et grandes entreprises. Il peut être intégré à TravelPerk pour faciliter le suivi de vos frais de voyage.

Avantages : la gestion automatisée des dépenses, quels que soient la taille et le secteur d'activité de l'entreprise.

Tarification : à partir de 5 $ par mois par session. Tarifs spéciaux sur demande. Essai gratuit disponible.

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8. Payhawk

Payhawk offre une expérience intégrée qui vous permet de combiner les cartes de crédit, les paiements, les dépenses, la gestion de la trésorerie et les informations précomptables. Avec Payhawk, vous pouvez demander des cartes physiques et virtuelles pour votre entreprise, et même avoir des cartes d'équipe avec un budget partagé. En plus d'importer automatiquement les informations des cartes de crédit, Payhawk peut réconcilier automatiquement les données dans plus de 60 langues.

La solution peut être utilisée dans toute entreprise enregistrée au Royaume-Uni et en Europe, et elle est numérique. Les reçus papier c'est fini, tous les enregistrements numériques sont légalement valables dans de nombreux pays européens. Payhwak s'intègre facilement avec d'autres systèmes, y compris la plateforme de gestion des voyages d'entreprise de TravelPerk.

Avantages : plateforme tout-en-un, solution dématérialisée pour les entreprises européennes.

Tarification : à partir de 90 € par mois.

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9. Fyle

Fyle est une solution facile à utiliser qui offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes qui rendent le processus de suivi des dépenses vraiment simple. Des réconciliations automatisées de cartes de crédit, créées à partir des données de cartes de crédit et des relevés bancaires, à l'intégration avec un large éventail de systèmes ainsi que des logiciels de productivité. Les possibilités d'intégration comprennent TravelPerk, la messagerie électronique et Whatsapp : vous n'avez donc plus d'excuse pour ne pas suivre vos reçus !

Leur plateforme a récemment été désignée comme étant la « plus facile à utiliser » en 2020, et l'on comprend pourquoi. Parmi les autres fonctionnalités, citons l'analyse des dépenses en temps réel dans un tableau de bord centralisé et un suivi des frais kilométriques qui facilite la déclaration des frais kilométriques.

Avantages : facilité d'utilisation et d'importation des données, large gamme de possibilités d'intégration.

Tarification : mensuelle et annuelle. De 4,99 $ à 11,99 $ par utilisateur et par mois. Tarification personnalisée disponible

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer Fyle à TravelPerk

10. ExpenseIn

ExpenseIn offre la numérisation des reçus, des politiques automatiques et des rapports en temps réel pour automatiser vos processus de suivi des dépenses. Une application est également disponible, qui permet aux employés de consigner leurs dépenses en déplacement.

Cette solution offre une visibilité totale de toutes les dépenses de l'entreprise et s'intègre parfaitement à d'autres systèmes, dont celui de TravelPerk. ExpenseIn est idéal pour les moyennes et grandes entreprises de tout secteur d'activité, et il est conforme à la législation fiscale britannique et irlandaise.

Avantages : prix bas, conformité au Royaume-Uni.

Tarification : à partir de 3,80 £ par fonctionnalité et par mois. Essai gratuit disponible.

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez intégrer ExpenseIn à TravelPerk

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Intégration de la gestion des frais de voyage

Grâce à l'intégration de réservation de voyage de TravelPerk, vous pouvez non seulement suivre les frais de déplacement, mais aussi planifier, budgétiser et approuver l'ensemble du voyage d'affaires. Les données relatives aux frais de voyage seront automatiquement importées et classées. Rien de plus facile pour faire progresser la gestion de vos voyages d'affaires !

Notre intégration est disponible pour certaines des solutions de gestion des frais les plus populaires au monde : vous pouvez trouver une liste complète des partenaires de gestion des frais dans notre Marketplace.

Conclusion

Avec toutes ces solutions de gestion des frais disponibles, le moment est venu de remplacer les longues heures passées à établir des rapports de frais manuels par une solution moderne et automatisée. Accélérer l'ensemble du processus vous permettra d'économiser du temps et de l'argent, d'avoir une meilleure connaissance de vos dépenses, de prendre des décisions plus judicieuses et de rester compétitif.

Nous espérons que cette liste vous a été utile et qu'elle vous aidera à choisir la bonne solution en fonction des besoins de votre entreprise. Une chose est sûre : ces solutions vous soulageront de cette lourde charge et vous permettront de vous concentrer sur les activités essentielles qui feront croître votre entreprise.

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