Les 10 meilleures solutions logicielles de gestion des frais

En un mot, le logiciel de suivi des dépenses permet à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent, bien plus que la plupart des gens ne l'imaginent. Découvrons comment !Le plus grand avantage de l'utilisation d'un logiciel de gestion des frais est probablement le fait qu'il automatise une grande partie du processus, qui implique souvent différents employés et services, de la paperasse et des approbations. Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont un logiciel de gestion des frais peut simplifier les processus de suivi et de remboursement des frais de toute entreprise :

Un logiciel de gestion des dépenses vous permet de conserver l'ensemble du processus de suivi des dépenses sur une seule plateforme, de la saisie des données à la génération de rapports. Voici toutes les étapes du processus de gestion des frais qu'il peut faciliter :

Lorsque vous choisissez le bon logiciel de gestion des dépenses, voici quelques éléments à garder à l'esprit :

L'outil idéal pour les petites entreprises rend le processus de suivi des dépenses aussi facile et fluide que possible, afin que vous passiez moins de temps à suivre les dépenses et plus de temps à développer votre entreprise. Voici quelques-uns des plus grands défis que les logiciels de gestion des dépenses peuvent aider les petites entreprises à relever :

Le logiciel de Divvy combine un logiciel de gestion des dépenses avec des cartes d'entreprise. En fait, Divvy vous donne accès à une ligne de crédit et à des cartes Divvy, de sorte que chaque employé peut obtenir une carte avec une limite définie. Il est également possible de créer plusieurs cartes de crédit virtuelles pour chaque abonnement et de définir des budgets pour chacune d'entre elles, ce qui permet de protéger votre entreprise contre les surfacturations et les fraudes en n'exposant pas la totalité de la ligne de crédit.La plateforme peut envoyer des notifications pour chaque utilisation de carte afin de pouvoir la classer correctement, ce qui facilite grandement la réconciliation des relevés. L'utilisation du service est gratuite, mais la mise en œuvre et les éventuels modules complémentaires sont payants. Une intégration entre Divvy et TravelPerk est à venir prochainement.Avantages : rapport qualité-prix, importation automatique de chaque achat effectué.Tarification : gratuite. La solution de gestion des frais et le service de carte de crédit sont regroupés. Supplément de remboursement à partir de 5 $ par utilisateur et par mois.

Expensify est une solution populaire basée sur le cloud qui permet de simplifier l'ensemble du processus : de l'achat proprement dit au reporting. Parmi ses principales fonctionnalités, figurent la numérisation des reçus en un clic à l'aide de leur application mobile, la fusion automatique des données, des règles d'approbation simples et des options de calcul du kilométrage. Parmi les autres fonctionnalités utiles, notons le remboursement le lendemain et les intégrations aux principaux systèmes de comptabilité, de RH et de fiscalité. Expensify peut également être intégrée à la plateforme de voyage d'affaires de TravelPerk.Les entreprises peuvent s'inscrire au service de cartes de crédit Expensify, qui leur fournit des cartes de crédit d'entreprise que leurs employés peuvent utiliser pour leurs dépenses professionnelles. La plateforme importe alors automatiquement et facilite le classement de ces données.Avantages : facile à utiliser, possibilité de le personnaliser et de l'intégrer à différents systèmes. Utilisée par tous les types d'entreprises.Tarification : à partir de 4,99 $ par mois pour les particuliers jusqu'à 18 $ par utilisateur et par mois. Version gratuite disponible, mais limitée à 25 scans de factures.

Cette entreprise suisse a développé un logiciel de gestion des frais qui peut automatiser l'ensemble du processus, y compris la validation et la récupération de la TVA. Grâce à la technologie de l'IA, les entreprises peuvent automatiser leurs processus de bout en bout, des notes de frais automatisées à l'aide d'une photo ou d'un fichier, aux approbations automatiques et aux informations en temps réel.Yokoy offre une plateforme conviviale qui peut s'intégrer à presque tous les outils de comptabilité et de RH, ainsi qu'au système de TravelPerk. Parmi les autres fonctionnalités utiles, notons la lecture automatique de la TVA, un service de carte de crédit d'entreprise et des délais de déploiement rapides.Avantages : processus de déploiement rapide et expertise sur le marché DACHTarification : sur demande. Essai gratuit disponible.

L'interface utilisateur intuitive de Circula est idéale pour les entreprises de taille moyenne qui cherchent à réduire le travail manuel grâce à une technologie basée sur l'IA. Tant la plateforme que l'application pour iPhone et les appareils mobiles Android permettent aux collaborateurs de déclarer leurs dépenses en toute simplicité.Circula est optimisée pour la législation allemande, mais des localisations pour d'autres pays européens sont également disponibles. Le Circula Benefit, un programme d'avantages sociaux basé sur des avantages fiscaux lucratifs, est une autre fonctionnalité intéressante. Une intégration avec TravelPerk est disponible pour faciliter également la déclaration des frais de voyage.Avantages : le programme d'avantages sociaux de l'entreprise, l'optimisation pour la conformité spécifique à chaque pays, en Allemagne et dans d'autres pays européens.Tarification : à partir de 70 $ par fonctionnalité, par mois. Essai gratuit disponible.

Avec la plateforme et l'application Webexpenses, vous pouvez simplifier les processus de suivi des dépenses de votre entreprise en automatisant les rapports de dépenses, la conformité et les contrôles. Parmi les principales fonctionnalités, citons la possibilité d'une configuration personnalisée du système, la notification des échéances et le téléchargement de photos à l'aide de leur application.Cette plateforme intuitive prétend être la meilleure du secteur en matière de prix, offrant un retour sur investissement en seulement trois mois. Webexpenses offre également une assistance 24 h/24 et 7 j/7, et une intégration avec TravelPerk pour garder vos frais de déplacement sous contrôle.Avantages : utilisée par tous les types d'entreprises, facile à utiliser et une assistance locale aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie.Tarification : formulaire 5 $ par fonctionnalité et par mois. Essai gratuit non disponible.

Obtenez des informations en temps réel en combinant les cartes de crédit, les remboursements de frais, la gestion des factures et la comptabilité automatisée sur une seule plateforme. Spendesk propose également des tâches comptables automatisées, telles que la réconciliation, pour éviter les doubles saisies, et des règles pour cartographier les dépenses automatiquement.Leur service de carte de crédit virtuelle et leur gestion des abonnements, qui offre un aperçu clair des abonnements et vous permet de payer avec des cartes virtuelles, constituent une autre fonctionnalité intéressante. Spendesk peut être intégrée aux principaux systèmes comptables et financiers, ainsi qu'à la plateforme de voyages d'affaires de TravelPerk.Avantages : évolutivité, cartes d'entreprise, idéale pour les petites et moyennes entreprises.Tarification : sur demande. Démo gratuite disponible.

Expensya est un logiciel de suivi des dépenses utilisé par tous les types d'entreprises, des travailleurs indépendants aux grandes entreprises. Parmi ses fonctionnalités, citons les options dédiées aux indemnités journalières, les dépenses autogérées, la facturation et la technologie de reconnaissance intelligente pour la récupération des données.Les frais kilométriques peuvent être calculés automatiquement pour tous les moyens de transport, y compris les vélos. Une des principales fonctionnalités d'Expensya est qu'il vous permet d'archiver électroniquement les reçus ayant une valeur légale. Expensya propose des solutions pour trois profils : les travailleurs indépendants, les moyennes et grandes entreprises. Il peut être intégré à TravelPerk pour faciliter le suivi de vos frais de voyage.Avantages : la gestion automatisée des dépenses, quels que soient la taille et le secteur d'activité de l'entreprise.Tarification : à partir de 5 $ par mois par session. Tarifs spéciaux sur demande. Essai gratuit disponible.

Payhawk offre une expérience intégrée qui vous permet de combiner les cartes de crédit, les paiements, les dépenses, la gestion de la trésorerie et les informations précomptables. Avec Payhawk, vous pouvez demander des cartes physiques et virtuelles pour votre entreprise, et même avoir des cartes d'équipe avec un budget partagé. En plus d'importer automatiquement les informations des cartes de crédit, Payhawk peut réconcilier automatiquement les données dans plus de 60 langues.La solution peut être utilisée dans toute entreprise enregistrée au Royaume-Uni et en Europe, et elle est numérique. Les reçus papier c'est fini, tous les enregistrements numériques sont légalement valables dans de nombreux pays européens. Payhwak s'intègre facilement avec d'autres systèmes, y compris la

plateforme de gestion des voyages d'entreprise de TravelPerk

.Avantages : plateforme tout-en-un, solution dématérialisée pour les entreprises européennes.Tarification : à partir de 90 € par mois.

Fyle est une solution facile à utiliser qui offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes qui rendent le processus de suivi des dépenses vraiment simple. Des réconciliations automatisées de cartes de crédit, créées à partir des données de cartes de crédit et des relevés bancaires, à l'intégration avec un large éventail de systèmes ainsi que des logiciels de productivité. Les possibilités d'intégration comprennent TravelPerk, la messagerie électronique et Whatsapp : vous n'avez donc plus d'excuse pour ne pas suivre vos reçus !Leur plateforme a récemment été désignée comme étant la « plus facile à utiliser » en 2020, et l'on comprend pourquoi. Parmi les autres fonctionnalités, citons l'analyse des dépenses en temps réel dans un tableau de bord centralisé et un suivi des frais kilométriques qui facilite la déclaration des frais kilométriques.

ExpenseIn offre la numérisation des reçus, des politiques automatiques et des rapports en temps réel pour automatiser vos processus de suivi des dépenses. Une application est également disponible, qui permet aux employés de consigner leurs dépenses en déplacement.Cette solution offre une visibilité totale de toutes les dépenses de l'entreprise et s'intègre parfaitement à d'autres systèmes, dont celui de TravelPerk. ExpenseIn est idéal pour les moyennes et grandes entreprises de tout secteur d'activité, et il est conforme à la législation fiscale britannique et irlandaise.Avantages : prix bas, conformité au Royaume-Uni.Tarification : à partir de 3,80 £ par fonctionnalité et par mois. Essai gratuit disponible.

Grâce à l'intégration de réservation de voyage de TravelPerk, vous pouvez non seulement suivre les frais de déplacement, mais aussi planifier, budgétiser et approuver l'ensemble du voyage d'affaires. Les données relatives aux frais de voyage seront automatiquement importées et classées. Rien de plus facile pour

faire progresser la gestion de vos voyages d'affaires

 !Notre intégration est disponible pour certaines des solutions de gestion des frais les plus populaires au monde : vous pouvez trouver une liste complète des partenaires de gestion des frais dans notre Marketplace.