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Programa de viajes corporativos: 5 razones por las que tu empresa necesita uno

1 Abr 2022 7 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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Programa de viajes corporativos: 5 razones por las que tu empresa necesita uno

A pesar de las restricciones de viaje de 2020, está claro que los viajes corporativos han llegado para quedarse. Son una parte de vital importancia de cualquier empresa en crecimiento. Los profesionales necesitarán seguir haciendo viajes de negocios para encontrarse con sus clientes, evaluar productos y satisfacer otras necesidades empresariales esenciales. 

Tradicionalmente, los viajes de negocios se han considerado un engorro por lo mucho que se tarda en organizarlos. Los gestores de viajes debían navegar por cientos de sitios web para encontrar las mejores tarifas aéreas y de alojamiento. La falta de tiempo ha hecho que los viajeros corporativos tengan pocas opciones de alojamiento, puesto que los coordinadores se han apresurado a tener al día su carga de trabajo. Como alternativa, las empresas trabajaban junto con una agencia de viajes a merced de sus horarios de apertura cuando tuvieran alguna urgencia.

Fijar un programa de viajes corporativos puede parecer complicado a primera vista. Afortunadamente, la tecnología lo ha hecho más sencillo. Independientemente de la etapa en la que se encuentre actualmente tu organización, la implantación de una política de viajes corporativos clara y un programa de viajes corporativos eficiente se reflejará con creces tanto en los ingresos como en los recursos ahorrados. Así que analicemos cinco formas en que un programa de viajes corporativos puede simplificar tu programa de viajes de negocios. 

1. Ahorra un valioso tiempo a la hora de organizar un viaje de negocios. 

Organizar el programa de viajes para toda una empresa sin aprovechar la última tecnología puede ser una pesadilla logística. Hacer malabares con varios itinerarios, intentar cumplir con la política de viajes de tu empresa y mantener contentos a los viajeros de negocios es una ardua tarea. ¡Consolidar el proceso de reservas es el primer paso para hacer que la carga de trabajo de los gestores de viajes sea más eficiente y menos estresante! Además, reservar un viaje no tiene por qué ser un dolor de muelas.

Con un sistema de gestión de viajes corporativos como TravelPerk, puedes organizarlo todo en una herramienta de reservas en línea fácil de usar. Además, con el inventario de viajes más extenso del mundo, podemos negociar las mejores tarifas y precios para ti, ¡y ahorrarte tiempo y dinero! 

2. Ayuda a mantener a los viajeros de negocios a salvo

Como empleador, la seguridad del viajero es primordial y una gran obligación en tu deber de cuidar a tus empleados. Tras los trastornos de la pandemia, es más importante que nunca hacer seguimiento de los viajeros de negocios y asegurarse de estar al tanto de los últimos desarrollos de seguridad.

Un programa de gestión de viajes como TravelPerk puede ofrecerte consejos de seguridad actualizados y ayudarte a hacer un seguimiento sin esfuerzo de todos los itinerarios actuales en tiempo real. Si la situación cambia, nuestro equipo de atención al cliente está disponible 24 horas al día, los 7 días de la semana y los 365 días del año, para ayudarte con cualquier cambio y responder a cualquier pregunta. Sistemas como este son especialmente vitales en situaciones como las que vimos en 2020, cuando muchos países cerraron sus fronteras de la noche a la mañana.

Externalizar la gestión de los riesgos de tus viajes de negocios es, sin duda, más eficiente. Sin embargo, la tranquilidad de acceder a esta información en un solo clic y de reaccionar ante cualquier imprevisto con mayor rapidez no tiene precio.

3. La flexibilidad seguirá siendo un factor crítico para los viajes corporativos en el mundo tras el confinamiento.

A pesar de que va habiendo menos restricciones, hay mucha incertidumbre sobre cuándo podremos volver a viajar. Si 2020 nos enseñó algo, es que las circunstancias pueden cambiar rápidamente y que las tarifas flexibles serán esenciales en el futuro previsible. Puesto que los distintos países se enfrentan con nuevas variantes, nuevos brotes y diferentes tasas de vacunación, cada uno dispondrá de normas y restricciones que variarán según corresponda.

Intentar sobrellevar este momento de agitación será complicado para los viajeros corporativos. Estar al tanto de cualquier cambio será mucho más fácil si tu itinerario se reserva y guarda en un solo lugar.

En TravelPerk, entendemos que a veces hay que cambiar de planes. Por eso, con FlexiPerk ofrecemos un reembolso garantizado de al menos el 80 % en caso de que necesites cancelar algo, sin hacer preguntas. Además, gracias a la aplicación móvil Trip Assistant de TravelPerk para IOS y Android, tus viajeros corporativos pueden mantenerse al tanto de cualquier cambio y viajar sin estrés, con acceso a todos los detalles de su itinerario incluso si no pueden conectarse. 

4. Hace que los empleados sean más felices y estén más sanos cuando viajan.

Anteriormente, los gestores de viajes tenían que revisar una docena de sitios web o confiar en una agencia de viajes para encontrar los mejores hoteles de negocios para sus viajeros. La falta de tiempo o las malas recomendaciones hacían que los viajeros de negocios acabasen recibiendo a menudo opciones limitadas de alojamiento. Con TravelPerk, puedes introducir tu política de viajes para empleados, incluidos los presupuestos de los viajes, en menos de dos minutos. Luego, los empleados pueden buscar en nuestro completo inventario de viajes la mejor opción de acuerdo con tu rango de precios.

Usar un sistema que proporciona cierta autonomía a los empleados en lo que respecta a sus opciones de viaje aumenta su satisfacción laboral. Saber que no estarán atrapados cerca del aeropuerto cuando preferirían estar más cerca de sus reuniones de negocios marca la diferencia para los viajeros corporativos. O tal vez les gustaría volar con American Airlines para conseguir millas aéreas o quedarse en un hotel Hilton para aprovechar su programa de fidelización.

Nuestra sencilla interfaz hace que se pueda seleccionar cualquier opción de forma intuitiva. Mientras tanto, tanto los gestores de viajes como los gerentes financieros pueden gestionar los presupuestos de viajes y garantizar que se respeten las políticas de viajes corporativos con nuestro sistema de aprobación en la aplicación.

5. Ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de los viajes y reducirlos. 

Controlar los gastos de los viajes de todo un equipo, y ni qué decir de una organización, puede ser una tarea laboriosa. Al tratar de calcular el resultado final, puedes malgastar un tiempo considerable localizando varias facturas, actualizando registros y pagando cuentas. Con TravelPerk, recibes una única factura, que reduce el número de pagos y la carga administrativa asociada.

Además, puedes obtener un informe detallado de tus gastos de viaje en cualquier momento. Totalmente personalizado, puedes desglosar estos informes usando muchos filtros, incluidos el equipo, el proyecto, el rango de fechas o la ubicación, para obtener una información más detallada sobre los costes de los viajes. Además, si tienes número de IVA, podemos ayudarte a ahorrar hasta un  20 % adicional en tus gastos de viajes anuales con nuestros informes detallados y listos para enviárselos a Hacienda.

La tecnología puede optimizar todas tus necesidades de gestión de viajes. 

En TravelPerk, sabemos lo complicado que ha sido viajar por negocios en el pasado. Por eso, nos esforzamos por hacer que los viajes corporativos sean fluidos y sencillos con una solución de viajes que se ajuste a tu presupuesto. Si deseas obtener más información sobre cómo TravelPerk puede ayudar a tu empresa a establecer una política de viajes, reservas de viajes, gestión de gastos y gestión de riesgos,  ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.En una breve demostración, podemos guiarte a través de nuestra plataforma en línea y explicarte las funciones que podrían simplificar la gestión de viajes corporativos a tu organización.

Simplifica los viajes de negocios. Para siempre.

  • Observa nuestra plataforma en acción. TravelPerk, la plataforma en la que confían miles de empresas, simplifica los viajes de negocios, para gestionarlos con mayor flexibilidad, pleno control del gasto mediante cómodos informes y opciones para compensar la huella de carbono.
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