Guía para la gestión de viajes de negocios del 2024

La gestión de viajes es el proceso de control, seguimiento y redacción de informes sobre los gastos relativos a los viajes de una empresa. Los viajes de negocios pueden ser gestionados por agencias de viajes de negocios externas, un gestor de viajes interno o bien por un profesional de administración, como pueden ser los gerentes de oficinas.Más allá de quién se encarga de la gestión, la mayoría de las empresas también suelen confiar en una plataforma de viajes de negocios para hacer un seguimiento de los gastos de viaje, entre otras funciones.

Un gestor de viajes para empresas suele ser un empleado de la compañía que se encarga de gestionar los viajes de toda la empresa (cuando es una parte externa se denomina agente de viajes de negocios).Dependiendo del tamaño de la empresa, puede existir un equipo entero de gestores de viajes de negocios. Sus funciones principales son las siguientes:

Un comprador de viajes se encarga de comprar o externalizar la compra de los viajes de negocios. Esto significa asociarse con proveedores, negociar tarifas o escoger una empresa de gestión de viajes de negocios y supervisar su trabajo.El comprador de viajes suele tomar decisiones que influyen en toda la empresa, no solo en los departamentos individuales.

No todas las empresas de gestión de viajes de negocios son agencias de viajes. También hay empresas de software de gestión de viajes, que ofrecen plataformas de reserva para empresas y servicio de asistencia las 24 horas del día.Una empresa de gestión de viajes se encarga de todo lo relativo a la gestión de los traslados, o bien de darles a los empleados las herramientas necesarias para poder gestionar los viajes en poco tiempo. Como por ejemplo:

Cuando tu empresa utiliza un proceso que no fue diseñado teniendo en cuenta la forma de viajar de la compañía (porque la solución es demasiado robusta o inexistente), lo que termina sucediendo es que ni los viajeros ni los administradores logran satisfacer sus necesidades.

Actualizar el proceso y los sistemas de gestión de viajes requiere sin duda un esfuerzo en equipo. Dependiendo del tamaño de tu empresa, podría ser necesaria la colaboración con:Algunos compañeros se tendrán que involucrar mucho en el proceso (como los de finanzas y operaciones), mientras que otros solamente tendrán que dar su opinión y aprobación (como los viajeros frecuentes de nivel C).

Con estos cuatro pilares, puedes ir despidiéndote de esos procesos manuales y

complicados de reserva

, los innumerables correos electrónicos y las solicitudes de informes. Y lo más importante, puedes decirle adiós a la confusión.

En todas las empresas, independientemente de su tamaño, los viajes de negocios se pueden gestionar de la siguiente manera:

No es extraño que con la llegada de los sitios de reservas en línea, las empresas de todo el mundo hayan comenzado a reservar viajes en sitios orientados al consumidor.Pero, ¿sabes qué sucede cuando una empresa utiliza herramientas orientadas al consumidor para reservar viajes? Que el director financiero ya no puede supervisar en el proceso y se convierte en el policía malo. Los departamentos de finanzas están obligados a gestionar al detalle cada gasto de viaje de cada departamento, de un modo muy controlador y tradicional.No puedes llegar a la transformación sin la tecnología. El primer paso para gestionar viajes de manera moderna es escoger una herramienta que aporte confianza, transparencia y, sobre todo, simplicidad.Estas son las principales características que hay que tener en cuenta en tu nueva plataforma de gestión de viajes:

Ofrecer un servicio de asistencia de viaje disponible las 24 horas no es tarea fácil, a menos que seas un vampiro que no duerme. Si no eres el Conde Drácula (y quieres disfrutar de tu tiempo libre), es posible que te lleguen infinitas cancelaciones, cambios y otras solicitudes por las noches o fines de semana; o, si quieres gestionarlo durante tu horario normal de trabajo, tendrás trabajar más horas para poder dedicar tiempo a los proyectos importantes.Además, si no estás disponible para ayudar, los viajeros se quedarán atascados mientras esperan a tener una solución. Y esto implica un coste directo en tiempo y dinero para la empresa. La solución lógica es confiar en un socio que ofrezca asistencia de viaje las 24 horas para que tú, como gerente de oficina o gestor de viajes, no debas hacerlo.

Muchos gerentes de oficinas y gestores de viajes se involucran mucho en los viajes (y en todos

los problemas que surgen a última hora)

, y eso es genial. La clave es tener un socio que esté disponible cuando tú no lo estás, para que puedas decidir cuándo es importante que te involucres y cuándo puedes delegar el trabajo a alguien.Además de obtener asistencia para asuntos rutinarios, como cambios o cancelaciones, también querrás tener ayuda a la hora de reservar viajes grupales. Los viajes de 8 o más personas pueden acabar por sobrecargar a todo el equipo de administración de la oficina. Cuando examines las herramientas, fíjate en si te ayudarán a reservar viajes grupales, incluyendo la negociación del precio.

Automatizar la política de viajes supone varios beneficios. Lograrás un mayor cumplimiento de la política en todo momento. El equipo administrativo ahorrará tiempo al no tener que ocuparse de reservar todos los viajes. Los viajeros podrán beneficiarse de la libertad de reservar por su cuenta.¿Hay algunos departamentos, oficinas o viajeros específicos con necesidades de viaje especiales? Si es así, tu política de viajes será más compleja, al no tener una única política que funcione para la totalidad de la empresa.Para la mayoría de las empresas, una política de viajes debe incluir estos factores básicos:¡Y eso es solo el comienzo! Puedes definir cosas más específicas, como el coste máximo de un hotel según cada ciudad.

Al establecer políticas de viaje automatizadas, tienes diferentes opciones para determinar cuán estrictas o permisivas pueden ser. Cuando se trata de automatizar políticas y aprobar viajes por fuera de los límites, encontramos 3 tendencias diferentes:Si un viajero intenta reservar un viaje que está fuera de la política, es necesario tener un proceso de aprobación simple. El viajero debería poder solicitar la aprobación dentro de la propia aplicación, y que ésta misma notifique al administrador. Así, no habrá necesidad de escribir ningún correo electrónico.El siguiente paso es decidir quién se encarga de aprobar los viajes: ¿el gerente de oficina, el gerente de viajes de negocios, el director de finanzas o entre varios líderes de diferentes departamentos?Para un administrador que aprueba viajes constantemente, es muy útil tener una plataforma que muestre todos los viajes que requieren aprobación dentro de un mismo panel de control. De ese modo, se centralizan todos los viajes que están en proceso, para no tener que buscar cada correo electrónico por separado.

La gestión eficiente de viajes no es únicamente una tarea para el equipo de administración. Los equipos de finanzas y operaciones también deberían estar involucrados. ¿Por qué? Porque quieres que los informes de gastos de viaje no solo sean precisos, sino que también contengan información muy útil.Al usar centros de costes, etiquetas y asegurarte de que todos los viajes se encuentran en la herramienta de informes, puedes generar informes inteligentes. Estos permitirán al equipo de finanzas identificar tendencias, fallos y oportunidades para una optimización del presupuesto.

Lo más importante en la gestión moderna de viajes es que aporta valor a toda la empresa. Hemos hablado sobre darles a los viajeros un soporte excelente. Hemos remarcado la importancia de

ahorrar tiempo como administrador.

Pero, ¿qué pasa con las finanzas?Esto es lo que el equipo financiero quiere y necesita: