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Comment choisir le meilleur outil de réservation de voyage en ligne et ce qu'il faut rechercher

28 Juin 2021 17 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Comment choisir le meilleur outil de réservation de voyage en ligne et ce qu'il faut rechercher

Si vous êtes un voyageur d'affaires fréquent ou un gestionnaire de voyages pour une organisation, vous utiliserez probablement un outil de réservation en ligne ou un OBT lorsque vous réserverez un voyage d'affaires. Cependant, tous les OBT ne sont pas identiques, et certaines solutions de réservation pourraient mieux convenir à votre entreprise que d'autres.

Quels sont donc les différents types d'outils de réservation en ligne et quels avantages l'utilisation des dernières technologies de voyage peut-elle apporter ? Lorsque vous choisissez le bon OBT pour votre entreprise, quelles sont les fonctionnalités utiles, et quels sont les pièges à éviter ?

Quels sont les différents types d'outils de réservation en ligne ?

1. Réservation directe

L'outil de réservation en ligne le plus évident est les systèmes de réservation que de nombreux produits de voyage tels que les hôtels, les compagnies aériennes, les opérateurs ferroviaireset les entreprises de location de voitures mettent à disposition en ligne pour que les clients puissent réserver directement leurs services.

2. Outils de réservation de voyages d'affaires

Les outils de réservation de voyages d'affaires sont les plus utiles pour les voyageurs d'affaires fréquents. Conçus spécifiquement pour les entreprises, les OBT d'entreprise comme TravelPerk, visent à simplifier le flux de travail des utilisateurs, du processus de réservation à la gestion des dépenses et à la génération de rapports.

3. Commerçants de voyages

Un commerçant de voyages réserve une gamme d'éléments de voyage, y compris des vols, des séjours à l'hôtel et des locations de voitures, et les revend ensuite aux voyageurs qui recherchent les mêmes arrangements. L'exemple le plus connu d'une plateforme de réservation en ligne fonctionnant sur un modèle commercial de commerçant de voyages est Expedia.

4. Agences de voyages

Booking.com est peut-être l'agence de voyage en ligne la plus connue. Comme les entreprises de gestion de voyages ou les TMC, les agences de voyages en ligne reçoivent la demande d'un client et lui proposent différentes options parmi leur inventaire de produits de voyage.

5. Sites Web des agrégateurs

Les agrégateurs sont différents car ils ne disposent pas de leurs propres contrats pour les services de voyage. Il s'agit essentiellement de moteurs de recherche qui extraient des informations de divers sites en fonction des paramètres saisis par l'utilisateur. Par exemple, un moteur de réservation comme Kayak.com va parcourir des centaines d'autres fournisseurs de voyages pour vous trouver une réservation d'hôtel pour votre voyage d'affaires à Londres.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un outil de réservation en ligne pour la planification des voyages d'affaires ?

Ils aident à stimuler la conformité.

L'intégration de votre politique de voyage d'affaires dans un outil de réservation en ligne améliore naturellement la conformité. Les gestionnaires de voyages peuvent facilement définir les limites de leur politique et établir des systèmes automatisés d'approbation des voyages pour toute exception.

Plutôt que d'être noyées dans la boîte de réception, les politiques renseignent les options proposées aux voyageurs d'affaires dans le processus de réservation. Vous ne ferez pas que gagner du temps en l'utilisant. Cela veut également dire que les employés peuvent choisir librement leurs réservations de voyage, en sachant qu'elles sont conformes.

Ils donnent plus de flexibilité aux voyageurs.

Dans le monde des affaires, il y a beaucoup d'éléments dynamiques, surtout lorsqu'il s'agit de voyages d'affaires. Les réunions sont annulées, ou il y a une urgence au bureau, et vous devez écourter votre voyage. Nous savons que les plans de voyage d'affaires doivent être flexibles pour bien des raisons.

C'est pourquoi nos utilisateurs FlexiPerk peuvent choisir parmi une gamme d'hôtels et d'options de transport en sachant qu'ils peuvent tout annuler si leurs plans changent.

Ils augmentent la satisfaction des voyageurs d'affaires.

Gérer le programme de voyages d'affaires de toute une entreprise est extraordinairement difficile et rester au courant des profils individuels des voyageurs est presque impossible. L'utilisation d'un OBT donne aux voyageurs d'affaires un niveau d'autonomie sur leurs arrangements.

Leur permettre de choisir un hébergement adapté à leurs préférences individuelles peut changer radicalement leur expérience de voyage. Le fait de savoir qu'ils peuvent avoir accès à une bonne salle de sport ou garantir un siège côté couloir peut rendre les voyageurs d'affaires de bonne humeur pour un voyage réussi.

Ils contribuent à simplifier la réduction des émissions de carbone.

La protection de l'environnement sera un enjeu vital pour les voyages d'affaires à l'avenir. Les jeunes employés sont galvanisés par les organisations qui se soucient de l'avenir de la planète. Les entreprises qui s'engagent sérieusement à lutter contre les émissions dues aux voyages d'affaires en récolteront les fruits de plusieurs manières. Les meilleurs OBT peuvent aider les entreprises à réduire leur empreinte écologique.

Avec notre solution GreenPerk, vous pouvez suivre les émissions de vos voyageurs d'affaires, ce qui facilite le respect des objectifs et motive vos équipes. De plus, notre système fournit des suggestions de réduction des émissions de carbone pendant le processus de réservation, ce qui permet aux voyageurs de choisir plus facilement l'option la plus écologique.

Ils aident à assurer la sécurité de vos voyageurs d'affaires.

En tant qu'entreprise, rien n'est plus important que votre devoir de diligence envers votre équipe. La crise de COVID-19 nous a montré à quel point notre situation peut changer rapidement et combien il est important de se tenir au courant des dernières réglementations en matière de sécurité lorsque l'on voyage.

Le recours aux services d'un OBT peut aider les gestionnaires de voyages occupés à garder le contrôle des multiples itinéraires avec lesquels ils doivent composer en permanence. Par exemple, l'application mobile de TravelPerk intègre notre solution TravelCare, qui fournit aux voyageurs et aux gestionnaires des notifications de sécurité en temps réel tout au long du processus de réservation, de pré-voyage et de voyage.

Ils vous font gagner du temps et de l'argent.

Imaginez le temps que vous pourriez gagner en simplifiant le processus de réservation de voyages pour vos voyageurs d'affaires, en facilitant votre facturation et en supprimant la nécessité de générer des rapports manuellement. Un bon OBT peut vous aider à faire tout cela.

De plus, les entreprises qui utilisent un OBT réalisent en moyenne une économie impressionnante de 20 % sur leurs dépenses annuelles de voyage grâce à un meilleur respect des politiques. Avec TravelPerk, vous pouvez économiser 20 % supplémentaires grâce à notre système de récupération de la TVA, qui génère des rapports de dépenses prêts à l'emploi pour vous assurer de tirer le meilleur parti de toutes les indemnités possibles.

Quelles sont les fonctionnalités d'un excellent outil de réservation autonome d'entreprise ?

Facile à utiliser

Un OBT est censé rendre la réservation d'un voyage plus facile à gérer et moins stressante, et non pas vous faire vivre une expérience de réservation frustrante ou qui vous donne des maux de tête ! Pour que votre entreprise en tire les bénéfices, la fonctionnalité de votre OBT doit être simple pour tous les différents membres de l'équipe qui l'utiliseront.

Personnalisation

Pour tirer le meilleur parti de votre OBT de choix, vous devez le rendre personnalisable en fonction des besoins de voyage de votre organisation. L'intégration de votre politique de voyages d'entreprise dans votre outil de réservation en ligne est essentielle pour accroître la conformité et offrir une expérience sans faille à vos voyageurs d'affaires.

Excellent service client

Les meilleurs systèmes OBT s'appuient sur un service client fantastique pour répondre à toutes les questions ou aider aux arrangements plus complexes. Chez TravelPerk, notre équipe d'agents du service client humain répondra toujours en seulement 15 secondes, 24 h/24, 7 j/7, 365 jours par an.

Vous avez du mal à trouver un espace impressionnant pour tenir cette réunion importante ? Les utilisateurs Premium et Pro peuvent également demander l'aide de notre équipe de conciergerie pour les détails supplémentaires des voyages d'affaires.

Possibilité de créer des rapports

La rédaction manuelle de rapports pourra devenir une affaire du passé avec le bon outil de réservation en ligne. Avec TravelPerk, les gestionnaires des voyages et des finances peuvent accéder à des rapports consolidés et analyser les données sur les voyages par équipe, employé ou projet. Chaque voyage d'affaires a un coût estimé différent. Nous avons donc conçu notre plateforme pour qu'elle prenne en charge les rapports en temps réel afin de permettre une budgétisation plus dynamique et plus précise pour vos équipes.

Intégration parfaite

Comme nous y avons fait allusion plus haut, les plateformes de voyages d'affaires ont été conçues pour les entreprises, mais il existe différents niveaux d'automatisation et d'intégration selon celle que vous choisissez. Certaines, comme TravelPerk, sont conçues pour simplifier chaque aspect du processus de voyage d'affaires, de la réservation à la gestion des voyages en passant par la facturation, la génération de rapports et la récupération de la TVA.

Mais ce n'est pas toujours le cas. D'autres OBT ont moins de fonctionnalités ou nécessitent des systèmes supplémentaires, ce qui entraîne des coûts et des complications dont votre entreprise n'a pas besoin.

Ce qu'il faut éviter lors du choix d'un OBT pour la gestion des voyages de votre entreprise.

Un OBT avec une interface obsolète ou complexe.

Rien ne rebutera plus votre équipe qu'une interface utilisateur bancale ! Si l'expérience utilisateur de votre OBT est délicate ou prend du temps, les voyageurs d'affaires pourraient finir par réserver ailleurs. Non seulement cela rend votre outil de réservation en ligne obsolète, mais cela crée un travail et un stress supplémentaires pour les gestionnaires de voyages et les équipes financières qui doivent essayer de retrouver des factures ou des itinéraires manquants.

Un OBT avec un inventaire peu impressionnant.

Un OBT trouve sa valeur dans ses connexions. Comme pour les agences de voyage ou les services de conciergerie. Un outil de réservation en ligne sert à vous obtenir une bonne affaire pour vos voyages d'affaires et vous évite de passer des heures à faire le tour des différents fournisseurs. Si votre OBT n'a pas négocié d'impressionnants tarifs préférentiels, son prix ne sera certainement pas justifié.

Chez TravelPerk, nous sommes fiers de posséder l'inventaire de voyages le plus étendu au monde, de sorte que vous pouvez toujours être sûr d'obtenir le meilleur prix pour votre voyage d'affaires.

Un OBT qui manque de soutien humain.

Les voyages d'affaires peuvent être très éprouvants. Les voyageurs d'affaires sont débordés, et les plans peuvent changer. Si vous avez besoin d'aide pendant un voyage d'affaires, vous voulez obtenir l'aide d'un être humain, rapidement.

S'assurer que le service client de votre OBT n'est pas géré par des robots ou limité à certaines heures fait partie intégrante du devoir de diligence de votre organisation. En sachant qu'elles ont accès à une assistance rapide et compétente, vos équipes pourront se concentrer sur la tâche à accomplir.

Un OBT qui nécessite d'autres applications.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, si les meilleurs OBT vous permettent de gérer des tâches telles que le traitement des dépenses et la génération de rapports au sein d'une même plateforme, d'autres obligent les gestionnaires de voyages à se connecter à des solutions logicielles supplémentaires pour ces fonctionnalités. Mettez toutes les chances de votre côté et évitez le stress et les dépenses supplémentaires en optant pour un OBT complet dès le départ.

Un OBT avec une approche unique.

Il n'y a pas deux entreprises identiques, et chaque organisation aura une approche nettement différente de ses voyages d'affaires. Si votre OBT ne vous permet pas d'intégrer votre politique de voyages d'entreprise, vous ne tirerez pas le meilleur parti de cette technologie.

Comme nous l'avons vu, veiller à choisir un système de réservation de voyages qui prend en charge la personnalisation peut faire des miracles pour vos taux de conformité et, en fin de compte, pour vos frais de voyage. Avec TravelPerk, vous pouvez intégrer ou concevoir votre politique de voyage d'affaires de toutes pièces en quelques minutes, grâce à notre interface facile à utiliser.

Quels sont les 5 principaux outils de réservation en ligne pour les voyages d'affaires ?

1. TravelPerk

Avec la plus grande sélection de vols, d'hébergements et de transports du monde, TravelPerk offre aux voyageurs d'affaires les meilleurs tarifs du secteur. Outre des prix imbattables pour organiser vos voyages, cette solution de gestion des voyages est assortie de toute une série d'intégrations permettant de simplifier la réservation des voyages d'affaires, la gestion de la sécurité des voyageurs avec l'assistance 24 h/24 et 7 j/7 d'agents humains, et les rapports de frais de déplacement.

Fonctionnalités principales de TravelPerk

  • La fonctionnalité FlexiPerk permet aux voyageurs d'affaires d'annuler leurs projets deux heures avant le départ et de bénéficier d'un remboursement minimum garanti de 80 %, sans avoir à fournir d'explications.
  • La gestion des frais de déplacement est simplifiée grâce à la facturation groupée, à la génération facile de rapports et à la récupération de la TVA qui pourrait permettre d'économiser jusqu'à 25 % supplémentaires sur les dépenses.
  • L'intégration automatisée des politiques de voyage garantit la conformité tout en permettant aux voyageurs d'affaires de prendre des décisions en fonction de leurs préférences personnelles.

2. FCM

Délaissant la gestion conventionnelle des voyages, FCM a intégré une nouvelle solution en ligne dans les services qu'elle offre. Leur première plateforme permet aux organisations de réserver des voyages d'affaires et de suivre leurs équipes à partir d'une série d'appareils.

Ce que FCM met en avant comme étant leurs principales fonctionnalités :

  • L'intégration AirPlus simplifie les paiements.
  • Les utilisateurs peuvent personnaliser le tableau de bord FCM afin que chaque service puisse suivre les budgets de voyage avec des rapports simples.
  • Les gestionnaires de voyages peuvent mettre en place des approbations automatiques afin de renforcer la conformité avec les politiques de voyages d'affaires existantes.

Quelles différences les clients de TravelPerk soulignent lorsqu'ils comparent nos services de gestion des voyages à ceux de FCM :

  • L'interface utilisateur de la plateforme FCM est fréquemment critiquée, les utilisateurs affirmant que les systèmes de TravelPerk sont plus faciles à utiliser.
  • FCM propose aux abonnés une assistance 24 h/24, mais les temps de réponse sont plus lents que ceux offerts par les équipes du service client de TravelPerk.
  • FCM dispose d'un inventaire plus limité offrant aux clients moins d'options de transport et d'hébergement.

3. TravelBank

Les voyageurs d'affaires peuvent profiter des tarifs du secteur grâce aux outils en ligne de TravelBank. Grâce à son système d'abonnement unique, les organisations peuvent choisir des formules par utilisateur qui mettent l'accent sur des fonctionnalités pour les dépenses ou la réservation d'arrangements de voyage.

Ce que TravelBank met en avant comme étant leurs principales fonctionnalités :

  • Au lieu de notifications de sécurité en temps réel, TravelBanks met à disposition des agents d'assistance pour aider à résoudre tout incident affectant les itinéraires de voyage en cours.
  • Offre des intégrations avec une sélection de cartes de crédit et de systèmes de gestion des ressources humaines et de budgétisation bien connus.
  • Les clients peuvent obtenir de l'aide via des canaux Slack dédiés.

Quelles différences les clients de TravelPerk soulignent lorsqu'ils comparent nos services de gestion des voyages à ceux de TravelBank :

  • Les lignes d'assistance de TravelBank sont plus difficiles à naviguer, les utilisateurs signalant qu'il leur a fallu plus de temps pour obtenir une réponse à leurs questions.
  • TravelPerk offre plus de fonctionnalités pour assurer la sécurité des voyageurs en déplacement, avec des notifications en temps réel et une assistance renforcée avant et après le départ.
  • Le modèle d'abonnement de TravelBank signifie que les organisations doivent payer des frais mensuels pour chaque utilisateur, qu'il voyage ou non.

4. CTM

Forte d'une réputation d'expertise dans les secteurs de la marine et de l'énergie, CTM a élargi ses offres de gestion des voyages avec des solutions technologiques. Les gestionnaires de voyages peuvent choisir un abonnement aux services de gestion des voyages d'affaires de CTM en fonction de la taille de leur entreprise.

Ce que CTM met en avant comme étant leurs principales fonctionnalités :

  • L'outil de réservation en ligne ne se contente pas d'aider à l'organisation des voyages, il comprend également un outil de prévision des tarifs qui prévient les voyageurs d'affaires des éventuelles hausses de prix.
  • Possibilité d'organiser des voyages de groupe et de planifier des événements grâce à leurs équipes de conciergerie.
  • Les utilisateurs peuvent générer des rapports pour surveiller les frais de déplacement des employés.

Quelles différences les clients de TravelPerk soulignent lorsqu'ils comparent nos services de gestion des voyages à ceux de CTM :

  • Les abonnés CTM ne sont actuellement pas en mesure de renforcer la conformité et d'accélérer les approbations en intégrant les politiques de voyage dans le système.
  • Moins d'intégrations dans moins de catégories signifie que CTM apporte moins d'assistance aux gestionnaires de voyages.
  • Avec FlexiPerk, les utilisateurs de TravelPerk peuvent profiter de tarifs plus flexibles que ceux actuellement offerts par CTM.

5. Corporate Traveller

Autrefois assistants traditionnels de voyages d'affaires, Corporate Traveller, se sont tournés vers les solutions en ligne. Leur première plateforme, Melon, permet aux équipes de réserver des voyages d'affaires en ligne tout en se synchronisant avec une poignée de logiciels couramment utilisés pour libérer du temps aux gestionnaires de voyages.

Ce que Corporate Traveller met en avant comme étant leurs principales fonctionnalités :

  • Les voyageurs d'affaires peuvent profiter des tarifs de l'industrie.
  • Les utilisateurs peuvent combiner Melon avec une petite gamme de logiciels personnels et financiers existants.
  • Des mises à jour de sécurité et d'itinéraires sont disponibles pour aider à suivre et à informer les employés en déplacement.

Quelles différences les clients de TravelPerk soulignent lorsqu'ils comparent nos services de gestion des voyages à ceux de Corporate Traveller :

  • Avec moins de fonctionnalités que ses concurrents, Corporate Traveller ne peut pas offrir aux utilisateurs des solutions avancées comme les comptes invités et la récupération de la TVA que les entreprises peuvent trouver avec un outil comme TravelPerk.
  • Le système du Corporate Traveller comporte un inventaire plus condensé.
  • Dans l'ensemble, la plateforme se vante d'avoir moins d'intégrations que celles auxquelles les utilisateurs de TravelPerk ont accès.

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