Guide sur la gestion des voyages et des dépenses en 2022

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La gestion des voyages et des dépenses est une entreprise de grande envergure, que vous ayez 50 employés qui voyagent pour affaires ou 5 000. Recueillir et rendre compte avec précision de toutes les dépenses liées aux voyages est un défi. Heureusement, ces dernières années, les choses ont changé. Aujourd'hui, les logiciels modernes permettent de se passer des notes de frais sur papier, des processus de remboursement manuels et des approbations à répétition.

Dans ce guide, nous nous intéressons à la gestion des voyages et des dépenses. Nous présentons les signes qui montrent que vos processus ne sont peut-être pas à jour, et énumérons ce qu'il faut rechercher dans les nouvelles solutions.

Tout sur la gestion des frais de voyage

La gestion des voyages et des dépenses (T&E) est le processus qui consiste à collecter toutes les dépenses liées aux voyages afin de les amortir (et de ne pas payer d'impôts sur ce montant). Dans la plupart des pays, les voyages d'affaires, y compris les vols, les hôtels et les transports terrestres, sont entièrement récupérables.

L'imputation intégrale ou non des achats de produits alimentaires dépend du pays. Aux États-Unis, les aliments et les boissons sont déductibles à 50 %, que la dépense soit effectuée lors d'un événement, d'un voyage d'affaires ou d'un dîner avec un client dans votre ville. Au Royaume-Uni, les aliments et les boissons sont entièrement déductibles.

Bien que les règles puissent différer d'un pays à l'autre, un principe s'applique : le suivi de toutes les dépenses déductibles est essentiel pour réduire la charge fiscale d'une entreprise. Les T&E sont conçus pour suivre avec précision ces dépenses afin de permettre des déductions fiscales et une analyse financière. Avec les bonnes donnée, des décisions budgétaires plus intelligentes peuvent être prises.

Obstacles causés par des processus de T&E inefficaces

Si vos processus de gestion des voyages et des frais sont inefficaces, votre entreprise connaîtra beaucoup de frustrations.

Vous êtes concerné par certains ou par l'ensemble de ces problèmes ? C'est un gros indice qu'il est temps de changer la façon dont vous gérez vos dépenses.

  • Manque de visibilité sur les dépenses de voyage en temps réel : lorsque vos processus de dépenses sont lents, cela signifie que votre collecte de données l'est aussi. Les gestionnaires financiers et les responsables budgétaires qui n'ont pas un aperçu instantané des dépenses ne peuvent pas prendre de décisions éclairées concernant la période. Toutes leurs optimisations budgétaires ont un caractère réactionnel.
  • Manque de contrôle et d'autonomie pour les voyageurs : la vieille méthode de gestion de T&E est axée sur le contrôle. Un gestionnaire de bureau ou un gestionnaire de voyages réserve tous les voyages pour s'assurer qu'ils respectent le budget. Mais cela frustre les voyageurs, qui préfèrent réserver leur propre voyage plutôt que de passer leur vie dans des échanges d'e-mails.
  • Obligation pour les voyageurs de payer d'avance : sans une plateforme de gestion des voyages et sans cartes de crédit d'entreprise en place, les voyageurs devront assurer l'avance et déposer une demande de remboursement plus tard.
  • Obligation pour les voyageurs de remplir des notes de frais : sans technologie moderne, les voyageurs devront soit remplir une note de frais papier, soit saisir manuellement les données dans un système obsolète.
  • Les gestionnaires ont du mal à gérer toutes les factures : si votre entreprise ne centralise pas sa réservation de voyages au même endroit, vous aurez des dizaines, voire des centaines de fournisseurs chaque mois dont vous devrez collecter les factures pour la préparation de vos déclarations d'impôts.
  • Les gestionnaires financiers ont du mal à réconcilier les achats : sans réconciliation automatisée en place, les gestionnaires financiers doivent rapprocher les notes de frais avec les achats effectués par la carte de crédit de l'entreprise.
  • Des procédures de remboursement laborieuses : si vous utilisez un processus papier ou une technologie dépassée, les remboursements sont traités manuellement avec des bons de paiement.
  • Traitement lent des demandes de remboursement pour les voyageurs : la lenteur des processus signifie que les voyageurs ne sont pas remboursés tout de suite. Cela peut représenter un véritable problème pour la gestion de leurs finances personnelles, surtout s'ils doivent faire un achat important.

Si vous ne réagissez pas à ces problèmes, vos voyageurs auront l'impression que vous ne leur faites pas confiance et vos équipes administratives et financières seront trop accaparées par le travail manuel pour s'attaquer aux questions plus stratégiques.

6 défis de la gestion des frais de voyage pour les petites entreprises

Les coûts de traitement élevés et l'inefficacité des processus ne sont que quelques-uns des défis auxquels sont confrontées les petites entreprises qui ne disposent pas d'une solution de gestion des frais de voyage pour les aider à simplifier et à améliorer la précision de leurs processus de dépenses.

Voici quelques-uns des principaux défis auxquels les petites entreprises sont confrontées dans le processus de gestion des frais de voyage.

Soumissions inexactes de notes de frais

Le traitement des notes de frais est un processus coûteux, surtout lorsque ces processus doivent être répétés en raison de soumissions de formulaires de dépenses inexactes et/ou tardives. Les systèmes manuels obsolètes sont constitués de processus de soumission lents et laborieux, et laissent place à de multiples possibilités d'erreurs humaines. De plus, un moyen infaillible de réduire la productivité des employés est de leur faire remplir de multiples formulaires financiers compliqués qu'ils ne comprennent pas entièrement.

Pertes de reçus et autres documents de voyage

La perte des reçus papier est un immense problème pour les personnes chargées des processus de gestion des dépenses dans les petites entreprises. Lorsque les employés perdent leurs reçus, votre entreprise ne peut pas leur rembourser leurs frais de déplacements professionnels, puisqu'il n'y a aucune preuve que la dépense a eu lieu. De plus, si vous décidez d'aller de l'avant et de rembourser les employés sans reçus, vous risquez des problèmes de conformité avec le fisc, puisque les reçus sont importants pour les déductions fiscales et les audits.

Réservations non autorisées

Lorsque vous vous appuyez sur des processus manuels, des réservations de voyage non autorisées peuvent facilement passer entre les mailles du filet. Même si vous avez mis en place des processus de validation préalable, vous pouvez avoir du mal à identifier les réservations qui respectent pleinement les directives de votre politique de frais de voyage. Les solutions de gestion des frais de voyage, en revanche, vous aident à définir des paramètres spécifiques pour chaque réservation de voyage d'affaires et peuvent vous alerter lorsque des réservations hors politique sont effectuées.

Payer trop pour un voyage d'affaires

Chaque entreprise veut réduire ses frais de voyage. Cependant, les petites entreprises pourraient trouver plus difficile d'établir des partenariats d'entreprise avec les hôtels et les compagnies aériennes pour obtenir les meilleures offres. Toutefois, de nombreuses plateformes de gestion des voyages proposent des inventaires d'hébergement et des inventaires de vols d'affaires très complets à partir desquels vous pouvez rechercher, réserver et gérer les réservations depuis la plateforme afin de vous aider à économiser sur les frais de voyage.

Manque d'accès aux données sur les frais de voyage

Les processus manuels de gestion des frais de voyage vous empêchent de glaner des informations et des données sur vos coûts et dépenses de voyage. Non seulement ces données gérées manuellement peuvent être consignées avec des erreurs, mais vous ne pouvez pas non plus disposer d'une véritable visibilité sur le montant de vos dépenses, ni sur vos principales catégories de dépenses.

Sans un contrôle clair, vous ne pouvez pas prendre de décisions commerciales éclairées ni prévoir et planifier les frais de voyage futurs. De plus, les cas de fraude sur les dépenses peuvent facilement passer inaperçus.

Pas de politique globale de frais de voyage à laquelle se référer

Nombre des problèmes de gestion des frais de voyage des petites entreprises peuvent être attribués à l'absence de politique complète en matière de frais de voyage. Sans une politique qui expose clairement vos directives sur les frais de voyage d'affaires, y compris les dispositions relatives à l'hébergement, aux repas, aux divertissements et aux processus de remboursement, l'ensemble du processus devient complexe, coûteux et inefficace.

Toute entreprise qui effectue des voyages d'affaires a besoin d'une excellente politique de gestion des frais de déplacement afin de mettre fin à toute confusion sur ce qui est couvert ou non, et sur la manière et le moment où les employés seront remboursés.

À quoi ressemblent des processus de T&E efficaces

Lorsque vous disposez d'un logiciel puissant et facile à utiliser pour vous aider à gérer vos frais de voyage d'affaires, vous pouvez transformer tous ces points négatifs en points positifs.

  • Visibilité totale des dépenses de voyage en temps réel : grâce aux rapports de dépenses automatisés sur une application mobile, ainsi qu'à la réservation groupée des voyages, votre équipe financière disposera d'un suivi des dépenses en temps réel qui l'aidera à mieux comprendre votre programme de voyages.
  • Options et autonomie pour les voyageurs : que ce soit au sein d'une petite entreprise ou d'une grande multinationale, les voyageurs d'affaires veulent choisir leurs propres options de voyage. C'est une expérience plus agréable et qui les aide à se sentir en confiance.
  • Les voyageurs n'ont pas besoin de payer d'avance : les achats en voyage d'affaires ne devraient pas nécessiter que les voyageurs demandent un remboursement. Les vols et les hôtels en particulier peuvent être coûteux. Lors de la réservation sur une plateforme de voyages d'affaires, l'entreprise peut payer la facture mensuelle et les voyageurs n'ont pas à payer d'avance pour chaque voyage.
  • Les voyageurs n'ont pas besoin de créer des rapports de dépenses  : la bonne solution de gestion des dépenses simplifiera tous les flux de dépenses grâce à l'automatisation. Une application mobile peut scanner les reçus afin que les voyageurs n'aient pas à saisir manuellement les données dans l'outil de gestion des dépenses.
  • Recouvrement rapide des factures pour les chefs de bureau : lorsque vous consolidez vos frais de voyage dans un seul système de gestion des voyages d'affaires, vous réduisez le nombre de factures. Votre plateforme de voyage d'affaires ne devrait vous donner qu'une seule facture à la fin de chaque mois.
  • Réconciliation automatisée des achats : les données relatives aux dépenses provenant des scans de reçus et des achats par carte de crédit d'entreprise doivent être automatiquement rapprochées.
  • Approbations automatisées des remboursements : vous devriez être en mesure d'automatiser votre politique de dépenses en y ajoutant des règles afin que les achats de nourriture ou de taxi en dessous d'un certain montant puissent être automatiquement remboursés sans que les validateurs aient à les vérifier manuellement.
  • Des fonds de remboursement plus rapides pour les voyageurs : grâce aux remboursements automatisés, les voyageurs peuvent obtenir leurs fonds plus rapidement. Et avec la réservation groupée des voyages d'affaires payés par l'entreprise, les voyageurs n'ont même pas besoin d'être remboursés la plupart du temps.

Les meilleurs systèmes pour la gestion des voyages et des dépenses

Pour gérer vos frais de voyage avec précision, vous avez besoin du bon logiciel. Une solution d'ERP qui n'est pas conçue pour les voyages ne fera pas l'affaire. En fait, vous avez besoin de deux programmes différents entièrement intégrés, une plateforme de gestion des voyages et un logiciel de gestion des dépenses.

Plateforme de gestion des voyages

Vous avez besoin d'une plateforme de gestion des voyages pour vous aider à contrôler les voyages d'affaires, sans pour autant microgérer qui que ce soit. Une plateforme moderne de gestion des voyages vous permet de créer des politiques de voyage personnalisables qui sont opérationnelles au moment de la réservation. Il ne s'agit pas seulement d'un document figé de politique sur les voyages et les dépenses.

Une plateforme de voyages d'affaires réduit également le travail manuel associé aux voyages d'affaires, car les voyageurs peuvent réserver eux-mêmes et choisir les options qu'ils souhaitent dans le cadre de la politique, ce qui évite les processus de validation compliqués. De plus, il n'est pas nécessaire de prévoir des remboursements, car une plateforme de voyages d'affaires doit regrouper les dépenses en une seule facture mensuelle à régler par l'équipe financière.

Ce qu'il faut rechercher :

  • Vaste inventaire de voyages (toutes les options que vous pouvez trouver dans Google)
  • Politiques et validations des voyages personnalisables
  • Facture mensuelle pour regrouper les paiements
  • Service client de haute qualité
  • Analyse et reporting intelligent des dépenses de voyage
  • Application mobile facile à utiliser pour les voyageurs
  • Une interface utilisateur de qualité (pour que les voyageurs aient envie d'utiliser l'application, ce qui conduit au respect des politiques)

Plateforme de gestion des dépenses

De plus, une plateforme de gestion des dépenses ne vous aide pas vraiment à acheter des voyages. Au lieu de cela, elle regroupe toutes les transactions des cartes de crédit de l'entreprise en un seul endroit. Elle stocke également en toute sécurité vos reçus et factures pour la préparation des déclarations fiscales. De plus, les systèmes de gestion des dépenses fournissent également des analyses complexes et simplifient le processus de production de rapports.

Veillez à choisir une version SaaS moderne qui fonctionne dans le cloud sur n'importe quel appareil. De cette façon, les employés peuvent utiliser leur téléphone portable pour numériser et télécharger des reçus.

Certains achats nécessitent un remboursement. Par exemple, si un voyageur paie une compagnie de taxi locale. Votre plateforme de gestion des frais doit permettre d'accélérer les processus de remboursement et de réduire le travail manuel.

Ce qu'il faut rechercher :

  • Numérisation des reçus pour réduire la saisie manuelle des données
  • Processus de validation et de remboursement des dépenses
  • Règles et approbations automatiques pour les dépenses à faible coût
  • Application mobile facile à utiliser pour les employés
  • Intégrations de cartes d'entreprise et importation de données
  • Rapports de dépenses et analyses

Les principaux conseils pour gagner du temps dans la gestion des dépenses de voyage d'affaires

Vous voulez gérer les T&E en réduisant le travail manuel ? Voici les éléments les plus importants à mettre en œuvre.

Laissez les voyageurs réserver eux-mêmes dans un même outil de voyage

Les dépenses des employés peuvent être réparties entre des milliers de fournisseurs. Pour regrouper tout cela autant que possible, permettez aux voyageurs d'affaires de réserver eux-mêmes dans votre plateforme de gestion des voyages. Ils devraient pouvoir réserver des hôtels, des vols, des trains et des locations de voitures en un seul et même endroit. Non seulement cela permettra de regrouper vos fournisseurs et de simplifier vos rapports de dépenses, mais cela augmentera également la satisfaction des voyageurs.

Personnalisez les politiques en fonction de votre entreprise

Plus vos politiques de voyage s'alignent sur celles de votre entreprise, mieux elles fonctionneront. Créez plusieurs politiques pour différents projets ou départements. Par exemple, le recrutement et les ventes peuvent avoir une dépense moyenne plus élevée que la politique générale de l'entreprise. Vous pouvez également créer des politiques pour certaines personnes ou certains petits groupes, comme les cadres de direction.

Automatisez les flux d'approbation

L'approbation des dépenses liées aux voyages draine énormément de temps. Assurez-vous que tous vos voyageurs d'affaires réservent leur hébergement et leur transport sur votre plateforme de gestion des voyages. Configurez-la de manière à ce que seuls les voyages qui ne sont pas conformes à la politique nécessitent une approbation. Ajoutez le bon validateur pour chaque équipe ou service afin que la plateforme de gestion des voyages envoie la demande d'approbation à la personne appropriée.

Débarrassez-vous de la paperasse

Mettez votre entreprise sur la voie d'une gestion plus rapide des T&E en réduisant la paperasse. Par exemple, au lieu d'un formulaire de frais ou d'une demande de remboursement, les voyageurs d'affaires peuvent utiliser votre système de gestion des voyages et des frais pour saisir les dépenses, scanner les reçus et demander rapidement le remboursement des achats qu'ils ont effectués à l'avance avec leur carte de crédit personnelle.

Intégrez vos services de T&E

La façon la plus courante de gérer les T&E est de récupérer les données de votre système de gestion des voyages dans votre logiciel de gestion des dépenses. De cette façon, vous disposez des frais de voyage et des frais non liés au voyage au sein d'une seule plateforme de dépenses pour regrouper l'analyse de vos dépenses par département, équipe ou projet.

Réduisez le recours aux remboursements

Nous en avons parlé plus haut, mais cela vaut la peine de le rappeler (au cas où vous liriez en diagonale). Les remboursements sont une plaie pour tous, voyageurs et administrateurs. Pour les réduire, assurez-vous que les voyageurs réservent leurs voyages à l'aide de votre système de gestion des voyages, qui soit regrouper les dépenses mensuelles sur une seule facture. Pour les achats de nourriture et de boissons, vous pouvez proposer des cartes d'entreprise à vos grands voyageurs afin qu'ils n'aient pas à demander de remboursement, et que votre équipe financière n'ait pas à traiter ces demandes.

Le succès de votre gestion des T&E dépend de la technologie que vous utilisez et de la façon dont cette technologie répond aux besoins de votre entreprise. Veillez à prendre en compte toutes les personnes concernées : vos voyageurs, vos chefs de bureau, vos gestionnaires de voyages et vos responsables financiers.

Nous avons rencontré Katharina Wodischeck d'adsquare pour connaître son avis sur la gestion des voyages et des dépenses.

Dans quelle mesure pensez-vous qu'il est important d'avoir une visibilité sur les frais de voyage d'une entreprise et pourquoi ?

"Grâce à une visibilité claire sur les frais de voyage, une entreprise est en mesure de suivre avec précision les dépenses de voyage, et donc d'établir des budgets et des prévisions plus précis. En outre, la visibilité permet d'analyser les dépenses par catégorie de voyage, par département, et contribue ainsi à simplifier le processus de reporting. Enfin, le fait d'avoir un aperçu des dépenses de voyage aide l'entreprise à créer des politiques de dépenses efficaces."

À votre avis, quels sont les plus grands défis dans la gestion des T&E ?

"À mon avis, l'un des plus grands défis est que trop d'entreprises gèrent encore les T&E à l'aide de fichiers Excel et perdent donc beaucoup de temps à effectuer des opérations manuelles et à rapprocher les reçus. Ce manque de visibilité fait qu'il est difficile pour les équipes financières d'identifier quels employés effectuent quelles dépenses. Les politiques de T&E peu explicites sont un autre défi que je constate. Cela peut entraîner des achats inattendus et non autorisés et, en outre, des conséquences en matière de contrôle des coûts et de supervision des budgets de voyage."

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui a du mal à gérer les frais de voyage de son entreprise ?

"Mon conseil est de trouver une solution technique et donc d'automatiser le processus autant que possible. Il serait judicieux de saisir toutes les réservations et dépenses de voyage dans un seul système et de permettre à tous les employés de gérer eux-mêmes les réservations et dépenses de voyage conformément à la politique de voyage de l'entreprise."