Les remboursements de frais sont effectués lorsqu'une entreprise doit de l'argent à ses employés pour des achats qu'ils ont effectués au nom de l'entreprise. L'établissement d'une politique formelle de remboursement de frais fixe les attentes quant aux types de frais qui seront couverts par l'entreprise et au moment où celle-ci les remboursera.

Une politique de remboursement de frais est un ensemble de directives qui dictent les achats que les employés peuvent faire au nom de leur entreprise, et comment et quand ils seront remboursés pour les dépenses liées au travail.Toute entreprise dans laquelle un employé effectue un achat au nom de l'entreprise en utilisant des fonds personnels (argent liquide, carte de crédit personnelle, etc.) au lieu d'une carte de crédit d'entreprise doit disposer d'une politique de remboursement de frais.Les frais professionnels remboursables sont très fréquents pour les rôles de planification d'événements ou nécessitant des déplacements importants. Un employé peut payer de sa poche le trajet en taxi de l'aéroport à un centre de conférence. Ou encore, quelqu'un peut utiliser ses fonds personnels pour acheter des fournitures de dernière minute pour une collecte de fonds organisée par son entreprise. Lorsque les employés utilisent leur propre argent pour effectuer des achats au nom de leur employeur, ils doivent savoir comment ils seront remboursés pour ces dépenses.

Suivez ces deux étapes clés pour élaborer une politique de remboursement de frais :

Posez-vous donc les questions suivantes :

Tout d'abord, demandez-leur de suivre leurs achats en enregistrant les reçus. Ils doivent noter le but de chaque dépense pour prouver qu'il s'agissait d'un frais professionnel si le fisc décide de procéder à un audit. Vous en avez marre de devoir recueillir des reçus en papier ? Utilisez un

outil de notes de frais pour automatiser les notes de frais

et simplifier le suivi des frais de déplacement.Ensuite, fixez des dates limites pour le dépôt des notes de frais afin de pouvoir clôturer les comptes et rembourser les employés en temps voulu. Décidez comment vous allez remettre les remboursements aux employés. Les remboursements de frais ne constituent pas un revenu imposable pour les employés s'ils répondent aux critères du plan comptable établi par le fisc. Dans ce cas, les remboursements doivent être séparés du salaire de l'employé.Définissez les attentes quant au moment et à la manière dont les employés seront remboursés. Par exemple, vous pouvez rembourser les employés pour les dépenses personnelles par dépôt direct lorsqu'ils reçoivent leur salaire, ou vous pouvez émettre des chèques 30 jours après le traitement des dépenses. Il s'agit simplement de décider ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation.

La création d'une politique de remboursement des frais fait partie du travail de l'équipe financière. Une documentation et une mise en œuvre appropriées sont les clés du succès de la politique. Vous pouvez le faire de la manière suivante :Le timing est un autre facteur de réussite de votre politique de dépenses. Pour optimiser l'adhésion à une nouvelle politique, mettez-la en œuvre au début d'une nouvelle année (fiscale ou civile) ou après avoir créé de nouveaux budgets ou vérifié les dépenses de voyage et de frais.

Après avoir mis en place votre politique de remboursement, il est important de la faire appliquer pour éviter les fraudes. La fraude au remboursement de frais se produit généralement de deux manières : lorsque les employés inventent des dépenses qu'ils n'ont pas effectuées (comme une course en taxi pour une réunion à laquelle ils se sont rendus à pied) ou lorsqu'ils gonflent les dépenses (location d'un véhicule de luxe au lieu d'une option plus économique).Les petits remboursements de frais de voyage peuvent s'accumuler. Disons qu'un employé utilise une carte de crédit personnelle pour payer une course en taxi effectuée pour une sortie personnelle pendant un voyage d'affaires. Le tarif ne coûte que 6 $, il passe donc sous le radar du service financier. Cependant, lorsque vous multipliez des dépenses frauduleuses mineures comme celle-ci par des dizaines d'employés et des centaines de trajets, ces 6 $ peuvent rapidement se transformer en 6 000 $ ou même 60 000 $ !Il est important d'appliquer une politique de remboursement de frais afin de garder le contrôle sur les dépenses de l'entreprise et d'empêcher tout employé cupide de ponctionner les ressources de l'entreprise à des fins personnelles. Si vous appliquez la politique et punissez les coupables d'abus, les dépenses excessives et la fraude prendront fin.Utilisez ces conseils pour éviter la fraude au remboursement des frais :Appliquez la politique de remboursement des frais de votre entreprise pour éviter la fraude et économiser de l'argent.

Vous êtes maintenant prêt à élaborer votre propre politique de remboursement des frais. Voici quelques ressources pour vous aider à le faire.

Lorsque votre entreprise a une politique de remboursement des frais claire et facile à trouver, les employés sont plus susceptibles de s'y conformer. Lorsque les employés adhèrent à la politique, ils peuvent passer moins de temps à s'inquiéter des notes de frais et plus de temps à faire ce pour quoi ils ont été engagés.