Guía de 2022 para gestionar viajes y gastos

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Las mejores prácticas para políticas de reembolso de gastos (y 3 plantillas)

Los reembolsos de los gastos se dan cuando una empresa debe dinero a sus empleados por aquellas compras que han pagado de su bolsillo en nombre de la empresa. Establecer una política formal de reembolso de gastos sienta las bases sobre los tipos de gastos que cubrirá la empresa y sobre cuándo la empresa los reembolsará.

¿Qué es una política de reembolso de gastos?

Una política de reembolso de gastos es un conjunto de directrices que dictan qué gastos corrientes pueden hacer los empleados en nombre de la empresa, y cómo y cuándo se les reembolsarán los gastos relacionados con el trabajo.

Cualquier empresa cuyos empleados hagan compras en nombre de la compañía usando fondos personales (efectivo, tarjeta de crédito personal, etc.), en lugar de una tarjeta de crédito corporativa, debe tener una política de reembolso de gastos.

Los gastos corrientes son muy habituales en la planificación de eventos o en puestos que requieran viajar mucho. Un empleado podría pagar de su propio bolsillo la tarifa del taxi desde el aeropuerto hasta un centro de conferencias. O alguien podría usar fondos personales para comprar suministros de última hora para una recaudación de fondos que su empresa esté organizando. Cuando los empleados usan su propio dinero para hacer compras en nombre de su empleador, necesitan saber cómo se les reembolsarán los gastos.

Cómo crear una política de reembolso de gastos

Hay dos pasos clave para crear una política de reembolso de gastos:

Crear directrices para lo que se consideren gastos reembolsables

Preguntarse a uno mismo:

  • ¿El gasto está relacionado con el viaje? En caso afirmativo, consulta las directrices de viaje para empleados. Deberías tener directrices sobre lo que se considera y lo que no se considera un gasto relacionado con los viajes. Por ejemplo, las comidas que se comen durante el viaje serían reembolsables siempre que se adhieran a las dietas diarias de tu empresa.
  • Los gastos que no estén relacionados con los viajes se pueden reembolsar si cumplen los criterios de las normas de un plan de rendición de cuentas. El departamento de Hacienda de EE. UU. (IRS) establece directrices para reembolsar a los empleados de forma que estos gastos no cuenten como ingresos imponibles. Para que los gastos cumplan con las normas del plan de rendición de cuentas, deben ser gastos relacionados con el trabajo y de los que se informe a los empleadores de manera oportuna.

Describe cómo los empleados deben registrar los gastos

En primer lugar, pídeles que hagan seguimiento de sus compras guardando los recibos. Deben indicar para qué era cada gasto para demostrar que tenía un propósito empresarial si Hacienda decide realizar una auditoría. ¿Te has cansado de que te entreguen recibos en papel? Utiliza una herramienta de comunicación de gastos para automatizar los informes de gastos y simplificar el seguimiento de los gastos de los viajes.

A continuación, establece los plazos para presentar los informes de gastos para que puedas cerrar el registro contable y reembolsar a los empleados de manera oportuna. Decide cómo efectuar los reembolsos a los empleados. Los reembolsos de gastos no son ingresos imponibles para los empleados si cumplen con los criterios del plan de rendición de cuentas de Hacienda. En tal caso, los reembolsos deberían separarse de los salarios de los empleados.

Indica cuándo y cómo se reembolsarán los gastos a los empleados. Por ejemplo, podrías reembolsar a los empleados los gastos corrientes a través de un ingreso a cuenta cuando reciban la nómina, o podrías extender cheques a los 30 días de procesar los gastos. Solo es cuestión de decidir qué le va mejor a tu organización.

Cómo documentar y aplicar tu política de gastos para empleados

Crear una política de reembolso para los gastos corrientes es la mitad del trabajo que tiene que hacer el equipo financiero. Una debida documentación y aplicación son las claves del éxito de las políticas. Puedes lograrlo:

  • Haciendo que la política de reembolso de gastos de tu empresa sea clara y específica. Definiendo cualquier término potencialmente confuso para que los empleados no malinterpreten las normas.
  • Probándola con los empleados. Cuando conoces los entresijos de la contabilidad, es fácil pensar que los demás también. Prueba tu nueva política en un grupo de ensayo antes de aplicarla en toda la empresa para ver qué necesitas explicar o simplificar. ¿Todo el mundo entiende qué es un plan de rendición de cuentas? ¿Los «gastos relacionados con el trabajo» están claramente definidos? ¿Pueden los empleados tener acceso a la tarjeta de crédito de la empresa en lugar de pagar de su bolsillo? Pide comentarios para determinar si la política tiene cláusulas que puedan malinterpretarse. Realiza los ajustes necesarios.
  • Anunciar la nueva política y ponerla fácilmente a disposición a través de la herramienta de comunicación de tu empresa, Slack, intranet, etc. Haz que la política esté disponible en una unidad en la nube para que los empleados puedan consultarla sobre la marcha. Esta accesibilidad es especialmente importante para quienes viajan por negocios.
  • Incluyendo la política de reembolso de gastos en tu política de viajes corporativa para que sea aún más accesible.
  • Proporcionando a los empleados software de viajes y gastos para hacer cumplir la política. Dales una herramienta de gestión de gastos para ayudarles a recopilar los recibos y presentar informes de gastos y software de reserva de viajes para realizar el seguimiento de los gastos de los viajes.

Otro factor que puede actuar a favor de tu política de gastos es el tiempo. Para optimizar el cumplimiento de una nueva política, aplícala al comienzo de un nuevo año (fiscal o natural) o después de elaborar nuevos presupuestos o de auditar los gastos generales y de los viajes.

Consejos para hacer cumplir una política de reembolso de gastos

Después de aplicar tu política de reembolso, es importante hacer que se cumpla para evitar fraudes. El fraude en el reembolso de gastos generalmente ocurre de dos maneras: cuando los empleados se inventan gastos que no han tenido (como un viaje en taxi a una reunión a la que hayan ido caminando) o cuando inflan los gastos (alquilando un vehículo de lujo en lugar de una opción más económica).

Los pequeños reembolsos de gastos de viaje pueden acumularse. Digamos que un empleado utiliza una tarjeta de crédito personal para pagar un trayecto en taxi realizado para hacer una excursión personal durante un viaje de negocios. La tarifa es de solo 6 $ por lo que se le cuela al departamento de finanzas. Sin embargo, cuando multiplicas los pequeños gastos fraudulentos como este por docenas de empleados y cientos de viajes, estos 6 $ podrían convertirse rápidamente en 6000 $ o 60 000 $.

Es importante aplicar una política de reembolso de gastos para mantener el control sobre el gasto de la empresa y evitar que los empleados codiciosos agoten los recursos de la empresa usándolos para temas personales. Si haces que se cumpla la política y castigas a los que abusen de ella, el gasto excesivo y el fraude desaparecerán.

Usa estos consejos para evitar el fraude en el reembolso de los gastos:

  • Pide a los empleados que los recibos incluyan el nombre del proveedor, la fecha y hora de la compra y la lista de artículos comprados.
  • Examina los recibos. ¿Se han falsificado? ¿Las compras tienen sentido? ¿El empleado está tratando de obtener un reembolso por una propina, aunque esta se incluyese en la comida? ¿El recibo tiene un montón de gastos relacionados con la empresa y varias compras personales ocultas entre ellos? Actúa como un detective.
  • Define las consecuencias del fraude. Despedir a los empleados que cometen fraude servirá para dar ejemplo y disuadirá a quienes quisieran copiarlos.
  • Define las consecuencias del gasto excesivo. Si los empleados gastan más de la dieta diaria de su viaje, reembólsales hasta la cantidad permitida y no dejes que se vayan de rositas. Si un empleado gasta más de lo habitual en los viajes de negocios de forma consistente, piensa en ofrecerle menos oportunidades para viajar.
  • Usa herramientas que hagan que la política de gastos de la empresa se cumpla. Adopta una herramienta de gestión de viajes que muestre qué opciones sí recoge la política y cuáles no. La tecnología hace que sea más fácil que nunca identificar y prevenir el fraude de la política de reembolso de gastos.
  • Otorga a los empleados acceso a tarjetas de empresa virtuales. Estas tarjetas dan a los administradores la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real. Si un miembro del equipo financiero ve a alguien que viaja por negocios y hace compras sospechosas, puede enviarle una advertencia o enviarle una copia de la política de gastos por correo electrónico como recordatorio.

Haz que se cumpla la política de reembolso de gastos de tu empresa para evitar fraudes y ahorrarle dinero a tu empresa.

Plantillas, muestras y recursos de la política de reembolso de gastos

Ya tienes toda la preparación necesaria para elaborar tu propia política de reembolso de gastos. Estos son algunos recursos para ayudarte sobre la marcha.

Plantilla de política de reembolso de gastos básica (fuente)

Plantilla de política de reembolso de gastos básica

Plantilla de política de reembolso de gastos básica (fuente)

Plantilla de política de reembolso de gastos detallada

Plantilla de formulario de presentación del informe de gastos (fuente)

Plantilla de formulario de presentación del informe de gastos

Muestras de políticas de reembolso de gastos

Cuando la política de reembolso de gastos de tu empresa es clara y fácil de encontrar, es más probable que los empleados se adhieran a ella. Cuando los empleados se adhieren a la política, podrán dedicar menos tiempo a preocuparse por los informes de gastos y más tiempo a hacer aquello para los que se les ha contratado.