Los reembolsos de los gastos se dan cuando una empresa debe dinero a sus empleados por aquellas compras que han pagado de su bolsillo en nombre de la empresa. Establecer una política formal de reembolso de gastos sienta las bases sobre los tipos de gastos que cubrirá la empresa y sobre cuándo la empresa los reembolsará.

Una política de reembolso de gastos es un conjunto de directrices que dictan qué gastos corrientes pueden hacer los empleados en nombre de la empresa, y cómo y cuándo se les reembolsarán los gastos relacionados con el trabajo.Cualquier empresa cuyos empleados hagan compras en nombre de la compañía usando fondos personales (efectivo, tarjeta de crédito personal, etc.), en lugar de una tarjeta de crédito corporativa, debe tener una política de reembolso de gastos.Los gastos corrientes son muy habituales en la planificación de eventos o en puestos que requieran viajar mucho. Un empleado podría pagar de su propio bolsillo la tarifa del taxi desde el aeropuerto hasta un centro de conferencias. O alguien podría usar fondos personales para comprar suministros de última hora para una recaudación de fondos que su empresa esté organizando. Cuando los empleados usan su propio dinero para hacer compras en nombre de su empleador, necesitan saber cómo se les reembolsarán los gastos.

Hay dos pasos clave para crear una política de reembolso de gastos:

Preguntarse a uno mismo:

En primer lugar, pídeles que hagan seguimiento de sus compras guardando los recibos. Deben indicar para qué era cada gasto para demostrar que tenía un propósito empresarial si Hacienda decide realizar una auditoría. ¿Te has cansado de que te entreguen recibos en papel? Utiliza una

herramienta de comunicación de gastos para automatizar los informes de gastos

y simplificar el seguimiento de los gastos de los viajes.A continuación, establece los plazos para presentar los informes de gastos para que puedas cerrar el registro contable y reembolsar a los empleados de manera oportuna. Decide cómo efectuar los reembolsos a los empleados. Los reembolsos de gastos no son ingresos imponibles para los empleados si cumplen con los criterios del plan de rendición de cuentas de Hacienda. En tal caso, los reembolsos deberían separarse de los salarios de los empleados.Indica cuándo y cómo se reembolsarán los gastos a los empleados. Por ejemplo, podrías reembolsar a los empleados los gastos corrientes a través de un ingreso a cuenta cuando reciban la nómina, o podrías extender cheques a los 30 días de procesar los gastos. Solo es cuestión de decidir qué le va mejor a tu organización.

Crear una política de reembolso para los gastos corrientes es la mitad del trabajo que tiene que hacer el equipo financiero. Una debida documentación y aplicación son las claves del éxito de las políticas. Puedes lograrlo:Otro factor que puede actuar a favor de tu política de gastos es el tiempo. Para optimizar el cumplimiento de una nueva política, aplícala al comienzo de un nuevo año (fiscal o natural) o después de elaborar nuevos presupuestos o de auditar los gastos generales y de los viajes.

Después de aplicar tu política de reembolso, es importante hacer que se cumpla para evitar fraudes. El fraude en el reembolso de gastos generalmente ocurre de dos maneras: cuando los empleados se inventan gastos que no han tenido (como un viaje en taxi a una reunión a la que hayan ido caminando) o cuando inflan los gastos (alquilando un vehículo de lujo en lugar de una opción más económica).Los pequeños reembolsos de gastos de viaje pueden acumularse. Digamos que un empleado utiliza una tarjeta de crédito personal para pagar un trayecto en taxi realizado para hacer una excursión personal durante un viaje de negocios. La tarifa es de solo 6 $ por lo que se le cuela al departamento de finanzas. Sin embargo, cuando multiplicas los pequeños gastos fraudulentos como este por docenas de empleados y cientos de viajes, estos 6 $ podrían convertirse rápidamente en 6000 $ o 60 000 $.Es importante aplicar una política de reembolso de gastos para mantener el control sobre el gasto de la empresa y evitar que los empleados codiciosos agoten los recursos de la empresa usándolos para temas personales. Si haces que se cumpla la política y castigas a los que abusen de ella, el gasto excesivo y el fraude desaparecerán.Usa estos consejos para evitar el fraude en el reembolso de los gastos:Haz que se cumpla la política de reembolso de gastos de tu empresa para evitar fraudes y ahorrarle dinero a tu empresa.

Ya tienes toda la preparación necesaria para elaborar tu propia política de reembolso de gastos. Estos son algunos recursos para ayudarte sobre la marcha.

Cuando la política de reembolso de gastos de tu empresa es clara y fácil de encontrar, es más probable que los empleados se adhieran a ella. Cuando los empleados se adhieren a la política, podrán dedicar menos tiempo a preocuparse por los informes de gastos y más tiempo a hacer aquello para los que se les ha contratado.