¿En qué consiste una política de «T and E»?
A grandes rasgos, tu política debería cubrir:
- Objetivos empresariales permitidos para viajar
- Herramienta y proceso de reserva (para vuelos, alojamiento, trenes y coches de alquiler)
- Directrices de gastos básicas para cada categoría de gasto
- Directrices de reembolso básicas (para comida, taxis y otros pequeños gastos)
Una política de «T and E» debe aclarar el presupuesto total de quienes viajen por negocios, incluidos los gastos de entretenimiento de los clientes, los gastos de transportes y muchos más. También debería indicar claramente cuánto puede gastarse un empleado en ciertos artículos sin tener que pedir ninguna aprobación. También debería incluir qué gastos debe pedir el empleado que se aprueben en primer lugar.
Las políticas de «T and E» incluyen obligaciones fiscales y procesos de reembolso y ofrecen un resumen de la gestión de los gastos. Las políticas pueden variar en función de la sede de la empresa y de a dónde se viaje.
Por ejemplo, si el empleado tiene una cuenta bancaria estadounidense asociada a una tarjeta de crédito que permita efectuar pagos en Europa: detalles tan paueños como este deben tenerse en cuenta en cualquier política de «T and E».
Puede que tengas un documento digital con tu política de viajes y gastos para indicar a los viajeros qué herramienta deben usar para reservar viajes y cómo reclamar el reembolso de un pago y sus dietas diarias. Pero la mayor parte de tu política de viajes debería ser digital para poder automatizarse. Debería estar en tu
«software» de gestión de viajes de negocios
para disminuir y reducir los gastos reembolsables (ya que el equipo financiero, en vez de quienes viajan, podrá pagar cualquier viaje).