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Guía de 2022 para gestionar viajes y gastos

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Política de gastos de viajes y representación - Las mejores prácticas

El término «T and E» se utiliza mucho en los viajes de negocios. En este caso, el acrónimo puede hacer referencia a dos cosas: o a viajes y gastos (del inglés «travel and expenses») o a viajes y entretenimiento («travel and entertainment»). 

En esta guía rápida, descifraremos lo que significan realmente ambas cosas. Y también cómo puedes gestionar el proceso de gastos de viajes y representación de tu plan de viajes corporativo. 

¿Qué significa «T and E»? 

Los viajes y los gastos o los viajes y el entretenimiento son básicamente los gastos en que incurren los empleados cuando viajan por trabajo (un viaje de negocios) o alternan con un cliente. 

Los gastos de «T and E» incluyen gastos de viajes, alquileres de espacios de reuniones empresariales, alojamiento, dietas, cargos por llamadas al extranjero y mucho más. Incluyen cualquier gasto necesario, o que se haya acordado previamente con arreglo a una política de cumplimiento, para lograr un buen resultado del trabajo realizado al viajar. Los departamentos de negocios y finanzas generalmente manejan procesos de «T and E». 

Los procesos de «T and E» escalables permiten a los empleados deshacerse de la tarjeta de empresa y tener más autonomía a la hora de usar su propia tarjeta de crédito o tarjeta electrónica en los viajes de trabajo.  

Los beneficios de tener una política de «T and E» (más lo que pasa si no se tiene)

Si tu empresa no tiene una política de viajes y gastos efectiva, experimentará mucha frustración y probablemente también gaste más de lo necesario. Una política de «T and E», cuando es precisa y está automatizada, ayuda a controlar los gastos sin recurrir a una gestión pormenorizada, reduce las preguntas repetitivas que debe responder el equipo administrativo y garantiza que el equipo de finanzas tenga acceso continuo a los datos y los informes que necesita. 

Sin la política de «T and E» adecuada, se realizará más trabajo del necesario con el proceso de aprobación, los reembolsos o la recopilación de informes de gastos, entre otras tareas. 

Herramientas de automatización de políticas de «T and E»

Es posible que te preguntes si hay algún «software» que admita una política de viajes y gastos digital. Afortunadamente, sí lo hay. Cuando automatizas tu política, consigues beneficios importantes:

  • Proceso de aprobación más rápido
  • Ahorro de costes gracias a un mejor cumplimiento de la política
  • Límites de gasto precisos por equipo, departamento o proyecto
  • Datos transparentes y en tiempo real sobre los costes de «T and E»
  • Informes de gastos consolidados desde una única herramienta de reservas

Una política de viajes automatizada es más fácil de entender y de cumplir. Por ejemplo, en TravelPerk, la indicación «No cumple con la política» podrá verse en un hotel si la tarifa por noche es demasiado alta. 

Los viajeros también pueden optar por pulsar el botón que solo muestra las opciones que cumplen con la política, para ahorrarse ver las que no. Esta opción pueden activarse y desactivarse, para que quienes viajen con poco tiempo puedan solicitar la aprobación de una reserva que no cumpla la política en caso necesario. (Puesto que las habitaciones de los hoteles en las ciudades más populares tienen a encarecerse cuanto más se aproxime la fecha).

Entonces, los viajeros solo verán las opciones que se ciñan a su política. En primer lugar, podrán ver los hoteles mejor valorados, pero dispondrán de muchos filtros para encontrar exactamente lo que buscan según sus intereses. 

¿En qué consiste una política de «T and E»?

A grandes rasgos, tu política debería cubrir:

  • Objetivos empresariales permitidos para viajar
  • Herramienta y proceso de reserva (para vuelos, alojamiento, trenes y coches de alquiler)
  • Directrices de gastos básicas para cada categoría de gasto
  • Directrices de reembolso básicas (para comida, taxis y otros pequeños gastos)

Una política de «T and E» debe aclarar el presupuesto total de quienes viajen por negocios, incluidos los gastos de entretenimiento de los clientes, los gastos de transportes y muchos más. También debería indicar claramente cuánto puede gastarse un empleado en ciertos artículos sin tener que pedir ninguna aprobación. También debería incluir qué gastos debe pedir el empleado que se aprueben en primer lugar. 

Las políticas de «T and E» incluyen obligaciones fiscales y procesos de reembolso y ofrecen un resumen de la gestión de los gastos. Las políticas pueden variar en función de la sede de la empresa y de a dónde se viaje. 

Por ejemplo, si el empleado tiene una cuenta bancaria estadounidense asociada a una tarjeta de crédito que permita efectuar pagos en Europa: detalles tan paueños como este deben tenerse en cuenta en cualquier política de «T and E».

Puede que tengas un documento digital con tu política de viajes y gastos para indicar a los viajeros qué herramienta deben usar para reservar viajes y cómo reclamar el reembolso de un pago y sus dietas diarias. Pero la mayor parte de tu política de viajes debería ser digital para poder automatizarse. Debería estar en tu «software» de gestión de viajes de negocios para disminuir y reducir los gastos reembolsables (ya que el equipo financiero, en vez de quienes viajan, podrá pagar cualquier viaje).

Sugerencia profesional: una política de viajes automatizada alcanza tasas de cumplimiento del 90 % o más. Ofrecen transparencia a los empleados autonomía y al departamento financiero o los gestores de viajes.  

¿Qué incluye un informe de gastos de «T and E»? 

Los informes de gastos de «T and E» son necesarios para cubrir los gastos en viajes de los empleados y minimizar los costes que no sean necesarios ni para el empleado ni para la empresa. Cualquier informe de gastos de «T and E» debe incluir: 

  • La fecha del gasto
  • El proveedor del gasto
  • El motivo de cada gasto, es decir, si es por viaje, alojamiento, almuerzo con cliente o «coworking»
  • La cuenta interna facturable, es decir, Marketing o Desarrollo de Negocios
  • El comprobante de pago mediante recibo o factura
  • El nombre del empleado que haya comprado el artículo
  • El subtotal de la compra
  • Cualquier impuesto o IVA asociado a la compra
  • El total general (impuestos incluidos)

Documentar los gastos de «T and E» no tiene por qué ser complicado. TravelPerk puede ayudar a agilizar tus procesos, haciendo que los futuros viajes de negocios fluyan como la seda. 

La herramienta alberga un espacio en donde tus empleados, gestores de viajes y equipos financieros pueden comunicarse, recopilar la información que necesitan y compartir políticas. Asegúrate de que todo el mundo puede acceder a los informes de gastos de «T and E» sin problemas. 

Implicaciones fiscales de «T and E» 

Muchos de los viajes de negocios de tus empleados serán deducibles. Así será si el IRS considera dichas operaciones necesarias para tu actividad económica principal. La dura verdad es que muchas empresas pierden millones en IVA no reclamado por programas de viajes corporativos. 

No hace falta que tu empresa esté registrada en el país al que viaje el empleado para reclamar el IVA. Recurre al inventario relacionado con el IVA de TravelPerk, la calculadora de IVA propietaria y los expertos internos en IVA para orientarte sobre cómo configurar una solución de IVA automatizada. Podrías ahorrarte hasta un 20 % de todo tu presupuesto de viajes de negocios al año en el futuro. 

5 formas de crear un proceso de «T and E» exitoso para tu empresa

Sigue estas prácticas recomendadas de políticas para reducir las violaciones de la política, disminuir el trabajo de quienes deben hacer aprobaciones y llevar a cabo auditorías en un suspiro. Lo que es bueno para el viajero, también es bueno para el director financiero. 

1. Haz que sea accesible 

Tu proceso debe ser, a partes iguales, comprensible y accesible. Asegúrate de guardar tus políticas y la información esencial en un sitio al que puedan acceder los empleados. Si estás trabajando con contratistas, tendrás que tener en cuenta que tal vez no tengan un correo electrónico de empresa y que también deberás darles cabida. 

Al mismo tiempo, tu proceso debe ser comprensible y directo. No quieres que nadie tenga que explicar constantemente cómo seguir el proceso; quieres que todo el mundo lo aprenda y lo siga al pie de la letra. Cuanto más simple sea, ¡mejor! 

2. Prepárate para el móvil 

Los empleados que viajan se mueven: la propia palabra lo dice. Deben poder acceder a la documentación de «T and E» independientemente de dónde estén. Es decir, no puedes esperar que saquen su portátil para contabilizar sus gastos cada vez que tengan uno. Puede que no encuentren el momento en todo el día. 

Tu proceso de «T and E» debe ser compatible con los móviles, para que los empleados puedan hacer un seguimiento de los gastos y garantizar que se ciñen a las políticas sin tener que interrumpir su ritmo diario. 

3. Crea políticas claras 

La palabra «política» es ominosa. El caso es que no deberían ser demasiado complicadas. Cuando estés creando una política de «T and E», recuerda para quién la haces. Habla con tu lector, usa un lenguaje que entienda y haz que sea simple. 

4. Automatiza tu flujo de trabajo (y deja que los viajeros hagan sus propias reservas)

La automatización hace que gestionar viajes sea más manejable. Además, lograrla no requiere tanto tiempo como crees. Con TravelPerk, puedes configurar un proceso automatizado de viajes y gastos en un par de clics. Puedes seleccionar un socio de gastos ya integrado como Expensify, Yokov y Paykawk. O integrar tus propios sistemas con la API de gastos de TravelPerk, lo que más le convenga a tu empresa. 

Saca tiempo para automatizar tu flujo de trabajo de «T and E». En el futuro lo agradecerás. Así acabarás con las largas cadenas de correos electrónicos y nada se pasará por alto. 

Además, la automatización de «T and E» sumará nuevos datos valiosos sobre tu empresa, lo que te permitirá saber cómo optimizar todo para lograr un beneficio financiero en el futuro. 

Siempre y cuando tu política de «T and E» automatizada encaje con las necesidades de tu empresa, los viajeros deberían poder hacer sus propias reservas en tu herramienta de reservas. Esto les da autonomía sobre su experiencia de viajes, además de consolidar los gastos de la empresa para ahorrarte más tiempo a la hora de presentar informes. 

5. Incorpora tu herramienta de automatización 

El último paso para crear un proceso de «T and E» fluido es incorporar tu herramienta de automatización y tu flujo de trabajo. Asegúrate de que toda la empresa tiene un buen resumen de cómo funciona la herramienta y de cómo usarla. Hazlo bien a la primera para no tener que repetirlo.  

Dale la bienvenida a unos flujos de trabajo de «T and E» más sencillos 

Esto es todo sobre la abreviatura de «T and E». Sigue esta sencilla guía para configurar flujos de trabajo y políticas en toda la empresa que garanticen que tus gastos de «T and E» sean perfectos. Así, todo el mundo percibirá los viajes como algo mucho más fluido. Además, podrás echar un vistazo a las reservas y posiblemente ahorrarle a la empresa hasta un 20 % del gasto de IVA innecesario al año.

Hemos preguntado a Katharina Wodischeck de Adsquare cuándo cree que una empresa debe automatizar sus gastos de viajes. Esto es lo que nos ha dicho:

«Si se tienen pocos empleados, es posible gestionar los gastos de viaje con hojas de Excel y recibos en papel. Sin embargo, a medida que las empresas crecen, el proceso de aprobación, los informes y el análisis de los gastos de los viajes se vuelven más complejos y los equipos de finanzas y contabilidad no son los únicos que se ven obligados a malgastar su tiempo en cosas que podrían automatizarse fácilmente.Las empresas deberían definir su "status quo" y lo que quieren lograr al automatizar sus «T and E». Una vez que el proceso de «T and E» esté automatizado, será fácil responder al crecimiento de la empresa o al incremento de los viajes de los empleados y, a largo plazo, esto supondrá un gran ahorro en términos de costes administrativos». (Katharina Wodischeck, directora de Finanzas, Adsquare)