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Las 5 razones por las que la gestión automatizada de viajes es el futuro

21 May 2020

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Las 5 razones por las que la gestión automatizada de viajes es el futuro

La automatización está cambiando fundamentalmente la forma en la que vivimos. Desde la forma en que nos comunicamos y aprendemos hasta la forma en que trabajamos y las decisiones diarias que tomamos, nuestra sociedad ahora está sostenida por procesos automatizados. La eficiencia y la fluidez es lo principal, y esto aplica a los viajes corporativos.

Mientras que los viajes corporativos antiguos podían llegar a ser viajes estresantes y accidentados, el viajero de negocios de hoy en día espera una experiencia fluida y optimizada, una experiencia que se ve reforzada por tecnología intuitiva y fácil de usar. Además, las empresas con visión de futuro están descubriendo que la automatización puede ahorrar tiempo y dinero en lo que respecta a la gestión de viajes, a la vez que desbloquea el potencial oculto de una empresa y abre nuevas oportunidades de crecimiento.

Pero, ¿hasta qué punto la automatización cambiará el panorama para los viajes corporativos? ¿Y qué tan fácil es de implementar? Examinemos el efecto de la automatización en las empresas y los viajeros de negocios para analizar los beneficios clave:

1) Rentabilidad optimizada

Antes de que un prometedor sistema nuevo pueda afirmar que ha revolucionado una industria, primero tiene que cumplir su función principal. ¿Se ha ahorrado en costes? Para una empresa, reformar su enfoque y renovar sus sistemas existentes es un gran paso. Establecer la automatización en ciertas áreas de una empresa puede ser costoso e inicialmente tomar mucho tiempo, pero a largo plazo, el esfuerzo vale la pena cuando queda claro que se ahorrará en costes y transformará un negocio. La automatización puede ahorrar a las empresas entre un 40 y un 70% de gastos, con una recuperación de la inversión que oscila entre varios meses y varios años. Así es cómo:

Automatización básica: Ahorrar tiempo y reducir los errores humanos

Una máquina puede realizar tareas mundanas básicas de gran volumen mucho más rápido que un ser humano y con un grado mucho mayor de precisión. El tiempo dedicado a tareas administrativas, como la búsqueda, la recopilación de datos, la extracción de datos y el análisis; ahorra tiempo y dinero en las tareas iniciales, a la vez que evita los gastos por errores e inexactitudes.

Trabajadores satisfechos

No hay nada divertido en buscar y examinar un montón de datos mundanos, entonces, ¿por qué no dejar que las máquinas hagan el trabajo de cálculo? Un proceso de viaje corporativo automatizado simplifica todo, desde reservar un viaje y cotejar gastos hasta analizar estadísticas anuales, dejando a los trabajadores libres para realmente disfrutar de los aspectos vitales de su trabajo y ofrecer un mejor rendimiento.

Mayor visibilidad a través de la automatización.

Con el seguimiento en tiempo real y la presentación de informes sobre todos los viajes corporativos, las empresas pueden determinar exactamente cómo y dónde se gasta el dinero. Una mayor visibilidad de los patrones de gasto permitirá un enfoque minucioso en el rendimiento y brindará una comprensión panorámica de los gastos de la empresa.

La automatización puede conducir a oportunidades comerciales imprevistas, desde identificar y predecir posibles tendencias empresariales a través de la extracción de datos hasta una visión profunda de la mejora continua a través del aprendizaje automático. Ya sea que estés reescribiendo una política de viaje o modernizando tus estrategias de gestión de viajes, la automatización de viajes corporativos tiene el potencial de tener un profundo efecto en uno de los aspectos más importantes de un negocio, ahorrando costes y estimulando el potencial de crecimiento.

Esto ya está sucediendo con TravelPerk, que proporciona a las empresas una gran cantidad de información, analizando datos para dar una visión experta sobre los gastos en viajes corporativos. Por ejemplo, si los datos muestran que una compañía gasta en Londres el 35% de su presupuesto de viajes, nosotros los guiaremos hacia las mejores tarifas corporativas disponibles en la capital del Reino Unido.

2) Política de viaje transparentes

Históricamente, las políticas de viajes de una empresa siempre han sido difíciles de lograr. Menos divertidas de leer que “La A-Z del coleccionismo de sellos», las políticas de viaje del pasado eran documentos extensos y aburridos que debían evitarse a toda costa. Sin embargo, la automatización ha cambiado esto para siempre.

Para las empresas de hoy en día, es esencial tener una política de viaje intuitiva que funcione tanto para el negocio como para el viajero. Con más y más millennials expertos en tecnología en las oficinas, el camino a seguir es crear una cultura basada en la confianza, una en la que los empleados se sientan empoderados para tomar el control de sus propias reservas. Una política flexible que utiliza la tecnología para crear un sistema automatizado fluido y eficiente es la solución perfecta para los viajeros modernos y expertos que estaban frustrados con métodos anticuados y obsoletos.

El uso de una herramienta de reserva de viajes mantiene todo centralizado y garantiza que los viajeros corporativos se apeguen constantemente a la política, a la vez de que obtienen el control sobre sus propios viajes. Las comunicaciones, reservas, aprobaciones y facturaciones ahora están todas bajo un mismo techo. Con la política de viajes de la empresa integrada en cada paso del camino, esto ha sido un gran salto para la gestión de los viajes de negocios.

3) Una experiencia mejorada para los viajeros de negocios

El viajero de negocios de hoy en día exige una experiencia de viaje interesante. No quieren un viaje que los despoje del entusiasmo por su carrera: quieren aprender, experimentar cosas nuevas y hacer conexiones. Y sobre todo, quieren sentirse valorados.

Es por esto que la automatización es un componente vital en la experiencia de viajes corporativos. Empoderar a un viajero de negocios dándole el control de su propio viaje, desde reservar los vuelos y alojamiento hasta encontrar sus actividades ideales en su tiempo libre, es la mejor manera que de una empresa demuestre cuánto valoran su talento. Todo esto es hecho posible gracias a la automatización.

4) Seguridad y protección

En el mundo de actual, la seguridad nunca ha sido tan importante. Las empresas tienen el deber de cuidar a sus viajeros y la gestión de riesgos es una parte vital de cualquier estrategia de gestión de viajes.

Si se utiliza todo su potencial, la tecnología puede utilizarse para disminuir el riesgo de los viajes corporativos. La automatización permite estrategias mucho más fiables. Los informes de riesgos e incluso los sistemas de rastreo GPS permiten un mayor grado de comunicación entre las empresas y sus viajeros. Además, los datos pueden identificar zonas de alto riesgo, garantizando la seguridad de los empleados durante el viaje.

5) Gestión de gastos simplificada

Con la automatización para los viajes corporativos, los problemas con los gastos se transforman de manera inconmensurable. Lo que antes era una pesadilla para muchos se ha convertido en un proceso fácil e indoloro.

Históricamente, los gastos de un viaje han sido uno de los más difíciles de mantener bajo control en el espacio empresarial. Los sistemas ya anticuados de presupuestación y todos los documentos que se extraviaban hacían que fuera casi imposible realizar un seguimiento de los gastos de los viajes de los empleados, lo que significaba una pérdida de tiempo y dinero.

Con un sistema automatizado, los empleados pueden realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real y acceder a sus informes de gastos en un solo sitio. Darle a los viajeros de negocios las riendas e implementar un sistema de auto-reserva simplifica la administración de gastos y libera mucho tiempo en muchas áreas de un negocio.

Para los equipos de finanzas, un proceso automatizado de viajes corporativos es quitarse un gran peso de encima. Los montones y las pilas de facturas se pueden procesar y gestionar de manera rápida y eficiente. En lugar de canalizar todo a través de un gerente de oficina estresado y con exceso de trabajo, un proceso automatizado mantiene las cosas fácilmente accesibles y rastreables.

La automatización de la gestión de viajes corporativos significa que todos los gastos se pueden rastrear a través de la herramienta de reserva. El viajero de negocios es libre de reservar y controlar su propio viaje y puede realizar modificaciones con facilidad, mientras que las empresas obtienen la visibilidad y el control que necesitan sobre los gastos de viaje.

La automatización está aquí para quedarse

A comienzos de siglo, los jóvenes emprendedores y dueños de pequeñas empresas emergentes, tenían grandes ideas. En desacuerdo con la idea de dejar que las compañías viejas y anticuadas lideraran el camino, estos visionarios construyeron sus negocios con nuevas tecnologías.

A medida que nos acercamos a 2020, los algoritmos y el aprendizaje automático han demostrado ser el camino a seguir para procesar grandes cantidades de datos. Bajo el paraguas de la automatización, una nueva forma de pensar ha desafiado el status quo y ha irrumpido el mercado para siempre.

Para los gerentes de viajes, directores financieros y viajeros de negocios, la automatización ya es la piedra angular de su trabajo diario. Para las empresas, no es un salto de fe adoptar la automatización. Estando hoy en día el sector de viajes corporativos en constante evolución, esto es un paso fundamental para asegurarse la competitividad de su negocio.

  

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