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5 raisons d’adopter un système de voyage automatisé

19 Avr 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

5 raisons d’adopter un système de voyage automatisé

L’automatisation révolutionne notre façon de vivre. De la manière dont nous communiquons et apprenons à celle dont nous travaillons, en passant par les choix quotidiens que nous faisons, nos sociétés reposent désormais sur des processus automatisés. L’efficacité et la fluidité sont devenues les clés d’un processus efficace. Il en va de même pour les voyages d’affaires modernes.   

Auparavant, les voyages d’affaires pouvaient être stressants et réserver quelques mauvaises surprises. Mais de nos jours, les voyageurs d’affaires espèrent une expérience fluide et simplifiée, optimisée par une technologie intuitive et facile à utiliser. De plus, les entreprises les plus avant-gardistes découvrent que l’automatisation peut leur faire économiser du temps et de l’argent en matière de gestion des voyages, tout en libérant le potentiel caché d’une entreprise et en offrant de nouvelles opportunités de croissance.

Mais dans quelle mesure l’automatisation changera-t-elle le domaine des voyages d’affaires et peut-elle être implémentée facilement ? Examinons l’effet de l’automatisation sur les entreprises et leurs voyageurs d’affaires, puis établissons une liste des principaux avantages qu’elle présente.

1. Une meilleure rentabilité

Avant qu’un nouveau système flambant neuf puisse prétendre avoir révolutionné un secteur, il doit remplir sa fonction principale : réduire les coûts. Pour une entreprise, revoir son approche et améliorer ses systèmes existants constituent un grand pas en avant. Automatiser certains domaines d’une entreprise peut s’avérer coûteux et prendre du temps au départ. Mais à long terme, cela en vaut la peine en réduisant les coûts et en transformant l’entreprise. L’automatisation peut faire économiser aux entreprises entre 40 et 70 %, avec un retour sur investissement allant de plusieurs mois à plusieurs années. Voici comment :

Automatisation de base : gain de temps et réduction des erreurs humaines

Une machine peut effectuer des tâches banales à grand volume bien plus rapidement qu’un humain et avec un degré de précision beaucoup plus élevé. Le temps consacré à la recherche, la collecte, à l’exploration et l’analyse de données permet d’économiser du temps et de l’argent sur les tâches initiales. C’est également une bonne méthode pour éviter les coûts relatifs aux erreurs et aux inexactitudes.  

Des travailleurs satisfaits

Il n’y a rien d’amusant à rechercher et à passer au crible de grands volumes de données. Alors, pourquoi ne pas laisser les machines se charger de ce calcul de masse ? Un système de voyage automatisé simplifie absolument tout. Il permet de réserver des voyages, de collecter les données liées aux dépenses, mais aussi d’analyser les données statistiques annuelles. Ainsi, les salariés se penchent davantage sur l’aspect humain de leur mission et réalisent bien souvent de meilleures performances.

Une plus grande visibilité grâce à l’automatisation 

Avec un suivi et des rapports en temps réel sur l’activité de tous les salariés en déplacement, les entreprises sont en mesure de déterminer exactement comment et où l’argent est dépensé. Une plus grande visibilité des habitudes de dépenses permet d’axer votre activité sur la performance et de comprendre l’ensemble des dépenses de l’entreprise.

L’automatisation donne la possibilité de décrocher des opportunités commerciales que vous n’attendiez pas. En analysant des données précises, vous serez en mesure d’identifier et de prévoir des tendances commerciales potentielles. Ce type d’analyse ira en s’améliorant à chaque utilisation grâce à un principe de machine learning (apprentissage automatique). Qu’il s’agisse de réécrire une politique de voyage d’entreprise ou de donner un nouveau souffle à vos stratégies de gestion des voyages, l’automatisation des procédures peut avoir un véritable impact sur deux objectifs parmi les plus importants d’une entreprise : réduire les coûts et stimuler la croissance.

TravelPerk fournit déjà aux entreprises une mine d’informations et examine les données de voyage pour offrir une analyse exhaustive des dépenses de voyages d’affaires. Supposons, par exemple, que les données indiquent qu’une entreprise dépense 35 % de son budget de voyage à Londres. Dans ce cas, nous les orienterons vers les services de la capitale britannique proposant les meilleurs tarifs aux entreprises.

2. Politique de voyage d’entreprise limpide

Ce n’est pas nouveau, les politiques de voyage d’entreprise ont toujours été difficiles à faire respecter par les salariés. Moins amusant encore que de lire « La philatélie de A à Z » (c’est dire…), les anciennes politiques de voyage consistaient en de très volumineux et très pompeux documents. À éviter à tout prix ! Heureusement, l’automatisation a mis fin à ce fléau.

Pour les entreprises modernes, une politique de voyage d’entreprise intuitive qui convient à la fois à la société et aux voyageurs est essentielle. Avec de plus en plus de milléniaux avertis en technologie au bureau, établir un contrat de confiance avec lequel les employés sont habilités à gérer leurs propres réservations, c’est la marche à suivre. Les salariés modernes et technophiles soupirent devant les méthodes obsolètes. Une politique flexible qui exploite la technologie pour créer un système automatisé fluide est bien plus efficace et représente la solution parfaite pour eux.

Un outil de réservation de voyage permet de tout centraliser et garantit aux voyageurs d’affaires de respecter systématiquement la politique en vigueur, en gérant leurs propres voyages. Les communications, les réservations, les validations et la facturation sont désormais regroupées dans un même système, la politique de voyage d’entreprise étant intégrée à chaque étape du processus. C’est une véritable révolution dans la gestion des voyages d’affaires !

3. Expérience améliorée pour les voyageurs d’affaires

Les voyageurs d’affaires d’aujourd’hui exigent une expérience de voyage enrichissante. Ils ne veulent pas d’un voyage qui sape leur enthousiasme pour leur carrière ! Au contraire, ils veulent découvrir de nouvelles choses et créer des liens. Ils veulent surtout se sentir valorisés.

C’est pourquoi l’automatisation constitue un élément essentiel de l’expérience de voyage d’entreprise moderne. La meilleure façon pour une entreprise de montrer à ses salariés à quel point ils sont importants, c’est de leur donner plus de libertés lors des voyages d’affaires. L’automatisation leur offre ainsi la possibilité de réserver leur billet d’avion ou de train, de trouver la meilleure solution d’hébergement et de sélectionner les activités auxquelles ils pourront consacrer leur temps libre. 

4. Sûreté et sécurité

Dans le monde d’aujourd’hui, la sûreté et la sécurité n’ont jamais occupé une place aussi importante. Les entreprises ont un devoir de diligence envers leurs voyageurs et la gestion des risques constitue un élément essentiel de toute stratégie de gestion des voyages.

Exploitée au maximum de son potentiel, la technologie peut être utilisée pour assurer la sécurité des voyageurs d’affaires. L’automatisation permet de mettre en œuvre une stratégie de prévention de risque beaucoup plus fiable. Grâce à des rapports et un suivi GPS en temps réel, la communication entreprise/voyageurs s’élève au niveau supérieur. De plus, les données peuvent identifier les zones à haut risque, garantissant ainsi la sécurité des employés en déplacement.

5. Gestion des dépenses simplifiée

Avec la gestion des voyages d’affaires automatisée, gérer les dépenses change du tout au tout. Ce qui était auparavant un cauchemar pour beaucoup est devenu un processus fluide et pratique.

Les frais de déplacement et de dépenses ont toujours compté parmi les coûts les plus difficiles à maîtriser dans l’entreprise. Les systèmes de budgétisation obsolètes et les documents égarés rendaient presque impossible le suivi des coûts de déplacements des employés, ce qui engendrait une perte de temps et d’argent.

Grâce à un système automatisé, les employés peuvent suivre les dépenses en temps réel et accéder à leurs rapports de dépenses avec un seul outil. Confier aux voyageurs d’affaires la gestion de leurs voyages et mettre en œuvre un système d’auto-réservation, simplifie la gestion des dépenses et libère énormément de temps.

Un système de voyage automatisé allège considérablement la charge de travail des équipes de finances. Les piles de factures sont traitées rapidement et efficacement. Plutôt que de tout faire passer par un(e) responsable surchargé(e) et stressé(e), un système de voyage automatisé permet de rendre les informations facilement accessibles et traçables.

La gestion des voyages d’affaires automatisée donne la possibilité de suivre toutes les dépenses depuis l’outil de réservation. Le voyageur d’affaires est libre de réserver et de gérer son propre voyage et peut apporter des modifications facilement. Quant à l’entreprise, elle bénéficie de la visibilité et du contrôle nécessaires sur les dépenses de voyage.

L’automatisation s’inscrit dans le présent et l’avenir

Au cours des dernières années, de jeunes entrepreneurs ambitieux à la tête de petites startups ont fait s’épanouir des idées décomplexées dépassant leur statut d’entreprise. Plutôt que de laisser les sociétés obsolètes ouvrir la voie, ces penseurs visionnaires ont cherché à développer leurs activités sur les nouvelles technologies.

À l’approche de 2020, les algorithmes, le machine learning et le Big Data se sont avérés être la voie à suivre. Sous l’égide de l’automatisation, une nouvelle façon de penser a remis en question le statu quo et bouleversé le marché pour de bon.

Pour les responsables des voyages, les directeurs financiers et les voyageurs d’affaires, l’automatisation représente déjà un élément fondamental de leur travail quotidien. Les entreprises doivent comprendre que l’automatisation n’est pas une prise de risque, mais au contraire une manière de s’adapter au secteur des voyages d’affaires en constante évolution. Il s’agit d’une étape fondamentale pour garder votre entreprise compétitive.

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