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5 Gründe, warum automatisiertes Reisemanagement die Zukunft ist

25 Mai 2020

Präsentiert von TravelPerk, der Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

5 Gründe, warum automatisiertes Reisemanagement die Zukunft ist

Die Automatisierung verändert unsere Leben grundlegend. Von der Art und Weise, wie wir kommunizieren, lernen und arbeiten bis zu den Entscheidungen, die wir täglich treffen – unsere Gesellschaften werden von automatisierten Prozessen gestützt. Effizienz und Fluidität bedeuten alles. Moderne Geschäftsreisen sind nicht anders.

Während Dienstreisen früher eine holprige und stressige Angelegenheit sein konnten, erwarten Geschäftsreisende heutzutage ein reibungsloses, optimiertes Erlebnis, das auf einer intuitiven, benutzerfreundlichen Technologie basiert. Darüber hinaus entdecken vorausdenkende Unternehmen, dass sie durch die Automatisierung beim Reisemanagement viel Zeit und Geld sparen können, um so verborgenes Potenzial freizusetzen und neue Wachstumschancen zu nutzen.

Aber wie sehr wird Automatisierung die Geschäftsreise-Landschaft verändern? Und wie einfach ist die Implementierung? Lassen Sie uns die Auswirkungen der Automatisierung auf Unternehmen und Geschäftsreisende untersuchen und die wichtigsten Vorteile aufschlüsseln.

1) Optimierte Kosteneffizienz

Bevor ein funkelndes neues System von sich behaupten kann, eine Branche revolutioniert zu haben, muss es seinen Hauptzweck erfüllen. Hat es Kosten gespart? Für ein Unternehmen ist es ein großer Schritt, seine Ansätze zu überarbeiten und vorhandene Systeme aufzufrischen. Das Einrichten einer Automatisierung in bestimmten Bereichen eines Unternehmens kann kostspielig sein und zunächst viel Zeit in Anspruch nehmen. Auf lange Sicht lohnt es sich jedoch, wenn klar wird, dass dadurch Kosten gespart werden und sich das Unternehmen transformiert. Durch die Automatisierung können Firmen zwischen 40 und 70% einsparen, während die Amortisationszeit von mehreren Monaten bis zu mehreren Jahren reichen kann. Wir erklären wie:

Grundlegende Automatisierung: Zeit sparen und menschliches Versagen reduzieren

Die Zeit, die für administrative Aufgaben wie das Suchen und Erfassen von Daten, deren Analyse und Data-Mining aufgewendet wird, kann bei wichtigeren Aufgaben eingespart werden und vermeidet gleichzeitig Kosten für Fehler und Ungenauigkeiten.

Zufriedene Angestellte

Es macht wirklich keinen Spaß, massenhaft banale Daten zu durchkämmen. Warum also die Zahlenarbeit nicht von Maschinen erledigen lassen? Ein automatisierter Prozess für Geschäftsreisen optimiert alles, von der Buchung einer Reise über die Kostenerfassung bis hin zur Analyse jährlicher Statistiken. Während die Angestellten die wichtigen Aspekte ihrer Arbeit, die von Menschen erledigt werden müssen, genießen und eine bessere Leistung erbringen können.

Mehr Transparenz durch Automatisierung

Durch Berichte zu allen Reisenden und deren Verfolgung in Echtzeit, können Unternehmen genau bestimmen, wie und wo genau Geld ausgegeben wird. Mehr Transparenz über das Ausgabeverhalten ermöglicht einen scharfen Fokus auf die Leistung und eine große Übersicht über die Ausgaben des Unternehmens.

Eine Automatisierung kann zu bisher unvorhergesehenen Geschäftsmöglichkeiten führen, von der Ermittlung und Vorhersage potenzieller Trends durch Datenanalysen bis hin zu tiefen Erkenntnissen zur kontinuierlichen Verbesserung durch maschinelles Lernen. Ob Sie Reiserichtlinien umschreiben oder Ihre Reisemanagementstrategien überarbeiten wollen, die Automatisierung von Geschäftsreisen kann einen tiefgreifenden Einfluss auf die wichtigsten Aspekte eines Unternehmens haben, nämlich Kosten zu sparen und das Wachstum zu fördern.

Mit TravelPerk passiert das bereits, denn wir stellen den Unternehmen eine Fülle von Informationen mit Reisedaten zur Verfügung, um so einen tiefen Einblick in die Ausgaben von Geschäftsreisen zu ermöglichen. Nehmen wir zum Beispiel an, die Daten zeigen, dass ein Unternehmen 35% seines Reisebudgets in London ausgibt, dann gibt dies die Richtung vor zur Organisierung besserer Firmenraten in der britischen Hauptstadt.

2) Glasklare Reiserichtlinien

Die Reiserichtlinien von Firmen sind seit jeher große, langweilige Dokumente, die es um jeden Preis zu vermeiden gilt und die durchzulesen ungefähr so unterhaltsam ist wie das “A-Z des Briefmarken-Sammelns”. Die Automatisierung hat dies jedoch endgültig geändert.

Eine intuitive Reiserichtlinie, die sowohl von der Firma als auch von den Reisenden akzeptiert wird, ist für moderne Unternehmen unerlässlich. Mit immer mehr technisch versierten Millennials am Arbeitsplatz ist es wichtig, eine Vertrauenskultur zu schaffen und den MitarbeiterInnen die Kontrolle über ihre Buchungen zu überlassen. Eine flexible Richtlinie, die mithilfe von Technologie in ein flüssiges automatisiertes System integriert wird, ist effizienter und die perfekte Lösung für moderne, computererfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den veralteten Methoden überdrüssig sind.

Die Nutzung eines Reisebuchungstools stellt sicher, dass alles einheitlich gebucht wird und sich die Geschäftsreisenden konsequent an die Richtlinien halten, während sie trotzdem Kontrolle über ihre Reisen behalten. Kommunikation, Buchungen, Genehmigungen und Rechnungen sind jetzt alle an einem Ort und die Reiserichtlinie des Unternehmens wird bei jedem Schritt berücksichtigt. Für das Reisemanagement ist das ein großer Schritt vorwärts.

3) Bessere Erfahrungen für Reisende

Heutzutage verlangen Geschäftsreisende ein interessantes Reiseerlebnis. Sie wollen keine Reise, die ihnen den Enthusiasmus für die Karriere raubt – sie wollen lernen, neue Dinge erleben und Verbindungen herstellen. Und vor allem wollen sie sich wertgeschätzt fühlen.

Aus diesem Grund ist die Automatisierung ein wesentlicher Bestandteil von modernen Geschäftsreisen. Die beste Art Wertschätzung auszudrücken ist es den Reisenden die Kontrolle zu überlassen, von der Buchung der Reise und Unterkunft bis hin zur Suche nach der idealen Freizeitaktivität. All dies ist möglich durch Automatisierung.

4) Sicherheit und Schutz

In der heutigen Welt waren Sicherheit und Schutz nie wichtiger. Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht für ihre Reisenden und Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Strategie.

Wenn ihr Potenzial voll ausgeschöpft wird, kann Technologie einen großen Teil dazu beitragen, das Risiko für alle Geschäftsreisenden so gering wie möglich zu halten. Die Automatisierung ermöglicht eine viel zuverlässigere Risikostrategie. Hochaktuelle Risikoberichte und GPS-Tracking-Systeme verbessern die Kommunikation zwischen Firmen und ihren Reisenden. Außerdem kann mithilfe von Daten auf Risikogebiete hingewiesen und so die Sicherheit der MitarbeiterInnen auf Reisen zu gewährleistet werden.

5) Kostenmanagement leicht gemacht

Durch die Automatisierung von Geschäftsreisen wird das Thema mit den Kosten unermesslich verändert. Was vorher für viele ein Albtraum war, hat sich zu einem reibungslosen, mühelosen Prozess entwickelt.

In der Vergangenheit waren Reisekosten- und Ausgaben im Geschäftsbereich am schwersten zu kontrollieren. Veraltete Systeme und verloren gegangene Dokumente haben es nahezu unmöglich gemacht, die Kosten für Geschäftsreisen im Auge zu behalten und es wurde viel Zeit und Geld verschwendet.

Mit einem automatisiertem System können MitarbeiterInnen ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen und ihre Reisekostenberichte an einem zentralen Ort einsehen. Geschäftsreisenden die Macht zu geben, ihre eigenen Reisen zu buchen, vereinfacht das Kostenmanagement und spart viel Zeit in vielen Geschäftsbereichen.

Für die Finanzabteilung bedeutet ein automatisierter Buchungsprozess eine riesige Erleichterung. Riesige Stapel von Rechnungen werden schnell und effizient verarbeitet. Anstatt alles von einem/r überarbeiteten und gestressten Office ManagerIn bearbeiten zu lassen, bleibt durch einen automatisierten Prozess alles leicht zu überblicken und nachvollziehbar.

Durch die Automatisierung von Geschäftsreisen können alle Ausgaben über das Buchungstool verfolgt werden. Die Reisenden haben die Freiheit, ihre eigenen Reisen einfach zu buchen und zu ändern, während die Unternehmen den Überblick und die Kontrolle über die Ausgaben behalten.

Die Automatisierung ist nicht mehr wegzudenken

Um die Jahrhundertwende hatten ehrgeizige junge UnternehmerInnen an der Spitze kleiner Start-ups weitreichende Ideen. Diese visionären DenkerInnen gaben sich nicht zufrieden damit, sich von altmodischen Unternehmen den Weg weisen zu lassen, sondern versuchten, ihre Geschäftsideen auf neuen Technologien aufzubauen.

Heute, im Jahr 2020, haben sich Algorithmen, maschinelles Lernen und “Big Data” als der Weg in die Zukunft erwiesen. Unter dem Schirm der Automatisierung hat eine neue Denkweise den Status quo infrage gestellt und den Markt endgültig aufgerüttelt.

Für Travel ManagerInnen, CFOs und Geschäftsreisende ist die Automatisierung bereits ein Eckpfeiler in ihrer täglichen Arbeit. Für Unternehmen ist es weniger ein Sinneswandel, sich auf Automatisierung einzulassen, sondern vielmehr eine Notwendigkeit, um in der sich ständig weiterentwickelnden Reisebranche von heute wettbewerbsfähig zu sein und nicht den Anschluss zu verlieren.