„Unsere Reisekostenabrechnung ist heute automatisiert. Unsere Finanzabteilung muss keine Rechnungen mehr einfordern oder Zeit mit einfachen, manuellen Tätigkeiten vergeuden.“

Matabato Kimani Head of OperationsSumUp

35%
Zeitersparnis
100+
Reisen pro Monat
9
Zentrale
Industrie :
Fintech
Mitarbeiter:
1000+
Zentrale :
Berlin

SumUp ist auf dem besten Weg, sich zur weltweit ersten Marke im Bereich Akzeptanz von Kartenzahlungen zu entwickeln

Das Unternehmen bietet seinen Kunden Lösungen, um die Kartenzahlung in Ladengeschäften, Apps und Onlineshops auf einfache, sichere und kosteneffektive Weise anbieten zu können. Die hochmoderne Lösung für Kartenzahlungen bietet zahlreiche Vorteile: So fallen zum einen keine wiederkehrenden Kosten an, und zum anderen liegen die Gebühren für die Zahlungsabwicklung unter dem Durchschnitt. Daher verwundert es nicht, dass die Lösung von SumUp bereits in 31 spezifischen weltweiten Märkten erhältlich ist, darunter Brasilien, die USA sowie 28 europäische Märkte. Vor dem Hintergrund, dass SumUp mehr als 1.000 Mitarbeiter in neun Niederlassungen beschäftigt, ist die Planung und Organisation von Geschäftsreisen bei diesem Unternehmen eine ausgesprochen komplexe Angelegenheit. Jede Woche werden alleine sechs Geschäftsreisen zwischen den größten Niederlassungen des Unternehmens in der bulgarischen Hauptstadt Sofia und der brasilianischen Stadt São Paulo unternommen.

„Den Reisenden gefällt es, dass sie für ihre eigenen Buchungen verantwortlich sind und je nach ihren Vorlieben die besten Angebote innerhalb ihres jeweiligen Budgets wählen können.“

Matabato Kimani, Head of Operations bei SumUp

Das Problem mit Buchungen auf Reiseportalen im Internet

Bevor die Büromitarbeiter von SumUp auf TravelPerk stießen, waren sie für die Buchung von Geschäftsreisen für die Mitarbeiter des Unternehmens zuständig. Sie waren quasi Vermittler zwischen den Geschäftsreisenden und der Finanzabteilung, die die endgültigen Kosten genehmigen mussten.

Das Ganze lief ungefähr folgendermaßen ab: Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise unternehmen wollte, schickte er eine E-Mail bezüglich der bevorstehenden Reise an einen Büromitarbeiter. Der Büromitarbeiter antwortete auf diese E-Mail mit verschiedenen Reiseoptionen und wartete dann wiederum auf die Antwort des Reisenden. Anschließend beantragte der Büromitarbeiter die Genehmigung bei der Finanzabteilung, bevor er die Geschäftsreise letztlich buchen konnte. Manchmal kam es allerdings vor, dass eine Reise schnell gebucht werden musste. Um das Ganze zu beschleunigen, wählten die Büroangestellten in solchen Fällen die Einzelheiten der Reise selbst aus, was teilweise dazu führte, dass Reisende Zwischenlandungen einlegen oder in Hotels übernachten mussten, die ihnen nicht gefielen.

Wenn Start-up-Unternehmen rasant wachsen, kann es schnell zu Problemen kommen. Der zuvor beschriebene Ablauf für das Travel-Management kommt meistens im Anfangsstadium zum Einsatz. Unternehmen, die zeitaufwändige manuelle Genehmigungen erteilen, verlieren durch das Hin- und Hersenden von E-Mails nicht nur Zeit. Sie zahlen auch drauf, denn manuelle Genehmigungen dauern länger und führen unweigerlich dazu, dass die besten Angebote für Flüge und Hotels zum Zeitpunkt der Buchung oftmals schon vergriffen sind.

Es gab einmal eine Situation, in der mehr als 300 Mitarbeiter von SumUp eine Geschäftsreise zum gleichen Zielort machen wollten. Die Fluggesellschaft, bei der das Unternehmen seine Flüge gebucht hatte, gab jedoch massenweise Flugannullierungen bekannt. Das Ganze war ein Albtraum für die Büromitarbeiter, denn nun lastete alles auf ihren Schultern. Sie mussten jeden einzelnen Flug manuell neu buchen, was Stunden dauerte.

Deutliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands und mehr Freiheit für die Reisenden

Durch Freunde in einem anderen Unternehmen erfuhr Matabato Kimani, Head of Operations bei SumUp, von TravelPerk und freute sich auf die Implementierung der Plattform. „Früher konnte es vorkommen, dass ein Geschäftsreisender in einem Hotel untergebracht wurde, das nicht wirklich seinen Vorstellungen entsprach. Heute können die Reisenden genau das buchen, was ihnen gefällt – vor allem, wenn der Preis stimmt“, so Kimani.

Die Verantwortung für den Buchungsprozess liegt heute also nicht mehr bei den Büromitarbeitern, sondern bei den Reisenden selbst. Das ist im Hinblick auf den Travel-Management-Prozess zwar nur eine kleine Änderung, aber sie hat einen wahren Dominoeffekt ausgelöst. „Ich würde sagen, unsere Büromitarbeiter haben früher 40 % ihrer Arbeitszeit mit der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen verbracht“, so Kimani. „Heute erledigen sie die gleichen Tätigkeiten in lediglich 5 % ihrer Zeit.“

Obwohl die Reisenden jetzt selbst für die Buchungen verantwortlich sind, empfinden sie ihre neue Aufgabe zum Glück nicht als Last. Es ist außerdem deutlich schneller, wenn die Reisenden genau das buchen können, was ihnen gefällt, als zahlreiche E-Mails hin und her schicken zu müssen. „Den Reisenden gefällt es, dass sie für ihre eigenen Buchungen verantwortlich sind und je nach ihren Vorlieben die besten Angebote innerhalb ihres jeweiligen Budgets wählen können“, so Kimani. TravelPerk bietet eine Fülle an Vorteilen. Zum einen kennt niemand die Vorlieben eines Reisenden besser als die betreffende Person selbst! Und zum anderen spart man mit TravelPerk viel Zeit, denn sämtliche Details der Reisenden lassen sich auf dieser Plattform sicher speichern, sodass sie nicht für jede Reise wieder neu eingegeben werden müssen.

„Unsere Büromitarbeiter haben früher vermutlich 40 % ihrer Arbeitszeit mit der Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen verbracht. Heute erledigen sie die gleichen Tätigkeiten in lediglich 5 % ihrer Zeit.“

Marco Azzusi, Office Manager

Und was gefällt der Finanzabteilung an TravelPerk? Die automatische Reisekostenabrechnung und konsolidierte Rechnungsstellung

Mit TravelPerk müssen Betriebsleitung und Büromitarbeiter nicht länger eine Vermittlerrolle einnehmen, wenn es um die Buchung von Geschäftsreisen geht. Trotzdem bleibt die Finanzabteilung immer auf dem Laufenden – und zwar auf effiziente Weise. „Alles wird automatisch an die Finanzabteilung weitergeleitet“, so Kimani. „Was die Finanzplanung angeht, hat der Einsatz von TravelPerk unsere Abläufe wirklich optimiert.“

Bei genehmigungspflichtigen Reisen sendet TravelPerk automatisch eine E-Mail an die Finanzabteilung. Der Reisende muss sich nicht selbst darum kümmern. Das beschleunigt den Prozess für alle.

Außerdem profitiert die Finanzabteilung von schnelleren Arbeitsabläufen am Monatsende. Es spart enorm viel Zeit, wenn nur eine einzige Rechnung an einem einzigen Ort eingereicht wird. „Unsere Reisekostenabrechnung ist heute automatisiert, denn wir haben TravelPerk in Spendesk integriert“, so Kimani. „Unsere Finanzabteilung muss keine Rechnungen mehr einfordern oder Zeit mit einfachen, manuellen Tätigkeiten vergeuden.“

FinTech-Unternehmen haben große Ziele. Sie wollen keine Zeit und kein Geld mit einem veralteten Business-Travel-Management verschwenden. Mit TravelPerk hat SumUp heute einen besseren Überblick und mehr Kontrolle. Gleichzeitig sorgt die Plattform dafür, dass die Geschäftsreisenden rundum zufrieden sind.

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