Guía de 2024 para gestionar viajes y gastos

La gestión de viajes y gastos (T&E) consiste en recopilar todos los gastos asociados con viajes para contabilizarlos (y deducirte los impuestos correspondientes). En la mayoría de los países, los viajes de negocios, incluidos los vuelos, los hoteles y el transporte terrestre son totalmente deducibles.En lo que a las dietas de alimentación respecta, dependerá del país. En EE. UU., los alimentos y las bebidas tienen una deducción del 50 %, tanto si el gasto se ha producido en un evento como en un viaje de negocios o en una cena con clientes en tu ciudad de residencia. En cambio, en Reino Unido, los alimentos y las bebidas son totalmente deducibles.Si bien la normativa puede variar de un país a otro, hay una cosa clara: controlar todos los gastos deducibles es fundamental para reducir la carga fiscal de cualquier empresa. La gestión de viajes y gastos se ha diseñado para controlar de forma exhaustiva los gastos y así aplicar las deducciones correspondientes, además de realizar análisis financieros. Cuando se tiene toda la información, se pueden tomar mejores decisiones presupuestarias.

Si tus procesos de gestión de viajes y gastos son ineficientes, serán muy frustrantes para la empresa.¿Tienes alguno de estos problemas o todos? Tómatelo como una clara señal de que es hora de cambiar la forma de gestionar los gastos.Si dejas que esta clase de problemas persista, los viajeros de negocios sentirán que no confías en ellos y tus equipos administrativos y financieros se enredarán con el trabajo manual para abordar iniciativas corporativas estratégicas.

Los altos costes de tramitación y los procesos ineficientes son solo algunos de los retos que deben afrontar las pequeñas empresas que no cuentan con una 

solución de gestión de gastos de viaje

 para ayudarlas a agilizar y mejorar la precisión de sus procesos de gastos.Estos son solo algunos de los principales retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas en todo el proceso de control de gastos de viajes.

El procesamiento de informes de gastos es un proceso costoso, especialmente cuando hay que repetir estos procesos por presentar formularios de gastos imprecisos o con retraso. Los sistemas manuales y desfasados para realizar presentaciones se basan en flujos de trabajo lentos y laboriosos en los que también es fácil equivocarse. Además, no hay mejor forma de reducir la productividad de los empleados que hacerles rellenar innumerables formularios complicados que no acaban de entender.

La pérdida de recibos en papel supone un problema para los encargados de los procesos de control de gastos en una pequeña empresa. Si los empleados pierden algún recibo, la empresa no podrá reembolsarles los gastos en que hayan incurrido durante su viaje de negocios, ya que no hay nada que demuestre que se ha producido un gasto. Además, si optas por seguir adelante y reembolsar los gastos a los empleados sin recibos, corres el riesgo de violar las normas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos, ya que dichos recibos son importantes a la hora de aplicar deducciones fiscales y realizar auditorías.

Al confiar en los procesos manuales, es fácil que se produzcan reservas de viajes no autorizadas. Aunque tal vez cuentes con procesos de aprobación, puede costar identificar qué reservas cumplen por completo las directrices de tu política de gastos de viajes y representación. En cambio, las soluciones de control de gastos te ayudan a establecer parámetros específicos para cada reserva de viajes de negocios y te pueden avisar cuando se realizan reservas que no cumplen con dicha política.

Todas las empresas quieren mantener los costes de viajes corporativos lo más bajos posible. Sin embargo, las empresas de menor tamaño pueden tener más dificultades para lograr 

acuerdos de colaboración corporativos con hoteles y aerolíneas con el fin de hacerse con las mejores ofertas

. No obstante, muchas plataformas de gestión de viajes ofrecen amplios 

inventarios de alojamientos

 e 

inventarios de vuelos corporativos

 desde los que puedes buscar, reservar y gestionar reservas en la plataforma para ayudarte a ahorrar dinero en los gastos de viaje.

Los procesos de gestión de los gastos de viaje manuales te impiden recopilar información y datos de tus costes y gastos de viajes. No solo se pueden registrar de forma imprecisa estos datos recogidos manualmente, sino que además tampoco puedes ver cuánto estás gastando, ni siquiera tus mayores categorías de gastos.Sin un control claro, no puedes tomar decisiones fundamentadas ni prever o planear futuros costes de viaje. Además, los casos de fraude de gastos pueden pasar desapercibidos.

Muchos de los retos de la gestión de viajes de las pequeñas empresas se deben a la falta de una política de gastos de viaje completa. Sin una política que establezca claramente tus directrices en cuanto a los gastos de viajes de negocios, incluidas las normas sobre alojamiento, dietas, entretenimiento y procesos de reembolso, el proceso resulta difícil de manejar, caro e ineficiente.Todas las empresas que se sirven de viajes de negocios precisan una política de control de gastos de viaje sólida para poder despejar cualquier duda sobre qué cubre y qué no y sobre cómo se reembolsan los gastos a los empleados.

Cuanto tienes un «software» potente y fácil de usar que te ayuda a gestionar tus gastos de viaje corporativos, puedes darle la vuelta a todos esos aspectos negativos.

Para gestionar tus gastos de viaje con precisión, necesitas el «software» adecuado. Una solución de ERP que no está diseñada para viajar no es suficiente. De hecho, necesitas dos programas diferentes completamente integrados, una plataforma de gestión de viajes y un «software» de gestión de gastos.

Necesitas una plataforma de gestión de viajes para ayudar a controlar los viajes de tu empresa sin gestionar de forma pormenorizada a nadie. Una plataforma de gestión de viajes moderna te permite crear políticas de viajes personalizables que funcionan en el momento de hacer la reserva. No se trata de un documento estático de política de viajes y gastos.Una plataforma de viajes de negocios también reduce el trabajo manual relacionado con los viajes de negocios, ya que los viajeros pueden realizar sus propias reservas y elegir las opciones que prefieren de acuerdo con la política, sin aprobaciones complicadas. Es más, no hay ninguna necesidad de realizar reembolsos, puesto que cualquier plataforma de viaje debería consolidar el gasto en una sola factura mensual que pagará el equipo financiero.En qué fijarse:

Por otro lado, una plataforma de gestión de gastos en realidad no te ayuda a contratar viajes. Sino que reúne todas las transacciones de las tarjetas de crédito de la empresa en un mismo sitio. También almacena de forma segura tus recibos y facturas para preparar los impuestos. Además, los sistemas de gestión de gastos también proporcionan analíticas complejas y simplifican el proceso de presentación de informes.Asegúrate de elegir una versión moderna de «software» como servicio que funcione en la nube en cualquier dispositivo. Así, los empleados podrán usar sus teléfonos móviles para escanear y cargar recibos.Algunas compras conllevan reembolsos. Por ejemplo, si un viajero paga a una compañía de taxis local. Tu plataforma de gestión de gastos debería ayudar a acelerar los procesos de reembolso y reducir el trabajo manual.En qué fijarse:

¿Quieres gestionar viajes y gastos de una forma menos manual? Esto es lo más importante que debes hacer.

Los gastos de los empleados se pueden repartir entre miles de proveedores. Para consolidarlos todos en la medida de lo posible, permite a los viajeros hacer sus reservas en tu plataforma de gestión de viajes. Deberían poder reservar hoteles, vuelos, trenes y alquileres de coches en un mismo sitio. De esta forma, no solo unificas a tus proveedores y simplificas la elaboración de informes de gastos, sino que también aumenta la satisfacción de los viajeros.

Cuanto más se alineen tus políticas de viajes con tu empresa, mejor funcionarán. Crea varias políticas para distintos proyectos o departamentos. Por ejemplo, la selección de personal y las ventas pueden tener un gasto promedio mayor que la política general de la empresa. También puedes crear políticas para ciertas personas o grupos pequeños, como altos cargos.

Aprobar los gastos relacionados con los viajes requiere mucho tiempo. Asegúrate de que quienes viajen por negocios reservan sus alojamientos y el transporte en la plataforma de gestión de viajes. Configúrala para que solo haya que aprobar los viajes que se salgan de la política. Añade el aprobador correcto a cada equipo o departamento para que la plataforma de gestión de viajes envíe la solicitud de aprobación a la persona adecuada.

Organiza tu empresa de forma que pueda gestionar los viajes y los gastos con mayor rapidez reduciendo el papeleo. Por ejemplo, en vez de un formulario de gastos o una solicitud de reembolso, los viajeros pueden usar tu sistema de gestión de viajes y gastos para introducir gastos y recibos escaneados, y solicitar rápidamente el reembolso de los pagos que hayan adelantado con su tarjeta de crédito personal.

La forma más habitual de gestionar los viajes y los gastos es pasar los datos del sistema de gestión de viajes al «software» de gestión de gastos. De esta manera, se tienen los gastos de viajes y otro tipo de gastos en una misma plataforma de gastos para consolidar el análisis de los gastos por departamento, equipo o proyecto.

Hemos hablado de esto anteriormente, pero merece la pena volver a abordarlo (por si vas leyendo a toda prisa). Los reembolsos son una pesadez para todo el mundo, para los viajeros y los administradores. Para reducirlos, asegúrate de que los viajeros reservan sus viajes dentro de tu sistema de gestión de viajes, que debería unificar el gasto mensual en una sola factura. Para las compras de alimentos y bebidas, puedes ofrecer tarjetas corporativas a quienes viajen con frecuencia, para que no tengan que solicitar reembolsos y librar a tu equipo financiero de tramitar sus solicitudes.El buen resultado de la gestión de los viajes y los gastos depende de la tecnología que uses y de lo que bien que cubra la tecnología las necesidades de la empresa. Asegúrate de tener en cuenta a todas las personas afectadas: los viajeros, los gestores de viajes y los gestores financieros.

¿Qué importancia crees que tiene poder ver lo que gasta una empresa en viajes y por qué?«Al poder ver claramente los gastos de los viajes, la empresa es capaz de controlar con exactitud el gasto en viajes y, por tanto, presupuestar y realizar previsiones con mayor precisión. Además, esta visibilidad permite analizar los gastos por categoría de viajes y departamentos, de forma que ayuda a perfeccionar el proceso de presentación de informes. Y, por último, tener información sobre el gasto en viajes ayuda a la empresa a crear políticas de gastos efectivas».En tu opinión, ¿cuáles son los mayores retos a la hora de gestionar viajes y gastos?«En mi opinión, uno de los mayores retos es que muchas empresas siguen gestionando los viajes y los gastos con hojas de Excel y, por tanto, perdiendo el tiempo en procesos manuales y reconciliando recibos. Esa falta de visibilidad dificulta a los equipos financieros la identificación de los gastos de cada empleado. Otro problema que creo que hay son las políticas de viajes y gastos que no están claras. Esto puede dar lugar a compras inesperadas y no autorizadas y, además, tener consecuencias en términos de control de costes y supervisión de presupuestos de viajes».¿Qué consejo le darías a quienes les esté costando gestionar los gastos en viajes de su empresa?«Mi consejo sería que encontrasen una solución técnica y, así, automatizar el proceso todo lo posible. Lo lógico sería volcar todas las reservas y los gastos de viajes en un mismo sistema y dejar que los empleados gestionen ellos mismos sus reservas y gastos de viajes de acuerdo con la política de viajes corporativa».