Guía de 2022 para gestionar viajes y gastos

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Gestionar viajes y gastos es una tarea ingente, tanto si se tienen 50 empleados viajando por negocios como 5000. Recopilar todos los gastos relacionados con los viajes de forma precisa y elaborar los informes correspondientes es todo un reto. Afortunadamente, en los últimos años, las cosas han cambiado. Hoy en día, gracias al «software» actual ya no es necesario elaborar informes de gastos en papel, hacer reembolsos manuales ni andar con idas y venidas para su aprobación. 

En esta guía, abordamos la gestión de los viajes y de los gastos. Mostramos las señales que alertan de posibles procesos sin actualizar e indicamos en qué fijarnos a la hora de buscar nuevas soluciones. 

Todo sobre la gestión de los gastos de viaje 

La gestión de viajes y gastos (T&E) consiste en recopilar todos los gastos asociados con viajes para contabilizarlos (y deducirte los impuestos correspondientes). En la mayoría de los países, los viajes de negocios, incluidos los vuelos, los hoteles y el transporte terrestre son totalmente deducibles. 

En lo que a las dietas de alimentación respecta, dependerá del país. En EE. UU., los alimentos y las bebidas tienen una deducción del 50 %, tanto si el gasto se ha producido en un evento como en un viaje de negocios o en una cena con clientes en tu ciudad de residencia. En cambio, en Reino Unido, los alimentos y las bebidas son totalmente deducibles. 

Si bien la normativa puede variar de un país a otro, hay una cosa clara: controlar todos los gastos deducibles es fundamental para reducir la carga fiscal de cualquier empresa. La gestión de viajes y gastos se ha diseñado para controlar de forma exhaustiva los gastos y así aplicar las deducciones correspondientes, además de realizar análisis financieros. Cuando se tiene toda la información, se pueden tomar mejores decisiones presupuestarias. 

Los problemas de llevar a cabo un proceso de viajes y gastos ineficaz

Si tus procesos de gestión de viajes y gastos son ineficientes, serán muy frustrantes para la empresa. 

¿Tienes alguno de estos problemas o todos? Tómatelo como una clara señal de que es hora de cambiar la forma de gestionar los gastos. 

  • No puedes ver los gastos de los viajes en tiempo real: si tramitar gastos es lento, recopilar los datos también lo es. Los gerentes financieros y los responsables de los presupuestos que no pueden acceder a la información sobre los gastos no pueden tomar decisiones fundamentadas para el periodo en cuestión. En lugar de ello, optarán por optimizaciones presupuestarias conservadoras. 
  • Falta de control y autonomía para los viajeros: la forma tradicional de gestionar los viajes y los gastos se basa en el control. Un director de oficina o un gestor de viajes reservará todos los viajes para garantizar que se ajustan al presupuesto. Sin embargo, esto frustra a los viajeros, que preferirían reservar sus propios viajes en vez de andar con idas y venidas de correos electrónicos. 
  • Es necesario que los viajeros paguen por adelantado: sin una plataforma de gestión de viajes y tarjetas de crédito corporativas, los viajeros tendrán que poner el dinero por adelantado de su bolsillo y presentar una solicitud de reembolso más tarde. 
  • Es necesario que los viajeros completen informes de gastos: sin una tecnología moderna, los viajeros tendrán que rellenar informes de gastos en papel o introducir los datos manualmente en un sistema obsoleto.
  • Los directores de oficina se las ven para reclamar todas las facturas: si tu empresa no reserva sus viajes en un mismo sitio, tendrás que obtener facturas de docenas o incluso cientos de proveedores cada mes para preparar los impuestos. 
  • A los gerentes de finanzas les cuesta conciliar las adquisiciones: sin un sistema de conciliación automático, los gerentes financieros deberán conciliar los informes de gastos con las compras realizadas con tarjetas de crédito corporativas. 
  • Tareas de reembolso tediosas: si aún recurres al papeleo o usas tecnología obsoleta, los reembolsos se tramitarán manualmente con comprobantes de pago. 
  • Una tramitación de fondos de reembolsos prolongada para los viajeros: con procesos lentos no es posible realizar el reembolso a los viajeros de inmediato. Si además han tenido que hacer una gran compra, esto puede desestabilizar sus propias finanzas personales. 

Si dejas que esta clase de problemas persista, los viajeros de negocios sentirán que no confías en ellos y tus equipos administrativos y financieros se enredarán con el trabajo manual para abordar iniciativas corporativas estratégicas.

6 retos de gestión de gastos de viaje de pequeñas empresas 

Los altos costes de tramitación y los procesos ineficientes son solo algunos de los retos que deben afrontar las pequeñas empresas que no cuentan con una solución de gestión de gastos de viaje para ayudarlas a agilizar y mejorar la precisión de sus procesos de gastos. 

Estos son solo algunos de los principales retos a los que se enfrentan las pequeñas empresas en todo el proceso de control de gastos de viajes. 

1. Presentaciones de informes de gastos imprecisos

El procesamiento de informes de gastos es un proceso costoso, especialmente cuando hay que repetir estos procesos por presentar formularios de gastos imprecisos o con retraso. Los sistemas manuales y desfasados para realizar presentaciones se basan en flujos de trabajo lentos y laboriosos en los que también es fácil equivocarse. Además, no hay mejor forma de reducir la productividad de los empleados que hacerles rellenar innumerables formularios complicados que no acaban de entender. 

2. Pérdida de recibos y otros documentos de viaje 

La pérdida de recibos en papel supone un problema para los encargados de los procesos de control de gastos en una pequeña empresa. Si los empleados pierden algún recibo, la empresa no podrá reembolsarles los gastos en que hayan incurrido durante su viaje de negocios, ya que no hay nada que demuestre que se ha producido un gasto. Además, si optas por seguir adelante y reembolsar los gastos a los empleados sin recibos, corres el riesgo de violar las normas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de Estados Unidos, ya que dichos recibos son importantes a la hora de aplicar deducciones fiscales y realizar auditorías. 

3. Reservas no autorizadas 

Al confiar en los procesos manuales, es fácil que se produzcan reservas de viajes no autorizadas. Aunque tal vez cuentes con procesos de aprobación, puede costar identificar qué reservas cumplen por completo las directrices de tu política de gastos de viajes y representación. En cambio, las soluciones de control de gastos te ayudan a establecer parámetros específicos para cada reserva de viajes de negocios y te pueden avisar cuando se realizan reservas que no cumplen con dicha política. 

4. Pagar demasiado por viajes de negocios

Todas las empresas quieren mantener los costes de viajes corporativos lo más bajos posible. Sin embargo, las empresas de menor tamaño pueden tener más dificultades para lograr acuerdos de colaboración corporativos con hoteles y aerolíneas con el fin de hacerse con las mejores ofertas. No obstante, muchas plataformas de gestión de viajes ofrecen amplios inventarios de alojamientos e inventarios de vuelos corporativos desde los que puedes buscar, reservar y gestionar reservas en la plataforma para ayudarte a ahorrar dinero en los gastos de viaje. 

5. No se puede acceder a los datos de gastos de viaje 

Los procesos de gestión de los gastos de viaje manuales te impiden recopilar información y datos de tus costes y gastos de viajes. No solo se pueden registrar de forma imprecisa estos datos recogidos manualmente, sino que además tampoco puedes ver cuánto estás gastando, ni siquiera tus mayores categorías de gastos. 

Sin un control claro, no puedes tomar decisiones fundamentadas ni prever o planear futuros costes de viaje. Además, los casos de fraude de gastos pueden pasar desapercibidos. 

6. No hay ninguna política de gastos de viaje completa de referencia 

Muchos de los retos de la gestión de viajes de las pequeñas empresas se deben a la falta de una política de gastos de viaje completa. Sin una política que establezca claramente tus directrices en cuanto a los gastos de viajes de negocios, incluidas las normas sobre alojamiento, dietas, entretenimiento y procesos de reembolso, el proceso resulta difícil de manejar, caro e ineficiente.

Todas las empresas que se sirven de viajes de negocios precisan una política de control de gastos de viaje sólida para poder despejar cualquier duda sobre qué cubre y qué no y sobre cómo se reembolsan los gastos a los empleados.

Cómo son los procesos de viajes y gastos efectivos

Cuanto tienes un «software» potente y fácil de usar que te ayuda a gestionar tus gastos de viaje corporativos, puedes darle la vuelta a todos esos aspectos negativos. 

  • Visibilidad completa de los gastos de viajes en tiempo real: con informes de gastos automatizados mediante una aplicación móvil, así como con reservas de viajes consolidadas, tu equipo financiero podrá hacer un seguimiento en tiempo real, algo que le ayudará a conocer mejor tu programa de viajes.
  • Opciones y autonomía para los viajeros: tanto en una pequeña empresa como en una gran corporación, quienes viajan por negocios quieren elegir cómo hacerlo. Así, la experiencia es más agradable y sienten que se confía en ellos. 
  • No hace falta que los viajeros paguen por adelantado: las compras de viajes de negocios no requerirán que los viajeros soliciten reembolsos. Especialmente, los vuelos y los hoteles pueden ser caros. Al reservar en una plataforma de viajes de negocios, la empresa puede pagar la factura mensual y los viajeros no tendrán que pagar por adelantado cada viaje. 
  • No hace falta que los viajeros rellenen informes de gastos: una solución de gestión de gastos adecuada agilizará todos los flujos de trabajo de los gastos gracias a la automatización. Una aplicación móvil puede escanear los recibos para que los viajeros no tengan que introducir manualmente los datos en la herramienta de gestión de gastos. 
  • Los directores de oficina recopilan las facturas rápidamente: cuando consolidas los costes de los viajes en un mismo sistema de gestión de viajes corporativos, el número de facturas se reduce. Tu plataforma de viajes de negocios debería proporcionarte una sola factura a final de mes. 
  • Conciliación automatizada de las compras: los datos de los gastos de los recibos escaneados y las compras con tarjeta de crédito deberán conciliarse automáticamente. 
  • Aprobaciones de reembolso automatizadas: deberías poder automatizar tu política de gastos con ciertas normas para reembolsar las dietas o los pagos de los taxis por debajo de un determinado precio de forma automática sin requerir una aprobación manual. 
  • Fondos de reembolso más rápidos para los viajeros: con los reembolsos automatizados, los viajeros pueden recuperar sus fondos antes. Y con las reservas consolidadas de viajes de negocios pagadas por la empresa, ni siquiera habrá que reembolsar nada a los viajeros la mayor parte del tiempo. 

Los mejores sistemas para la gestión de viajes y gastos

Para gestionar tus gastos de viaje con precisión, necesitas el «software» adecuado. Una solución de ERP que no está diseñada para viajar no es suficiente. De hecho, necesitas dos programas diferentes completamente integrados, una plataforma de gestión de viajes y un «software» de gestión de gastos. 

Plataforma de gestión de viajes

Necesitas una plataforma de gestión de viajes para ayudar a controlar los viajes de tu empresa sin gestionar de forma pormenorizada a nadie. Una plataforma de gestión de viajes moderna te permite crear políticas de viajes personalizables que funcionan en el momento de hacer la reserva. No se trata de un documento estático de política de viajes y gastos. 

Una plataforma de viajes de negocios también reduce el trabajo manual relacionado con los viajes de negocios, ya que los viajeros pueden realizar sus propias reservas y elegir las opciones que prefieren de acuerdo con la política, sin aprobaciones complicadas. Es más, no hay ninguna necesidad de realizar reembolsos, puesto que cualquier plataforma de viaje debería consolidar el gasto en una sola factura mensual que pagará el equipo financiero. 

En qué fijarse:

  • Un gran inventario de viajes (todas las opciones que puedes encontrar en Google)
  • Políticas de viaje y aprobaciones personalizables
  • Factura mensual para consolidar los pagos
  • Atención al cliente de alta calidad
  • Análisis e informes detallados de los gastos de viaje
  • Aplicación móvil fácil de usar para los viajeros
  • Una experiencia de usuario orientada al consumidor (así los viajeros querrán usar la aplicación, lo que favorece el cumplimiento de las políticas)

Plataforma de gestión de gastos

Por otro lado, una plataforma de gestión de gastos en realidad no te ayuda a contratar viajes. Sino que reúne todas las transacciones de las tarjetas de crédito de la empresa en un mismo sitio. También almacena de forma segura tus recibos y facturas para preparar los impuestos. Además, los sistemas de gestión de gastos también proporcionan analíticas complejas y simplifican el proceso de presentación de informes. 

Asegúrate de elegir una versión moderna de «software» como servicio que funcione en la nube en cualquier dispositivo. Así, los empleados podrán usar sus teléfonos móviles para escanear y cargar recibos. 

Algunas compras conllevan reembolsos. Por ejemplo, si un viajero paga a una compañía de taxis local. Tu plataforma de gestión de gastos debería ayudar a acelerar los procesos de reembolso y reducir el trabajo manual. 

En qué fijarse:

  • Escaneo de recibos para reducir la introducción manual de datos
  • Flujos de trabajo de aprobación y reembolso de gastos
  • Normas y aprobaciones automáticas para gastos pequeños
  • Aplicación móvil fácil de usar para los empleados
  • Integraciones de tarjetas corporativas e importación de datos
  • Informes y analíticas de gastos

Consejos profesionales para gestionar viajes y gastos

¿Quieres gestionar viajes y gastos de una forma menos manual? Esto es lo más importante que debes hacer. 

Deja que los viajeros hagan sus propias reservas en una sola herramienta de viajes

Los gastos de los empleados se pueden repartir entre miles de proveedores. Para consolidarlos todos en la medida de lo posible, permite a los viajeros hacer sus reservas en tu plataforma de gestión de viajes. Deberían poder reservar hoteles, vuelos, trenes y alquileres de coches en un mismo sitio. De esta forma, no solo unificas a tus proveedores y simplificas la elaboración de informes de gastos, sino que también aumenta la satisfacción de los viajeros. 

Personaliza las políticas para que se ajusten a tu empresa

Cuanto más se alineen tus políticas de viajes con tu empresa, mejor funcionarán. Crea varias políticas para distintos proyectos o departamentos. Por ejemplo, la selección de personal y las ventas pueden tener un gasto promedio mayor que la política general de la empresa. También puedes crear políticas para ciertas personas o grupos pequeños, como altos cargos. 

Automatiza los flujos de trabajo de las aprobaciones

Aprobar los gastos relacionados con los viajes requiere mucho tiempo. Asegúrate de que quienes viajen por negocios reservan sus alojamientos y el transporte en la plataforma de gestión de viajes. Configúrala para que solo haya que aprobar los viajes que se salgan de la política. Añade el aprobador correcto a cada equipo o departamento para que la plataforma de gestión de viajes envíe la solicitud de aprobación a la persona adecuada.

Deshazte del papeleo

Organiza tu empresa de forma que pueda gestionar los viajes y los gastos con mayor rapidez reduciendo el papeleo. Por ejemplo, en vez de un formulario de gastos o una solicitud de reembolso, los viajeros pueden usar tu sistema de gestión de viajes y gastos para introducir gastos y recibos escaneados, y solicitar rápidamente el reembolso de los pagos que hayan adelantado con su tarjeta de crédito personal. 

Integra tus servicios de viajes y gastos

La forma más habitual de gestionar los viajes y los gastos es pasar los datos del sistema de gestión de viajes al «software» de gestión de gastos. De esta manera, se tienen los gastos de viajes y otro tipo de gastos en una misma plataforma de gastos para consolidar el análisis de los gastos por departamento, equipo o proyecto. 

Reduce la necesidad de hacer reembolsos

Hemos hablado de esto anteriormente, pero merece la pena volver a abordarlo (por si vas leyendo a toda prisa). Los reembolsos son una pesadez para todo el mundo, para los viajeros y los administradores. Para reducirlos, asegúrate de que los viajeros reservan sus viajes dentro de tu sistema de gestión de viajes, que debería unificar el gasto mensual en una sola factura. Para las compras de alimentos y bebidas, puedes ofrecer tarjetas corporativas a quienes viajen con frecuencia, para que no tengan que solicitar reembolsos y librar a tu equipo financiero de tramitar sus solicitudes. 

El buen resultado de la gestión de los viajes y los gastos depende de la tecnología que uses y de lo que bien que cubra la tecnología las necesidades de la empresa. Asegúrate de tener en cuenta a todas las personas afectadas: los viajeros, los gestores de viajes y los gestores financieros.

Hemos hablado con Katharina Wodischeck de Adsquare para saber qué opina de la gestión de viajes y gastos.

¿Qué importancia crees que tiene poder ver lo que gasta una empresa en viajes y por qué?

«Al poder ver claramente los gastos de los viajes, la empresa es capaz de controlar con exactitud el gasto en viajes y, por tanto, presupuestar y realizar previsiones con mayor precisión. Además, esta visibilidad permite analizar los gastos por categoría de viajes y departamentos, de forma que ayuda a perfeccionar el proceso de presentación de informes. Y, por último, tener información sobre el gasto en viajes ayuda a la empresa a crear políticas de gastos efectivas».

En tu opinión, ¿cuáles son los mayores retos a la hora de gestionar viajes y gastos?

«En mi opinión, uno de los mayores retos es que muchas empresas siguen gestionando los viajes y los gastos con hojas de Excel y, por tanto, perdiendo el tiempo en procesos manuales y reconciliando recibos. Esa falta de visibilidad dificulta a los equipos financieros la identificación de los gastos de cada empleado. Otro problema que creo que hay son las políticas de viajes y gastos que no están claras. Esto puede dar lugar a compras inesperadas y no autorizadas y, además, tener consecuencias en términos de control de costes y supervisión de presupuestos de viajes».

¿Qué consejo le darías a quienes les esté costando gestionar los gastos en viajes de su empresa?«Mi consejo sería que encontrasen una solución técnica y, así, automatizar el proceso todo lo posible. Lo lógico sería volcar todas las reservas y los gastos de viajes en un mismo sistema y dejar que los empleados gestionen ellos mismos sus reservas y gastos de viajes de acuerdo con la política de viajes corporativa».