Gestionar los gastos de los viajes de negocios

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Guía práctica sobre las dietas y los gastos de locomoción o desplazamiento

Guía práctica sobre las dietas y los gastos de locomoción o desplazamiento

En algunas empresas es habitual que sus trabajadores se desplacen fuera de la localidad en la que residen o en donde se encuentra su lugar de trabajo habitual por motivos profesionales. 

Cuando los trabajadores tienen que hacer este tipo de viajes por necesidades de su trabajo, deben asumir una serie de gastos de desplazamiento, manutención y, en algunos casos, de pernocta que deben correr por parte de la empresa. 

Qué son las dietas de viaje

El concepto de dietas de viaje engloba todos los gastos derivados de la estancia de un trabajador en un lugar distinto a aquel en el que normalmente presta sus servicios o se encuentra su centro de trabajo o su domicilio habitual, siempre y cuando este desplazamiento temporal o provisional se deba a motivos profesionales. Existen diferentes tipos de dietas en función de los gastos que cubran.

Las dietas de viaje cubren dos tipos de gastos de viaje:

  1. Gastos de manutención

En esta categoría se incluyen los gastos normales de manutención en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería generados cuando el trabajador deba viajar por motivos laborales.

Hay que tener en cuenta que solo se consideran gastos de dietas aquellas comidas que cumplan con estos criterios. El pago del resto de comidas (comidas en el comedor de empresa, tickets de empresa, etc.) se considerará salario en especie.

  1. Gastos de estancia

En este grupo se incluyen los gastos realizados por un trabajador cuando tiene que pernoctar en un hotel o en cualquier otro tipo de alojamiento situado fuera del lugar habitual de trabajo.

Qué son los gastos de locomoción o desplazamiento

En esta categoría se incluyen todos los gastos de transporte que un trabajador debe utilizar para desplazarse fuera de su centro habitual de trabajo para desempeñar su actividad laboral. 

El trabajador puede utilizar medios de transporte públicos o privados. El sitio al que se tenga que desplazar puede estar ubicado en el mismo lugar en el que desempeña habitualmente su puesto de trabajo o en un municipio diferente o en territorio extranjero..

Existen diferentes tipos de gastos de locomoción en función de si el trabajador viaja en su propio vehículo o en transporte público.

  1. Vehículo privado
  • Gastos de kilometraje. Esta categoría incluye diferentes tipos de gastos derivados del uso del vehículo privado para este fin, como el combustible, el mantenimiento, el desgaste, los impuestos, el seguro, etc. El precio por kilómetro recorrido debe estar estipulado en el convenio colectivo de cada empresa o en el del sector en el que desarrolla su actividad.
  • Gastos de peajes
  • Aparcamientos
  1. Transporte público
  • Billetes de tren, autobús, avión, barco
  • Bonos de transporte público (metro, tranvía, etc.)
  • Facturas de taxis

Qué dietas y gastos de locomoción o desplazamiento están exentos de IRPF

Las dietas y los gastos de locomoción o desplazamiento están exentos de tributación, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

  1. Esté justificada la realidad del desplazamiento, el lugar y el motivo.
  2. No se sobrepasen los importes considerados normales por la normativa correspondiente del IRPF:
    1. En las comunidades autónomas de régimen común (todas, excepto País Vasco y Navarra), están estipulados en el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF).
    2. En las comunidades autónomas de régimen foral, estos límites los estipulan las Diputaciones Forales en sus correspondientes normativas.

En la siguiente tabla se recogen las cuantías máximas especificadas en euros diarios que están exentas de IRPF, en función del territorio español y del tipo de gastos. Conviene prestar especial atención a determinados casos especiales, como el personal de vuelo o de transporte de mercancías..

Todo lo que exceda las cantidades indicadas se considerarán rendimientos íntegros del trabajo y deben formar parte de la base imponible en sus nóminas.

Los límites para que las cantidades estén exentas de cotización a la Seguridad Social son los mismos que los del IRPF.

Qué cantidades pueden deducirse a efectos de IVA y del Impuesto de Sociedades

Además del ahorro que supone para las empresas y los autónomos de España que cierta cuantía de los gastos de locomoción y de las dietas no estén sujetos a IRPF, por regla general las empresas también pueden deducirse estos gastos en el Impuesto de Sociedades y en el IVA.

  1. Impuesto de Sociedades

Las dietas y los gastos de locomoción serán fiscalmente deducibles a efectos del Impuesto de Sociedades si cumplen con los siguientes requisitos recogidos en la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades:

  • Se deducen en el año en el que se producen.
  • Están justificados mediante factura.
  • Tienen relación directa con los ingresos de la empresa.
  1. IVA

La Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido determina que se puede deducir el IVA soportado en los viajes, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos.

  • Se presenten las facturas originales completas del transporte utilizado en los viajes de negocios.
  • El gasto esté vinculado a la actividad económica de la empresa de forma directa.
  • El gasto esté justificado mediante facturas y esté registrado en la contabilidad de la empresa.