Gestionar los gastos de los viajes de negocios

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Guía práctica sobre los gastos de locomoción

Los gastos de locomoción son todos los gastos relacionados con el transporte que un trabajador debe utilizar para desplazarse fuera de su centro habitual de trabajo para desempeñar su actividad laboral.

El trabajador puede utilizar medios de transporte públicos o privados. El sitio al que se tenga que desplazar puede estar ubicado en el mismo lugar en el que desempeña habitualmente su puesto de trabajo o en otro territorio español o extranjero.

Tipos de gastos de locomoción: vehículo propio o transporte público

Existen diferentes tipos de gastos de locomoción en función de si el trabajador viaja en su propio vehículo o en transporte público. A continuación indicamos algunos de los gastos más habituales.

Vehículo privado

  • Gastos de kilometraje. Esta categoría incluye diferentes tipos de gastos derivados del uso del vehículo privado para este fin, como el combustible, el mantenimiento, el desgaste, los impuestos, el seguro, etc. El precio debe estar estipulado en el convenio colectivo de cada empresa o en el del sector en el que desarrolla su actividad.
  • Peajes
  • Aparcamientos

Transporte público

  • Billetes de tren, autobús, avión, barco
  • Bonos de transporte público (metro, tranvía, etc.)
  • Facturas de taxis

No se consideran gastos de locomoción los gastos de desplazamiento de la residencia habitual del trabajador a su centro de trabajo.

¿Quieres saber también qué son los gastos de kilometraje y el plus de transporte? Te lo explicamos en este artículo.

Los gastos de locomoción en la nómina: IRPF y Seguridad Social

Las empresas que deban reembolsar gastos de locomoción a sus empleados deben incluir las cantidades abonadas en sus nóminas.

Para ello, deben tener en cuenta si este gasto está exento o no de IRPF y si se debe computar en la base de cotización de los trabajadores. Además, también les conviene a las empresas determinar si son gastos deducibles. En el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (RIRPF), la Agencia Tributaria estipula lo siguiente para las comunidades autónomas de régimen común (todas, excepto País Vasco y Navarra):

  • Si se ha utilizado transporte público, estará exento de IRPF el importe íntegro del gasto que se justifique mediante factura o documento acreditativo.

Por ejemplo, supongamos que un empleado tiene que coger el metro para desplazarse desde su centro de trabajo hasta las oficinas de un cliente en donde debe asistir a una reunión. Para ello, paga 2,40 € por un billete de ida y 2,40 € por el de vuelta. Por lo tanto, su empresa le reembolsará 4,80 €.

  • En el resto de casos, solo estará exenta de IRPF la cantidad resultante de multiplicar 0,19 € por kilómetro recorrido, además de los gastos de peaje y aparcamiento, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento y los gastos.

Por ejemplo, imaginemos que una trabajadora tiene que viajar desde Madrid hasta Alicante para asistir a una reunión. Debe recorrer 420 km de ida y 420 km de vuelta y pagar 1 peaje de 10 € por cada trayecto. Además, paga 15 € para aparcar su coche en el centro. En este caso, para calcular los gastos de locomoción se deben multiplicar los 840 km totales por 0,19 € y sumar las cantidades destinadas al peaje (20 €) y al parking (15 €). La empresa le reembolsará un total de 194,6 € a la trabajadora.

En ambos casos, los trabajadores siempre deben presentar una factura, billete u otro documento equivalente para justificar el importe del gasto.

En las comunidades autónomas de régimen foral, este límite es diferente y lo estipulan las correspondientes Diputaciones Forales. En Euskadi el límite exento de IRPF es de 0,29 € por kilómetro recorrido. En Navarra este límite asciende a 0,32 € por kilómetro recorrido.

También se puede dar el caso de que una empresa haya acordado pagar a sus trabajadores importes superiores a los anteriores. En ese caso, las cuantías que perciba el trabajador y excedan estos importes se considerarán rendimientos íntegros del trabajo y deben formar parte de su base imponible.

Las cuantías máximas exentas de cotización a la Seguridad Social son las mismas que las del IRPF.

Además, las empresas también deben tener en cuenta que, por regla general, los empleados que se deben desplazar por motivos laborales fuera de su lugar de trabajo habitual probablemente también tendrán otros gastos de viaje, como los gastos de estancia y los gastos de manutención en establecimientos de hostelería. En este artículo puedes consultar las cuantías máximas destinadas a los gastos normales de manutención y a la pernocta especificadas en euros diarios que están exentas de IRPF.

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