Dienstreisen ins In- und Ausland gehören in den meisten Unternehmen zum Daily Business, bedeuten aber auch einen nicht zu unterschätzenden bürokratischen Aufwand. Ein Dienstreiseantrag kann das Verfahren rund um die Planung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung einer Geschäftsreise vereinfachen und überschaubarer gestalten.
Aber wann müssen Arbeitnehmer:innen einen Dienstreiseantrag stellen? Wie läuft die Antragstellung ab und was ist dabei zu beachten? Und nicht zuletzt: Was gehört alles in einen solchen Antrag? Wir bringen Licht ins Dunkel und spielen die Dienstreisegenehmigung exemplarisch von Anfang bis Ende durch.
Definition: Was ist ein Dienstreiseantrag?
Die Planung und Vorbereitung einer Dienstreise ist ein mehrstufiger Prozess, gespickt mit Vorgaben, Rückfragen, Befugnissen und Genehmigungen. So können Arbeitnehmer:innen zum Beispiel nicht ohne Rücksprache entscheiden, dass und in welchem Umfang sie eine Geschäftsreise antreten möchten – sind aber zugleich die direkten Ansprechpartner:innen für Kund:innen und werden daher im Arbeitsalltag durchaus mit Dienstreise-Anfragen konfrontiert. Die Lösung: ein Dienstreiseantrag.
Bei diesem Reiseantrag handelt es sich um ein vorgefertigtes Formular, das Arbeitnehmer:innen nur noch ausfüllen und dann bei dem/der Vorgesetzten zur Genehmigung einreichen müssen. Auf diese Weise entsteht ein Dokument, das alle wichtigen Informationen rund um den/die Reisende:n, den Anlass, die Reise selbst sowie nicht zuletzt die Reisekosten enthält und damit einen umfassenden Überblick bietet.
Nutzen: Warum ist ein Dienstreiseantrag wichtig?
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Mithilfe eines Dienstreiseantrags lassen sich Informationen und Prozesse bündeln und Kommunikationswege verkürzen – zwischen den Reisenden auf der einen Seite und der Personalabteilung, den Travel-Manager:innen und Vorgesetzten auf der anderen.
Das spart nicht nur Zeit und Arbeit, sondern ist auch aus versicherungstechnischer und steuerlicher Perspektive wichtig:
- Im Falle eines Unfalls greifen manche Unfallversicherungen nur, wenn der Dienstreiseantrag bewilligt wurde.
- Mit der Dienstreisegenehmigung lässt sich die Notwendigkeit einer Geschäftsreise nachweisen.
- Die im Antragsdokument aufgeführten Reisekosten können für die Reisekostenabrechnunggenutzt werden.
Abgesehen davon bietet die zentrale Aufbereitung der wichtigsten Daten und Informationen rund um die geplante Reise eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Effektivere und strukturiertere Abläufe
- Weniger Missverständnisse und Fehlbuchungen
- Kein Papier- und Dokumentenchaos
Schon gewusst? Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, seinen Mitarbeiter:innen Tagegeld für ihre Dienstreisen zu zahlen. In diesem Fall können Reisende sich den Verpflegungsmehraufwand aber im Zuge der Steuererklärung zurückholen – beispielsweise unter Vorlage des bescheinigten Vordrucks. Mehr Infos zum Tagegeld – von der Erstattung bis hin zu den aktuellen Pauschbeträgen – finden Sie in unserem Beitrag zur
Verpflegungspauschale für Dienstreisen
.Notwendigkeit: Wann muss ich einen Antrag stellen?
Als Arbeitnehmer:in müssen Sie übrigens nicht für jede dienstliche Reise automatisch einen Dienstreiseantrag stellen. Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Vorgaben für die Notwendigkeit der Antragstellung vor Dienstreisen. Ob, wann und in welchen Situationen Sie als Arbeitnehmer:in einen Geschäftsreiseantrag stellen müssen, richtet sich also nach der individuellen Handhabung Ihres Unternehmens. Im Idealfall finden Sie die Regelungen hierzu in der
Reiserichtlinie
oder gar in Ihrem Arbeitsvertrag.Oftmals sind zum Beispiel weder Antrag noch Genehmigung erforderlich, wenn die Reiseplanung durch Travel-Manager:innen oder durch Mitarbeiter:innen der Personalabteilung erfolgt. Diese verfügen selbst über die nötigen Befugnisse oder holen diese auf direktem Wege für Sie ein.
Demgegenüber kommt das Formular zum Beispiel immer zum Einsatz, wenn Reisepläne aus eigener Motivation heraus oder auf Anregung oder Bitte von Geschäftspartner:innen erfolgen. Kurzum: Wenn der/die Vorgesetzte nicht oder nur bedingt über das anstehende Dienstgeschäft und die dazugehörige Reise im Bilde ist.
Auch das Ziel der Reise spielt eine Rolle: Während dienstliche Einsätze in derselben Stadt, in der sich auch die Tätigkeitsstätte befindet, als Dienstgänge gelten und in der Regel keiner Genehmigung bedürfen, brauchen Sie für Entsendungen ins Ausland nahezu immer eine Bescheinigung.
Aktiver und passiver Dienstreiseantrag
Des Weiteren lassen sich zwei Grundformen von Reiseanträgen unterscheiden:
- Aktive Reiseanträge müssen mit ausreichend Vorlaufzeit vor Buchung und Antritt der Dienstreise gestellt werden. Die Genehmigung ist obligatorisch – solange sie nicht erfolgt ist, darf nicht gebucht werden.
- Passive Reiseanträge werden ebenfalls vorab eingereicht, dienen aber eher der Vollständigkeit und Dokumentation. Eine Rückmeldung erfolgt nur in Ausnahmefällen – zum Beispiel bei Buchungen außerhalb der Richtlinie oder bei Planänderungen.
Ähnlich wie der passive Reiseantrag funktioniert auch die sogenannte Dauerdienstreisegenehmigung. Diese findet Anwendung, wenn Mitarbeiter:innen über einen bestimmten Zeitraum hinweg immer wieder an denselben Ort reisen – beispielsweise zu langfristigen Projektpartner:innen oder einer Außendienststelle des eigenen Betriebs. Gerade Entsendungen von Mitarbeiter:innen ins Ausland gehen oft mit Dauergenehmigungen einher.
Workflow: Wie stellt man einen Dienstreiseantrag?
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Das Beste am Dienstreiseantrag: Er bietet einen großen Nutzen bei kleinem Aufwand. Das spiegelt sich vor allem im überschaubaren und nahezu selbsterklärenden Workflow rund um die Antragstellung wider.
Es gibt zwei Wege, einen Dienstreiseantrag zu stellen:
- über ein Vorlagenformular
- über ein Travel Management System (TMS)
Welche Option Sie nutzen können, entnehmen Sie Ihrer Reiserichtlinie. Auch im Arbeitsvertrag oder auf einem Merkblatt im Unternehmenswiki kann diese Information zu finden sein. Im Zweifelsfall haken Sie bei der Personalabteilung nach.
Formular ausfüllen & händisch einreichen
Der gute, alte Vordruck ist die ursprüngliche Form des Dienstreiseantrags: classic, basic, aber nach wie vor nützlich. Hierbei handelt es sich um ein vorgefertigtes Formular, das Sie mit Informationen bestücken und dann bei Ihrem/Ihrer Vorgesetzten einreichen. Das Ganze kann entweder am Rechner oder Laptop in einer PDF-, Word- oder Excel-Datei geschehen oder auch mit Zettel und Stift.
Planen Sie unbedingt genügend Bearbeitungszeit ein und stellen Sie sicher, dass Ihre Angaben allesamt korrekt und so präzise wie möglich ausfallen. Andernfalls kann es zu Feedbackschleifen kommen, die abermals Zeit in Anspruch nehmen.
TMS-Workflow folgen & Prozesse komprimieren
Die zweite Möglichkeit, eine Dienstreise zu beantragen, ist die Abwicklung über ein Travel Management System (TMS) – eine digitale Plattform für alles rund ums Thema Dienstreise-Management.
Mithilfe von
TravelPerk
und anderen Software-Lösungen für Ihr Reisemanagement
lässt sich der Dienstreiseantrag ganz natürlich in den Planungs- und Buchungsprozess Ihrer Geschäftsreise einbetten und erfolgt quasi ganz nebenbei – besonders passive Reiseanträge lassen sich nahezu nahtlos integrieren.Gemeinhin bietet die Antragstellung mittels TMS-Workflow einige Vorteile:
- Das System speichert und übermittelt die Datei für Sie.
- Benachrichtigungen und ein uneingeschränkter Zugriff verkürzen die Wartezeit.
- Rückfragen können direkt über das System gestellt werden.
- Sie können jederzeit und beliebig oft Änderungen vornehmen.
- Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens lässt sich hinterlegen.
- Bei Budgetüberschreitungen oder fehlenden Angaben werden Sie informiert.
- Sie können verschiedene Reisekostenstellen, Kund:innen und Co. anwählen.
- Alle To-dos rund um das Reisemanagement lassen sich in einem Tool abwickeln.
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Inhalt: Was gehört in einen Dienstreiseantrag?
Verbindliche Vorgaben gibt es für den Inhalt eines Reiseantrags nicht. In jedem Fall sollten die zur Verfügung gestellten Informationen ausreichen, um Sinn und Zweck des Antrags zu erfüllen. Zudem sollten sie sich relativ schnell zusammenstellen lassen, damit Sie die Antragstellung im Arbeitsalltag nicht unnötig vor sich herschieben müssen. Und generell gilt: Lassen Sie nach Möglichkeit keines der Antwortfelder leer.
Die relevanten Informationen lassen sich in drei grundlegende Kategorien unterteilen:
- Angaben zur reisenden Person
- Angaben zur Reise
- Angaben zu Dienstleistungen und Reisekosten
Hinzu kommt außerdem ein Feld für sonstige Informationen, wie zum Beispiel Sonderwünsche von Kund:innen, feststehende Programmpunkte oder auch individuelle Wünsche und Einschränkungen. Auch Formulare und erforderliche Dokumente können als Anlage beigefügt werden.
Angaben zur reisenden Person
Zuerst bestücken Sie den Dienstreiseantrag mit Ihren persönlichen Daten.
- Vorname & Name
- Personalnummer
- Abteilung/Fachbereich
- Funktion/Jobbezeichnung
Neben diesen dienstlichen Informationen können außerdem weitere Angaben zu Ihnen als Person erforderlich sein – zum Beispiel Adresse, Geburtsdatum und Geschlecht.
Angaben zur Reise
Den größten Teil des Antrags machen die Informationen zur Reise selbst aus. Sie reichen vom vorgesehenen Zeitraum des Aufenthalts über Hintergrundinformationen zum Dienstgeschäft, das Sie vor Ort erledigen möchten, bis hin zu ersten Buchungspräferenzen.
- Anreise- & Abreisedatum
- Zielort (Land & Region/Stadt)
- Reisezweck & Hintergrund
- Angaben zu Mitreisenden
- Angaben zum Beförderungsmittel
- Buchungsrelevante Informationen
Schon hier lassen sich übrigens erste Informationen bezüglich der Reisekosten ableiten, die später auch für die Abrechnung interessant sind: So gibt zum Beispiel der Ort der Tätigkeit Auskunft über die Höhe des Tagegeldes, während die Angaben zum Beförderungsmittel schon feststellen lassen, ob die Kosten vollständig übernommen oder mittels Kilometerpauschale abgerechnet werden.
Tipp: Welche Tätigkeiten auf einer Geschäftsreise zur Arbeitszeit zählen und inwieweit der Arbeitgeber verpflichtet ist, Ihnen auch die Reisezeit zu bezahlen, können Sie in unserem Artikel zum Thema Arbeitszeit bei Dienstreisen nachlesen.
Angaben zu Dienstleistungen und Reisekosten
Für die Kostenkalkulation sowie für die Reisekostenabrechnung sind möglichst präzise Angaben essenziell. Sowohl zu den Dienstleistungen, die Sie während Ihrer Dienstreise in Anspruch nehmen werden als auch zu den damit verbundenen Kosten. In vielen Behörden, Universitäten und Co. ist es deshalb zum Beispiel Vorschrift, den eingereichten Spesen einen Dienstreiseantrag samt Bescheinigung beizulegen.
Interessant sind hier vor allem drei Arten von Informationen:
- Dienstleistungen
- Reisekostenstellen
- Geschätzte Reisekosten
Neben den klassischen Kostenpunkten wie Kilometerpauschale oder Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Pauschsätzen für den Verpflegungsmehraufwand vor Ort können Sie hier auch sämtliche Reisenebenkosten anführen, die sich bereits abschätzen lassen – so auch Teilnahme- oder Standgebühren, Eintrittspreise und Co.
Dabei gilt: Je präziser, desto besser!
Alles rund um Spesen, Tagegeld und Co. können Sie übrigens in unserem Beitrag zur
Reisekostenabrechnung
nachlesen.Dienstreiseantrag – Vordruck zum Download
Die nächste Dienstreise steht bevor und Sie suchen vergeblich nach einem passenden Formular vom Arbeitgeber? Erledigen Sie Ihren Dienstreiseantrag ganz einfach mit unserer Vorlage und ergänzen Sie zusätzliche Informationen und Felder, um den Vordruck optimal an Ihr Unternehmen anzupassen.
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