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So finden Sie die ideale Lösung für Ihr Travel-Management

21 Jun 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

So finden Sie die ideale Lösung für Ihr Travel-Management

Die richtige Lösung für Geschäftsreisen zu finden, kann knifflig sein. Wenn Sie beim Travel-Management auf eine Agentur vertrauen, haben Sie Oft mit unvorteilhaften Tarifen und schlechtem Kundenservice zu tun. Pro Nacht geben Sie mehr Geld aus als ein Urlaubsreisender!

Wenn Sie wiederum eine Website für Ihre Reisen nutzen, bekommen Sie einen noch schlechteren Kundenservice. Ihre Reiserichtlinien können Sie nicht durchsetzen und erhalten zudem keinerlei Zugang zu Daten. Ein absolutes No-Go.

Was sollte Ihr Unternehmen also tun? Wie finden Sie eine Lösung, die nicht nur funktioniert, sondern mit der Sie auch Kosten sparen (oder zumindest überwachen) können? Eine Lösung, die die Reisenden gleichzeitig glücklich macht? Denn glauben Sie uns: Ein Tool, das die Reisenden nicht zufriedenstellt, funktioniert NICHT. Egal über wie viele coole Funktionen es auch verfügen mag.

Mitarbeiter wollen nicht zur Nutzung eines Dienstes gezwungen werden. Sie möchten einen Vorteil daraus ziehen, wenn sie ihren Workflow um eine zusätzliche Software ergänzen. Umso wichtiger ist es, zu verstehen, dass die Benutzererfahrung genauso bedeutsam ist wie all die tollen Funktionen, auf die wir gleich noch näher eingehen.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie eine Lösung für das Travel-Management finden, die gleich zwei wichtige Dinge schafft: Sie wird der heutigen Zeit gerecht und bringt die Zufriedenheit der Reisenden mit dem Geschäftswert in Einklang.

1. Schritt: Analysieren Sie, was an Ihrer aktuellen Lösung funktioniert und was nicht

Als erster Schritt ist es ratsam, Ihre momentane Travel-Management-Lösung genau unter die Lupe zu nehmen. Es gibt viele Möglichkeiten, Geschäftsreisen zu organisieren. Sie alle lassen sich den folgenden fünf Hauptkategorien zuordnen:

  • Buchung von Reisen direkt auf Online-Reisebüros (z. B. Expedia oder Booking.com)
  • Reisebüros oder Reisemanagement-Unternehmen (englisch: Travel-Management Companies, kurz: TMC)
  • Nischen-Add-On-Tools (z. B. Anreize für Reisende, Concierge-Chatbots usw.)
  • Tools für das Travel-Management auf Unternehmensebene (z. B. AMEX oder Egencia)
  • Travel-Management-Plattformem (z. B. TravelPerk)

Höchstwahrscheinlich buchen Sie Ihre Reisen derzeit entweder über Verbraucherseiten oder ein Reisebüro. Vielleicht nutzen Sie aber auch einfach eine veraltete Unternehmenssoftware.

Häufige Probleme beim Travel-Management sind:

  • Fehlende (oder sehr schlechte) Kundenbetreuung
  • Mangelnde Zufriedenheit der Reisenden (Reisenden gefällt der Buchungsprozess oder der Support nicht und sie wünschen sich mehr Unabhängigkeit)
  • Schwierigkeiten bei der Durchsetzung der Reiserichtlinien
  • Herausforderungen bei der Buchung von Gruppenreisen und Veranstaltungen
  • Schwierigkeiten beim Nachverfolgen und Analysieren von Ausgaben zur Optimierung des Reisebudgets
  • Zeitaufwändige Kommunikation zwischen den Reisenden und den Administratoren
  • Budgetüberschreitung
  • Begrenzter Vorrat, kein Zugang zu Billigflügen und kostengünstigen Hotels
  • Höhere Tarife für Unternehmen, sehr hohe Provisionen
  • Gebühren für jeden einzelnen Supportanruf

Überlegen Sie sich genau, welchen Problemen Sie gegenüberstehen, bevor Sie nach einer Lösung suchen. Dadurch wird es viel wahrscheinlicher, dass Sie später die richtige Option wählen.

2. Schritt: Identifizieren Sie die Kriterien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind

Wenn Sie wissen, welche Probleme Sie lösen müssen, ist dieser Schritt ein Klacks! Die Kriterien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, hängen nämlich von genau diesen besonderen Problemen ab. Auch Ihre Unternehmensgröße und die Anzahl der Reisen spielen hier eine Rolle.

Zusätzlich gibt es mehrere Faktoren, die für jedes Unternehmen von Bedeutung sind:

  • Zugang zu Billigflügen und kostengünstigen Hotels (als Unternehmen sollten Sie das buchen können, was auch ein Verbraucher buchen kann)
  • Ein einfacher Buchungsablauf, mit dem die Administratoren Zeit sparen können
  • Ein hervorragender Kundenservice – rund um die Uhr (ohne Aufpreis)
  • Alles an einem Ort, ohne Weiterleitungen
  • Eine einfache Abrechnung und Analyse sowie die Sichtbarkeit Ihrer gesamten Reisedaten in Echtzeit

Ausgehend von Ihrer individuellen Reisesituation können Sie die Liste um Ihre eigenen „Must-haves“ erweitern.

3. Schritt: Berücksichtigen Sie neue Kriterien und neue Faktoren, an die Sie zuvor nicht gedacht hatten

Die Geschäftsreisebranche erlebt eine Revolution. (Das wurde auch Zeit).

Das führt zu einer ganzen Reihe neuer Funktionen – sowohl technischer Art als auch im Sinne neuer Dienstleistungen – von deren Existenz Sie möglicherweise noch gar nichts wussten. So gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, sich vom Mikromanagement zu befreien und Reisende ihre Buchung innerhalb der Richtlinien selbstständig vornehmen zu lassen. Ziemlich cool, oder?

Höchstwahrscheinlich gestattet es Ihr Unternehmen den Reisenden, auf Websites wie Expedia oder Kayak selbstständig zu buchen. Dies kann weder überwacht werden, noch gibt es hier die Möglichkeit zur Durchsetzung der Reiserichtlinien. Am anderen Ende des Spektrums verlangt Ihr Unternehmen möglicherweise, dass Reisende bei einer Agentur-Hotline anrufen, um ihre Reise den Richtlinien entsprechend zu buchen. Viel lieber würden Ihre Mitarbeiter ihre Buchungen aber selbst vornehmen.

Was wäre, wenn Sie das Beste aus beiden Welten vereinen und den Reisenden eine eigenständige Buchung im Rahmen der Richtlinien ermöglichen könnten? Mit intelligenten, modernen Travel-Management-Plattformen können Administratoren Grenzen und Parameter für Reisen setzen und Reisende problemlos ihre eigenen, den Richtlinien entsprechenden Reisen buchen.

Und es kommt noch besser. Dies sind einige weitere Funktionen, an die Sie möglicherweise noch gar nicht gedacht haben:

  • Berichterstattung über Reiseausgaben, damit Sie diese nach Abteilung, Büro, Projekt, Datumsbereich usw. überprüfen und optimieren können.
  • Möglichkeit zum Speichern aller Daten der Reisenden, einschließlich ihrer Präferenzen und Treueprogramme
  • Hervorragende Funktionalität auf mobilen Endgeräten, auch unterwegs
  • Integration in Tools zum Reisekostenmanagement
  • Die gesamte Reisekostenverwaltung an einem Ort
  • Alles von einem Anbieter, sodass Sie nicht mehrere Anbieter bezahlen müssen
  • Einfach und intuitiv für Reisende zu bedienen

Alles, was Sie Ihrer Liste hinzufügen, sollte letztendlich zum Komfort und der Benutzerfreundlichkeit für Administratoren und Controller beitragen.

Aber denken Sie dran: Im Prozess sind die Reisenden immer noch das Allerwichtigste. Schließlich sind sie unterwegs. Ihre Bedürfnisse (hauptsächlich ein guter Kundenservice und eine einfache Buchung) sollten deshalb immer an erster Stelle stehen. Wenn die Reisenden nicht zufrieden sind, funktioniert die Lösung nicht ordentlich. Die Reisenden werden dann immer nach Wegen suchen, die sie ihre Buchungen außerhalb der Richtlinien vornehmen lassen.

4. Schritt: Analysieren Sie die Optionen anhand Ihrer Haupt-Kriterien-Liste

Nun, da Sie Ihre eigene Kriterienliste erstellt haben, kommt der einfache Teil: Analysieren Sie alle Lösungen, die Sie in Betracht ziehen, anhand dieser Liste.

Sie können Ihre Optionen analysieren und dabei gedanklich überprüfen, inwiefern Übereinstimmungen bestehen. Oder Sie bewerten jede Option für jedes von Ihnen ausgemachte Kriterium auf einer Skala von 1 bis 5.

Wir haben eine Liste mit über 40 Kriterien und eine Checkliste zusammengestellt, damit Ihnen das einfach und schnell möglich ist.

5. Schritt: Wählen Sie die beste Lösung für Ihr Travel-Management und implementieren Sie sie

Sobald Sie die beste Software für Ihr Travel-Management gefunden haben (die alle administrativen Anforderungen erfüllt und die Reisenden zufriedenstellt), müssen Sie sie nur noch implementieren.

Möglicherweise möchten Sie dabei schrittweise vorgehen. Der Büroleiter oder Travel Manager kann – eine gewisse Zeit lang – alle Reisen für das Unternehmen buchen und dann die Reisenden bitten, sich in den Prozess einzubringen. So kann sichergestellt werden, dass die Lösung auch wirklich all ihre Versprechen hält, bevor jeder an Bord kommt. Egal, welche Lösung Sie schließlich verwenden: Das wichtigste Ziel ist, dass sich jeder binnen weniger Minuten einfach anmelden und mit der Buchung beginnen kann.

Tipps zur Implementierung Ihres neuen Travel-Management-Tools:

  • Fügen Sie Ihre Hauptreisenden mit all ihren Daten im Voraus dem System hinzu: Das vereinfacht das Onboarding und ermöglicht es Ihren Hauptreisenden, direkt mit der Nutzung der neuen Lösung zu beginnen.
  • Legen Sie Grenzen in den Richtlinien fest, bevor Sie die Reisenden einladen
  • Legen Sie Genehmigungsworkflows fest, bevor Sie die Reisenden einladen
  • Erweitern Sie das interne Unternehmens-Wiki um den Tool-Namen, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie es zur Buchung der nächsten Reise nutzen sollen
  • Richten Sie frühzeitig ein Berichtsverfahren für das Finanzteam ein
  • Bereiten Sie eine klare Nachricht zum Roll-out mit allen Anweisungen vor, um die Reisenden einzuladen
  • Holen Sie nach 1 bis 2 Monaten Nutzung Feedback vom Unternehmen (insbesondere von den Vielreisenden) ein. Tools wie Typeform oder Airtable helfen Ihnen, die Zufriedenheit der Reisenden kontinuierlich zu überwachen.

Wenn Sie alle oben genannten Schritte ausführen, wird die Implementierung wie von selbst funktionieren! Das Travel-Management-Tool wird all Ihre Probleme erfolgreich lösen, ganz gleich, ob es sich dabei um fehlende Sichtbarkeit oder Kontrolle handelt.

Möglicherweise gibt es da außerdem noch ein paar weitere hervorragende Funktionen, die Sie noch gar nicht auf dem Schirm haben. Deshalb haben wir einen Leitfaden und eine Checkliste mit über 40 Kriterien für Sie zusammengestellt.

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