72% der Unternehmen haben die gewünschte Quote in Bezug auf die Befolgung der Reiserichtlinien nicht erreicht. Es ist verlockend, die Einhaltung der
Reiserichtlinien
durch noch mehr Kontrolle erreichen zu wollen, aber die Antwort könnte einfach in weniger Kontrolle und mehr Zufriedenheit der Reisenden liegen.Was wäre, wenn sich Reise- und FinanzmanagerInnen eher darauf konzentrieren würden, ihre Geschäftsreisenden zufriedenzustellen, anstatt noch mehr zu kontrollieren?Dies ist kein hypothetisches Experiment. Viele Unternehmen stellen fest, dass Vertrauen, Autonomie und Freiheit zu einer höheren Zufriedenheit der Reisenden und zur Einhaltung der Reiserichtlinien führen. Beides geht tatsächlich Hand in Hand. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, warum.Was ist ein erfolgreiches Reiseprogramm?
Bevor wir uns damit befassen… was macht ein Reiseprogramm erfolgreich?
Ein erfolgreiches Reiseprogramm ist eines, das:
- Die Erfahrung der Reisenden verbessert
- Fairness und Transparenz erhöht
- Budgetanforderungen erfüllt
- Alle nötigen Reisen erlaubt.
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1) Das eigenständige Buchen wird nicht verschwinden
Manchmal sind Trends einfach Trends. Sie kommen und sie gehen wieder. Aber die
Trends, die Geschäftsreisen betreffen, sind eher wie eine Bewegung.
Das ist der Fall bei Selbstbuchungen.Laut einer Umfrage ziehen es die heutigen Geschäftsreisenden tatsächlich überwiegend vor, ihre Reisen selbst zu buchen, anstatt ein externes Reisemanagementunternehmen anzurufen oder eine Anfrage an interne Travel ManagerInnen zu schicken. Die Tatsache, dass inzwischen die Millennials den größten Prozentsatz der Geschäftsreisenden ausmachen,
trägt sicherlich zu dieser Präferenz bei, aber auch die Generation Y bucht am liebsten selbst.Warum ausgerechnet diese Vorliebe für eigenständiges Buchen? Denken Sie einfach darüber nach. Die Geschäftsreisenden von heute sind es gewohnt, ihren Urlaub selbst online zu buchen und haben wahrscheinlich noch nie ein Reisebüro benutzt.Wenn Sie es den Reisenden erlauben, innerhalb der Richtlinien selbst zu buchen (unter Verwendung eines Buchungssystems für Geschäftsreisen, in das die Reiserichtlinien bereits integriert sind
), dann erhöhen Sie gleichzeitig die Zufriedenheit der Reisenden und die Einhaltung der Richtlinien.2) Reiserichtlinien sind eigentlich unglaublich einfach durchzusetzen
Kurzmeldung: Die meisten Angestellten wollen nicht von der Firmenrichtlinie abweichen.Probleme bei der Einhaltung werden in der Regel verursacht durch:
- Verwirrung über die Grenzen der Richtlinie
- Es gibt kein Selbstbuchungstool für Geschäftsreisen (was dazu führt, dass Reisende "abtrünnig" werden und auf Webseiten für Privatkunden buchen).
- Fehlende Personalschulungen darüber, welche Prozesse und Programme verwendet werden sollen
Wenn man sich in erster Linie auf die Zufriedenheit der Reisenden konzentriert, kann die Einhaltung der Reiserichtlinien leicht erreicht werden. Reisende möchten klare Grenzen für Reisen haben, wie z.B. die maximalen Kosten pro Nacht für ein Hotel in London oder die maximalen Kosten für einen internationalen Flug. Mit Sicherheit werden sie auch wissen wollen, wie sie im Bedarfsfall eine Rückerstattung erhalten können.Die Erkenntnis, dass Reiserichtlinien nicht schwer durchzusetzen sind, erfordert ein Umdenken und oftmals die Nutzung neuer Prozesse und Programme. Sie brauchen ein Tool, mit dem Reisende innerhalb der Richtliniengrenzen buchen können, und möglicherweise müssen Sie auch Ihre
Reiserichtlinien aktualisieren,
damit sie den Reisenden leicht verständliche Informationen vermitteln, die ihnen wirklich wichtig sind (z.B. Erstattungsprozesse).Eine kluge Strategie ist die Erstellung eines kurzen Videokurses über das Reisemanagement
in Ihrem Unternehmen. Verwenden Sie eine firmeneigene Schulungsplattform wie Zunos
oder Docebo
. Bevor Sie mit der Erstellung von Lerninhalten beginnen, sollten Sie zunächst einen Umdenkprozess in Gang setzen: Wenn Sie den Angestellten die Richtlinien geben, die sie benötigen, und die Tools, die sie sich wünschen, wird die Einhaltung der Reiserichtlinien einfach sein.3) Eine Kultur des Vertrauens zahlt sich aus
Mehr als 50% der CEOs aus der PWC-Umfrage von 2016 (Global CEO Survey 2016)
gaben an, dass mangelndes Vertrauen eine große Gefahr für das Wachstum von Organisationen darstellt. Es ist nicht überraschend, dass mangelndes Vertrauen auch eine Bedrohung für Ihr Geschäftsreiseprogramm darstellt.Wenn Sie ein Reiseprogramm haben möchten, das den Reisenden ermöglicht, die erforderlichen Reisen zu unternehmen, sie zu genießen und sie unter Einhaltung des Budgets abzuschließen, dann ist Vertrauen ein wichtiger Faktor. Vertrauen ist nicht nur in das Reiseprogramm eingebunden. Es ist etwas, das man in die gesamte Unternehmenskultur einbindet.Anstatt zu fragen: "Wie können wir mehr Kontrolle ausüben?" sollten Sie vielleicht fragen: "Wie können wir mehr Vertrauen schaffen?”Wie können Sie Vertrauen in Ihr Reiseprogramm aufnehmen?
TransferWise
erreicht dies, indem es keine Einschränkungen für selbst gebuchte Reisen festlegt. "Wir haben uns dafür entschieden, auf einen Genehmigungsprozess zu verzichten. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern. Wir stellen kluge Leute ein, und vertrauen darauf, dass sie das Richtige tun, wodurch die Angestellten im Allgemeinen wissen, was sie zu buchen haben. Wenn sie nicht sicher sind, werden sie uns fragen."Eine andere Möglichkeit, Vertrauen zu schaffen,
besteht darin, den Angestellten mehr Auswahl- und Kontrollmöglichkeiten über ihre eigenen Reisen zu geben, ob es nun darum geht, was sie buchen oder wie."Wir stellen kluge Leute ein, und wir vertrauen darauf, dass sie das Richtige tun.”
Marta Kutt, Global Facilities Manager bei TransferWise
4) Mitarbeiter wissen, was sie wollen und brauchen
Wenn man Kosten sparen will, ist es einfach, sich nur auf das Geld zu konzentrieren. Sie müssen Geld sparen, also müssen Sie Kosten senken, richtig? Aber ein Reiseprogramm, das auf der Zufriedenheit der Reisenden basiert, kann potenziell schneller und einfacher zu niedrigeren Kosten führen.
64% der Angestellten würden auf eine 10%ige Gehaltserhöhung verzichten,
um mehr Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld und die Work-Life-Balance zu haben. Dies zeigt, dass sich nicht alles um Geld dreht. Geschäftsreisende wollen keinen Zimmerservice, sie wollen kostenloses Wi-Fi.
Wenn Sie herausfinden wollen, wie Sie Ihr Reiseprogramm erfolgreicher gestalten können, fragen Sie Ihre Reisenden. Was wollen sie? Was brauchen sie? Stellen Sie nicht einfach mehr Regeln und Richtlinien auf, wenn Sie Ihr Reiseprogramm ändern. Bauen Sie auch Funktionen ein, die Ihre Reisenden zufriedenstellen, ob es sich nun um eine neue Hotelkette handelt, mit der Sie die Tarife für Geschäftsreisen aushandeln, um die Einbeziehung von Airbnb
oder um etwas anderes.5) Richtlinien schaffen standardisierte Erfahrungen
Natürlich sind einige Einschränkungen notwendig. Richtlinien fördern Fairness. Aber selbst wenn Sie Limits setzen, können Sie den Reisenden die Kontrolle geben, wie sie sie nutzen möchten. Die meisten Reisenden bevorzugen generelle Limits wie die Höchstkosten pro Flug und pro
Tagespauschale.
Auf diese Weise können sie die Ausgaben so gestalten, wie es ihnen passt. Ein Reisender könnte öffentliche Verkehrsmittel benutzen, um sich ein feineres Abendessen zu gönnen, während ein anderer vielleicht ein billigeres Zimmer eine Meile vom Tagungsort entfernt bucht, nur um vor dem Arbeitstag einen schönen Spaziergang zu machen. Richtlinien für die einzelnen Städte helfen dabei, die Erfahrung für Reisende zu standardisieren, damit sie nicht in Johannesburg in großem Stil leben und sich in Tokio langweilen.
Wenn Sie Richtlinien für ein erfolgreiches Reiseprogramm aufstellen, stellen Sie keine Milliarden von Regeln auf, die niemand versteht. Ändern Sie stattdessen Ihre Denkweise und konzentrieren Sie sich auf die Reisenden. Welche Richtlinien brauchen Individualreisende, um in jeder Stadt eine reibungslose (aber erschwingliche) Erfahrung zu machen? Welche Richtlinien braucht das Unternehmen, um die Ausgaben in allen Bereichen fair zu halten?Zufriedene Angestellte sind zufriedene Reisende und umgekehrt. Bei der Optimierung Ihres Reiseprogramms sollten Sie immer daran denken, dass es den Reisenden dient, damit die Reisenden dem Unternehmen besser dienen können.?)
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