Reisebüros für Geschäftsreisen: So finden Sie den richtigen Dienstleister

25 Sept 2023 · 12
Eine Dienstreise kostet den Arbeitgeber Geld. Im Schnitt etwas mehr als 150 € pro Mitarbeiter:in und Tag. Das führt dazu, dass viele Unternehmen das
Geschäftsreisemanagement
inhouse erledigen – dann übernimmt zum Beispiel das Backoffice neben der Buchhaltung auch das Travel Management, oder die Angestellten buchen ihre Geschäftsreisen einfach selbst. Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, um zusätzliche Kosten für das Reisemanagement zu vermeiden, bewirkt in vielen Fällen aber eher das Gegenteil: Denn wer am Geschäftsreisemanagement spart, gefährdet die Produktivität seiner Mitarbeiter:innen – und zahlt am Ende sogar oft mehr.
Wir haben 1.000 Arbeitnehmer:innen in Deutschland gefragt, die regelmäßig geschäftlich verreisen, welchen Schwierigkeiten sie bei der Geschäftsreisebuchung begegnen. Das
Ergebnis unserer Umfrage
:
  • Knapp ein Drittel der Befragten ist genervt davon, Buchungen aus eigener Tasche vorfinanzieren zu müssen.
  • Ein Drittel der Befragten fühlt sich bei Änderungen und Stornierungen vom Arbeitgeber alleingelassen und nicht ausreichend unterstützt.
  • Etwa die Hälfte hat das Gefühl, die unternehmenseigenen
    Reiserichtlinien
    nicht richtig zu kennen oder zu verstehen.
  • Etwa ein Viertel ist der Meinung, dass es zu viele Einschränkungen gibt, und hält die Budgetgrenzen für unrealistisch.
Genau deshalb lohnt es sich, das Geschäftsreisemanagement auszulagern – und zum Beispiel mit einem Reisebüro für Geschäftsreisen zusammenzuarbeiten. Für die Zufriedenheit Ihrer Reisenden, den Erfolg Ihrer Geschäftsreisen, die
Compliance Ihrer Richtlinie
und die Effizienz Ihres Business Travel Managements. Wir zeigen, wie Sie den passenden Dienstleister für Ihre Geschäftsreisen finden und worauf es ankommt.

Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?

Im Privaten sind die meisten Menschen mit dem Konzept des Reisebüros vertraut: Wer eine Urlaubsreise buchen möchte, erhält hier eine Reiseberatung vom Fachpersonal. In einem Beratungstermin kommunizieren Sie Ihre Vorstellungen, die Reiseexpert:innen vor Ort recherchieren verschiedene Optionen und bereiten Angebote für Sie vor, aus denen Sie wählen können. Sie zahlen und erhalten eine fertig gebuchte Pauschalreise mit allen notwendigen Informationen für Ihre Reise.
Ein Reisebüro für Geschäftsreisen funktioniert im Grunde genauso – nur dass sich anstelle von Privatreisen alles um dienstliche Auswärtstätigkeiten dreht. Als Dienstleister bucht und verwaltet das Reisemanagement-Unternehmen die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter:innen. In der Regel arbeiten Sie dabei eng mit einer oder mehreren Ansprechpersonen im Reisebüro zusammen, die alle Anfragen innerhalb Ihrer Reiserichtlinie abwickeln und die Reisenden bei sämtlichen Anliegen unterstützen. So lassen sich Geschäftsreisen deutlich effizienter und organisierter managen: Sie können Ihre Reisekosten reduzieren, die Spesenabrechnung und den Buchungsprozess optimieren und das Reiseerlebnis für alle Beteiligten entspannter gestalten.
Das exakte Serviceangebot variiert von Reisebüro zu Reisebüro – und lässt sich deshalb kaum vollumfänglich beschreiben. Große Unternehmen in diesem Segment sind zum Beispiel oft rund um die Uhr und an mehreren Standorten erreichbar und bieten Support in zahlreichen Sprachen an, erheben dafür aber womöglich Servicegebühren für jeden Anruf. Kleinere Anbieter haben unter Umständen eingeschränkte Geschäftszeiten und sind weniger flexibel, bieten dafür aber Premium-Services zu moderaten Preisen. Nichtsdestotrotz gibt es ein Minimum an Leistungen, die alle Reisebüros für Dienstreisen bieten:
  1. Sie buchen Reisen für Mitarbeiter:innen.
  2. Sie bieten verschiedene Reiselösungen und -leistungen in einem Service.
  3. Sie unterstützen die Reisenden bei Stornierungen, Umbuchungen und Co.
  4. Sie verhandeln Gruppen- und Firmenpreise sowie Sonderkonditionen.

Vorteile eines Geschäftsreisebüros

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Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, mit einem Reisebüro mit Firmendiensten zusammenzuarbeiten. Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Vorteile von professionellen Geschäftsreiseunternehmen:
  • Interne Ressourcen sparen: Für eine:n Vollzeit-Reisemanager:in fehlen Ihnen die Ressourcen – und vielleicht auch der Bedarf –, aber Ihr Büroteam trägt bereits die Verantwortung für zahlreiche andere Aufgaben. Das Reisebüro kümmert sich um die Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie um die Betreuung der Reisenden. Sie müssen kein Personal bereitstellen und haben den Kopf frei für andere To-dos.
  • Mit Expert:innen arbeiten: Im Reisebüro übernimmt geschultes Fachpersonal die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen. So profitieren Sie auf Ihren Reisen vom Know-how und von der jahrelangen Erfahrung des Dienstleisters. Ihre Reisen werden von Profis organisiert, ohne dass Sie selbst für die Aneignung der Expertise zuständig sind.
  • Zu guten Konditionen reisen: Reisebüros arbeiten oft eng mit bestimmten Anbietern zusammen und können deshalb besondere Konditionen aushandeln, von denen Sie für Ihre Geschäftsreisen profitieren können. Das schlägt sich zum Beispiel in Gruppentarifen fürs ganze Team, besseren Preisen oder Upgrades nieder.
  • Unterstützung erhalten: Auch während der Reise selbst kommt es immer wieder vor, dass die Reisenden Fragen haben oder eine persönliche Beratung benötigen. Wenn Sie die Reise auf eigene Faust planen, müssen hierfür die Reisemanager:innen oder Büroleiter:innen herhalten. Diese sind jedoch nicht immer verfügbar. Die Reiseberater:innen des Geschäftsreisebüros können hier entlasten.
  • Reisekosten aufschlüsseln: Um Budgets zu optimieren, müssen Sie genau wissen, wieviel Sie wofür ausgeben. Reisebüros können all Ihre Reisekosten nach Abteilungen oder Projekten aufschlüsseln und Ihnen strukturierte Berichte zur Verfügung stellen. Auch die Reisekostenabrechnung läuft reibungslos.
  • Fürsorgepflicht erfüllen: Arbeitgeber haben gegenüber ihren Arbeitnehmer:innen eine besondere Pflicht zur Fürsorge – auch während einer Dienstreise. Die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro bietet Ihnen die Möglichkeit, Risiken proaktiv zu erkennen und aufzudecken und die Sicherheit der Mitarbeiter:innen an erste Stelle zu setzen. Auch in Notfallsituationen.
  • Richtlinien einhalten: Jedes Unternehmen sollte konkrete Reiserichtlinien formuliert haben – ein Regelwerk, das die Buchung, den Ablauf und die Kosten von Geschäftsreisen strukturiert. Im Reisebüro stellt das Personal sicher, dass alle Buchungen richtlinienkonform erfolgen. Für eine bestmögliche Compliance.

Nachteile eines Reisebüros für Geschäftsreisen

Insbesondere was die Effizienz und die Betreuung anbelangt, bietet die enge Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Zumindest gegenüber einer selbstständigen Multi-Channel-Buchung. Diese fällt oft zeitintensiv und unstrukturiert aus, weil sie mit einem hohen Rechercheaufwand und zahlreichen Rückfragen einhergeht und die Informationen über verschiedene Kanäle eintrudeln. Trotzdem bringen Reisebüros auch einige Nachteile mit sich:
  • Veraltete Technologie: Viele Arbeitnehmer:innen sind heutzutage Digital Natives. Sie sind es gewohnt, digital zu (inter-)agieren und in Echtzeit zu kommunizieren. Bei vielen Reisebüros läuft die Kommunikation zu großen Teilen via Telefonanruf und E-Mail. Teils sind sogar Beratungstermine vor Ort notwendig.
  • Wenig Flexibilität: Bei Selbstbuchungen oder eigenständigen Recherchen können die Reisenden sich verschiedene Unterkünfte ansehen, zwischen mehreren Optionen wählen und die Buchungsparameter im Zweifel selbstständig anpassen. Diese Flexibilität schätzen viele Arbeitnehmer:innen.
  • Hohe Kosten: Reisebüros können zwar für einzelne Kund:innen Sonderpreise aushandeln, bieten grundsätzlich aber nicht die besten Preise. Hinzu kommen außerdem vergleichsweise hohe Gebühren für die einzelnen Aspekte der erbrachten Dienstleistungen.
  • Wenig Auswahl: Weil viele Reisebüros fest mit bestimmten Anbietern zusammenarbeiten, fehlt es ihrem Angebot oft an Vielseitigkeit. Vor allem günstige Airlines oder auch besondere Unterkünfte werden dadurch nicht abgedeckt, obwohl sie für Geschäftsreisen durchaus interessant sind.
Das Gute: Wer seine Geschäftsreise mit professioneller Hilfe planen und buchen möchte, ist heute nicht mehr unbedingt auf ein Reisebüro angewiesen – sondern kann auch auf modernere Optionen zurückgreifen.
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Traditionelle Geschäftsreisebüros vs. Geschäftsreise-Plattformen: ein Vergleich

Dass Privatreisen mit einem Gang ins Reisebüro begannen, liegt bei vielen Reisenden schon eine ganze Weile zurück. Warum? Weil digitale Dienstleister und
Online-Reisebüros
wie Booking.com oder Expedia alle Services und Optionen vereinen, die den Verbraucher:innen bei der Buchung einer Reise wichtig sind: Komfort, Autonomie, ein intuitives Nutzererlebnis, eine mobile Anwendung sowie eine umfassende Reiseunterstützung – gepaart mit einer großen Auswahl an Flügen, Zugverbindungen, Unterkünften und Mietwagen.
Ein ähnliches Service-Angebot wie bei privaten Urlaubsreisen wünschen sich auch viele Dienstreisende. Hinzu kommen außerdem die Interessen der Firma sowie zusätzliche Bedürfnisse, die sich aus dem beruflichen Anlass der Reise ergeben:
  1. Die Reiserichtlinien des Unternehmens sollten sich einfach integrieren lassen, damit sie bei der Buchung eingehalten werden können.
  2. Die Zahlung der Geschäftsreise sollte nicht aus eigener Tasche erfolgen, sondern nach Möglichkeit über die korrekte Kostenstelle laufen.
  3. Die Spesenabrechnung sollte automatisiert erfolgen und es sollten Spesen- und Reiseberichte zur Budgetanalyse bereitgestellt werden.
Professionelle
Reisemanagement-Tools
vereinen beide Aspekte miteinander: den persönlichen und den unternehmerischen. Um die Bedürfnisse der Reisenden zu bedienen und gleichzeitig die Anwendbarkeit für den beruflichen Kontext sicherzustellen, setzen Dienstreise-Apps auf eine Kombination aus Technologie und Expert:innen-Service.
Während Menschlichkeit und Kundenbetreuung bei herkömmlichen Reisebüros – ob mit Firmendiensten oder ohne – fester Bestandteil der Dienstleistung sind, kommt der technologische Aspekt häufig zu kurz. Dabei sind moderne Technologien unverzichtbar, um Reisende mit einzubinden, Prozesse zu automatisieren und ein Maximum an Autonomie, Flexibilität und Mobilität zu ermöglichen. Wer das Beste aus seinen Geschäftsreisen herausholen möchte, setzt daher also auf eine Lösung, die beide Elemente miteinander vereint.

So wählen Sie das passende Tool oder Reisebüro für Geschäftsreisen aus

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Die Auswahl des passenden Partners für Ihr Geschäftsreisemanagement kann durchaus eine Herausforderung sein. Deshalb haben wir die wichtigsten Features für eine erfolgreiche Dienstreisebuchung für Sie zusammengefasst.

Einfache Integration

Entscheiden Sie sich für ein Reiseunternehmen, das sich direkt und nahtlos in den Tech-Stack Ihres Unternehmens – also in die Gesamtheit der technischen Anwendungen, die Sie nutzen – integrieren lässt. Dadurch können Sie zeitaufwendige Prozesse wie das Ausgabenmanagement und die Reisekostenerstattung beschleunigen und sich doppelte Arbeitsschritte sparen. TravelPerk bietet eine Vielzahl an Integrationen mit beliebten Plattformen wie z. B. Divvy, Payhawk und vielen mehr. So können Sie all Ihre Lieblingstools miteinander kombinieren, Abläufe optimieren und jede Menge Zeit und Arbeit sparen.

Bequeme Buchung

Wählen Sie ein Tool, das mehrere Buchungswege ermöglicht. So können die Reisenden ihre Reisen selbst buchen, wenn sie das möchten, während zugleich auch alle Administrator:innen die Möglichkeit haben, einfach und problemlos Reisen für andere Mitarbeiter:innen zu buchen. Achten Sie außerdem auf eine intuitive Bedienung und einen vorgegebenen Flow, der die Buchenden durch alle wichtigen Entscheidungen führt. Eine Dienstreise-App ermöglicht es den Nutzer:innen, alle wichtigen Informationen mit dem Smartphone aufzurufen, und verbessert die Usability. Extra-Funktionen für Travel Manager:innen sorgen außerdem für mehr Sicherheit – beispielsweise indem sie durch eine leistungsstarke Nachverfolgung jederzeit überprüfen können, wo sich die einzelnen Mitarbeiter:innen gerade befinden.

Große Reiseauswahl

Stellen Sie sicher, dass das Reisebüro oder die Plattform Ihrer Wahl Ihren Reisenden Zugang zu allen gewünschten Fluglinien und Hotels bietet. So haben die Mitarbeiter:innen nicht mehr das Bedürfnis, sich anderweitig zu informieren oder über externe Anbieter zu buchen – weil die Auswahl groß genug ist und alle Wünsche und Vorstellungen bedient werden können. Gerade für längere Aufenthalte sind Ferienwohnungen zum Beispiel oft interessanter als Hotels. Integrieren Sie unkonventionelle Unterkunftsarten und günstige Optionen wie Billigfluganbieter und steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Reisenden, während Sie gleichzeitig die Reisekosten senken.

Keine versteckten Kosten

Machen Sie sich vor der Anmeldung mit der Gebühren- oder Tarifstruktur des Reisemanagement-Unternehmens vertraut. Achten Sie darauf, dass Support-Anrufe oder Routinebuchungen kostenfrei beziehungsweise im Preis enthalten sind. Gehen Sie außerdem sicher, dass das Angebot auf die Größe und die Gewohnheiten Ihres Unternehmens abgestimmt ist: Wie viele Profile können Sie anlegen? Wie viele Buchungen sind inkludiert? Welche Service-Leistungen sind im Preis enthalten? All diese Fragen sollten Sie im Voraus klären – und dabei auch das Kleingedruckte lesen.

Premium-Support während der Reise

Im Verlauf der Reise sollen Ihre Arbeitnehmer:innen niemals auf sich allein gestellt sein. Wählen Sie eine Reisemanagement-Lösung, die einen 24/7-Kundenservice mit persönlicher Beratung bietet, sodass in Notfällen immer jemand erreichbar ist und in Echtzeit Hilfestellung geben kann. Egal, ob wichtige Informationen oder Daten verloren gegangen sind, der Flug storniert wurde und schnell eine Alternative her muss oder es Probleme mit der Unterkunft gibt: In all diesen Fällen sollten Ihnen die Reise-Expert:innen des Anbieters mit Rat und Tat zur Seite stehen und Sie aus der Ferne unterstützen. Am besten rund um die Uhr und in mehreren Sprachen.

Integrierte Reiserichtlinien & Freigabeoptionen

Eine Dienstreise kann aus unternehmerischer Perspektive noch so erfolgreich verlaufen – wenn sie außerhalb der Richtlinie und jenseits der Budgetgrenze liegt, stellt sie wirtschaftlich trotzdem erstmal einen Misserfolg dar. Um die Compliance Ihrer Geschäftsreisen zu verbessern, brauchen Sie eine
automatisierte Reiserichtlinie
. Integrieren Sie Vorgaben, Zuständigkeiten, Budgetgrenzen und Freigabe-Workflows in Ihr Buchungstool und gehen Sie so sicher, dass alle zukünftigen Buchungen entweder richtlinienkonform erfolgen oder explizit genehmigt werden. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter:innen bei Selbstbuchungen nicht mehr überfordert, können keine Fehlbuchungen mehr tätigen und gewöhnen sich zunehmend an die Reiserichtlinie. Wählen Sie deshalb ein Tool mit Richtlinien-Funktion und machen Sie alle Mitarbeiter:innen damit vertraut.

Echtzeit-Reiseberichte

Transparente Budget- und Reiseanalysen helfen Ihnen dabei, Ihre Reiseausgaben in Zukunft zu verbessern – und Schwachstellen im System oder in Ihrer Richtlinie offenzulegen. Der erste Schritt in Richtung Übersichtlichkeit und Transparenz ist die Nutzung einer zentralen Buchungsplattform für alle Anliegen und alle Mitarbeiter:innen – so sind die Ausgaben nicht auf zahlreiche Kanäle verstreut und können zentral abgerufen werden. Wenn Sie zudem ein Reisebüro oder ein Online-Tool mit Reporting-Funktion nutzen, sparen Sie sich das Clustern der Belege: Ihr Geschäftsreise-Partner erstellt automatisierte Echtzeit-Berichte mit allen wichtigen Informationen für Ihr Finanzteam – auf Wunsch auch gefiltert nach Kostenstellen, Abteilungen oder Reisenden. Für einen besseren Überblick sowie einfachere und schnellere Reisekostenabrechnungen und -rückerstattungen.

Flexible Lösungen

Wer bei privaten Buchungen keine hervorragende Reiserücktrittsversicherung hat, bleibt im Falle von persönlichen Notfällen oft auf seinen Kosten sitzen – oder muss sich um einen Nachholtermin bemühen. Bei beruflichen Flugreisen oder Auswärtstätigkeiten allgemein sind Spontaneität und Flexibilität hingegen ein absolutes Muss. Auch wenn etwas Unerwartetes dazwischenkommt, ist es wichtig, dass das Unternehmen nicht auf den Kosten sitzen bleibt – unabhängig davon, wer für die Planänderung verantwortlich ist. Wir bei TravelPerk wissen, wie wichtig flexible Lösungen für die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens sind. Deshalb bekommen Sie mit
FlexiPerk
bei Stornierungen oder Planänderungen 80 Prozent Ihrer Reisekosten zurück.

Innovativ & leicht skalierbar

Das globale Geschäftsreisemanagement steckt noch in den Kinderschuhen. Moderne Technologien entwickeln sich in rasanter Geschwindigkeit weiter und bringen viel Potenzial mit sich, um die Geschäftsreisebranche mit neuen Services stetig weiterzuentwickeln. Wählen Sie also ein Reisemanagement-Unternehmen, das auf innovative Dienstleistungen setzt, die Zukunft im Blick behält und skalierbare Lösungen für wachsende Teams bietet.

Unterstützung von nachhaltigem Reisen

Bei Dienstreisen steht in der Regel der wirtschaftliche Aspekt im Vordergrund: Weite Strecken müssen möglichst schnell zurückgelegt werden, um keine Zeit zu verlieren und die Produktivität hochzuhalten. Die Umwelt rückt dabei oft in den Hintergrund. Höchste Zeit, umzudenken. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und entscheiden Sie sich für ein Geschäftsreisebüro, das nachhaltige Alternativen bietet – seien es nachhaltige Unterkünfte, Zugreisen oder Kompensationsmaßnahmen zur Reduktion Ihres CO2-Fußabdrucks bei Flugreisen und Co. Mithilfe von
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gleichen Sie Ihre Geschäftsreise-Emissionen aus und investieren in zertifizierte Klima- und Umweltschutz-Projekte.
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Erfahren Sie, wie Sie damit beginnen können, die CO2-Emissionen Ihrer Geschäftsreisen zu kompensieren und umweltfreundlicher zu reisen.

Beliebte Reisebuchungsunternehmen für Geschäftsreisen

Geschäftsreisemanagement-Tools gibt es viele:
  • TravelPerk
  • SAP Concur
  • Egencia
  • Expensify
  • BCD Travel
  • Lanes & Planes
  • CWT
  • FCM Travel
  • Navan
  • Corporate Traveler
  • u. v. m.
Welche die Plattform Ihrer Wahl ist, hängt letztlich vor allem von Ihren Bedürfnissen und Ihren Reisegewohnheiten ab. Wir informieren Sie zu verschiedenen
Geschäftsreiseanbietern
und ihren Funktionen – so fällt die Entscheidung am Ende vielleicht etwas leichter.
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.

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