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Die 20 besten Softwaretools für Reisekosten und Geschäftsreisen

8 Okt 2021 12 MIN READ

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

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Die 20 besten Softwaretools für Reisekosten und Geschäftsreisen

Geschäftsreise-Software ist nicht länger nur den großen Unternehmen vorbehalten. Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren massiv davon, wenn sie ihre Geschäftsreisen über eine speziell für Unternehmen entwickelte Software buchen und verwalten, anstatt auf Websites für Endverbraucher zu buchen und dann mühselige alle Rechnungen zusammensammeln müssen. 

Egal, ob Sie Geschäftsreise-Software schon lange nutzen oder zum ersten Mal in diese Softwarekategorie hineinschnuppern: Wir haben für Sie alles Wissenswerte über die Top-Funktionen, Anbieteroptionen und den gesamten Markt recherchiert. 

Lesen Sie weiter und finden Sie heraus, was die besten Tools am Markt sind, wenn es um die Buchung von Geschäftsreisen sowie die Nachverfolgung und Berichterstellung von Reisekosten geht. Wir haben auch einen Abschnitt mit nützlichen Add-ons und zusätzlichen Tools hinzugefügt, durch die Sie Ihren Buchungsprozess für Geschäftsreisen und das Reiseerlebnis verbessern und die Sie bei der Datenanalyse unterstützen. 

Was ist Geschäftsreise-Software?

Geschäftsreise-Software wird verwendet, um Reisen zu buchen, bevorstehende Reisen zu verwalten und frühere Reisen nachzuverfolgen und Berichte darüber zu erstellen. Daneben können Sie mit solchen Lösungen Reiserichtlinien automatisieren und Reiserechnungen und -anbieter konsolidieren.

Früher machten es Kleinunternehmen so: Mitarbeiter lasen die Reiserichtlinien des Unternehmens in einem PDF-Dokument oder in einem internen Wiki nach, buchten auf irgendeiner Website ihre Reise und bekamen die Kosten dann rückerstattet.

Früher machten es große Unternehmen so: Man nutzte Reisebüros oder eine Reise-Software mit hohen Aufschlägen, Provisionen und Gebühren für Support-Anrufe.

JETZT macht man es so, egal, wie groß das Unternehmen ist: Mitarbeiter buchen ihre Reisen selbst über die Geschäftsreise-Software, in der die Reiserichtlinie des Unternehmens bereits integriert ist. Diese blockiert Reisen, die nicht der Richtlinie entsprechen, oder fordert dafür eine Freigabe an. In der Software sind auch die Zahlungsdetails des Unternehmens hinterlegt, sodass keine Rückerstattung an die Mitarbeiter erforderlich ist!

Die beste Geschäftsreise-Software

In vielen Reisesoftwarelösungen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ausgaben nachzuverfolgen, um so Budgetentscheidungen zu treffen. Sie umfassen jedoch nicht alle Funktionen, die sie für Steuer- und Buchhaltungszwecke benötigen.

Auch wenn Ihre Geschäftsreise-Software in Ihr Spesensystem integriert werden sollte, handelt es sich dennoch um verschiedene Tools. Daher haben wir unsere Softwareempfehlungen in zwei Bereiche aufgeschlüsselt: Software, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Reise unterstützt, sowie Software, die bei Ausgaben hilfreich ist. Daneben empfehlen wir noch zusätzliche Tools und Add-ons.

Tools zum Buchen und Verwalten von Reisen

TravelPerk

TravelPerk bietet die weltweit größte Auswahl an Reiseoptionen und umfasst leistungsstarke Reisemanagement-Funktionen. Es hilft Reisenden und Managern dabei, Reisen für sich selbst und andere im Rahmen der Richtlinie zu buchen.

TravelPerk umfasst auch Funktionen für Reisebudget-Verantwortliche und Finanzteams, um Reisespesen nachzuverfolgen, Spesenabrechnungen zu erstellen, Integrationen zu nutzen und die Compliance zu überprüfen. Das Tool wird von Reisenden und Administratoren am besten bewertet. Darüber hinaus bietet TravelPerks eine kostenlose Geschäftsreise-Software, die ideal für alle Unternehmen ist, die ein hochwertiges Tool nutzen möchten, ohne zusätzliche Kosten zu haben.

Salestrip

Salestrip kann eine gute Geschäftsreise-Software für Vertriebsteams und Berater sein, die Salesforce verwenden. Damit können Sie Reisen auf CRM-Ebene nachverfolgen und verwalten und die Reisen verschiedenen Kundenkonten zuordnen.

Flightfox

Wenn Sie gerne mit einem Reisebüro zusammenarbeiten, aber gleichzeitig moderne Software nutzen möchten, gefällt Ihnen vielleicht Flightfox: Dabei handelt es sich um eine Reisebüro-Managementsoftware mit integriertem Online-Tool, in dem Sie bevorstehende Reisen ansehen, Spesenberichte herunterladen und noch mehr tun können.

Airbnb for Work

Airbnb for work header screenshot

Bei Airbnb for Work handelt es sich zwar nicht um eine eigenständige Reisemanagement-Lösung, aber es bietet die Funktionen, die Unternehmen benötigen, damit ihre Geschäftsreisenden einfach und sicher Airbnb für Geschäftsreisen nutzen können. Neben einer optimierten Zahlung ist auch eine Integration der Sorgfaltspflicht nutzbar. Beachten Sie, dass Sie auch mit einigen Geschäftsreise-Softwarelösungen (wie TravelPerk) über Airbnb for Work buchen können.

Tools zur Verwaltung von Reisekosten

Expensify

expensify

Expensify ist die führende Lösung für die Ausgabenverwaltung. Es umfasst eine mobile App, um Spesen einfach zu erfassen – machen Sie einfach ein Foto des Belegs und die Software gibt die Daten automatisch für Sie ein. Daneben bietet die Lösung nun ein neues Kreditkartenangebot, sodass Mitarbeiter nicht mühselig Rechnungen für viele Transaktionen hochladen müssen.

Brex

Bei Brex handelt es sich um eine Firmenkreditkarte, die sowohl für Start-ups als auch für etablierte Unternehmen geeignet ist. Es bietet höhere Limits als die meisten Karten, bessere Prämien und eine einfachere Nachverfolgung und Verwaltung von Ausgaben in allen Kategorien, einschließlich Reisen.

Spendesk

Spendesk hilft mit seiner Ausgabenverwaltungssoftware und seinem Kreditkartenangebot Unternehmen dabei, ihre Ausgaben nachzuverfolgen und zu kontrollieren. Unternehmen erhalten in Echtzeit Einblicke in alle Ausgaben, die dann einfach sortiert und kategorisiert werden können, um Budgetentscheidungen zu stützen.

Zoho Expense

Zoho Expense ist eine beliebte Ausgabenverwaltungsplattform, die hauptsächlich von kleinen Unternehmen verwendet wird. Sie können Belege hochladen sowie Ausgaben erfassen und so Ihrem Buchhaltungsteam alle nötigen Informationen zukommen lassen.

Fyle

Neben Unternehmenskarten und einer mobilen Ausgabenverwaltung bietet Fyle zuverlässige Funktionen für die Ausgabenverwaltung, darunter Freigabe-Workflows, Ausgabenanalysen und Reisespesenvorschüsse.

Yokoy

Die Ausgabenverfolgungssoftware Yokoy erleichtert es mittleren und großen Unternehmen, ihre Spesen nachzuverfolgen, einzureichen und rückzuerstatten. Die Plattform setzt auf künstliche Intelligenz, um Informationen automatisch zu extrahieren und Spesenformulare auszufüllen. Dabei erfolgt eine Mehrwertsteuer-Validierung und -rückforderung und es werden Ausreißer und mögliche Verstöße erkannt.

Divvy

Diese Ausgabenverwaltungslösung ist für Unternehmen aller Größen geeignet und umfasst intelligente Unternehmenskarten, mit denen geschäftliche Einkäufe einfach nachverfolgt, kategorisiert und berichtet werden können. Mit den kostenlosen Tools von Divvy können Unternehmen Budgets erstellen, Spesen verfolgen und virtuelle Kreditkarten für Abonnements generieren.

Expensya

Die Software von Expensya unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer täglichen Ausgaben – von Bürokosten bis hin zu Kosten für Geschäftsreisen. Die Lösung hilft dabei, Spesenabrechnungsprozesse durch Buchhaltungsautomatisierung, selbstverwaltete Spesen, eigene Optionen für tägliche Ausgabenlimits, intelligente Validierung und Steuerung, smarte Erkennungstechnologien und die Integration in viele andere Softwarelösungen zu optimieren.

Circula

Diese intelligente App für Mitarbeiterspesen ist eine einfache Möglichkeit, Reisekosten, Spesen und andere zusätzliche Ausgaben zu verfolgen. Durch sie ist es nicht mehr nötig, Daten manuell einzugeben und zu überprüfen. Circula hilft Unternehmen also dabei, Zeit zu sparen sowie Richtlinien und Vorschriften einzuhalten. Mit der mobilen App können Mitarbeiter ihre Spesen einfach melden und Rechnungen einreichen, sodass alles digital abgewickelt werden kann.

Denken Sie daran: Egal, für welche Geschäftsreise-Software und Ausgabenverwaltungssoftware Sie sich entscheiden – stellen Sie sicher, dass sie sich integrieren lassen.

Weitere interessante Tools und Add-ons

Rocketrip

Auf der Plattform von Rocketrip können Unternehmen ihre Reisekosten kontrollieren, indem sie Mitarbeiter ermutigen, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Das Tool kann die Kosten für jede Reise abschätzen, kostengünstigere Reiseoptionen vorschlagen und Mitarbeiter belohnen, die weniger ausgeben. Rocketrip ist kein Ersatz für eine richtige Buchungsplattform für Geschäftsreisen, kann jedoch parallel dazu verwendet werden, um Geld zu sparen.

Tripkicks

Dieses Add-on bietet Einblicke und Warnungen für Reise, um dadurch Einsparungen zu erzielen und das gesamte Reiseerlebnis zu verbessern. Tripkicks umfasst Gesundheits- und Sicherheitshinweise, COVID-19-Informationen sowie die Möglichkeit, günstigere Alternativen anzuzeigen. So kann es das Erlebnis Ihrer Geschäftsreisenden definitiv verbessern. 

Traxo

Traxo bietet Datenaggregations- und Informationslösungen, die das Auditing erleichtern, Datenlecks verhindern, Einsparmöglichkeiten erkennen und das Geschäftsreiseprogramm eines Unternehmens optimieren. Mit dem Tool haben Reisemanager einen wirklichen Überblick über alle geschäftlichen Reiseaktivitäten des Unternehmens.

TravelCare

Mit der Risikomanagementlösung von TravelCare, die Teil der Plattform von TravelPerk ist, bleiben Ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen sicher und informiert. Mit aktuellen Reisewarnungen und Informationen zu Einschränkungen vor, während und nach der Reise ist das Tool eine gute Möglichkeit, sich wieder sicher auf Geschäftsreisen zu begeben.

CapTrav

Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, alle Reisekosten zu verwalten, egal, wo diese von den Mitarbeitern gebucht wurden. Dank der cloudbasierten Lösung CapTrav können Unternehmen 100 % Ihrer Reisekosten auch aus unterschiedlichen Kanälen nachverfolgen und Berichte dazu erstellen.

PackPoint

Mit dieser App wird das Packen für Ihre nächste Geschäftsreise erheblich einfacher. Basierend auf der Wettervorhersage für Ihr Reiseziel sowie den geplanten Aktivitäten und der Länge der Reise erstellt PackPoint eine individuelle Packliste für Sie. Nie wieder Stress beim Packen – lassen Sie die Technologie das für Sie erledigen!

App in the Air

Begrüßen Sie Ihren neuen persönlichen Reiseassistenten: Diese App plant, bucht, verfolgt und verwaltet Ihre Reisen. Der Service hilft Ihnen, Ihren Reiseplan zu organisieren und einzuhalten, unterstützt Sie beim Check-in und sendet Ihnen Benachrichtigungen und Updates zu Terminals, Gates und Gepäckbändern. Weitere interessante Funktionen sind Reisestatistiken und ein CO2-neutrales Reiseprogramm. Reisen Sie grüner und intelligenter!

Funktionen, auf die Sie bei einer Geschäftsreise-Software achten sollten

Durchgängige Geschäftsreise-Plattformen umfassen alle Funktionen von der Verwaltung von Reisendendaten über die Buchung bis hin zur Erstellung von Richtlinien und der automatischen Spesenabrechnung und mehr – sie sind bestimmt die beste Wahl am Markt. Sie unterscheiden sich jedoch stark in ihrer Funktionalität und den Kosteneinsparungen für Unternehmen, wobei der Hauptgrund der Zugang zu einer Auswahl an günstigen Optionen ist. 

Wir haben eine Checkliste mit wichtigen Dingen erstellt, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für eine Geschäftsreise-Software entscheiden:

  • einfache Buchung für Administratoren
  • Buchung durch die Reisenden selbst
  • kostenloser Support rund um die Uhr
  • große Auswahl an Reiseoptionen
  • automatische Einhaltung von Reiserichtlinien mit anpassbaren Richtlinien und Freigabe-Workflows
  • zukunftsfähiges Tool, das skalierbar und anpassbar ist
  • Reise-Support rund um die Uhr inklusive direkter Durchwahl, Chat und E-Mail 
  • keine zusätzlichen Kosten für Reiseunterstützung
  • konsolidierte Rechnungsstellung
  • Berichte zu Reiseausgaben

Die Geschäftsreisebranche befindet sich zweifelsohne in einer aufregenden Zeit. Vor einigen Jahren war es ein alter, klobiger und langweiliger Markt, auf den jetzt täglich neue Lösungen und Technologien einströmen. 

Hinter den Kulissen: Einblicke in den Markt für Geschäftsreise-Software

Das Geschäftsreisemanagement ist einer der größten globalen Märkte und ist noch nicht vollständig in der digitalen Welt angekommen.

Noch vor wenigen Jahren setzten nur mittelgroße Unternehmen und Konzerne Geschäftsreise-Software ein. Mit neuen Optionen auf dem Markt kehren Unternehmen den Verbraucher-Websites den Rücken zu und setzen auf Reisemanagement-Software, die für den geschäftlichen Einsatz entwickelt wurde. Inzwischen nutzen auch große Unternehmen, die traditionell bei Reisebüros gebucht haben, ein internes Reisemanagement mit einer zuverlässigen und doch benutzerfreundlichen Software. 

In vielen Märkten gab es in den letzten Jahren ähnliche Geschichten zu beobachten: Neue Technologien kommen auf den Markt, neue Benutzererwartungen entstehen und die Unternehmen passen sich entweder an oder gehen zugrunde.

Genau das passiert auch auf dem Markt für Geschäftsreisen. Nur dieses Mal steht der Einsatz unglaublich hoch. Die Marktgröße für die Spesenverwaltung wird auf rund 2,5 Milliarden US-Dollar geschätzt.

Vergleichen Sie dies mit dem Markt für Geschäftsreisen, der 2016 ganze 1,3 Billionen US-Dollar erreichte. Auch wenn er einer der von der Pandemie am heftigsten gebeutelten Bereiche war, wird erwartet, dass er sich bis 2027 auf 829,5 Milliarden US-Dollar erholen wird. Es ergibt Sinn, wenn man darüber nachdenkt. Bei der Ausgabenverwaltung kaufen Sie ein Tool, mit dem Sie Geld nachverfolgen, aber mit dem Reisemanagement entscheiden Sie tatsächlich, wohin Ihr Geld fließen soll. Wer bekommt ein Stück von diesem riesigen Kuchen?

Darum wächst der Markt für Geschäftsreise-Software immer weiter

Dieser riesige Markt ist bereit für Neuerungen. Neue Technologien, die in den letzten Jahren entwickelt wurde, revolutionieren Geschäftsreisen, indem sie Unternehmen ein Online-Buchungserlebnis wie für Verbraucher sowie zugängliche Preise bieten. Warum sollte man einen Reiseberater für Geschäftsreisen anrufen, wenn man auch selbst in einem eigens für Unternehmen entwickelten Tool buchen kann? Diese Frage werden sich bald alle stellen. In den nächsten zwei bis drei Jahren wird die Frage nicht mehr lauten: „Soll ich eine Geschäftsreise-Software nutzen?“, sondern: „Welche soll ich nutzen?“.

Diese Probleme kann eine Geschäftsreise-Software lösen:

  • Schwierigkeiten bei der Durchsetzung eines unternehmensweiten Reiseprogramms
  • Mangelnde Transparenz bei den Reiseausgaben
  • Zeitaufwändiger Reisebuchungsprozess
  • Fehlende Optionen für Hotels und Flüge bei der Reiseplanung

KMU: neue Anwender für Geschäftsreise-Software

Sie nehmen jetzt vielleicht an, dass die oben erwähnten 829,5 Milliarden US-Dollar, die in dieser Branche ausgegeben werden, hauptsächlich von großen Unternehmen aufgebracht werden. Auch wenn es für die neuen Akteure am Markt sicherlich attraktiv ist, Großkunden zu gewinnen, liegt bei diesen jedoch nicht zwangsläufig auch das große Geld.

Derzeit gibt es Hunderttausende kleine und mittlere Unternehmen, die in Bezug auf das Geschäftsreisen-Management noch überhaupt nichts tun. Sie verwenden keine Software. Sie arbeiten mit keinem Reisebüro zusammen. Sie machen alles manuell und buchen über Tools, die für Verbraucher entwickelt wurden, und schließen so die Möglichkeit aus, ihre Geschäftsreisen nachzuverfolgen und zu kontrollieren (was übrigens ein riesiger Aufwand ist).

Daher liegt die aktuelle Chance unter anderem darin, solche Unternehmen zu gewinnen, die noch keine Reisemanagement-Lösung haben. Eine weitere Chance sind Unternehmen, die schon seit Jahren mit ihren Geschäftsreisen unzufrieden sind. Viele Unternehmen stehen hohen Gebühren von Reisebüros, Provisionen und Gebühren für Kundendienstanrufe in schlechter Qualität gegenüber.

Die Kategorie der Geschäftsreise-Software hat sich in den letzten beiden Jahren rasant verändert – und doch stehen wir noch am Anfang einer riesigen Veränderungswelle.