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Guía para la cancelación de viajes de negocios durante el coronavirus

Incluso antes de que los gobiernos promulgaran prohibiciones de viaje sin precedentes, muchas empresas y PYMES ya habían comenzado a eliminar todos los viajes de negocios esenciales debido a la propagación del coronavirus.

Si tienes preguntas sobre la cancelación de un viaje de negocios durante el coronavirus; Por ejemplo: saber si puedes obtener reembolsos, si debes cancelar un viaje doméstico y más, esta guía te ayudará a decidir cómo seguir adelante.

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Cómo saber si cancelar un viaje de negocios debido al COVID-19

A medida que el coronavirus se propaga a casi todas las regiones pobladas del mundo, muchos países solicitan a los ciudadanos que se refugien en sus hogares y no viajen al extranjero. Al mismo tiempo, hay muchas prohibiciones de viaje vigentes. Decenas de países han cerrado sus fronteras a los no-ciudadanos.

Además, se están cancelando vuelos y algunos aeropuertos están siendo cerrados total o parcialmente.

Todo eso trata de decir que si tienes un vuelo internacional programado en los próximos meses, deberías considerar seriamente cancelarlo o cambiar las fechas. De lo contrario, corres el riesgo de no ser admitido en el país de destino o de no poder volver a casa si los vuelos se cancelan más adelante.

¿Qué pasa si mi viaje es en 2 meses o más?

Es difícil decir en este momento cuándo se volverá a la normalidad respecto a los viajes. Muchas conferencias y eventos previstos de octubre en adelante todavía están programados. Dada la cantidad de tiempo disponible, probablemente sea seguro no hacer cambios ahora y tomar una decisión el mes anterior al evento.

Si estás planeando un viaje de negocios para el futuro, digamos dentro de 3 meses, sería aconsejable pagar un extra por un billete flexible o un servicio de reembolso como FlexiPerk. Esto te permitirá cambiar la fecha del vuelo/hotel sin coste adicional u obtener un reembolso casi total.

¿Qué pasa con los viajes domésticos?

Actualmente, los viajes domésticos no se ven afectados desde un punto de vista legal en muchos países, sin embargo, estos aún tienen el potencial de ser un reto impredecible. Si tienes la opción de conducir hasta tu destino, esa podría ser una opción más inteligente.

Si aún no estás seguro de cancelar o no un vuelo a un destino nacional o internacional, considera lo siguiente:

  • Prohibiciones de viaje vigentes en tu país, el destino y las ciudades de escala.
  • Riesgo de cancelación de vuelos o cierre de aeropuertos.
  • Volumen de casos y tasa de crecimiento de nuevos casos.

Si bien los viajes de negocios seguramente se recuperarán, durante el coronavirus, la mayoría de los viajeros de negocios eligen cancelar o posponer todos los viajes no esenciales.

¿Puedes obtener reembolsos por cancelación de viajes de negocios debido al coronavirus?

Debido a la menor demanda, los vuelos están siendo cancelados regularmente y las aerolíneas ofrecen reembolsos por los vuelos que cancelan.

En cuanto a los viajes que cancelas, cada aerolínea y hotel tiene sus propias políticas. Durante este tiempo, la mayoría de los proveedores están actualizando sus políticas para permitir cancelaciones de reservas que de otro modo no serían reembolsables total o parcialmente. Por ejemplo, KLM actualmente permite que cualquier persona con un vuelo que salga antes del 31 de mayo de 2020, vuelva a reservar su vuelo en una fecha posterior sin tener que pagar la típica penalización por cambio. Con su política, también puedes cambiar el destino sin pagar tasas adicionales.

Si bien muchos proveedores tienen algún tipo de política similar que permite cambios, la mayoría no está otorgando reembolsos debido a cancelaciones de viajes debido al coronavirus en este momento. Incluso las aerolíneas con políticas generosas, durante el coronavirus, sólo reembolsan los viajes hacia y desde áreas muy afectadas, como el norte de Italia.

Para obtener más información, consulta nuestra sección sobre las políticas de cancelación de aerolíneas y hoteles durante el coronavirus.

Coberturas de seguros de viaje.

Si tu compañía tiene un seguro de viaje, lo más probable es que las cancelaciones causadas por coronavirus estén completamente cubiertas. Los viajes de negocios experimentan muchas más cancelaciones que las vacaciones. El cliente podría cancelar vuestra reunión. El problema que provocó el viaje podría haberse resuelto. El seguro generalmente cubre una amplia gama de razones para la cancelación. Por eso es muy probable que el coronavirus esté cubierto, y si tienes un seguro de viaje, deberías poder obtener un reembolso completo por tu viaje sin tener que volver a reservar o cambiar la fecha según la política del hotel o de la aerolínea.

Los seguros de viaje también cubren protección de rescate, cobertura por terrorismo, pérdida de equipaje y emergencias médicas. Dependiendo de la naturaleza de los viajes de negocios en tu empresa (frecuencia, causa del viaje, países de destino, etc.), es posible que no necesites o no puedas pagar todo lo que cubre un seguro de viaje.

Estos son algunos proveedores de seguros de viaje populares que probablemente cubren las cancelaciones por coronavirus en algunos o en todos sus planes de seguro:

  • Cobertura de viajeros
  • Protección de viaje
  • IMG
  • Allianz

Si tu empresa tiene un proveedor de seguros de viaje, sigue su protocolo para cancelar tu viaje.

Para una alternativa a los seguros de viaje que ofrezca cancelación de viajes y cambios a una tarifa asequible, consulta FlexiPerk.

Reutilizando tus créditos de aerolíneas y hoteles

Muchos proveedores ofrecen créditos en lugar de exigir que reprogrames el viaje. Debido a que depende de la política de cancelación por coronavirus de cada proveedor, no hay una respuesta fácil sobre cómo o cuándo podrás utilizar los créditos que recibirás de la aerolínea o del hotel.

Sin embargo, hay un consejo que podemos ofrecerte. La bloguera de viajes y ex-gerente de viajes corporativos Suzanne Wolko dice: «Un informe mensual de los créditos pendientes de cada aerolínea me ayudó a comunicarme con los viajeros para asegurarme de que estuvieran al tanto de sus créditos restantes y de que los utilicen». Asegúrate de tener un sistema para realizar un seguimiento de la gran cantidad de bonos que puedes acumular durante este tiempo.

¿Qué pasa con los puntos ganados en los programas de fidelización?

Para obtener más información sobre el impacto del coronavirus en los programas de fidelización de las aerolíneas, visita nuestra sección sobre Políticas de cancelación de aerolíneas durante el coronavirus.

Cómo cancelar un viaje de negocios debido al coronavirus

Paso 1: Revisa las políticas de cancelación relevantes

Si eres un usuario de TravelPerk o has reservado a través de una compañía de gestión de viajes, esto no es necesario pero quizás sea útil.

Al gestionar la cancelación de un viaje de negocios para ti o un miembro del equipo, el primer paso es revisar la política de la aerolínea. Asegúrate de encontrar su nueva política por COVID-19 y revisarla ya que incluirá la información más actualizada y las asignaciones especiales.

Una vez que sepas lo que el proveedor de viajes ofrece a los clientes durante este tiempo, puedes hablar con el miembro o gerente de tu equipo para determinar la mejor manera de proceder.

Debido a que la mayoría de las aerolíneas ofrecen cambios de fecha gratuitos, es posible que desees conservar tu reserva y elegir una fecha en el futuro en lugar de simplemente cancelarla. Por supuesto, únicamente si una fecha futura fuese posible para el propósito del viaje. También querrás saber cuánto tiempo tienes para cambiar tu viaje, para poder posponer un poco más la fecha de decisión si no estás seguro de a cuándo volver a programarlo.

Sin embargo, la mayoría de los hoteles no ofrecen reembolsos a menos que se haya reservado una tarifa con cancelación gratuita.

Para cancelar el viaje, querrás contactar a la compañía apropiada:

  • Si reservaste con una plataforma de gestión de viajes de negocios, comunícate con su servicio de atención al cliente por correo electrónico, chat o teléfono.
  • Si tu viaje fue reservado con una agencia de viajes de negocios, comunícate con tu agente
  • Si reservaste tu viaje en una página web de reservas para consumidores, lo más probable es que desees comunicarse directamente con la aerolínea o el hotel, ya que la mayoría de las página web para consumidores no ofrecen mucho en cuanto a soporte de viaje

Paso 2: Contacta pero espera demoras

Important: Expect delays and waiting time. Whether by phone, email or chat, do not expect this to be a speedy process as most travel management companies, hotels, and airlines are overwhelmed by cancelation calls.

Considera la urgencia de tu caso. ¿Tu vuelo es mañana o dentro de 2 meses? Si el viaje es en más de un mes, envía un correo electrónico y espera. No pierdas tu tiempo ni el de los agentes de atención al cliente en viajes que pueden permitirse esperar un par de días para ser procesados. Llama únicamente si necesitas resolver tu caso en las próximas 12 horas.

Cuando los viajeros de negocios utilizan una plataforma de gestión de viajes que incluye asistencia para viajes, no es necesario ponerse en contacto directamente con la aerolínea o el hotel.

Como hemos mencionado anteriormente, puedes comunicarte con el equipo soporte por correo electrónico, chat o teléfono.

Paso 3: Aclara que esto se debe de alguna manera al coronavirus.

Esto puede parecer obvio, pero si olvidas decir esto en el chat o correo electrónico, esto podría causar una pérdida de tiempo innecesaria. Cuando solicites a tu agente de viajes que cancele un viaje por ti, asegúrate de indicar claramente que el viaje se cancela debido al coronavirus.

El representante podrá cancelar dentro de las disposiciones y políticas especiales asignadas por el proveedor. Esto podría incluir un reembolso mayor, créditos de viaje para usar en una fecha posterior o cambios gratuitos.

Nota: Los clientes de TravelPerk pueden encontrar información de contacto de nuestro equipo de asistencia (números locales incluidos) aquí.

Cómo cancelar un viaje para usuarios de FlexiPerk

Para los clientes de TravelPerk que hayan contratado nuestro plan FlexiPerk, podemos obtener un reembolso del 80% o más del total del viaje.

A pesar de que los usuarios de FlexiPerk disfrutan de un reembolso del 80% o más, independientemente de la razón, sigue siendo importante indicar el coronavirus como la causa de la cancelación del viaje.

Nota: Por una tasa adicional en todos los viajes, FlexiPerk permite a las empresas cancelar cualquier alquiler de coche, hotel, tren o vuelo. Puedes obtener más información sobre FlexiPerk aquí. TravelPerk también ofrece la compra de tarifas flexibles, que no requieren registrarse en FlexiPerk.

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