Dans le monde des entreprises, les dirigeants dépendent d’assistants personnels pour les aider dans la plupart des tâches. Les assistants personnels disposent d’un ensemble de compétences extrêmement précieuses, qui englobent les fonctions de responsable administratif et d’assistant administratif, ainsi que d’autres tâches administratives.Quelles sont donc les compétences nécessaires pour occuper un poste d’assistant personnel ? Quelles sont les qualités d’un bon assistant personnel ?

Selon le secteur d’activité, les entreprises recherchent des compétences différentes en matière d’assistance personnelle. Cependant, certaines compétences standard figurent dans la plupart des descriptions de poste d’assistant personnel. Voici les six compétences les plus courantes que vous retrouverez chez un assistant personnel :

Les postes d’assistants personnels requièrent des compétences en communication pour nouer des partenariats, s’adapter à toute situation et veiller à ce que les responsables reçoivent les informations importantes en temps utile.Les assistants personnels sont en contact avec de nombreuses parties prenantes et doivent être capables d’absorber et de diffuser les informations.

Qu’il s’agisse de gérer le secrétariat ou de traiter des informations sur la vie privée de son responsable, l’assistant personnel doit être capable d’interagir facilement avec de nombreuses personnes afin d’aider son supérieur dans diverses situations.

La capacité à organiser et à répartir intelligemment le temps entre les activités est une compétence clé de l’assistant personnel. Les assistants personnels ne sont pas seulement responsables de leur propre planning, mais aussi de celui de leur supérieur, afin de leur permettre d’accomplir leurs tâches professionnelles.

Bien entendu, les compétences organisationnelles sont une priorité absolue pour les assistants personnels. L’organisation est une seconde nature pour eux, et leur grande capacité d’adaptation leur permet d’adapter les agendas en fonction de l’évolution des priorités. Ils savent également comment organiser parfaitement des systèmes de classement et des bases de données, et ont toujours le bon modèle d’e-mail sous la main.

La liste des tâches de l’assistant personnel peut être infinie. Non seulement ils apportent un soutien administratif, mais ils doivent également planifier et mémoriser les agendas, organiser les réunions, répondre aux appels téléphoniques au fur et à mesure qu’ils arrivent… Tout cela souvent en même temps.Être multitâche est une compétence que tous les assistants personnels doivent maîtriser pour gérer les différentes priorités et les tâches administratives.

Les assistants personnels sont capables de tout examiner et de tout planifier dans les moindres détails. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’organiser un voyage, un assistant personnel est en mesure de

planifier l’hébergement

et le transport conformément aux politiques de dépenses de voyage (voir notre

exemple de politique de voyages pour les collaborateurs

), de prévoir des itinéraires alternatifs et de penser à tenir compte des habitudes alimentaires lors de la réservation d’un restaurant.

Dans une entreprise, les assistants personnels sont souvent le principal pilier sur lequel se repose un responsable. Ils doivent avoir plusieurs cordes à leur arc et savoir s’en servir.Si vous vous demandez comment réussir dans cette voie, les conseils suivants vous aideront à devenir non seulement un bon, mais un excellent assistant personnel.

En tant qu’assistant personnel, les priorités de votre responsable sont les vôtres. Et votre priorité est de veiller à ce qu’il soit bien organisé, dispose des informations nécessaires et respecte son agenda. Élaborez un système qui vous convient à tous les deux pour vous aider à hiérarchiser les priorités sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Par exemple, vous pouvez réserver un créneau quotidien et hebdomadaire pour examiner sa charge de travail et son emploi du temps, et déterminer aux mieux l’importance de chaque élément sur votre liste de tâches.

Vous familiariser avec la personnalité et le style de travail de votre responsable vous sera très utile. Si mémoriser les détails n’est pas son point fort, veillez à lui rappeler toutes les informations utiles avant les réunions et les événements. S’il a du mal à faire plusieurs choses à la fois, prenez ses appels pendant qu’il se concentre sur une tâche essentielle.En vous renseignant sur les objectifs et les buts de l’entreprise, vous pourrez également vous faire une idée plus précise de l’importance de certaines tâches, réunions et obligations figurant sur votre liste de contrôle.

Vous êtes le premier interlocuteur des personnes qui cherchent à contacter votre responsable. Vous devez donc être en mesure de répondre à leurs questions. Essayez donc d’être aussi proactif que possible. Si votre entreprise fidélise un nouveau client, apprenez-en le plus possible à son sujet. Si vous vous attendez à une vague d’appels téléphoniques, préparez vos réponses.

Comme pour toute autre fonction, vos compétences et connaissances doivent être à jour pour effectuer au mieux votre travail. Adoptez toujours une attitude proactive dans l’acquisition de nouvelles compétences ou dans le perfectionnement de celles que vous possédez déjà.Par exemple, si vous manquez d’expérience dans l’organisation d’événements, mais que vous avez travaillé avec d’autres services à ce sujet, proposez de jouer un rôle plus actif. Ou bien, si vos connaissances de la suite Office (PowerPoint, Excel, etc.) commencent à être dépassées, suivez un cours de remise à niveau pour vous assurer d’être au fait des dernières caractéristiques et fonctionnalités.