Les assistants personnels sont la colonne vertébrale de la plupart des entreprises. En assumant toute une série de tâches et de responsabilités pour appuyer les cadres, ils veillent à ce que tout se déroule correctement.Leurs fonctions vont de l’

organisation de voyages

à la préparation de rapports en passant par la gestion d’importantes bases de données. Si vous vous demandez comment devenir assistant personnel, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin dans ce guide.

Alors que les assistants de direction dépendent des cadres et cadres supérieurs, les assistants personnels sont généralement au service d’un cadre moyen ou supérieur. De nombreuses responsabilités d’assistant personnel sont communes à tous les secteurs d’activité. Cependant, les entreprises de certains secteurs exigent des compétences et connaissances spécifiques pour leurs assistants personnels, et pourront leur demander d’assumer des responsabilités supplémentaires.Par exemple, certains cadres peuvent avoir besoin d’assistants personnels pour les accompagner lors de voyages d’affaires. S’ils travaillent avec des clients internationaux, ils ont besoin d’un assistant personnel pouvant travailler à des heures inhabituelles à cause du décalage horaire.Voici une liste des

tâches et responsabilités les plus courantes des assistants personnels

 :

Si vous vous demandez quels sont les prérequis pour devenir assistant personnel, nous avons les réponses dont vous avez besoin. Nous vous présentons ici la formation et les compétences requises, ainsi que des conseils qui vous aideront à réussir dans tous les postes d’assistant personnel.

La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est généralement pas nécessaire d’avoir suivi une formation spécifique ou d’avoir un diplôme particulier pour devenir assistant personnel.Certaines entreprises exigent toutefois d’avoir le baccalauréat, tandis que d’autres demandent un diplôme universitaire, quelle que soit la matière. Un diplôme en gestion ou dans un domaine lié aux technologies peut cependant constituer un avantage certain pour candidater à un poste d’assistant personnel.Une expérience professionnelle en gestion ou dans un emploi de bureau représente également un atout considérable pour rechercher un poste d’assistant personnel. Si vous ne disposez pas de ce type d’expérience, il est utile de l’acquérir en suivant une formation pour valider un diplôme de secrétariat.

Bien qu’aucune qualification officielle ne soit requise, vous devez posséder certaines compétences pour

réussir en tant qu’assistant personnel

.

L’aptitude à communiquer est primordiale pour tout poste d’assistant personnel. Les assistants personnels sont chargés d’organiser le quotidien de leurs responsables, mais pour ce faire, ils doivent être capables de travailler en partenariat avec de nombreuses personnes au sein de plusieurs services, ainsi qu’avec des clients externes.Ils doivent également être capables de transmettre des informations souvent complexes et urgentes aux responsables et autres personnes concernées, ainsi que d’absorber et de diffuser des informations.

Les assistants personnels doivent être capables d’interagir avec différentes personnes telles que les responsables administratifs, les secrétaires de direction et les autres secrétaires personnels. Qu’il s’agisse d’organiser des voyages ou de gérer des agendas, les compétences relationnelles sont essentielles pour aider efficacement les responsables.

Les assistants personnels jonglent avec de nombreuses tâches pour leurs responsables, et savoir organiser et gérer son temps est une qualité essentielle de tout assistant personnel efficace. En définitive, ils sont à la fois responsables de la gestion de leur propre temps et de celui de leurs responsables.

Le sens de l’organisation est sans conteste l’une des compétences les plus importantes des assistants personnels. Grâce à lui, ils sont capables de s’adapter facilement à des priorités changeantes et divergentes, et sont tout à fait à l’aise dans la gestion des bases de données, des systèmes d’archivage et des e-mails.

Un assistant personnel doit absolument savoir faire plusieurs choses à la fois. Entre les tâches administratives, la gestion des plannings et les innombrables e-mails et appels téléphoniques, la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois au milieu de tant de priorités est indispensable.

Les assistants personnels sont réputés pour être méticuleux. Après tout, c’est leur travail de connaître de manière approfondie leur responsable, leur entreprise et tout partenaire externe pertinent.Lorsqu’il s’agit d’organiser un voyage, par exemple, vous devez être en mesure de planifier l’

hébergement

et le transport tout en observant attentivement et en respectant la

politique de dépenses de voyage

de l’entreprise.

Si vous possédez déjà ces compétences d’assistant personnel, il est toujours utile de les améliorer et d’en acquérir de nouvelles. Des recherches sur le secteur qui vous intéresse vous aideront également à décrocher le poste de vos rêves.

Si vous voulez vous démarquer, remettre à niveau certaines compétences peut être utile, surtout si vous ne l’avez pas fait depuis un certain temps. Par exemple, vous pourriez apprendre à maîtriser les nouvelles fonctionnalités de la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint) afin d’étoffer votre CV. Si vous êtes en transition entre deux emplois, c’est le moment idéal pour suivre une formation en gestion administrative, faire un rapide stage ou acquérir de l’expérience dans une fonction administrative à temps partiel, selon les possibilités.

Que vous souhaitiez devenir l’assistant personnel d’une célébrité, vous lancer dans l’organisation d’événements ou vous spécialiser dans un autre domaine, il est temps de vous plonger dans des recherches.Comme nous l’avons expliqué plus haut, s’il existe des compétences standard à tous les postes d’assistant personnel, certains secteurs exigent des compétences plus spécifiques et spécialisées, telles que des compétences en animation de réseaux sociaux, des compétences administratives ou une expérience en gestion de budgets. Plus vous montrerez que vous connaissez le secteur ou le type d’entreprise pour lequel vous souhaitez travailler, plus vous aurez de chances de décrocher un poste d’assistant personnel.

Certains postes d’assistant personnel ne vous conviendront peut-être pas. Une étude de marché sur les sites d’offres d’emploi vous aidera à déterminer dans quels secteurs vous aimeriez travailler, mais aussi le salaire moyen, le type de carrière et la progression dont bénéficient généralement les assistants personnels. Vous y apprendrez aussi comment structurer au mieux votre CV et votre lettre de motivation en fonction des postes visés.