Le guide pratique des tâches et fonctions administratives
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Les 20 meilleures applications pour améliorer la productivité des assistants personnels
Planifier des réunions, fixer des rendez-vous, organiser des voyages… Les nombreuses tâches des assistants personnels sont loin d’être faciles. La situation évolue constamment et, pour en rester maître, il faut parfois une aide supplémentaire. C’est là que la technologie entre en jeu.Si vous voulez découvrir comment la technologie peut améliorer votre productivité et vous épargner quelques migraines, consultez notre liste des 20 applications les plus utiles aux assistants personnels. Qu’il s’agisse de planifier un appel, d’organiser un voyage à l’étranger ou de tout autre chose, ces applications sont vos alliées.
Six applications pour organiser votre temps
1. Calendly
Vous souhaitez organiser une réunion ou planifier un appel, mais ne voulez pas perdre de temps à comparer les emplois du temps de chacun ? Utilisez
Calendly
pour faciliter la vie de tout le monde.Il vous suffit de renseigner dans l’application les jours et les heures où vous êtes disponible, d’envoyer le lien à votre contact et il pourra choisir un créneau dans vos disponibilités. Simple et rapide.Tarifs
Calendly propose une version de base gratuite et une version Standard à 10 $/siège/mois. Il propose également une version pour les équipes à 16 $/siège/mois et une version Entreprise à partir de 15 000 $/an.
2. Clockwise
Clockwise
, c’est comme si vous aviez un assistant personnel dans votre agenda. Il comprend votre façon de travailler et bloque du temps dans votre journée pour que vous puissiez vous concentrer sur votre travail. Il coordonne également les emplois du temps de votre équipe afin que tout le monde travaille en parfaite synchronisation.L’application peut aussi mettre à jour automatiquement les heures de réunion si l’un des participants a un nouvel engagement. L’atout idéal pour rendre votre emploi du temps aussi productif que possible.Tarifs
Clockwise propose une version gratuite, une version Teams pour 6,75 $/utilisateur/mois, une version Business pour 11,50 $/utilisateur/mois, ainsi qu’une version Entreprise.
3. Doodle
Nous aimons tous avoir le sentiment que notre voix compte. D’ailleurs, les
collaborateurs sont 4,6 fois plus performants s’ils se sentent écoutés
. Et les sondages sont un excellent moyen d’y parvenir. Ils s’avèrent notamment très utiles lorsque vous essayez de trouver le moment idéal pour échanger avec votre équipe, car il est parfois long et compliqué de trouver le créneau qui convient à tout le monde. C’est là qu’intervient Doodle
, un outil de planification professionnelle gratuit et en ligne.Sa version gratuite comporte une fonction de sondage qui vous permet de demander à votre équipe quand elle est disponible pour se réunir. Doodle traite automatiquement les réponses et propose ensuite le meilleur horaire. Facile et idéal pour les équipes de toutes tailles.Tarifs
Doodle propose une version d’essai gratuite de 14 jours et une version Pro à 6,95 $/utilisateur/mois, une version Team à 8,95 $/utilisateur/mois ainsi qu’une version Entreprise.
4. Google Agenda
Vous connaissez probablement
Google Agenda
, et l’utilisez peut-être déjà. Nous ne pouvions pas ne pas le citer : c’est un outil vraiment formidable, surtout lorsqu’il est associé à toutes les autres fonctionnalités et applications de Google Workspace.Comme tout agenda, il vous permet de planifier des réunions et des appels, mais contrairement à d’autres, ses fonctionnalités Google Workspace en font l’un des meilleurs agendas pour les équipes. Vous pouvez y créer différents agendas à partager avec différentes personnes, créer automatiquement un appel Google Meet et l’utiliser sur tous vos appareils (iOS, Android, ordinateur de bureau, etc.).Tarifs
Il est totalement gratuit !
5. 24me
24me
est à la fois un agenda, une liste de tâches et une application de prise de notes. Il vous rappelle les tâches que vous devez accomplir, vous permet d’avoir toutes vos dates et notes importantes au même endroit et vous informe même de l’état de la circulation avant que vous ne partiez pour un rendez-vous.24me coche automatiquement les tâches de votre liste lorsque vous les avez effectuées. L’application est personnalisable et les différents affichages proposés vous permettent de contrôler votre journée comme vous l’entendez. Enfin, vous pouvez passer des appels téléphoniques, réserver des vols et même envoyer des e-mails depuis l’application.Tarifs
24me est gratuit, mais si vous voulez améliorer votre expérience, vous pouvez le faire pour 5,99 $ par mois.
6. Cortana
Cortana
est un assistant virtuel personnel développé par Microsoft qui vous aide à :- Gérer votre agenda et tenir votre emploi du temps à jour
- Participer à une réunion dans Microsoft Teams
- Créer et gérer des listes de tâches
- Programmer des rappels et des alarmes
- Rechercher des informations
- Ouvrir des applications sur votre téléphone et votre ordinateur
- Et bien plus encore !
Tarifs
Pour accéder à Cortana, vous devez souscrire à Microsoft 365, dont le prix pour les entreprises varie de la version de base à 5,60 €/utilisateur/mois à la version Premium à 20,60 €/utilisateur/mois.
Quatre applications pour gérer vos communications
1. OnMail
Les e-mails sont devenus indispensables, mais pour autant, ils ne sont pas toujours faciles à gérer. Si vous ne supportez pas le courrier indésirable et que vous avez tendance à supprimer trop vite des messages que vous auriez dû conserver,
OnMail
d’Edison Software est fait pour vous.Il vous permet de personnaliser les notifications de courrier, d’organiser vos contacts et de vous désabonner de ces lettres d’information douteuses qui n’ont même pas de bouton de désabonnement. Comme le dit son slogan, « changez vos e-mails, changez votre vie ».Tarifs
OnMail propose 10 Go gratuits, 100 Go pour 49,99 $/an et 500 Go pour 99,99 $/utilisateur/an.
2. Spark Mail
En moyenne,
nous consacrons 28 % de notre temps de travail à nos e-mails
. Tout outil pouvant nous aider à réduire le temps passé à consulter notre boîte de réception améliorera certainement notre productivité… Et notre santé mentale.Avec Spark Mail
, vous aimerez à nouveau vos e-mails. Il propose une hiérarchisation intelligente des e-mails, un filtrage du bruit et d’autres outils de messagerie avancés pour vous aider à atteindre l’objectif « inbox zero » au quotidien.Tarifs
Spark Mail propose 5 Go gratuits, 10 Go pour 5,83 €/utilisateur/mois, ou une version Entreprise pour les grandes équipes.
3. Slack
Slack
est un outil formidable pour renforcer la productivité des équipes. Avec Slack, vous pouvez partager des fichiers, organiser des réunions, ajouter des rappels aux messages, programmer des notifications, attribuer différents canaux à différents projets et identifier les utilisateurs pour qu’ils reçoivent une notification.Avec Slack, travailler à distance est beaucoup plus facile : tous les membres d’une équipe connaissent les fuseaux horaires des uns et des autres et peuvent se synchroniser. De nos jours, il serait difficile de se passer de cet outil pour planifier, organiser et travailler en équipe.Tarifs
La version gratuite de Slack est plus que suffisante pour la plupart des équipes, mais si vous recherchez davantage de fonctionnalités, vous pouvez opter pour la version Pro à 6,75 €/mois, la version Business+ à 11,75 €/mois ou la version Enterprise.
4. Superhuman
Superhuman
est un outil de hiérarchisation des e-mails alimenté par l’IA. Il classe et signale automatiquement les e-mails importants afin de vous aider à mieux gérer votre temps. Il vous permet également de mettre en veille les fils de discussion au cas où vous attendriez plus d’informations avant d’y répondre, et il vous rappelle d’effectuer le suivi des e-mails que vous avez envoyés.Avec Superhuman, gérez vos e-mails comme un superhéros (la kryptonite en moins). Il s’intègre également à tous les fournisseurs de messagerie comme Outlook, Gmail et bien d’autres.Tarifs
Ces superpouvoirs vous coûteront 30 $ par mois.
Trois applications pour planifier vos voyages
1. TravelPerk
Organiser des voyages d’affaires peut vite se transformer en corvée. Il y a beaucoup d’aléas à prendre en compte, comme les budgets, les compagnies aériennes, les processus d’approbation, les rapports… Mais grâce à
TravelPerk
, organiser les voyages d’affaires n’a jamais été aussi simple. Ses fonctions de réservation, de gestion et de reporting vous apportent tout ce dont vous pouvez avoir besoin.TravelPerk vous propose de nombreuses options de réservation. De plus, il intègre tous les outils nécessaires pour établir des rapports et contrôler les dépenses, tout en respectant les politiques et les procédures de votre entreprise
. En outre, les voyageurs et leurs responsables ont accès à toutes les informations utiles à partir de la version de bureau et de l’application mobile gratuite.Ses nombreuses intégrations
et outils de gestion de projet vous permettent de donner à vos collaborateurs la liberté qu’ils souhaitent et à votre entreprise le contrôle dont elle a besoin. Vos voyages d’affaires n’auront jamais été aussi productifs.Tarifs
TravelPerk propose une version Starter avec 5 réservations gratuites par mois, puis des frais de 5 % sur les réservations supplémentaires. Si vous avez des besoins plus importants, vous pouvez opter pour la formule Premium à 15 € par voyage, ou pour la formule Pro à 25 € par voyage.
2. Expensify
Vous avez besoin de suivre, de gérer ou de faire des comptes-rendus sur vos dépenses de voyages ou celles de quelqu’un d’autre ?
Expensify
vous permet de le faire en un clin d’œil. Vous pouvez le configurer pour qu’il approuve automatiquement certaines dépenses ou pour qu’il attende les approbations nécessaires.L’application vous permet de prendre des photos des reçus avec votre téléphone et de les télécharger afin de mieux gérer les dépenses et d’établir des rapports avec preuves à l’appui.Tarifs
Expensify propose trois formules gratuites, une formule Collect à 5 $/utilisateur/mois et une formule Control à 9 $/utilisateur/mois.
3. MyTSA
MyTSA
vous permet de connaître la longueur des files d’attente aux contrôles de sécurité des aéroports. Pour ce faire, il intègre des données historiques ainsi que des rapports en temps réel fournis par les usagers. Vous pourrez ainsi mieux planifier votre trajet jusqu’à l’aéroport afin de gagner en productivité.Tarifs
MyTSA est une application gratuite.
Quatre applications pour effectuer des recherches et prendre des notes
1. Evernote
Evernote
est une application qui permet de prendre des notes, d’organiser ses idées et de planifier des événements. Elle permet de simplifier des projets vastes et complexes en les regroupant en un seul endroit.L’application propose de nombreuses fonctionnalités destinées à améliorer la prise de notes et organiser les informations clés. Avec Evernote, vous pouvez télécharger des photos avec des notes manuscrites, ainsi qu’ajouter des images, des PDF et des fichiers numériques à vos notes. L’application est compatible avec tous les appareils Apple, Microsoft et Google.Tarifs
Evernote propose une formule de base gratuite, une formule Premium à 8,33 € par mois, une formule Pro à 10,83 € par mois et une formule Teams à 16,67 €/utilisateur/mois.
2. Notion
Notion
est une application de gestion de projet qui inclut également la prise de notes. Elle est conçue pour aider les membres d’une équipe à coordonner les échéances, les objectifs et les missions avec autant d’efficacité et de productivité que possible.Avec Notion, vous pouvez travailler sur un même projet depuis plusieurs endroits, sans que cela ne devienne une usine à gaz !Tarifs
Notion est disponible gratuitement. Vous pouvez également souscrire la formule Plus pour 7,50 €/utilisateur/mois, la formule Business pour 14 €/utilisateur/mois ou la formule Entreprise.
3. Hound
Hound
est l’assistant vocal idéal pour effectuer des recherches. Il ne se contente pas de rechercher le restaurant le plus proche ou les prévisions météo : posez-lui une ou deux questions supplémentaires et vous obtiendrez des résultats plus détaillés.Par exemple, vous pouvez rechercher tous les restaurants italiens près de chez vous et demander à Hound de sélectionner ceux qui proposent un parking gratuit et du tiramisu sur leur carte. Il s’intègre également avec des applications populaires telles que Yelp, Uber et Expedia. Simplifiez-vous la vie avec Hound !Tarifs
Hound est une application gratuite, mais pour 6,99 $ vous pouvez éliminer les publicités et utiliser des fonctions supplémentaires.
4. Otter.AI
Si vous êtes à la recherche d’un compagnon pour vous aider à prendre des notes pendant les réunions,
Otter.AI
est l’application de dictée intelligente faite pour vous.Elle ne se contente pas de prendre des notes et d’enregistrer le son, elle transcrit également le texte et propose un résumé des points importants.Tarifs
L’application offre jusqu’à 600 minutes gratuites et propose un abonnement Otter Pro à 10 $/utilisateur/mois et une formule Business à 20 $/utilisateur/mois.
Trois applications pour mieux se concentrer
1. RescueTime
Avant de chercher à améliorer votre productivité, vous devez connaître vos habitudes. C’est exactement ce que fait
RescueTime
, en enregistrant le temps que vous passez sur les différentes applications et sites Web.Une fois qu’il dispose d’un rapport complet, il vous montre vos statistiques et vous indique quand vous avez été productif et quand vous ne l’avez pas été. Vous pouvez personnaliser ces définitions dans les paramètres afin que le rapport soit aussi pertinent que possible.Une fois que vous avez parcouru le rapport, vous pouvez fixer des objectifs quotidiens de travail « concentré » et l’application vous informe de vos progrès pour vous aider à réaliser toutes les tâches prévues. Des abonnements gratuits et payants sont disponibles.Tarifs
RescueTime vous offre 14 jours gratuits et vous propose des tarifs adaptés aux besoins spécifiques de votre équipe.
2. Stayfocusd
Stayfocusd
est une extension de navigateur gratuite qui améliore votre productivité en bloquant les sites distrayants qui vous empêchent de vous concentrer. Elle vous donne un contrôle total avec la possibilité de bloquer les sites soit par heure et date, soit par limite de temps.Tarifs
Stayfocusd est une extension Chrome gratuite.
3. Strict Workflow
Si vous aimez la productivité, vous connaissez peut-être la fameuse technique Pomodoro qui consiste à travailler pendant 25 minutes, mesurées par un minuteur rouge brillant en forme de tomate (d’où son nom), puis à faire une pause bien méritée de 5 minutes.Avec
Strict Workflow
, vous bénéficiez des avantages de la technique Pomodoro directement sur votre navigateur grâce à ce logiciel plug-in gratuit qui vous permet même de bloquer certains sites pendant votre fenêtre de travail.Tarifs
Strict Workflow est également une extension Chrome gratuite.
Excellez dans vos fonctions d’assistant personnel grâce à ces applications qui vous feront gagner du temps !
La gestion du temps et l’organisation sont des outils précieux pour tout assistant personnel. Grâce à ces applications, vous pourrez mieux vous concentrer sur vos tâches, sans avoir à vous soucier du reste.Utilisez n’importe laquelle de ces applications pour améliorer votre efficacité et votre productivité d’un simple clic et vous faciliter le travail autant que possible.
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