Le travail d’un assistant administratif ne se limite pas à répondre au téléphone et à organiser les emplois du temps. Les assistants de direction sont en fait une pièce maîtresse de toute entreprise, car ils veillent à ce que chaque détail soit pris en compte pour que les différentes tâches puissent être effectuées correctement.Si vous vous demandez comment réussir en tant qu’assistant administratif, quelles sont les compétences requises et comment les développer, ce guide apportera toutes les réponses à vos questions.

Les assistants administratifs jouent un rôle de soutien, pour lequel ils ont besoin de compétences variées. De la vie interne d’un service à la gestion des emplois du temps, en passant par l’organisation de réunions et la communication au nom de la direction, les compétences les plus importantes sont sans aucun doute celles liées à l’organisation et la communication.Cela peut sembler vague, mais les assistants de direction accomplissent des tâches très différentes et coordonnent divers départements, de sorte que les compétences requises varient en fonction du poste. La liste suivante détaille les compétences transversales de tout assistant administratif.

Les assistants de direction constituent le lien entre les différents services d’une entreprise, ainsi qu’entre l’entreprise et ses clients. Par conséquent, ils sont souvent considérés comme la voix de l’entreprise et doivent donc veiller à s’exprimer en tant que tels.Qu’ils rédigent un e-mail ou répondent au téléphone, leur grammaire, leur ton et leurs manières doivent être irréprochables. Les professionnels de l’administration doivent également savoir adapter leur façon de s’exprimer selon les interlocuteurs et, surtout, savoir écouter.

Il s’agit d’une compétence très importante à développer, car vous aurez toujours de nombreuses tâches à effectuer et de nombreux délais à respecter. En tant que personne de soutien pour différentes fonctions, vous devrez également savoir face à des augmentations soudaines du volume de travail.

Cette compétence est très liée à la gestion du temps et à la gestion de projet. Lorsque la charge de travail augmente plus vite que prévu et que le temps est compté, il devient crucial de savoir établir des priorités. Savoir hiérarchiser est également important pour gérer les emplois du temps d’autres personnes et coordonner l’activité d’un service, tout en ayant sa propre liste de tâches à accomplir en parallèle.

Selon l’entreprise, les assistants administratifs peuvent se retrouver en contact direct avec les clients. C’est pourquoi ils doivent être capables de communiquer efficacement et conformément aux standards de l’entreprise. Être à l’écoute, savoir gérer les réclamations et posséder d’excellentes compétences écrites et verbales sont autant d’éléments essentiels pour laisser la meilleure impression possible aux clients.

Parce que leur travail est souvent essentiel au bon fonctionnement de l’ensemble d’un service, l’attention portée aux détails est une compétence indispensable des assistants administratifs. Qu’il s’agisse d’éviter et de corriger les fautes de grammaire, de traiter des données ou d’organiser des événements, la moindre erreur peut en effet avoir de lourdes conséquences.

Une autre caractéristique des bons assistants de direction est leur capacité à organiser leur travail, celui des personnes qu’ils assistent et leur service en général. Qu’il s’agisse des emplois du temps, des délais, des réunions ou des fournitures de bureau, les bons assistants administratifs possèdent d’excellentes compétences organisationnelles et sont capables de garder le contrôle grâce à des systèmes d’organisation efficaces.

Les choses peuvent toujours changer ou se compliquer, c’est pourquoi les assistants de direction doivent toujours être prêts à intervenir et à trouver des solutions à des problèmes inattendus. Il s’agit d’une compétence très appréciée dans les environnements au rythme soutenu, où résoudre des problèmes fait partie du quotidien. En apportant des solutions en cas de besoin, les assistants administratifs permettent à leurs collègues de continuer leur travail et à l’activité de se poursuivre malgré les imprévus.

Les assistants administratifs doivent faire preuve d’un grand esprit d’équipe, mais doivent également être capables de s’approprier les différentes tâches qui se présentent et de les mener à bien seuls.Ils doivent certes aussi savoir quand demander de l’aide, mais en raison de la nature de leur travail et des nombreuses tâches qu’ils accomplissent, ils sont souvent confrontés à de nouveaux défis. Être capable non seulement de trouver des solutions efficaces, mais aussi de les mettre en œuvre de manière autonome est un atout très précieux pour tout assistant administratif.

Les assistants administratifs ont souvent aussi en charge la

gestion d’un service

. Être capable de mener plusieurs tâches de front, d’anticiper, de traiter avec les fournisseurs, de gérer le matériel de bureau et de faire le lien entre un service et l’extérieur sont autant de compétences nécessaires pour coordonner l’ensemble d’un service.Dans ce domaine, les assistants administratifs sont souvent chargés du contrôle des niveaux de stock, de la commande de fournitures, de la planification de réunions et d’événements, de la réservation de restaurants et de l’organisation de voyages. Des compétences organisationnelles et en résolution de problèmes sont très utiles en la matière.Si bon nombre de ces compétences peuvent être développées sur le terrain par les assistants débutants, beaucoup d’entre elles sont en fait exigées au préalable dans les descriptions de poste. Elles peuvent avoir été acquises par l’expérience professionnelle, ou être liées à la personnalité des candidats.En ce qui concerne la formation requise, certains postes d’assistants administratifs acceptent les candidats titulaires du baccalauréat, tandis que d’autres exigent un BTS ou une licence. Dans tous les cas, il est toujours préférable de suivre une formation pour développer ses compétences.