Les dirigeants d’entreprise sont des personnes très occupées. Ils doivent assumer une liste interminable de responsabilités, enchaîner les réunions, planifier la stratégie, et bien plus encore. Tout cela demande des efforts surhumains et une gestion du temps infaillible. Mais comment y parviennent-ils ? Un cadre qui réussit possède un atout secret : un assistant de direction tout aussi performant.Également appelé assistant administratif, assistant personnel ou secrétaire de direction, l’assistant de direction est en quelque sorte le gardien, la personne de confiance et le pilier sur lequel s’appuient les cadres supérieurs.Les assistants de direction sont comme le prolongement des cadres supérieurs, car ils sont le premier interlocuteur de toute personne cherchant à les joindre. Ils gèrent leur emploi du temps, préparent des rapports, fournissent un soutien administratif général et sont impliqués dans la plupart, voire la totalité, de leurs tâches.Pour plus de détails sur la fonction d’assistant de direction, consultez notre article sur les

responsabilités d’un assistant de direction

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En raison de l’évolution rapide de leur environnement de travail et des progrès technologiques, les assistants de direction voient leurs responsabilités se diversifier. Le temps est loin où leur rôle était essentiellement de filtrer l’accès à la direction, en répondant aux appels téléphoniques et en prenant les messages.La technologie met aujourd’hui à la disposition des cadres une pléthore d’outils capables d’accomplir les tâches à leur place. Avec les applications de prise de notes, les outils de planification, les

plateformes de voyages d’affaires

et les solutions de gestion des tâches, le niveau de soutien administratif dont les cadres ont besoin a diminué au fil des ans.Mais les assistants de direction sont loin d’être obsolètes. En plus de leur rôle administratif, ils jouent désormais un rôle stratégique. Ils aident à la prise de décision, fournissent une assistance technique, prennent en charge la communication interne, supervisent les voyages d’affaires et planifient des événements, pour ne citer que quelques-unes de leurs tâches.

Si ce type de carrière un peu fou, mais très gratifiant, vous attire, parcourez notre liste des 14 compétences essentielles pour devenir un assistant de direction hors pair.

Ce n’est pas une surprise, les meilleurs assistants de direction possèdent des compétences organisationnelles hors du commun. Ils doivent en effet assumer deux charges de travail extrêmement lourdes, la leur et celle du cadre pour lequel ils travaillent. Pour y parvenir le plus efficacement possible, il faut être maître dans l’art de la hiérarchisation des tâches à accomplir.Un assistant de direction doit également savoir mener plusieurs tâches de front. Votre planning quotidien peut être aussi abouti que possible, des urgences et des imprévus surgissent inévitablement et nécessitent une attention immédiate. Une grande flexibilité est requise pour parvenir à les gérer. Une fois les incendies éteints, vous devez être en mesure de revenir à votre programme comme si de rien n’était.Votre but est que vous et votre supérieur disposez de toutes les informations nécessaires au moment requis.

Nous avons déjà souligné comment la technologie a radicalement changé le travail des assistants de direction, en apportant de nouvelles solutions pour traiter les tâches administratives classiques. On attend désormais des assistants de direction qu’ils soient plus analytiques et stratégiques dans leur travail, mais également qu’ils maîtrisent la technologie.Les assistants de direction doivent parfaitement maîtriser les programmes traditionnels de Google et de Microsoft Office (Excel, PowerPoint…), mais aussi certains outils et ressources destinés à leur faciliter le travail, tels que Slack, Calend.ly et TravelPerk, pour n’en citer que quelques-uns.Saisir des données, rédiger des comptes-rendus et tenir des registres sont autant d’aspects importants du travail des assistants de direction, et se tenir au courant des dernières applications et solutions disponibles sur le marché vous facilitera certainement la tâche.En outre, ces solutions technologiques étant de plus en plus utilisées par les cadres eux-mêmes, les assistants de direction sont aussi amenés à devoir résoudre les problèmes techniques lorsqu’ils surviennent.

Demandez à n’importe quel assistant de direction quelle est la clé de la réussite dans son métier et il vous dira probablement qu’il est important de savoir rester calme et de garder la tête froide dans les situations stressantes. Les cadres supérieurs sont en effet généralement soumis à une pression extrême qui se répercute sur leurs assistants.Garder votre sang-froid vous facilitera grandement la vie et vous aidera à gérer les nombreuses crises qui surgiront inévitablement.

En tant que gardien et représentant de votre cadre, vous devez vous familiariser avec ses objectifs et ses valeurs, ainsi qu’avec ceux de l’entreprise. Vous devez parvenir à une vue d’ensemble et la garder à l’esprit, en particulier lorsque vous traitez avec des personnes extérieures à l’organisation.Prenez le temps de comprendre les valeurs et d’étudier les rouages de l’entreprise. Apprenez à connaître tous les membres de l’équipe ainsi que leurs tâches et responsabilités. Vous pourrez ainsi répondre aux questions et même prendre des décisions dans l’intérêt de votre supérieur et de l’entreprise.

Travailler en étroite collaboration avec un cadre supérieur signifie que vous êtes susceptible d’être régulièrement en possession d’informations sensibles et confidentielles. Il peut s’agir de données financières de l’entreprise, de problèmes de ressources humaines, de secrets commerciaux, mais aussi d’être au courant – et souvent de devoir résoudre – des crises de nature délicate.Il est primordial que vous respectiez la confidentialité et la discrétion dans l’intérêt de tous. Si vous perdez la confiance du cadre pour lequel vous travaillez, il vous sera pratiquement impossible de continuer votre travail.

L’assistant de direction est constamment en contact avec de nombreuses personnes, qu’il s’agisse du cadre pour lequel il travaille, des autres membres de l’équipe, des clients ou de parties prenantes extérieures à l’entreprise. Vous êtes le porte-parole du cadre et de l’entreprise et devez donc posséder d’excellentes compétences en communication et de grandes qualités relationnelles.L’empathie et l’intelligence émotionnelle vous aideront à bâtir des relations cruciales pour mener à bien vos missions. Un bon assistant de direction se doit d’être actif sur LinkedIn et Meetup. Participer régulièrement à des événements sociaux vous permet de nouer des contacts avec vos pairs et d’autres personnes qui constitueront un réseau fort utile.

Il s’agit d’une compétence difficile à acquérir, en général après des années d’expérience. En mettant à profit cette expérience et en comprenant les habitudes et les besoins de leur supérieur, les assistants de direction doivent être capables d’anticiper et de surmonter les difficultés avant qu’elles ne surviennent.Devenir à ce point expert en résolution de problèmes fera non seulement de vous un assistant hors pair, mais contribuera également à rendre votre travail beaucoup plus facile. Un peu de planification stratégique vous aidera à éviter les crises.

En plus d’être capable d’anticiper les problèmes, vous devez également savoir comment les résoudre à la volée. En tant qu’assistant de direction, vous ferez face à d’innombrables situations qui n’ont pas nécessairement de solutions typiques auxquelles vous pouvez vous référer. Vous devrez sortir des sentiers battus et utiliser tous les outils à votre disposition pour aller à la racine des problèmes.Cela requiert un certain niveau d’autonomie. Vous devrez avoir suffisamment confiance en vous pour prendre spontanément vos décisions quand il le faut. Bien entendu, il est important de comprendre les limites de votre pouvoir et de trouver le bon équilibre.

Il est surprenant de constater à quel point cette compétence est utile pour un professionnel administratif. Les assistants de direction passent beaucoup de temps à échanger avec des opérateurs et des prestataires et doivent savoir négocier pour obtenir les résultats nécessaires à l’entreprise ou au cadre. Il peut s’agir d’organiser au mieux un déplacement professionnel, trouver une table dans le bon restaurant pour un déjeuner d’affaires, obtenir la meilleure offre sur les fournitures de bureau ou encore se procurer des billets ou des laissez-passer pour des événements exclusifs.C’est ici qu’entre en jeu le temps investi dans la constitution d’un réseau, qui peut permettre de demander des faveurs, obtenir des informations exclusives ou des recommandations.

À bien y réfléchir, un assistant de direction est en quelque sorte un chef de projet chargé de gérer un projet unique, mais très complexe : répondre aux besoins et exigences d’un cadre supérieur. Bien maîtriser certains concepts et pratiques clés de la gestion de projet est donc fort utile.Les assistants de direction sont souvent chargés d’organiser des événements, par exemple ceux destinés à renforcer la cohésion d’une équipe en transmettant la culture de l’entreprise. En tant qu’excellent ambassadeur de l’entreprise (comme nous l’expliquons au point 4), vous êtes mieux à même d’exécuter ces tâches avec le maximum d’efficacité.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, les progrès technologiques ont rendu le rôle d’un assistant de direction moins administratif et plus stratégique ou analytique. Plus vous disposez d’un esprit d’analyse, plus vous serez performant en tant qu’assistant de direction et plus vous serez utile aux cadres pour lesquels vous travaillez.Vous serez ainsi mieux à même de faire face à des situations délicates et complexes. Lorsque vous devez prendre une décision après l’autre, vos prouesses analytiques et votre souci du détail sont votre arme secrète. Ces qualités sont particulièrement appréciées par les employeurs, étant donné le rôle officieux de conseiller et de personne de confiance joué par les assistants de direction.

En tant que proche collaborateur de certaines des personnes clés de votre entreprise, vos collègues se tourneront souvent vers vous pour obtenir des conseils et des instructions. Vous connaissez en effet les besoins et les souhaits des cadres supérieurs et savez ce qui est profitable à l’entreprise. Vous détenez également la clé d’une mine de relations et de contacts précieux. On vous demandera également de transmettre occasionnellement des messages au reste de l’entreprise au nom de l’équipe dirigeante.Vous êtes ainsi dans une position de pouvoir, mais devez également jouer collectif. Vous représentez la direction, tout en étant quelqu’un vers qui les gens doivent pouvoir se tourner en cas de besoin. La nature de votre travail vous impose en effet de collaborer avec différents membres de l’équipe selon les situations. C’est particulièrement le cas lorsque vous devez diriger des projets, comme l’organisation d’événements internes, la supervision de tâches ou la coordination logistique de réunions.

Comme vous l’avez sans doute compris, les moments de calme sont rares et précieux pour un assistant de direction. Les crises surgissent, le téléphone ne cesse de sonner, les e-mails affluent sans cesse et, bien sûr, les cadres ont constamment besoin de vous.Vous n’avez d’autre choix que d’accepter le changement. Vous devez être capable de gérer un environnement en constante évolution, mais aussi d’évaluer en permanence vos propres processus et de trouver comment les rendre plus efficaces.

Avec des journées à cent à l’heure, difficile de trouver des moments pour améliorer ses compétences, voire en acquérir de nouvelles. Pourtant, c’est le meilleur moyen de progresser dans votre carrière et de vous valoriser en tant qu’assistant de direction.Commencez par consacrer du temps chaque semaine pour vous tenir au courant des dernières nouveautés et tendances dans votre secteur d’activité et soyez à l’affût des outils qui pourraient vous faciliter la vie. Vous renforcerez ainsi votre position d’assistant de direction.Les assistants de direction sont l’équivalent humain d’un couteau suisse pour leur entreprise. Les compétences décrites dans cet article sont nombreuses et peuvent sembler quelque peu intimidantes, mais ne vous laissez pas décourager. Si vous voulez exceller en tant qu’assistant de direction, la première qualité à posséder est la volonté d’assumer ce rôle intense, mais gratifiant et d’apprendre au fur et à mesure. Les erreurs sont inévitables, mais acceptez-les et tirez-en des leçons pour progresser.