Avec une liste de tâches quotidiennes et des communications et agendas à gérer, la vie professionnelle des cadres et de leurs assistants administratifs est bien remplie. Mais la technologie peut leur apporter une aide précieuse.Divers services et applications existent pour faciliter le respect des délais et la gestion des différentes tâches.Qu’il s’agisse d’outils de communication, gestion du temps, gestion de projet, partage de fichiers, transcription, gestion des dépenses ou productivité, les assistants de direction bénéficient d’un petit coup de pouce dans chaque domaine.Poursuivez votre lecture pour découvrir les 20 outils que nous vous recommandons pour vous faciliter la vie au travail !

TravelPerk

est une plateforme tout-en-un pour les réservations de voyages d’affaires. Grâce à son interface conviviale, les utilisateurs peuvent planifier, réserver, gérer et créer des rapports pour tous leurs voyages d’affaires.TravelPerk est un outil incontournable pour tous les assistants de direction chargés d’organiser les voyages de leur entreprise.

Inutile de présenter Gmail. Il s’agit d’un des outils de base des assistants de direction, et probablement l’un des plus appréciés, puisqu’il compte plus de 1,5 milliard d’utilisateurs actifs.

Avec Google Agenda, gérer différents emplois du temps et planifier des réunions n’est plus un problème. Son interface très intuitive et conviviale permet aux utilisateurs de visualiser, planifier, partager et modifier des événements rapidement, tout en recevant des notifications au moment opportun.

Zoom est l’outil de visioconférence le plus populaire actuellement. Tout le monde devrait savoir l’utiliser, surtout depuis la pandémie. Zoom fournit un service basé sur le cloud pour les réunions virtuelles, qu’il s’agisse de réunions vidéo ou d’appels uniquement audio.

Finis les échanges interminables d’e-mails grâce à cet outil de planification en ligne destiné à faciliter l’organisation de réunions et d’événements. Les rendez-vous fixés sur Calendly sont instantanément confirmés, ce qui accélère considérablement le processus.

Trello est un outil de gestion de projet facile à utiliser, basé sur la méthode Kanban. Il permet aux utilisateurs de gérer différents projets en collaboration. Grâce à son tableau de bord simple et inventif, les utilisateurs peuvent créer des listes, organiser le travail et assigner des tâches aux différents membres de l’équipe.

Monday.com est l’outil idéal pour tout gérer dans un seul espace de travail. De la planification au suivi, Monday.com contient toutes les fonctionnalités nécessaires pour réaliser le meilleur travail d’équipe possible.Il fonctionne comme une plateforme centralisée permettant aux équipes de créer des flux de travail, d’assigner des tâches, d’échanger des informations, de suivre les progrès et de jeter un coup d’œil rapide sur les emplois du temps.

Deux configurations différentes, l’une pour les individus et l’autre pour les équipes, ce qui facilite la navigation sur la plateforme selon le type d’utilisateur.

Expensify est certainement l’un des outils de gestion des dépenses les plus populaires. Gardez une trace de toutes vos dépenses en un seul endroit, automatisez votre comptabilité et simplifiez le processus de clôture mensuelle grâce à leur service basé sur le cloud.

Il est loin le temps où l’on s’échangeait des dizaines de versions d’un même document par pièces jointes. Google Drive est passé par là.Le service de partage de fichiers de Google est l’un des outils les plus utiles aux assistants de direction, puisqu’il leur permet de créer et de partager différents types de fichiers, des documents texte aux feuilles de calcul, et de travailler dessus avec des collègues ou des clients.

Une deuxième paire d’yeux est toujours appréciée lorsqu’il s’agit de rédiger des documents, et c’est exactement ce que fait Grammarly. Cet outil de rédaction vérifie votre orthographe et votre grammaire pendant que vous écrivez pour vous assurer que vos écrits ne contiennent aucune faute.Sa technologie est l’une des plus précises dans ce domaine, puisqu’elle effectue plus de 400 types de vérifications. L’extension Grammarly peut être ajoutée à votre navigateur et une application mobile est également disponible.

Passez à la vitesse supérieure avec Evernote ! Bien plus qu’une simple application de prise de notes, elle vous aide à organiser vos idées et à noter des informations. Evernote est également utile pour gérer les tâches quotidiennes et propose différentes versions pour les individus et les équipes.

Dropbox est un formidable service de stockage en ligne qui permet aux équipes de collaborer et de partager facilement de grands volumes de fichiers. Dropbox permet de stocker jusqu’à 2 To de fichiers, dont 2 Go gratuitement.

Traiter les communications, gérer les tâches, respecter les échéances… Le quotidien des assistants de direction est bien rempli. Simplifiez-le en utilisant Slack, un outil de collaboration doté de fonctionnalités utiles telles que la recherche, les canaux partagés, les salons de discussion et le partage de fichiers.

Le service de messagerie électronique de Microsoft reste un classique, utilisé par des entreprises de toutes tailles dans le monde entier. Tout assistant de direction doit absolument connaître cet outil et ses fonctionnalités, qui comprennent la gestion des e-mails, l’agenda, la prise de notes, la gestion des contacts et des tâches, et bien d’autres encore.

Asana est un autre outil efficace permettant aux assistants de direction de gérer les projets et le travail d’équipe. Ses fonctionnalités permettent d’accroître la productivité de l’équipe et de gérer facilement les délais, afin de garantir que les tâches sont effectuées dans les temps. La collaboration automatisée, l’attribution des tâches, les flux d’activité, les notifications et les intégrations d’e-mails rendent le travail d’équipe beaucoup plus facile.

Dites bonjour à votre nouvel assistant, qui vous facilite la prise de notes en transcrivant vos paroles en texte. Très populaire pour la transcription de notes audio de réunions, Otter.ai est un outil rapide qui s’appuie sur l’intelligence artificielle pour vous simplifier la vie.

Cabinet est un outil tout-en-un qui aide à rester productif et organisé. Il est spécialement conçu pour permettre aux assistants de direction de conserver toutes leurs données dans une « armoire » virtuelle, comme les informations concernant les cadres et leurs préférences, les agendas et les listes de tâches.

Prenez le contrôle de votre boîte de réception et devenez un pro des e-mails avec Boomerang, une intégration permettant de programmer des e-mails, de mettre en sourdine des messages, de suivre la lecture de vos e-mails et bien plus encore.

Si vous travaillez avec une équipe à distance, vous savez à quel point les fuseaux horaires peuvent perturber votre organisation. Basé sur un site Web, Time Zone Ninja vous facilite la coordination des réunions internationales en identifiant le moment qui convient à tous les fuseaux horaires.

Les assistants de direction ont une capacité incroyable à se souvenir des informations. Mais comment mémoriser tous les mots de passe ? C’est devenu presque impossible, avec la quantité de mots de passe que nous utilisons chaque jour… qui plus est lorsqu’il s’agit d’une entreprise.Lastpass aide les utilisateurs à gérer et à suivre leurs informations de connexion et leurs mots de passe pour tous leurs comptes.

Suivre le rythme imposé par le monde du travail d’aujourd’hui est loin d’être facile. Les entreprises comptent sur les assistants de direction pour gérer différents agendas, délais, projets, dossiers et informations, ce qui nécessite de posséder de nombreuses compétences et d’être multitâche. Grâce aux outils énumérés dans ce guide, vous pouvez enfin compter sur des alliés pour rester efficace et productif !