Description des fonctions d’un assistant de direction
Que font donc les assistants de direction ? En fait, il serait presque plus simple de détailler ce qu’ils ne font pas ! Outre diverses tâches administratives, les assistants de direction consacrent une grande partie de leur temps à traiter la correspondance pour le compte de la direction : appels téléphoniques, e-mails, notes internes ou lettres. Souvent considérés comme des gardiens, ils sont le premier interlocuteur pour toute personne cherchant à contacter ou à organiser une réunion avec l’un des principaux dirigeants de l’entreprise.
Les assistants de direction sont également amenés à effectuer des recherches et à rédiger des documents, par exemple étudier des statistiques de performance afin de compiler des rapports qui contribueront à définir la politique de l’entreprise. Les assistants de direction disposent ainsi d’une vue d’ensemble de l’entreprise et sont bien placés pour aider la direction à prendre des décisions stratégiques.
Ils doivent régulièrement communiquer et collaborer avec pratiquement tous les membres d’une organisation, qu’il s’agisse du personnel administratif, des ressources humaines ou des cadres supérieurs, car ils sont souvent amenés à superviser et à mettre en œuvre des projets internes.
Bien que le type d’entreprise dans laquelle travaille un assistant de direction influe sur le type de tâches qu’il doit accomplir, la liste ci-dessous rassemble certaines fonctions typiques d’un assistant de direction, que vous pourriez retrouver dans une description de poste :
- Traiter tous types de correspondance
- Effectuer des tâches administratives générales
- Interagir avec les clients
- Faire des recherches et rédiger des documents internes
- Planifier
- Planifier des réunions et rédiger des procès-verbaux
- Superviser l’organisation des voyages
- Gérer des tâches comptables et traiter les notes de frais
- Organiser des systèmes de classement efficaces et tenir correctement des registres
- Planifier des événements
- Résoudre des problèmes informatiques et techniques
- Prodiguer des conseils stratégiques
- Verser les salaires
- Accueillir les nouveaux collaborateurs, s’occuper des départs et former le personnel
- Gérer les autres membres de l’équipe et déléguer des tâches