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Tipps für Ihr Reisekostenmanagement

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Die besten Spesenverfolgungs Apps für Geschäftsreisen 2022

Sagen Sie oft „Für mich funktioniert mein System schon“, während Sie in Wahrheit an Excel-Tabellen verzweifeln und regelmäßig in Tränen ausbrechen? Nun ja, wir haben die Lösung – oder um es in der Sprache der Millenials zu sagen: Dafür gibt es eine App! 

Es wird immer wichtiger, Ihre Finanzen genauestens im Griff zu haben, indem Sie Ihre Ausgabengewohnheiten genau erfassen, budgetieren und nachverfolgen. Damit einher geht jedoch oft eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen, ganz zu schweigen von all dem frustrierenden Hin und Her. 

Apps für die Spesenverfolgung und -verwaltung sind Ihr persönlicher Buchhalter im praktischen Taschenformat. Mit diesen virtuellen „Mitarbeitern“ können Sie Ihre Geschäftsausgaben sowie die Reisekosten, die abrechenbare Zeit und sogar die Kilometerpauschale Ihres Unternehmens überwachen. 

Bevor wir uns die spezifischen Stärken unserer Top-Apps genauer ansehen, erläutern wir die allgemeinen Merkmale von Spesenverfolgungs- und verwaltungs-Apps und was diese tun.

Was ist eine Spesenverfolgungs-App?

Eine genaue Aufzeichnung Ihrer Unternehmensausgaben kann den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen. Spesenverfolgungs-App automatisieren diesen Prozess effizient und lassen wenig Spielraum für menschliche Fehler und Betrug, indem die manuelle Dateneingabe obsolet wird. Sie sind heute ein integraler Bestandteil der meisten Spesenmanagementprozesse in der Welt des Geschäftsreisemanagements. Wie sich mit medizinischen Tools Ihre körperliche Gesundheit überwachen lässt, überwachen diese Tools die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.

Der Hauptzweck dieser Apps ist es, Geld und Zeit zu sparen sowie Prozesse zu optimieren. Sie dienen als Kanäle, über die Sie aktuelle und wiederkehrende Budgets verwalten und Belege virtuell hochladen und organisieren können – und all das sogar unterwegs! 

Durch individuelle Freigabeprozesse und Ausgabenrichtlinien können Sie schnell und einfach die Ausgaben für Geschäftsreisen nachverfolgen und freigeben. Diese Apps automatisieren auch Spesenprozesse wie die Währungsumrechnung, die Kilometeraufzeichnung und Rückerstattungen an Mitarbeiter. 

Diese einst mühsamen, oft bis ans Monatsende aufgeschobenen Prozesse waren für Geschäftsreisende, Finanzteams und auch Reisemanager eine große Belastung, die jetzt mit minimalem Aufwand in Echtzeit erledigt werden kann. Wir haben die besten Anwendungen für Sie getestet, um die Auswahl der richtigen App für Ihr Geschäftsreiseprogramm zu erleichtern.

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Die besten Spesenverfolgungs-Apps im Überblick: 

Expensify

Durch seine automatisierten Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche ist Expensify unser Gewinner für Start-ups, KMUs und auch größere Unternehmen. 

Beliebte Funktionen:

  • Spesenabrechnung
  • Unternehmenskarten 
  • Live-Aktualisierungen von Reiseplänen 
  • Kilometererfassung 
  • Hochladen/Speichern von Belegen mit SmartScan
  • Kreditkartenimport
  • Auditorenzugriff
  • Automatische Freigabeprozesse
  • Rückerstattung am selben Tag 
  • Unterstützung mehrerer Währungen 
  • Kostenlose Schulungs-Webinare
  • Kompatibel mit iOS/Android

Märkte: USA, Großbritannien, Europa, Australien und Kanada

Unterstützte Sprache: English

TravelPerk-Integration mit Expensify

Zoho Expense

Zoho Expense ist mit seinem optimierten Freigabeprozess der verdiente Zweitplatzierte für KMUs und größere Unternehmen.

Beliebte Funktionen:

  • Einfache Freigabehierarchie
  • Spesenerfassung 
  • Kilometererfassung
  • Hochladen von Belegen mit SmartScan
  • Unterstützung mehrerer Währungen
  • Kreditkartenimport
  • Rückerstattungen an Mitarbeiter 
  • Integration mit Zoho CRM/Zoho Invoice
  • Kompatibel mit iOS/Android 

Märkte: Mittel- und Südamerika, Großbritannien, Australien, China, Afrika, Indien und Japan.

Unterstützte Sprache: Deutsch, Englisch, Spanisch, Chinesisch, Französisch und Portugiesisch.

Rydoo Expense

Durch die reibungslose Integration von Rydoo Expense in andere Spesenverwaltungsdienste ist die App ideal für mittlere und große Unternehmen geeignet. 

Beliebte Funktionen:

  • Integration in ERP-Systeme 
  • Freigabeprozesse
  • Kilometererfassung
  • Unterstützung mehrerer Währungen
  • Digitaler Upload von Belegen/Rechnungen 
  • Rückerstattungsmanagement
  • Unterstützt externe Dienste wie Dropbox 
  • Analyse der Kreditkartenabrechnung 
  • Kompatibel mit iOS/Android

Märkte: Mittel- und Südamerika, Großbritannien, Europa, Kanada, Naher Osten und Mexiko

Unterstützte Sprache: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Spanisch

Xero Expense

Die moderne, Cloud-basierte Software von Xero Expense wurde speziell für kleine Unternehmen und deren Mitarbeiter entwickelt.

Beliebte Funktionen:

  • Gehaltsabrechnung
  • Automatisierte Steueranpassung
  • Finanzberichterstattung 
  • Digitalisierte Abrechnung
  • Unterstützung mehrerer Währungen
  • Spesenabrechnung
  • Kompatibel mit iOS/Android

Märkte: Mittel- und Südamerika, Großbritannien, Europa, Kanada, Naher Osten und Mexiko

Unterstützte Sprache: Englisch

Webexpenses 

Webexpenses erstellt Ansprüche automatisch aus gescannten Belegen, ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und in mehr als 70 Ländern verfügbar. 

Beliebte Funktionen:

  • Google Vision-powered optical character recognition (OCR) technology 
  • Expense policy compliance management 
  • Drag-and-drop real-time reporting
  • Digital receipt capture 
  • Petty cash management
  • Corporate card management
  • Currency converter
  • Custom spend categories
  • Duplicate claim checker 
  • Intelligent card matching
  • Mileage tracking and verification
  • ERP integrations
  • IOS/Android mobile apps

Märkte: Großbritannien, USA, Asien-Pazifik-Region, Europa, Naher Osten und Afrika 

Unterstützte Sprache: Englisch, Spanisch und Portugiesisch 

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie sich Webexpenses in TravelPerk integrieren lässt

Expensya

Expensya ist eine Spesenverfolgungssoftware, die von Unternehmen aller Art verwendet wird – egal ob Freelancer, mittelständische Unternehmen oder große Konzerne.

Beliebte Funktionen:

  • Digitale Belegverwaltung 
  • Optische Zeichenerkennung (OCR) 
  • Automatische Spesenvalidierung
  • Erkennung von doppelten Ansprüchen
  • Unterstützung von mehreren Sprachen und Währungen
  • Zentralisierung von Daten in Echtzeit
  • Digitale Belegerfassung 
  • Kilometergeldverwaltung
  • Integrationen in HR-, Gehaltsabrechnungs-, Buchhaltungs- und Reiselösungen
  • Virtuelle individuelle Kreditkarten 

Unterstützte Sprache: Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch 

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie sich Expensya in TravelPerk integrieren lässt

Fyle

Die benutzerfreundliche Lösung von Fyle ist ideal für Unternehmen mit mehr als 100 und weniger als 5.000 Mitarbeitern. 

Beliebte Funktionen:

  • Automatisierter Kreditkartenabgleich
  • Spesenanalyse in Echtzeit 
  • Kilometererfassung 
  • Digitale Belegverwaltung 
  • Automatisierte Erinnerungen
  • Freigabeprozess für Spesen
  • Zentralisiertes Dashboard
  • Automatische Spesenfreigabe und Compliance-Genehmigung
  • Betrugserkennung
  • Mehrere Steuergruppen
  • Kilometer- und Tagespauschalen

Märkte: In 20 Ländern verfügbar. Die Länder werden jedoch nicht auf der Website des Produkts aufgelistet.

SUnterstützte Sprache: Englisch  

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie sich Fyle in TravelPerk integrieren lässt

ExpenseIn

Durch seinen günstigen Preis ist ExpenseIn ein hervorragender Reisekosten-Tracker für kleinere Unternehmen, der gleichzeitig robuste Funktionen für mittlere bis große Unternehmen in jeder Branche bietet.

Beliebte Funktionen:

  • Digitales Scannen von Belegen
  • Echtzeit-Berichte 
  • Währungsrechner
  • Kompatibel mit iOS, Android und Windows
  • Datenextraktion aus Belegen
  • Automatische Kilometerberechnung
  • Spesen-, Kilometer- und Zeitaufwand
  • Verwaltung von Geschäftsreiserichtlinien
  • Flexibler Freigabeprozess
  • Anpassbare CSV-Exporte
  • Import von Kartenabrechnungen 

Unterstützte Sprache: Englisch

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie sich ExpenseIn in TravelPerk integrieren lässt 

Shoeboxed

Neben vielen weiteren Funktionen für Reisekosten bietet die Funktion „Magic Envelope“ von Shoeboxed Unternehmen die Möglichkeit, ihre Belege von Geschäftsreisekosten in einem vorfrankierten Umschlag zur Digitalisierung an Shoeboxed zu senden.

Beliebte Funktionen:

  • Digitale Belegerfassung
  • Von der IRS akzeptierte Bilder von Belegen
  • Optische Zeichenerkennung (OCR) und Datenüberprüfung durch Menschen
  • Automatische Archivierung von Belegen aus Gmail
  • Beleg- und Kilometererfassung
  • Spesenabrechnung der Mitarbeiter
  • Erstellung von PDF-Berichten

Unterstützte Sprache: Deutsch, Katalanisch, Tschechisch, Dänisch, Griechisch, Englisch, Finnisch, Französisch, Kroatisch, Ungarisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Malaiisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Slowakisch, Spanisch, Schwedisch, Thai, Türkisch, Ukrainisch, Vietnamesisch und Chinesisch

TripLog

TripLog ist eine Lösung zur Verwaltung von Kilometern, Zeiten und Reisespesen, die für Selbstständige, mittelständische Unternehmen und Konzerne geeignet ist. 

Beliebte Funktionen:

  • Zentralisiertes Web-Dashboard
  • Standortüberwachung in Echtzeit
  • Umsetzung von Reiserichtlinien
  • Digitale Belegerfassung
  • Bank- und Kreditkartenintegration
  • Klassifizierung von geschäftlichen/privaten Reisen 
  • Etablierte „Regeln für häufige Reisen“
  • Steuerkonforme Kilometerabrechnung

Unterstützte Sprache: Englisch

Welche kostenlose Spesenverfolgungs-App ist die beste? 

Hier geht es ja darum, Geld zu sparen – daher ist es nur natürlich, dass diese Frage als Erstes gestellt wird. Die Antwort darauf: Expensify. Expensify hat zahlreiche internationale Auszeichnungen als beste Spesenverfolgungs-App gewonnen. Die klare, intuitive Benutzeroberfläche, die anpassbaren Funktionen, die optimierten Freigaberichtlinien und die umfassenden Automatisierungsmöglichkeiten sind an sich schon toll, doch dass die App kostenlos ist, macht das Ganze noch besser! 

Zu den kostenlosen Funktionen gehören unbegrenzte SmartScans von Belegen und Rechnungen, die automatische Kilometererfassung und automatisierte Spesenabrechnungen. Expensify bietet auch eine großzügige, sechsmonatige Testversion, die ausreichend Zeit bietet, um Ihr Buchhaltungssystem auf den neuesten Stand zu bringen. 

Wie bei jedem Produkt, das seinen Wert kennt, bietet auch diese App die Möglichkeit eines Upgrades, um exklusive Funktionen uneingeschränkt nutzen zu können. Das Preismodell ist nicht nur erschwinglich, sondern kann auch basierend auf Ihren Buchhaltungsanforderungen individuell angepasst werden. 

Welche Spesenverwaltungssoftware ist für Administratoren am besten geeignet?

Zoho Expense macht Ausgabenmuster und Verstöße gegen Richtlinien sichtbar. Sie können Budgetgrenzen festlegen und die Ausgaben der Mitarbeiter durch individuelle Freigaberichtlinien überwachen. 

Mit dieser App können Sie Belege und Rechnungen automatisch digital erfassen und Kilometergeldzahlungen abwickeln. Mit einer Fingerbewegung lassen sich Spesenabrechnungen auf einmal ablehnen oder freigeben. 

Die Transparenz von Zoho fördert die gemeinsame Verantwortung für das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens. Wenn jeder Informationen teilt und Verantwortung übernimmt, bleiben alle Beteiligten durch das gemeinsame Erfolgserlebnis motiviert. 

Es gibt auch umfassendere Alternativen, wie zum Beispiel Quickbooks, die eine umfangreiche Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware darstellen. Wenn Sie jedoch nur nach einer Spesenlösung suchen, ist und bleibt Zoho eine gute Wahl.

Welche Spesenverfolgungslösung ist für Mitarbeiter am besten geeignet?

Xero versteht, dass man manchmal Geld ausgeben muss, um Geld zu verdienen. Egal, ob Sie Spesen für eine Geschäftsreise oder ein geschäftliches Mittagessen geltend machen müssen – Ihr Unternehmen wird Ihnen wegen dieser lästigen Unterlagen im Nacken sitzen. 

Anstatt nun jede Tasche nach den zerknitterten Belegen des letzten Monats durchsuchen zu müssen, greifen Sie einfach in Ihre Tasche, nehmen Ihr Smartphone heraus, machen ein Foto des Belegs und sehen zu, wie sich die Spesenabrechnung praktisch von selbst schreibt.

Diese App ist schnell, einfach und für unterwegs konzipiert. Sie können Rückerstattungen für Reisekosten beantragen und diese noch am selben Tag freigeben lassen. Berichten Sie Ihre Spesen ganz ohne Gewissensbisse und beobachten Sie, wie die mehr oder weniger freundlichen Erinnerungs-E-Mails in Ihrem Posteingang immer weniger werden. 

Wie kann eine Spesenverfolgungs-App Spesenbetrug erkennen?

Alleine das Vereinigte Königreich verliert pro Jahr ungefähr 190 Milliarden GBP durch Spesenbetrug. Durch die automatisierten Funktionen von Spesenverfolgungs-Apps wird vorsätzlicher Betrug bekämpft, zum Beispiel wenn versucht wird, gefälschte oder überhöhte Spesenabrechnung einzureichen, aber auch Betrug, der aus Versehen entsteht, wird erkannt. 

Spesenbetrug kostet Unternehmen nicht nur Geld, sondern schadet auch ihrem Ruf. Durch die Digitalisierung von Spesenabrechnungen wird das Risiko manipulierter Zahlen massiv gesenkt, da die Belege und Rechnungen sofort vom Originaldokument gescannt werden. 

Profitieren Sie bei der digitalen Weiterentwicklung Ihres Unternehmens von den vielen Möglichkeiten, die diese neuen Technologien bieten. Lassen Sie die Apps den Papierkram erledigen, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.