Reisekostenabrechnungs-Software im Vergleich – 8 Anbieter in 2024

19 Feb 2024 · 13
Die Durchschnittskosten für Geschäftsreisen lagen laut Statista im Jahr 2022 in Deutschland bei
371 € pro Geschäftsreise
. Insgesamt haben Unternehmen in Deutschland im selben Jahr
27 Milliarden Euro für Geschäftsreisen
ausgegeben. Da die Ausgaben für Geschäftsreisekosten immer weiter steigen, ist es für Unternehmen entscheidend, dass sie einen guten Überblick über ihre Reisekosten haben.
Reisemanagement erfordert zwar viel Arbeit – aber mit einer guten Reisekostenabrechnungs-Software behalten Sie Ihre Reisekosten im Blick. Mit den richtigen Tools und der richtigen Software können Sie Dienstreisen viel einfacher buchen, verwalten und abrechnen. Diese Lösungen können auch helfen,
Reisekosten zu optimieren
, was vor allem für Kleinunternehmen mit begrenzten Budgets unerlässlich ist.
In diesem Artikel klären wir, was eine Reisekostenabrechnungs-Software ist, in welchen Fällen die Nutzung besonders sinnvoll ist und worauf Sie bei der Wahl des Tools achten sollten. Außerdem stellen wir Ihnen acht Software-Lösungen von verschiedenen Anbietern vor.

Was ist eine Reisekostenabrechnungs-Software?

Bei einer Reisekostenabrechnungs-Software handelt es sich um eine Komplettlösung, mit der Sie Ihre Geschäftsreiseausgaben verwalten und verfolgen können. Ob Sie Reisen buchen, sich um reisende Mitarbeiter:innen kümmern oder Spesenabrechnungen erstellen – die Software erleichtert das Reisemanagement für Unternehmen erheblich.
Von einer Software für die Reisekostenabrechnung profitieren Unternehmen aller Art und Größe. Entscheidend ist, dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Reisekosten haben, und bei Schwierigkeiten auf einen erfahrenen Kundensupport zählen können. Besonders praktisch: Tools wie z. B.
TravelPerk
eignen sich nicht nur zum Erfassen und für die Abrechnung von Reisekosten, sondern erleichtern auch die Buchung: Indem Sie die
Reisekostenrichtlinie
Ihres Unternehmens im gewählten Tool hinterlegen, können Ihre Mitarbeitenden Transportmittel und Unterkünfte nur innerhalb der vorgegebenen Budgetgrenzen buchen. Diese Vorgehensweise schafft Klarheit und sorgt von vornherein dafür, dass Ihr Geschäftsreisebudget nicht überschritten wird. 

Vorteile einer Reisekostenabrechnungs-Software

Mit einer Reisekosten-Software für Unternehmen können Sie Spesen wie Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder den Verpflegungsmehraufwand erfassen. Doch die Funktionen eines solchen Tools gehen in der Regel über die reine Reisekostenabrechnung hinaus. Mit inbegriffen sind meist eine Funktion zur Zeiterfassung, Integrationen mit Tools wie Datev sowie Lösungen rund um die Verwaltung von Geschäftsreisen. Dazu zählt z. B. die automatische Berichterstattung, die Geschäftsreisedaten nach Ihren Wünschen aufschlüsselt. So erleichtert Ihnen die Software nicht nur die Spesenabrechnung, sondern macht Ihr Reisemanagement insgesamt effizienter. 
Die Vorteile auf einen Blick:
  • Einfache Reisekostenabrechnung
  • Volle Kostenkontrolle
  • Flexible Berichterstattung
  • Effizientes Reisemanagement

Wann sollte man eine Software für die Reisekostenabrechnung nutzen?

Wenn die Kosten für Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen zu hoch sind, Berichte manuell erstellt werden müssen und das Reisemanagement zu viel Zeit kostet, sollten Sie über eine Softwarelösung nachdenken. Besonders gut eignet sich eine Komplettlösung, die Ihr Geschäftsreisemanagement gleich auf mehreren Ebenen vereinfacht. In welchen konkreten Fällen Ihr Unternehmen von einer Reisekostenabrechnungs-Software profitieren könnte, schauen wir uns im Folgenden an. 

Zu hohe Kosten für Geschäftsreisen

Als Unternehmen kann man leicht zu viel für Dienstreisen ausgeben – mithilfe einer Reisekostenabrechnungs-Software können Sie herausfinden, an welchen Stellen Sie beim Reisebudget sparen könnten. Verfügt die Software über eine Buchungsfunktion, kann sie Ihnen bspw. dabei helfen, bessere Angebote für Transportmittel und Unterkünfte zu finden. Bei Geschäftsreiseanbietern wie TravelPerk finden Sie z. B.
exklusiv ausgehandelte Preise für Unterkünfte
. Bessere Angebote helfen Ihnen wiederum, Ihre gesamten Reisekosten zu senken.
Auch eine automatisierte
Reiserichtlinie
kann dazu beitragen, dass Ihr Geschäftsreisebudget nicht überschritten wird. Einmal im Tool hinterlegt, können Ihre Mitarbeiter:innen nur Buchungen im vorgegebenen finanziellen Rahmen tätigen. So können Sie sich sicher sein, dass keine überteuerten Hotels oder Flüge gebucht werden.

Mühsame Berichterstattung für Geschäftsreisen

Ein detailliertes
Reisemanagement-Reporting
gibt Aufschluss über Ihre Ausgaben für Geschäftsreisen. Die Berichte manuell zu erstellen, ist allerdings mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Eine Reisekostenabrechnungs-Software kann die Arbeitsbelastung derjenigen Mitarbeiter:innen verringern, die für die Organisation von Dienstreisen, die Nachverfolgung und die Überwachung verantwortlich sind. Berichte, die Ihre Finanzabteilung bisher manuell erstellt hat, können mithilfe einer Software automatisch erstellt werden. Das hat neben der Entlastung Ihrer Mitarbeiter:innen einen weiteren Vorteil: Sie erhalten flexible Echtzeit-Berichte, sodass Sie Ihren
Cashflow
jederzeit im Blick behalten.

Ineffizientes und unübersichtliches Reisemanagement

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen bezüglich Geschäftsreisen bisher auf keine klaren Regelungen zurückgreifen konnten, kann eine Reisekostenabrechnungs-Software hilfreich sein. Ihre Mitarbeiter:innen sollten sich auf ihren Dienstreisen sicher fühlen und wissen, welche Bestimmungen gelten, wie zum Beispiel die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Das bedeutet auch, dass sie die nötige Unterstützung erhalten sollten, um Reisen effizient und im Rahmen der Reisebestimmungen Ihres Unternehmens buchen zu können.
Mithilfe eines geeigneten Tools können Sie Geschäftsreisen auf sämtlichen Ebenen optimieren. Die intuitive Technologie ermöglicht einen reibungslosen Buchungsprozess, während der angebotene Support garantiert, dass Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit auf dem Laufenden sind.

Worauf sollte man bei der Wahl seiner Reisekostenabrechnungs-Software achten?

Wer sich für eine Reisekostenabrechnungs-Software entscheidet, sollte wissen, welche Funktionen enthalten sein sollten. Auch
Reisemanagement-Unternehmen
bieten entsprechende Tools an. Der Vorteil: Neben dem Kostenmanagement ermöglichen diese Plattformen Unternehmen, sämtliche Aspekte der Geschäftsreisen zu verwalten. Ob Reisen gebucht, Reisedaten verwaltet, Flüge geändert oder andere Geschäftsreisebedürfnisse erfüllt werden sollen – Reisemanagementlösungen können Ihre
Geschäftsreisen vereinfachen
.
Folgende Faktoren sollten Sie bei der Wahl einer Reisekostenabrechnungs-Software berücksichtigen:

Benutzerfreundlichkeit

Eine wichtige Eigenschaft, die Sie bei Ihrer Software berücksichtigen sollten, ist die Benutzerfreundlichkeit. Alle Mitarbeiter:innen sollten die Plattform intuitiv nutzen können – von den Praktikant:innen bis zu den Führungskräften. Eine Software, deren Verwendung schwierig ist, werden Ihre Mitarbeiter:innen nicht gern nutzen, und sie lässt Raum für Fehler und Unklarheiten. Der Prozess sollte deshalb so einfach wie möglich sein.
Verschaffen Sie sich einen Eindruck über die Dashboards, die die Nutzer:innen bei der Verwendung der Software sehen können – sind sie unübersichtlich und veraltet? Oder sind sie intuitiv und modern? Entscheiden Sie sich für eine Lösung, in der sich jede:r im Unternehmen leicht zurechtfinden kann – ob Reisemanager:in oder Geschäftsreisende:r.
Wählen Sie zudem einen Softwareanbieter, der entweder eine umfassende Schulung für die Software anbietet oder – noch besser – eine Lösung, die keine detaillierten Kenntnisse voraussetzt. Wenn es möglich ist, sollten Sie eine Demo anfordern, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden.

Mehrere Benutzerprofile

Die Möglichkeit, mehrere Benutzerprofile zu erstellen, ist für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen unverzichtbar. Verschiedene Mitarbeiter:innen haben auch verschiedene Funktionen im Unternehmen – nicht alle benötigen den gleichen Zugriff auf Ihre Reisemanagementlösung. Zum Beispiel muss das Finanzteam auf alle Daten rund um Reisekosten zugreifen können – der Praktikant der Marketingabteilung jedoch nicht.
Dies erleichtert den Alltag besonders im Bereich
Ausgabenmanagement
und Buchhaltung. Benutzerprofile gewährleisten, dass Ihr Team Ausgaben für jede:n einzelne:n Nutzer:in ganz einfach auf einen Blick verwalten kann – statt erst enträtseln zu müssen, wer was ausgegeben hat.
Wenn Sie eine Softwarelösung wie diese nutzen, können im Hinblick auf die Unternehmensausgaben mehrere Benutzerprofile von Vorteil sein. Sinnvoll ist auch, verschiedene Profile für unterschiedliche Hierarchie-Ebenen zu erstellen: Führungskräfte können auf diese Weise ihre eigene Firmenkreditkarte nutzen und unter Umständen auf zusätzliche Funktionen und Leistungen zugreifen.

Integrationsmöglichkeiten für Reiserichtlinien

Ihre Firma hat vermutlich Unternehmens- oder Reisekostenrichtlinien für Dienstreisen festgelegt. Tipp: Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie für die Erstellung Ihrer eigenen Richtlinien gerne unsere 
Reiserichtlinien-Vorlage
nutzen.
Ihre Reiserichtlinien sollten einen Überblick über die Bestimmungen für Reisekosten bieten und gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter:innen das festgelegte Reisebudget nicht überschreiten. Die von Ihnen gewählte Software sollte es ermöglichen, die Reiserichtlinien zu integrieren. Auf diese Weise können Sie die Reisekosten verfolgen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen auf ihren Reisen das Budget einhalten.

Reibungsloser Rückerstattungsprozess

Ein umfassender Überblick über die Geschäftsausgaben ist für eine gesunde Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Die Rückerstattung von Reisekosten, die Ihre Mitarbeiter:innen privat ausgelegt haben, sollte Priorität haben – schon allein, damit die Mitarbeiterzufriedenheit nicht darunter leidet.
Verfügt Ihre gewählte Software über Funktionen zur Kostenverfolgung und zum Scannen von Belegen, können Sie Erstattungen effizient erledigen. Wenn Mitarbeiter:innen Belege für das Geschäftsessen oder die Tankfüllung des Mietwagens einfach einscannen können, beschleunigt das die Kostenerstattung ungemein. Denn wenn Belege nicht erst einzeln zusammengesucht und in Papierform eingereicht werden müssen, spart das eine Menge Verwaltungs- und damit Zeitaufwand. 

Automatisierung von Berichterstattung & Genehmigungsprozessen

Idealerweise entscheiden Sie sich für ein Tool, mit dem Sie Berichte und Genehmigungs-Workflows automatisieren können. Auf diese Weise können Sie den Geschäftsreiseprozess beschleunigen – von der Buchung bis zur Abrechnung.
Liegen bspw. Übernachtungskosten und Fahrtkosten innerhalb des festgesetzten Budgets, sollten Mitarbeiter:innen die Buchung unkompliziert abschließen können, ohne extra eine Genehmigung einholen zu müssen. So lässt sich ein langwieriges Hin und Her zwischen den Geschäftsreisenden und der Verwaltung vermeiden. 
Durch die Buchung innerhalb des Tools werden sämtliche Reisekosten sofort erfasst und automatisch in die Geschäftsberichte aufgenommen. So haben Sie einen Echtzeit-Überblick über die Geschäftsreiseausgaben des Unternehmens.

Nahtlose Integrationen Ihrer Tools

Eine Reisekostenabrechnungs-Software bietet in der Regel eine 
Vielzahl von Drittanbieter-Integrationen
. Integrationen sind für einen reibungslosen Reisemanagementprozess hilfreich.
Deshalb sollten Sie nach Integrationsmöglichkeiten für Tools suchen, die Sie neben Ihren Softwarelösungen nutzen, z. B.:
  • Buchhaltungssoftware
  • Reisemanagementsoftware
  • Zeiterfassungstools
  • HR-Tools
  • Teammanagementsoftware
  • Kalendersoftware
Die Integrationsmöglichkeiten unterscheiden sich von Tool zu Tool. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie eine Reisekostenabrechnungs-Software wählen, in die alle Programme integriert werden können, die Sie brauchen.

Reisekostenabrechnungs-Software: 8 Anbieter im Überblick

Damit Sie sich einen ersten Überblick über verschiedene Anbieter von Reisekostenabrechnungs-Software verschaffen können, stellen wir Ihnen hier 8 Lösungen und ihre Funktionen vor.
Kolleginnen vergleichen Reisekostenabrechnung Software am Laptop

1. TravelPerk

TravelPerk ist eine Plattform für Geschäftsreisemanagement, über die Kund:innen ihre Geschäftsreisen ganz einfach buchen und verwalten können. Die Lösung kann mit anderen Tools integriert werden, darunter viele gängige Kostenmanagementlösungen wie Rydoo, Yokoy und Circula. So wird sichergestellt, dass Sie alles, was Sie brauchen, auf einer einzigen benutzerfreundlichen Plattform finden.
Die wichtigsten Vorteile von TravelPerk sind:
TravelPerk bietet mit FlexiPerk außerdem eine 
flexible Reiselösung
, mit der Sie unnötige Reisekosten vermeiden können. Mit FlexiPerk können Unternehmen 80 % ihres Geldes zurückfordern, wenn sie eine Reise bis zu zwei Stunden im Voraus stornieren.
Außerdem können Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsziele im Auge behalten – mit GreenPerk,
der CO₂-Kompensationslösung von TravelPerk
. Damit unterstützen sie 
grüne Initiativen
,
 die vom TravelPerk-Nachhaltigkeitsteam ausgewählt wurden.
Die umfassende Reisemanagementlösung von TravelPerk ist einfach zu nutzen und die Kostenmanagement-Integrationen ermöglichen einen einfachen Arbeitsablauf bei allen Geschäftsreisebedürfnissen. TravelPerk bietet alles, was Sie von einer Reisekostenabrechnungs-Software erwarten können.
Testen Sie TravelPerk noch heute
 und überzeugen Sie sich selbst von der All-in-One-Lösung. Vereinfachen Sie jetzt Ihre Geschäftsreisen.

2. Fyle

Fyle ist eine Kostenmanagementsoftware, mit der Unternehmen und Mitarbeitende den Kosten- und Erstattungsprozess besser verwalten können. Neben der Integration von Buchhaltungs- und Personaldaten lässt sich Fyle auch bei TravelPerk integrieren, um eine nahtlose Reisekostenabrechnung zu ermöglichen. So haben Finanzmanager:innen die volle Kontrolle und Transparenz über Reise- und Kostenmanagementprozesse.
Die wichtigsten Vorteile laut Fyle sind:
  • Einfache Verwaltung von Belegen und Geschäftsreisedaten
  • Speicherung oder Übermittlung von digitalen Spesenabrechnungen über ein zentrales Dashboard
  • Einhaltung der festgelegten Richtlinien für die Reisekostenerstattung
  • Zugriff auf Kreditkartenmanagement-Software – nützlich für die Überwachung und Bearbeitung von Firmenkreditkarten
Zwar kann Fyle bei der Organisation von Geschäftsreisen nicht helfen, aber seine Integration mit TravelPerk bietet Reisemanager:innen eine Plattform, auf der sie alle Geschäftsreiseprozesse verwalten können. Alle mit TravelPerk gebuchten Reisen werden in Fyle als Kostenpunkt erstellt. Die Rechnung ist für jede Buchung bequem abrufbar. 

3. SAP Concur

SAP Concur ist eine All-in-One-Software für Reisemanagement und Reisekostenabrechnungen. Ihre Arbeitsprozesse können Sie mit diesem Tool ganz einfach automatisieren – für ein unkompliziertes Reisemanagement. Ob es sich um Hotelbuchungen, Flugtickets oder Taxis handelt: Alles ist abgedeckt.
Die wichtigsten Vorteile laut SAP Concur sind:
  • Verringerung der Gesamtkosten dank voller Kontrolle über Ihr Reise- und Ausgabenmanagement
  • Verbesserung der
    Dienstreise-Compliance
    Ihrer Reiserichtlinien und zusätzliche Risikominimierung
  • Einfache Implementierungen mit Cloud-Lösungen
  • Eine skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen
  • Für Mobilgeräte optimiert 

4. TravelBank

TravelBank ist eine weitere Plattform, die Kosten- und Reisemanagement in einem Tool vereint. TravelBank hilft Ihnen mit diversen Funktionen, Ihr Reise- und Kostenmanagement zu optimieren.
Die wichtigsten Vorteile laut TravelBank sind:
  • Benutzerfreundliches Design und schneller Kostenerstattungsprozess
  • Erstellung und Bereitstellung von Reiserichtlinien und Aufwandsentschädigungen
  • 24/7-Kundensupport für reisende Mitarbeiter:innen
  • Import von Transaktionen von persönlichen Kreditkarten und Firmenkreditkarten für ein schnelles Kostenmanagement

5. Zoho Expense

Zoho Expense gilt als eine der besten Kostenmanagement-Plattformen für Unternehmen. Es bietet Unternehmen jeder Größe Lösungen für Kostenmanagement und Geschäftsreisen. Es ist eine hervorragende Lösung für wachsende Unternehmen, die einfache und skalierbare Kostenmanagementlösungen brauchen.
Die wichtigsten Vorteile laut Zoho Expense sind:
  • Optimierte Dienstreisen mit automatisierter Spesenabrechnung für jede Reise
  • Benachrichtigungen über Aktualisierungen und Änderungen von Teammitgliedern
  • Echtzeit-Ausgabentransparenz für einen aktuellen Überblick über alle Kostendaten 
  • Analysen, die erforderliche Änderungen aufzeigen, um das Reise- und Kostenmanagement zu verbessern

6. Emburse Certify

Emburse Certify ist eine Kostenmanagementsoftware, die zusätzlich die Möglichkeit bietet, Reisen über das integrierte Buchungstool oder durch Integration mit einem anderen Reisemanagementsystem zu buchen.
Mit Emburse Certify können Sie auf einer einzigen Plattform Spesenabrechnungen erstellen und organisieren sowie Belege verwalten.
Die wichtigsten Vorteile laut Emburse Certify sind:
  • Effiziente Workflows für eine zuverlässige und datenreiche Verwaltung von Mitarbeiter:innenausgaben
  • Richtlinienkonformität durch integrierte Richtlinienchecks
  • Unterstützt über 140 Währungen und 64 Sprachen
Emburse Certify bietet eine leistungsstarke Kostenmanagementlösung für große wie auch kleine Unternehmen, die in Verbindung mit einer Reisemanagementlösung wie TravelPerk sicherstellt, dass Sie alle Geschäftsreisen und Ausgaben unter Kontrolle haben. Mit TravelPerk können Sie alle Aspekte von Geschäftsreisen verwalten, während Emburse Certify den Kostenmanagementprozess optimiert – eine ideale Kombination.

7. HRWorks

HRWorks ist ein Tool für digitales Travel Management, das die Reisekostenabrechnung automatisiert. So werden sowohl Geschäftsreisende als auch das Finanzteam entlastet und Sie haben die volle Kostenkontrolle. Darüber hinaus bietet die Software Funktionen zur Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Personalverwaltung. 
Die wichtigsten Vorteile laut HRWorks sind: 
  • Automatisches Erfassen von Belegen
  • Integrationen von Buchhaltungssoftware wie DATEV
  • Import von Kreditkarten
  • Informationen zum aktuellen Reisekostenrecht, wie z. B. den aktuell geltenden Sätzen der Kilometerpauschale und Verpflegungspauschale

8. Lexware reisekosten

Lexware reisekosten ist eine weitere digitale Lösung für die Reisekostenabrechnung. Mit der Software können Sie die Spesen für Dienstreisen sowohl im Inland als auch für Auslandsreisen bequem erfassen und Abrechnungen erstellen. Um Fahrtkosten erstattet zu bekommen, können Mitarbeiter:innen mithilfe des Tools ein Fahrtenbuch führen.
Die wichtigsten Vorteile laut Lexware reisekosten sind:
  • Einfaches Erfassen von Belegen
  • Automatisierte Dateneingabe
  • Automatische Berechnung der Kilometerpauschale
  • Automatisierte Berichterstattung
  • Zugang zu Lexware myCenter, um Geschäftsreisen zu erfassen

Fazit: Investition in eine Reisekostenabrechnungs-Software

Wenn Sie die manuelle Reisekostenabrechnung hinter sich lassen wollen und die papierlose Verwaltung von Belegen bevorzugen, ist eine Reisekostenabrechnungs-Software der richtige Schritt. Mit einer digitalen Lösung für die Reisekostenabrechnung haben Sie die volle Kostenkontrolle, erhalten flexible Berichte und können so Ihr Reisemanagement effizienter gestalten. 
Achten Sie darauf, dass die Software Drittanbieter-Integrationen anbietet, und kombinieren Sie das Tool bspw. mit TravelPerk. So können Sie Ihr gesamtes Geschäftsreisemanagement vereinfachen.

FAQ – häufige Fragen zum Thema „Reisekostenabrechnung Software“

Welche App für Reisekosten?

Wenn Sie Reisekosten erfassen und abrechnen wollen, kommen verschiedene Apps in Frage. Beliebte Apps für die Abrechnung von Reisekosten sind z. B. diese:
  • TravelPerk
  • Fyle
  • SAP Concur
  • TravelBank
  • Zoho Expense
  • Emburse Certify
  • HRWorks
  • Lexware reisekosten

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

In einer Reisekostenabrechnung geben Sie personenbezogene Daten wie Ihren Namen und ggf. Ihre Mitarbeiternummer an. Darüber hinaus machen Sie Angaben zur Geschäftsreise, d. h. zu Dauer, zum Reiseziel und den Reisedaten. Die Richtigkeit Ihrer Angaben bestätigen Sie mit Ihrer Unterschrift. Wichtig: Damit Ihnen die Reisekosten erstattet werden, müssen Sie die entsprechenden Belege einreichen.

Was gehört alles in eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung können Geschäftsreisende Belege für Reisekosten beim Arbeitgeber einreichen und die Erstattung beantragen. Erstattungsfähig sind vier Kostenstellen:
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten
Mehr
Informationen rund um die Reisekostenabrechnung
erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag.

Wer darf Reisekostenabrechnungen erstellen?

Eine Reisekostenabrechnung darf jede:r Geschäftsreisende erstellen, d. h. sowohl Angestellte als auch Führungskräfte. Besonders effizient ist die Abrechnung mit einer entsprechenden Reisekostenabrechnungs-Software. 
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