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6 façons pour votre entreprise de faire des économies sur les voyages

10 Mar 2021

Brought to you by TravelPerk, the #1 business travel platform.

6 façons pour votre entreprise de faire des économies sur les voyages

Il est attendu que les dépenses en voyages d’affaires dans le monde entier atteignent 1,1 billions d’euros d’ici à 2020, et elles font partie du top 5 des dépenses des entreprises, toutes tailles confondues. Réduire la dépense monstrueuse liée aux voyages d’affaires peut aider à augmenter la rentabilité.

Mais ce n’est pas facile. Tous les employés doivent faire des efforts pour faire des économies sur les voyages d’affaires, il ne suffit pas simplement d’une nouvelle approche concernant seulement les plus hauts placés. Du directeur financier souhaitant réduire les frais de déplacement annuels, au responsable des voyages croulant sous les détails et voulant satisfaire ses collègues, en passant par le voyageur épuisé à qu il pourrait éventuellement arriver de ressentir le besoin de dépenser un peu plus : c’est un effort collectif.

Nous avons rassemblé une liste de façons claires et utiles pour convaincre toute votre équipe.

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1. Encourager la flexibilité des vols

Il y a des chances que quand vos employés se déplacent dans une autre ville, c’est que c’est nécessaire. Parfois, les vidéoconférences ne suffisent simplement pas.

“Quand les hommes et femmes d’affaires peuvent interagir directement, cette action élimine les erreurs de communications courantes et permet à la conversation de reposer sur le langage du corps et les signaux émotionnels, favorisant un partage d’idées plus rapide.”

Tony Tie

Que les employés visitent un client ou recrutent pour un nouveau bureau, il peut y avoir une certaine flexibilité concernant les dates de cet événement. Quand un responsable des voyages, un responsable administratif ou un adjoint exécutif réserve un nouveau voyage pour un employé, ils ont besoin de savoir s’il y a la moindre marge de manœuvre. Et c’est quasiment toujours le cas.

Découvrir cette marge de manœuvre peut mener à une économie allant jusqu’à 50 % sur les vols et hôtels. Encouragez donc vous employés à être proactifs en matière de flexibilité des voyages :

  • Sur un formulaire de demande standard, demandez 3 départs et arrivées potentiels en ordre de préférence afin que différentes options puissent directement être proposées par les employés
  • Si les employés font une demande par e-mail, le responsable des voyages peut demander des informations supplémentaires sur la flexibilité du voyage et demander que la prochaine fois, l’employé(e) mentionne cette information dans l’e-mail
  • Indiquer clairement que faire preuve de souplesse sur le sujet devrait être la norme, mais que bien sûr en cas de raison valide, il est permis d’être rigide
  • Permettre aux employés de réserver leurs propres voyages par le biais d’un outil de réservation d’entreprise aidera les voyageurs à gagner en visibilité et en contrôle, leur permettant d’optimiser leur emploi du temps pour économiser de l’argent sans avoir à échanger de multiples e-mails

2. Accéder à un meilleur catalogue de voyages pour moins cher

L’une des meilleures solutions possibles pour immédiatement réduire les frais des voyages est d’obtenir un meilleur catalogue de vols.

Les entreprises qui utilisent des agents de voyages d’entreprise or qui ont un partenariat avec des compagnies aériennes ratent vraiment quelque chose.

Réserver en avance, réserver au dernier moment, utiliser des compagnies low cost comme Easyjet et Norwegian pour les billets d’avion ou des comparateurs comme Skyscanner, faire du covoiturage ou dormir en Airbnb… les consommateurs ont des tas de bons conseils et bons plans pour économiser de l’argent sur les voyages, et quand les entreprises restent coincées avec leurs vieilles solutions de voyage d’entreprise, elles manquent d’opportunités pour réduire les coûts.

Maintenant, les entreprises ont aussi une bonne astuce : TravelPerk. TravelPerk offre le plus grand catalogue de réservation dans le monde entier en un seul endroit en intégrant des centaines de réseaux parmi les meilleurs réseaux de voyages.

3. Rendre l’adhérence aux politiques de voyages plus pratique

S’y prendre à l’avance est un moyen infaillible d’économiser sur les voyages d’affaires.

Mais étant donné que de nombreux voyages d’affaires sont réservés en toute dernière minute, cela n’est pas toujours possible. Vos employés ont-ils parfois à faire leurs réservations eux-même ? Au lieu d’appeler leur agent de voyage d’entreprise, décident-ils de réserver par eux-même par commodité ?

Beaucoup de personnes (47 % pour être exact) pensent que le gestion des voyages d’affaires ne s’innovent pas au rythme des changements de l’industrie des voyages, ce qui résulte en des réservations non conformes à la politique.

De plus, les politiques sur les voyages d’affaires ne sont souvent pas lues. Elles peuvent être longues, difficiles à lire et difficiles à trouver. Plus de 50 % des entreprises n’ont pas de politique sur les réservations mobiles ; ce qui signifie qu’au fur et à mesure que les réservations augmentent naturellement, la même tendance affectera les voyages non conformes aux politiques.

Au lieu de cela, les politiques devraient être :

  • Simples
  • Agréables à lire
  • Adaptées à une utilisation dans la vie réelle

Il est possible d’autoriser les réservations faites par les employés dans le cadre de contraintes définies. Utilisez un outil qui automatise complètement votre politique de voyages, y compris tout éventuel flux de travail d’approbation nécessaire, pour ces réservations qui ne correspondent pas à ce qui est autorisé automatiquement.

Avec TravelPerk, les administrateurs peuvent définir des lignes directrices spécifiques tout en étant simples pour un groupe d’utilisateurs, permettant aux employés de réserver leurs propres vols en respectant le budget. Des e-mails automatisés sont envoyés lorsqu’un voyage a besoin d’être approuvé.

Ainsi, votre politique est intégrée à un vrai système de réservation, et non pas hébergée sur une page Web oubliée. 

4. Être plus spécifique concernant les exigences de remboursement

Quand les employés soumettent des notes de frais, vous pouvez voir ce qui a été dépensé après coup, mais à quel point est-ce détaillé ?

Un manque de visibilité sur les détails peut mener à des dépenses inutiles et incontrôlables.

Imaginons qu’un voyageur soumette seulement un PDF du reçu final de carte de crédit d’un séjour à l’hôtel. Il n’aura aucune information sur les coûts supplémentaires tels que les repas facturés à la chambre.

Avoir des exigences claires pour la documentation de notes de frais (tels que des reçus et factures détaillés) peut aider à dissuader de faire des achats cachés et à voyager en respectant le budget et la politique.

5. Trouver les tendances de dépense en voyage

Le savoir, c’est le pouvoir. Comme le consommateur cherchant à mettre de l’argent de côté en économisant sur son budget familial aura besoin de savoir dans quelles catégories ils dépensent le plus de son revenu, une entreprise a besoin de comprendre quels aspect des voyages d’affaires pèsent plus lourd dans la balance que les autres.

Voici quelques questions qu’il peut être bon de se poser :

  • Quels voyageurs amassent le plus grand total de dépenses ?
  • Quelles améliorations peuvent être apportées en termes de coûts de transport vers l’aéroport, de frais de WiFi, etc ?
  • Quels changements doivent être mis en place au quatrième trimestre pour respecter le budget voyages annuel de l’équipe X ?

L’acquisition des données qui répondront à ces questions ne devrait pas être difficile.

Utilisez un outil de réservation de voyages qui s’intégrera à votre solution de dépenses et générera automatiquement des rapports pour réduire la perte de temps des employés. Utilisez ensuite ces données pour identifier les tendances et optimiser votre budget au fur et à mesure. Vous pouvez identifier quelles villes et quels voyages ont besoin de budgets plus bas, et pour lesquels un budget plus élevé est nécessaire, afin d’être plus équitable et de garder le contrôle sur les frais de déplacement globaux.

6. Être transparent et offrir des récompenses quand le budget est respecté

Quand vous réduisez les frais de voyages, il est important de soulager les difficultés des employés. Pour qu’ils se sentent investis dans cet effort, ils ont besoin de savoir le “POURQUOI”.

Par exemple, une entreprise à distance comme Buffer qui organise chaque année des retraites en personne, aura peut-être besoin de communiquer avec leurs employés sur les raisons pour lesquelles les voyages pour les conférences doivent être le moins cher possible : afin que la retraite annuelle soit une expérience plus plaisante pour tous.

Dans chaque société, il y aura un “POURQUOI” différent. Si améliorer la transparence n’est pas particulièrement pertinent, alors des récompenses aideront peut-être. Quand les responsables des voyages sont donnés l’autonomie d’offrir des bonus tels que des déjeuners en équipe ou des points de fidélité à ceux qui respectent le budget, ils peuvent aider à alléger le budget de manière créative. Avec Rocketrip, vous pouvez définir des budgets individuels et permettre aux employés de profiter des économies quand ils arrivent à rester en-dessous du budget.

Au bout du compte, les frais de voyages sont incroyablement complexes.

Ils sont un mélange de politiques générales et de décisions de dernière minute. En réfléchissant de manière holistique et en découvrant comment chaque employé peut aider, il est possible d’économiser de l’argent tout en continuant à faire ces voyages essentiels aux affaires.

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