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9 formas en que tu empresa puede ahorrar dinero en viajes de negocios

15 Jul 2022 12 MINUTOS DE LECTURA

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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9 formas en que tu empresa puede ahorrar dinero en viajes de negocios

En los últimos años, hemos aprendido por qué reunirse cara a cara es crucial para la mayor parte de las empresas. El 86 % de los trabajadores encuestados han declarado que creían que viajar era esencial para desempeñar bien sus funciones, desde adquirir clientes hasta gestionar equipos repartidos ampliamente.

Deseosas de mantener su ventaja competitiva, las organizaciones han sido rápidas a la hora de mandar a sus equipos de vuelta a la carretera. Solo en el primer trimestre de 2022 hubo más reservas de viajes corporativos que en la mitad de 2021.

Pero no es fácil. Para ahorrar dinero en los viajes de negocios, todos los empleados deben poner de su parte. No basta con un nuevo enfoque de alto nivel. Se trata de un trabajo de equipo: desde el gerente financiero que busca reducir los costes anuales, hasta quien ya está aburrido de viajar y puede tener la necesidad de gastar más por un apuro, pasando por el gestor de los viajes, que se enreda con los detalles y quiere complacer a sus compañeros de trabajo.

Hemos elaborado una lista de formas claras y útiles de involucrar a todo tu equipo.

1. Obtén acceso a un inventario de vuelos más barato y mejor

Una de las mejores formas de empezar de inmediato a reducir los costes de los viajes es hacerse con un inventario de vuelos mejor.

Las empresas que emplean agentes de viajes corporativos o reservan en sitios web diseñados para viajes de placer pierden muchísimo tiempo. 

Reservar con mucha antelación, reservar a última hora, con aerolíneas económicas como EasyJet y Norwegian... Los consumidores pueden sacarse un montón de trucos de la manga para ahorrar dinero al viajar. Sin embargo, las empresas que se apegan a las viejas soluciones de viajes corporativos no tienen ninguna posibilidad de ahorrar costes.

Ahora, las empresas también tienen un as en la manga: TravelPerk. TravelPerk ofrece el mayor inventario del mundo para reservar tarifas corporativas en un solo lugar al integrar cientos de las mejores redes de viajes.

2. Fomenta la flexibilidad de los viajes

Tanto si el empleado está visitando a un cliente como trabajando en una nueva oficina, puede haber cierta flexibilidad en las fechas del evento. Cuando un gestor de viajes, director de oficina o asistente ejecutivo va a reservar un nuevo viaje para un empleado, debe saber si hay margen de acción. Y casi siempre lo hay. 

Cuando los empleados soliciten nuevas reservas, ya sea mediante el formulario de solicitud estándar o a través del correo electrónico para nuevas reservas, pídeles que te indiquen 3 llegadas y salidas en orden de preferencia para que te den alguna opción por adelantado.

Conocer el margen de acción te puede permitir ahorrar hasta un 50 % en vuelos y hoteles. Mejor aún: permitir que los empleados reserven sus propios viajes a través de una herramienta de reservas corporativas ayudará a los viajeros a contar con más visibilidad y control, de forma que podrán optimizar sus planes para ahorrar dinero sin tener que andar yendo y viniendo con correos electrónicos.

Sin embargo, incluso con la mejor organización, a veces los planes cambian. Las reuniones con los clientes se cancelan o se reprograman y los empleados se ponen enfermos. FlexiPerk, una solución ofrecida por TravelPerk, ofrece a los viajeros corporativos las políticas de cancelación más generosas que hay disponibles. 

Con FlexiPerk, el 100 % de los preparativos de los viajes son reembolsables. Los viajeros pueden cancelar sus planes haciendo un solo clic hasta dos horas antes de la salida, sin preguntas. Al garantizar un reembolso mínimo del 80 % y proporcionar a las empresas un ahorro medio del 40 % en comparación con otras tarifas flexibles, los gestores de los viajes y los equipos financieros nunca tendrán que preocuparse por si se pierden grandes cantidades por cambios de última hora. 

3. Elabora una política de viajes corporativa 

Tener una política de viajes corporativa es crucial. Sin estos parámetros, los empleados no pueden saber si su itinerario previsto entra en el presupuesto y cumple otros requisitos de la empresa.

Saber en detalle qué se debe incluir en una política de viajes exitosa puede ser todo un reto. En TravelPerk, hemos creado una plantilla personalizable que puede ayudarte a implementar una política de viajes corporativos en cuestión de minutos. No obstante, en general, las políticas de viajes corporativos deben indicar la posición de la empresa acerca de elementos como: 

  • Gasto de los viajes de negocios aprobados por viajes aéreos, alojamientos, alquileres de automóviles y otros transportes.
  • Normas acerca de si los empleados deben reservar vuelos en la clase turista en vez de en «business».
  • El proceso de aprobación para reservar hoteles, billetes de avión y otros preparativos en tierra de los viajes corporativos. 
  • Gastos diarios permitidos y si se proporcionará una tarjeta de crédito empresarial. 
  • Procesos para el reembolso y la elaboración de informes de gastos. 

Las políticas de viajes corporativos deben ser claras, concisas y de fácil acceso. Sin embargo, como cualquier política corporativa, necesitan desarrollarse y adaptarse según las necesidades de la empresa. 

Gracias a herramientas en línea como TravelPerk, los gestores financieros y de viajes ya pueden incorporar sus políticas de viaje al proceso de reserva en dispositivos de escritorio y móviles, lo que ayuda a automatizar el proceso de aprobación.

Con un 72 % de los empleados mileniales satisfechos por reservar sus propios planes de viaje de negocios, las aprobaciones automatizadas facilitan que los empleados respeten el presupuesto y disfruten de hacer sus preparativos de forma autónoma. 

4. Obtén información clara sobre el cumplimiento 

Al integrar las políticas de viajes corporativos en el proceso de reserva y automatizar los sistemas de aprobación, TravelPerk ha podido ayudar a las organizaciones a alcanzar una tasa de cumplimiento del 95 % con su plataforma de reservas en línea. 

Con una herramienta de reservas en línea, los gestores financieros y de viajes pueden establecer procesos de aprobación claros. Tal vez quieras poder seguir controlando todos los itinerarios. O tal vez te guste que los viajes que se ajusten a tu política de viajes se aprueben automáticamente para asegurarte de conseguir el mejor precio y liberar a los gestores ocupados. Independientemente del nivel de control que quieras, puedes establecer flujos de trabajo sencillos con solo unos clics. 

Sin embargo, ciertos viajes de negocios seguirán quedándose fuera del alcance de las políticas de viaje. Por ejemplo, a veces, simplemente no se puede evitar que surja un viaje de repente. Como cuando un cliente clave convoca una reunión de crisis o el equipo de ventas tiene la oportunidad de conocer a un cliente potencial. 

Los procesos automatizados pueden ayudar a aprobar los preparativos de estos viajes que no se ajustan a la política. En lugar de relegar los itinerarios a la cola de una bandeja de entrada, una herramienta de reserva en línea puede marcar los viajes que no cumplan con los requisitos al personal relevante a través de canales de Slack dedicados. 

5. Simplifica los ahorros del IVA

Si tu organización se ha registrado como pagadora de IVA, puedes lograr muchos ahorros en el gasto en viajes. Dependiendo de tu jurisdicción fiscal, las tarifas aéreas, las habitaciones de hotel y otros medios de transporte terrestre, se pueden compensar como gastos de viajes de negocios. 

Sin embargo, el proceso de recuperación del IVA suele ser un aspecto complicado de la gestión de viajes y requiere tiempo. Intentar desglosar el gasto diario de tus empleados y recopilar los recibos del IVA puede ser una pesadilla. Muchas empresas salen perdiendo al reclamar gastos legítimos y los ahorros que conllevan. Para un empresario, no hay nada más frustrante que perder ingresos innecesariamente. Una calculadora de IVA puede ayudarte a determinar cuánto podrías reclamar.

En TravelPerk, simplificamos el proceso de recuperación del IVA y te ayudamos a ahorrar hasta un 20 % en tus gastos anuales de viajes de negocios gracias a nuestros informes detallados y a nuestra práctica calculadora del IVA. Solicita una demostración hoy y descubre cuánto puede ahorrar tu organización.

6. Mantente al tanto de las tendencias del gasto en viajes

El conocimiento es poder. Al igual que los consumidores que quieran ahorrar dinero en el presupuesto de su hogar necesitarán saber qué categorías de gasto se comen sus ingresos, las empresas necesitan comprender qué aspectos de los viajes de negocios afectan más al gasto.

Aquí tienes algunas preguntas que puede que quieras plantear:

  • ¿Qué viajeros están acumulando la mayor cantidad de gasto?
  • ¿Qué mejoras se pueden hacer en los costes de transporte del aeropuerto, las tarifas del wifi, etc.?
  • ¿Qué cambios deben tener lugar en el cuarto trimestre para mantener el presupuesto anual de viajes del equipo X?

Todas las empresas quieren optimizar su presupuesto de viajes corporativos y disponer de los datos para lograrlo no debería ser difícil.

Usa una herramienta de reserva de viajes que se integre con tu solución de gastos y que genere informes automáticamente para minimizar el tiempo que pierden los empleados. A continuación, usa estos datos para identificar tendencias y optimizar tu presupuesto a lo largo del tiempo. Puedes identificar las ciudades y los viajes que requieren un menor presupuesto y los que suponen un mayor gasto para aumentar la equidad y controlar el gasto total en viajes.

7. Aboga por el uso del transporte público o compartido cuando sea posible

Un gasto de viaje que es muy común y fácil de cortar de raíz es usar el coche en las grandes ciudades. Animar a los empleados a usar el transporte público en lugar del coche y pagar tarifas de aparcamiento exorbitantes o coger un taxi es mejor para tu cuenta de resultados y para el medioambiente. 

Cuando los empleados vayan a un evento en el mismo lugar, no hace falta que vayan por separado. Si el transporte público no es viable, pedirle a Uber que disponga varios vehículos es bastante fácil. 

Aunque no siempre es posible aplicar estas medidas, siempre que puedas debes persuadir a tus equipos para que no malgasten el dinero de la empresa en gastos innecesarios de viaje de negocios. 

Y esto nos lleva precisamente al punto 8...

8. Sé transparente y ofrece incentivos por ajustarse al presupuesto

Al reducir los gastos de viaje, es importante reducir las molestias de los empleados. Para que puedan sentir que este esfuerzo va con ellos, necesitan saber el PORQUÉ.

Por ejemplo, si una empresa remota realiza retiros anuales presenciales, puede que tenga que comunicar a los empleados por qué los viajes de las conferencias tienen que ser lo más baratos posible, a fin de que el retiro anual sea una experiencia más agradable para todo el mundo.

Cada empresa tendrá su PORQUÉ. Si aumentar la transparencia no es tan relevante, tal vez los incentivos ayuden. Cuando a los gestores de viajes se les permite dar bonos como almuerzos de equipo o puntos de kilometraje a quienes se ajustan al presupuesto, pueden ayudar a reducir el presupuesto usando su creatividad. 

9. Sé inteligente para ahorrar en el alojamiento

Si la política de tu organización se basa principalmente en algunas cadenas hoteleras favoritas, podrías estar echando a perder unos enormes ahorros en tus gastos de viaje. Definir y considerar diferentes opciones, como Airbnb, puede ser más rentable y proporcionar una mejor experiencia de viaje a tus empleados. En especial, para las estancias más largas, puede que muchos viajeros de negocios prefieran acceder a una cocina para poder comer de forma más saludable o quieran tener más espacio para trabajar del que hay normalmente en una habitación de hotel. 

Con TravelPerk, nuestro equipo de conserjería puede ayudarte con las reservas de Airbnb. Hacer que sea más fácil ajustarse al presupuesto, cumplir y dar a tu equipo más flexibilidad al preparar sus viajes. Compara la estancia de una semana en tu cadena hotelera favorita con el alquiler de un apartamento y puede que el ahorro te sorprenda gratamente. 

Sin embargo, los alquileres de Airbnb no son adecuados para todos los viajes de negocios. Puede que no haya opciones disponibles en tu destino o que el coste de una estancia corta esté a la par con la de los hoteles locales. En estos casos, podría ser más rentable negociar una tarifa de habitación corporativa o centrarse en acumular recompensas de viaje con una tarjeta de crédito o un programa de fidelización hotelero, especialmente si viajas al mismo lugar con regularidad. 

Alternativamente, los gestores de viajes pueden reducir su gran carga de trabajo y ahorrar dinero a sus organizaciones usando empresas de viajes corporativos que tengan acuerdos con cadenas hoteleras. En TravelPerk, tenemos el mayor inventario de alojamientos disponibles. Además, nuestros usuarios pueden cargar las tarifas negociadas que estén vigentes en nuestra plataforma. 

Por último, ahorrar dinero en los viajes es un trabajo de equipo. 

Pensando de forma holística y descubriendo cómo puede ayudar cada empleado, es posible ahorrar dinero sin dejar de hacer todos esos viajes críticos para la empresa.

Tanto si eres un gestor de viajes que debe planificar los de toda una organización como un equipo financiero centrado en los resultados de su empresa o un jefe de operaciones que quiere facilitar los procesos internos, TravelPerk puede ayudarte a agilizar cualquier aspecto de los viajes corporativos.

Simplifica los viajes de negocios. Para siempre.

  • Observa nuestra plataforma en acción. TravelPerk, la plataforma en la que confían miles de empresas, simplifica los viajes de negocios, para gestionarlos con mayor flexibilidad, pleno control del gasto mediante cómodos informes y opciones para compensar la huella de carbono.
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