Los efectos de la pandemia de COVID-19 han supuesto un cambio para el futuro del trabajo de muchos empleados. Hay oficinas que se están volviendo híbridas y empresas que están adoptando el teletrabajo como modelo de trabajo primario, pero esos procesos están todavía en marcha.
Aun así, hay algo que ha quedado muy claro. Tras meses de confinamientos y restricciones, los viajes siguen siendo fundamentales para cualquier organización. Después de infinidad de reuniones por Zoom, chats por Slack y cientos de correos electrónicos, a nadie se le escapa que siempre es mejor hacer negocios en persona.
Pero hay muchos tipos de viajes de empresa; desde los que hacemos para conocer a clientes potenciales hasta los típicos eventos de los diferentes sectores. Las oficinas de toda la vida están dando paso a otras alternativas y se ha abierto la puerta a nuevas formas de orquestar las reuniones de trabajo.
Dicho lo cual, ¿qué ventajas tienen los viajes de negocios y qué pueden hacer las empresas para asegurarse de que sacan la mayor rentabilidad de sus inversiones a este respecto?
Estadísticas que hay que tener en cuenta sobre la rentabilidad de los viajes de negocios
- Por término medio, se estima que por cada euro invertido en viajes de negocios se obtendrán alrededor de 12 euros en ingresos
- Cuando las reuniones son presenciales, el 50 % de los clientes potenciales llegan a ser clientes reales, frente al 31 % en el caso de las interacciones virtuales
- El 38 % de los clientes potenciales se iría a otra empresa si las reuniones dejaran de ser presenciales, lo que provocaría pérdidas del 37 % en las ventas anuales
- Hasta el 20 % de los clientes nuevos llegan de ferias y eventos empresariales
¿Qué ventajas tienen los viajes de empresa para tu negocio?
1. Son importantes para conseguir nuevos clientes
Si se trata de captar clientes, no hay nada mejor que una reunión presencial. Según informes de Oxford Economics y del Consejo Mundial del Viaje y el Turismo (WTTC), los ejecutivos de las empresas y aquellos que viajan por negocios estiman que los índices de conversión son mayores tras una reunión presencial.
Si bien las cifras pueden variar ligeramente, los informes del
Consejo Mundial de Viajes y Turismo
arrojan que quienes viajan por negocios, a nivel mundial, consideran que aproximadamente el 50 % de sus clientes potenciales llegaron a ser clientes reales después de una reunión presencial , frente al 31 % en el caso de las interacciones virtuales.Posiblemente, estos datos no sorprendan a casi nadie. Aunque nos hayamos reunido varias veces por Zoom, es evidente que resulta mucho más fácil ganarnos la confianza de alguien y llevar unas negociaciones a buen puerto si podemos fijarnos en el lenguaje corporal de la otra persona y en otras señales no verbales.
Ya solo por esto, invertir en viajes de negocios va a seguir siendo fundamental; sobre todo si se trata de cerrar acuerdos importantes.
2. Son fundamentales para cultivar las relaciones profesionales
Todo el mundo sabe que el mundo de los negocios no solo gira en torno a la captación de clientes. La comunicación cara a cara es también crucial a la hora de cultivar las relaciones con los clientes. Ya sea para visitas de cortesía o para dilucidar cualquier otra cuestión, las llamadas telefónicas no suelen ser la mejor opción.
Si dedicamos tiempo y parte del coste de los viajes a encontrarnos con los clientes, eso demostrará que los valoramos y que respetamos nuestro trabajo con ellos.
Las encuestas
arrojan que, en última instancia, recortar en los costes de los viajes de empresa es contraproducente para las empresas. Según los ejecutivos consultados, hasta el 38 % de sus clientes se irían con otra empresa si las reuniones dejaran de ser presenciales, lo que traería consigo la pérdida del 37 % de las ventas anuales.Podemos complementar estos datos con un informe bien conocido de Oxford Economics sobre viajes de negocios en los Estados Unidos que concluye que, por cada euro invertido en viajes de negocios, se obtuvieron alrededor de 12 euros en ingresos.
No obstante, cultivar las relaciones profesionales también incluye a los propios miembros de una organización. Ahora que el teletrabajo es tendencia, programar reuniones presenciales y actividades motivacionales para equipos son cuestiones a tener muy en cuenta de cara a cumplir con nuestro deber de asistencia respecto al bienestar de los empleados.
Los equipos pueden estar repartidos por diferentes regiones o incluso por diferentes continentes, por lo que las reuniones periódicas en un mismo espacio físico son muy útiles a la hora de compartir información, integrar a los empleados que teletrabajan o que trabajan de forma híbrida y mantener la cercanía con los miembros más ambiciosos del equipo.
Este tipo de viajes está proliferando. Nuestras estadísticas muestran que los viajes cuyo objetivo es reunir a los empleados en un mismo lugar han aumentado un 8 % en enero de 2022 en comparación con las cifras de julio de 2021. También hemos descubierto que el número de organizaciones que adoptan este tipo de itinerarios se ha duplicado: del 10 % en mayo de 2021 al 20 % en enero de este año.
Además, estas reservas representan hoy por hoy el 28 % del total de viajes que realizan nuestros usuarios residentes en EE. UU. Observamos dicha dinámica se observa en sectores muy diversos, desde el de la tecnología o el del software, hasta la banca, las finanzas o el sector sanitario.
3. Son una excelente fuente de contactos
Además de las ventajas a la hora de forjar equipos dentro de una misma organización, los viajes de negocios hacen posible colaborar y cultivar relaciones a mayor escala dentro de un sector determinado. La asistencia a conferencias o a eventos empresariales propicia que los profesionales se mantengan informados respecto a novedades o a cualquier otro particular, al tiempo que tienen la oportunidad de contactar con clientes potenciales o de cimentar nuevas colaboraciones.
Un informe de Oxford Economics USA arrojó que el 50 % de los encuestados habían captado al 20 % de sus nuevos clientes en ferias empresariales y que para el 48 % una de las razones de más peso para acudir a dichos eventos era conocer a nuevos proveedores.
Si una empresa no acude a eventos importantes de su sector, podría estar perdiéndose actividades de tipo comercial muy relevantes. Podemos estar hablando de investigación, o de nuevos contactos; el caso es que lo que se pierden aquellos que viajan por motivos profesionales si no acuden a ciertos eventos podría tener como consecuencia que la competencia les comiera terreno.
4. Son fantásticos para la motivación
Como ya hemos visto, los viajes de negocios pueden cumplir diversas funciones. Ya que cada vez más empresas optan por el teletrabajo o por el trabajo híbrido, el concepto tradicional de reunión de trabajo está cambiando.
Los días en que el mayor incentivo fuera del lugar de trabajo era acudir a una startup de moda son ya cosa del pasado. Más y más empresas están repensando sus reuniones de carácter interno para aprovechar al máximo esta «nueva normalidad».
Reunir en un sitio agradable a equipos que están repartidos por todo el país, o por todo el mundo, puede ser clave a la hora de abordar diferentes necesidades empresariales. Combinar actualizaciones importantes, sesiones presenciales para plantear propuestas y actividades amenas de las que «hacen» equipo, todo ello en un entorno nuevo, puede fortalecer los lazos entre los equipos que teletrabajan y sacar a la luz ideas innovadoras.
5. Tienen un alcance global
Un estudio de 2020 de la Universidad de Harvard
concluyó que, además de las ventajas a título individual para las organizaciones, el efecto de los viajes tiene implicaciones a una escala mucho mayor; es decir, pueden beneficiar a países enteros. Según un estudio que llevó a cabo el Mastercard Center for Inclusive Growth, se da una correlación positiva entre el número de personas que viajan por negocios y el Producto Interior Bruto (PIB) de un país.«La reactivación de los viajes de negocios internacionales es crucial para impulsar la recuperación económica mundial, ya que el año pasado (2019) el volumen de los viajes de negocios internacionales que tenían como destino Europa fue de 99 800 millones de euros; mientras que la cifra ascendió a 260 000 millones a escala mundial».
Más allá del gasto que pudieran hacer los viajeros en los diferentes países, este crecimiento económico se atribuyó a la difusión de los conocimientos técnicos que aportaron quienes hicieron viajes de empresa y que colaboraron a la mejora de las iniciativas empresariales y al incremento de los beneficios. El estudio estimó, asimismo, las consecuencias que tendría un parón en los viajes de negocios entre ciertos países.
Los investigadores estimaron que si, por ejemplo, los alemanes que hacen viajes de empresa dejaran de viajar, Sudáfrica, Suiza, Nigeria, Austria y Chequia serían los países más afectados y que el PIB mundial caería, además, un 4,8 %.
Teniendo en cuenta todas estas ventajas micro y macroeconómicas, es bastante probable que los viajes de negocios continúen siendo una constante. A pesar de la disponibilidad de tecnologías como Zoom y Skype, la
Global Business Travel Association (GBTA)
ha pronosticado que el gasto en viajes de empresa volverá en 2024 a los niveles de antes de la pandemia; o sea, un año antes de lo esperado.¿Qué pueden hacer las empresas para sacar el máximo partido a las inversiones en viajes de negocios?
Con la tecnología adecuada, los directores financieros y los gerentes de viajes pueden simplificar todo el proceso de los viajes de negocios: desde los trámites para las reservas hasta la gestión de los presupuestos anuales. De esta forma, sus organizaciones ahorrarán tiempo y dinero.
1. Agilizar el proceso de reserva de viajes
Una manera muy sencilla de ganar en eficiencia en los viajes de empresa es agilizar el proceso de reserva. En vez de buscar los precios más bajos a través de diferentes sitios web, quienes viajan por razones de negocios pueden tener todos los elementos de su itinerario englobados en un panel de control muy fácil de usar y con una herramienta de gestión de viajes.
Gracias a su catálogo —el más grande del mundo—,
TravelPerk
negocia las mejores tarifas del sector de los viajes, incluidas las alternativas relativas a compañías de bajo coste. Dado que los usuarios de TravelPerk pueden valorar diferentes opciones, eso hace que elijan con más confianza, ya que saben que accederán a los precios más bajos de entre todos los que se ofertan.2. Integrar y automatizar
Los gerentes de viajes pueden simplificar aún más los trámites de las reservas mediante
la integración de políticas de viajes de empresa y la automatización de las aprobaciones
. Con dos minutos basta para instaurar herramientas de reservas que mejoran la experiencia de los empleados y liberan a la gerencia, con lo que se podrá dedicar más tiempo a tareas más importantes.Al introducir los parámetros de la política de viajes de la empresa, la
herramienta de gestión de viajes
puede aprobar de forma instantánea los itinerarios que se ajusten al presupuesto y destacar los que requieran atención especial.Este enfoque propicia que quienes viajan por negocios seleccionar opciones que se adapten a sus necesidades individuales; ya sean hoteles con gimnasio u horarios de vuelos que les permitan recoger a sus hijos del colegio. Si se les da flexibilidad a los miembros del equipo sobre todos estos trámites, mejorará su experiencia de viaje de negocios y habrá más posibilidades de que se queden en la empresa.
El uso de estas herramientas no solo ahorra tiempo a quienes hacen viajes de empresa y a la gerencia, ya que también reduce el riesgo de que ciertas tarifas ya no estén disponibles cuando se aprueben los itinerarios. Una herramienta como TravelPerk se puede integrar con Slack y con otros servicios habituales de mensajería para evitar que las aprobaciones se pierdan en las bandejas de entrada de correo electrónico.
Nuestros clientes revelaron que, al recibir notificaciones mediante estos canales, el proceso de aprobación resultó un 80 % más rápido, lo que reduce aún más el riesgo de perder las mejores ofertas sobre sus viajes de negocios.
3. Los gastos más claros
Si nuestro sistema no es eficaz, la creación de informes puede terminar por consumir buena parte del tiempo y de los recursos de los gerentes de viajes. Al usar una alternativa concreta para la gestión de viajes de negocios, los presupuestos se pueden analizar en relación con el destino, el departamento o incluso determinados empleados. Los gerentes pueden recopilar información en tiempo real y determinar, en cuestión de segundos, la rentabilidad de los viajes de negocios. No tienen más que comparar el gasto de los viajes con los ingresos generados.
Los sistemas avanzados recopilarán los gastos de viaje de todos los proveedores en facturas individuales y ofrecerán
servicios de recuperación de IVA
. Esto permite a las empresas ahorrar hasta un 25 % más en sus presupuestos anuales para viajes, ya que contarán con recibos listos para Hacienda y podrán revisar ciertos gastos que tal vez se estuvieran pasando por alto.¿Tus viajes de negocios no son productivos?
Determinar si se está sacando el máximo partido de los viajes de empresa puede parecer una tarea ingente; no obstante, si contamos con los sistemas adecuados y funcionan bien, podremos agilizar tanto el proceso de reserva y como la generación de informes de costes del programa de viajes.
Toma como referencia tus prácticas actuales respecto a los viajes de empresa y valora los siguientes enunciados para realizar una revisión de eficiencia.
- Puedo integrar políticas de viajes de empresa para descartar automáticamente medios de transporte o alojamientos que no se ajusten a ellas.
- Puedo establecer presupuestos dinámicos en los que se destaquen los itinerarios que estén por encima del coste promedio de un destino o de una ruta en concreto y definir un límite porcentual para sortear mejor las fluctuaciones de precios.
- Tengo acceso a tarifas empresariales y a un catálogo completo que incluye vuelos con aerolíneas de bajo coste, billetes de tren, alquiler de coches y diferentes alternativas de alojamiento, como por ejemplo los alquileres AirBnb.
- Puedo mejorar la experiencia de viaje de los empleados al dejarles cierta autonomía respecto a los trámites y los preparativos. Mi sistema permite que los que viajan por negocios puedan elegir las opciones que mejor se ajusten a sus necesidades, al tiempo que cumplen con nuestras políticas y están en línea con la gestión anual de gastos.
- Puedo llamar la atención sobre opciones más respetuosas con el medioambiente y fomentar así viajes de negocios más sostenibles.
- Ahorro tiempo con un sistema que destaca los itinerarios que requieren un nivel adicional de autorización y que aprueba automáticamente aquellos que se ajustan a las políticas de viaje de la empresa.
- Mis trámites son flexibles y puedo cancelar los viajes hasta dos horas antes de la salida sin dar ningún tipo de explicación.
- Si cancelo mi itinerario, tengo la tranquilidad de que se me reembolsará el 80 % de los costes.
- Mi empresa de gestión de viajes se encarga de cobrar por mí los reembolsos y me beneficio de los mismos términos y condiciones, sea cual sea el proveedor.
- Los reembolsos que recibo no están vinculados a viajeros ni a proveedores concretos. Puedo usar estos reembolsos a modo de crédito para próximos viajes sin tener que estar pendiente de la fecha de vencimiento.
- Reduzco la carga de trabajo de mi equipo financiero gracias a la recopilación semanal, quincenal o anual de facturas en función de los itinerarios.
- Puedo generar informes de forma sencilla y desglosar los gastos de viaje según diferentes conceptos: departamento, destino, empleados concretos, tipo de transporte, tipo de reserva, cancelaciones o IVA recuperable.
- Puedo analizar la rentabilidad de los viajes de negocios a partir de la comparación entre los gastos de viaje y los ingresos generados.
- Puedo determinar el valor de cada nuevo cliente mediante la revisión del coste de los viajes de empresa necesarios para ofrecerles los servicios oportunos y mantener el contacto. Además, puedo prever costes similares para los clientes potenciales.
- Puedo analizar en tiempo real el gasto en viajes y determinar casi de inmediato el gasto total tanto de los últimos 30 como de un mes concreto o del año en curso.
- Puedo supervisar los presupuestos para viajes sobre un centro de costes determinado para que los gerentes puedan analizar el gasto actual antes de aprobar los itinerarios.
- Puedo ahorrar más en gastos de viaje si cuento con informes de gastos y con recibos listos para el IVA y los entrego directamente a Hacienda.
- Antes de reservar, recibo información sobre cuestiones de seguridad, restricciones para viajes y niveles de transmisión de la COVID-19 en los destinos previstos.
- Puedo mantenerme al tanto sin problemas de la seguridad de quienes hacen viajes de empresa. Puedo ver todos los itinerarios en curso con un solo clic.
- Los empleados que salen de viaje reciben actualizaciones antes de la salida para estar al tanto de cualquier posible problemática o de las normativas que se aplican en el lugar de destino.
- Tanto los gerentes de viajes como los empleados reciben alertas en tiempo real sobre cualquier problema de seguridad o a cualquier actualización de las restricciones para viajes.
- Puedo recibir asistencia por parte de agentes de Atención al Cliente las 24 horas del día, los 365 días del año.
Si quieres comprobar si la solución integral para viajes de empresa de TravelPerk puede hacer que tus viajes de empresa sean más productivos,
ponte hoy mismo en contacto con nuestro equipo y solicita una demostración
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