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Principales tipos de viajes de negocios y cómo organizar el alojamiento

18 Feb 2022 8 MIN READ

Presentado por TravelPerk, la mejor plataforma de viajes de negocios.

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Principales tipos de viajes de negocios y cómo organizar el alojamiento

Tanto si estás empezando a viajar por trabajo como si llevas toda la vida haciéndolo, puede que quieras saber qué tipos de viajes de negocios hay. Los viajes de negocios tienen diferentes propósitos: se puede viajar para asistir a convenciones empresariales o para reunirse con alguien, y hay quien opta por hacer viajes de «negocios y placer». Viajar por trabajo puede significar muchas cosas, desde un viaje de negocios que dure un fin de semana hasta una estancia de meses o de años en el extranjero.

Quienes viajan por trabajo pueden tener necesidades muy distintas, dependiendo del propósito de su viaje. A continuación repasaremos los diferentes tipos de viajes de negocios y cómo elegir las opciones de alojamiento y de transporte más adecuadas para cada viaje de empresa.

¿Cuáles son los diferentes tipos de viajes de negocios?

Viajes a eventos o conferencias

Son muchas las empresas que envían a sus empleados a eventos o conferencias empresariales. Quienes van a una conferencia pueden asistir a seminarios o a talleres, así como a almuerzos o a reuniones para conocer a nuevos clientes o a otros profesionales. Estos eventos están pensados para mejorar la formación y el desarrollo profesional y propician la toma de contacto con clientes potenciales, compañeros y proveedores.

Reuniones internas y visitas a otras oficinas

Para las empresas nacionales o multinacionales con diferentes sedes, los viajes de negocios son básicos a la hora de armonizar su filosofía y su organización. Puede que los empleados y la directiva tengan que visitar otras oficinas para hablar de proyectos concretos o de la estrategia comercial. O quizá tengan que ir a otras oficinas para cimentar una filosofía organizativa más integrada.

Retiros de empresa

Algunas empresas deciden organizar retiros cada año o varias veces al año. Los retiros de empresa son positivos para cohesionar los equipos y para cimentar la filosofía de la empresa mediante actividades en grupo. Son también útiles para que quienes teletrabajan se reúnan con otros compañeros en persona, lo cual no solo es muy necesario, sino que resulta especialmente importante en el caso de las empresas en las que casi todos los empleados trabajan desde casa, algunas de las cuales ni siquiera tienen oficinas.

Reuniones con clientes

Es posible que los empleados o los directivos tengan que viajar para reunirse con posibles clientes o con clientes a los que ya conocen. En algunos países, como Japón, las reuniones presenciales y las reuniones informales son parte importante de la cultura empresarial, de ahí que los viajes de negocios sean básicos para cuidar las relaciones con los clientes.

Ferias comerciales

Las ferias y las exposiciones comerciales son canales de ventas fundamentales en según qué sectores. En las ferias comerciales las empresas tienen la oportunidad de presentar sus productos o sus servicios a quienes puedan estar interesados. Pueden ser un recurso muy valioso para las ventas directas, para dar a conocer una marca o para entablar relaciones con los clientes.

Los empleados de compañías B2B («de empresa a empresa») o B2C («de empresa a consumidor») suelen viajar para exponer sus productos en ferias comerciales. Las ferias comerciales para empresas B2B se centran en la toma de contacto con clientes, mientras que las de las empresas B2C tienen como objetivo las ventas directas.

Traslados y trabajos en el extranjero

Aunque por normal general los viajes de negocios suelen durar unos pocos días o unas pocas semanas, los traslados de larga duración requieren de un compromiso mucho mayor. A veces los empleados tienen que mudarse a otra ciudad o a otro país durante un período de tiempo determinado. Puede que se les encargue trabajar en un proyecto concreto, poner en marcha nuevas funciones o nuevos procesos o formar a otros compañeros.

Los traslados suelen ser más complejos que los viajes de negocios cortos, sobre todo si conllevan mudarse a otro país. Si ese es el caso, es posible que las empresas tengan que tramitar visados o cumplimentar la documentación fiscal necesaria. También tendrán que ayudar al empleado al que quieren trasladar a lidiar con el choque cultural y la búsqueda de vivienda o a la hora de asentarse en la nueva ciudad.

Viajes por negocios y placer

El último tipo de viaje de negocios del que hablaremos es el que se hace «por negocios y por placer» («bleisure», en inglés). Los viajes por negocios y por placer están al alza: los estudios de Expedia Media Solutions muestran que más del 60 % de los viajes de negocios eran también, en parte, viajes por placer. Cualquiera de los tipos de viajes de negocios de los que hemos hablado podría convertirse en una viaje por negocios y placer.

Quienes viajan por negocios y por placer prolongan sus viajes de empresa para hacer un poco de turismo y descansar. Dado que los viajes de negocios implican visitar ciudades o países nuevos con muchas cosas interesantes que ofrecer, no es de extrañar que un buen número de quienes viajan se sientan tentados de aprovechar esos viajes para ver mundo.

Esta forma híbrida de viajar puede ser positiva tanto para las empresas como para los empleados. Si se permiten los viajes por trabajo y por placer, hay más posibilidades de que los empleados se presten más a menudo voluntarios a hacer viajes de negocios. Además, quienes viajen tendrán tiempo para tomarse un descanso, con lo que volverán a la oficina con las pilas cargadas y más despejados.

No obstante, si tienes en mente introducir en tu empresa viajes por negocios y placer, conviene adaptar las políticas sobre viajes de empresa para garantizar que no haya sorpresas.

Viajes de negocios y medios de transporte

Cada tipo de viaje puede requerir distintos medios de transporte. Hay una serie de factores a tener en cuenta a la hora de reservar billetes de tren o de avión, al alquilar un coche, etc. Estas son algunas de las cosas que debemos valorar:

  • Precio: ¿Hay opciones de transporte más baratas que otras?
  • Distancia: ¿Hasta dónde tienen que viajar los empleados?
  • Urgencia: ¿Irán muy justos de tiempo? ¿Convendría utilizar un medio de transporte más rápido, como trenes de alta velocidad o vuelos de corta distancia?
  • Reservas para grupos: ¿Hace falta que los que van a viajar se sienten juntos? ¿Es más económico si los empleados comparten un medio de transporte? (Por ejemplo, un vehículo compartido).
  • Políticas de sostenibilidad: ¿Decantarse por determinados medios de transporte facilitaría el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad y reduciría la huella de carbono de la empresa?
  • Accesibilidad: ¿Tiene alguno de los empleados que van a viajar problemas de movilidad o alguna necesidad concreta en términos de accesibilidad?

Viajes de negocios y alojamiento

Las opciones de alojamiento para viajes de negocios incluyen habitaciones de hotel (económicas, de gama media o de gama alta), Airbnb y alquiler de apartamentos. Es conveniente tener en cuenta los siguientes factores a la hora de reservar el alojamiento:

  • Precio: ¿El presupuesto es un factor vinculante a la hora de decidir estas cuestiones? Si es así, ¿hay disponibles opciones de alojamiento económicas (como el alquiler de apartamentos para estancias cortas)?
  • Instalaciones: ¿Los empleados que vayan a estar más tiempo fuera necesitarán comodidades como cocina o lavandería? ¿Los empleados que vayan a hacer viajes cortos necesitarán comodidades que les ahorren tiempo (como por ejemplo recepción las 24 horas, impresora, wifi, restaurante o gimnasio)?
  • Accesibilidad: ¿Tiene alguno de los empleados que van a viajar problemas de movilidad o alguna necesidad concreta en términos de accesibilidad? ¿El sitio tiene escaleras u otras barreras para la movilidad?
  • Seguridad: ¿El sitio se seguro? ¿Hay cámaras de seguridad o personal de guardia?
  • Intimidad: ¿Los empleados tendrán que compartir habitaciones de hotel u otros espacios? ¿Todos los que van a viajar se sentirán cómodos o puede haber problemas de intimidad?
  • Antigüedad: ¿Quieres ofrecerles hoteles de gama alta y privilegios VIP a los empleados de más antigüedad y a los directivos?

Plantéate utilizar una plataforma de gestión de viajes a la hora de reservar el transporte o el alojamiento para los viajes de negocios. A través de TravelPerk puedes hacer las reservas para los viajes de negocios, así como gestionarlos o preparar informes. Todo en un mismo sitio.

Por qué son fundamentales las políticas de viajes de empresa para los viajes de negocios

Independientemente del tipo de viaje de negocios que tengas en mente, siempre es una buena idea contar con una política de viajes de empresa. Gracias a las políticas de viajes, las empresas pueden establecer normas y directrices claras respecto a las reservas, los programas de viajeros frecuentes, los cambios de última hora, etc. Plataformas y aplicaciones como TravelPerk permiten a quienes viajan por negocios reservar con facilidad viajes que se ajusten a sus necesidades, pero sin dejar de cumplir con las políticas de sus empresas.

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