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Quel est votre retour sur investissement sur les voyages d'affaires ?

10 Mar 2022 15 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Les effets de la pandémie de COVID-19 ont transformé l'avenir du travail pour de nombreux employés. Avec des bureaux qui deviennent hybrides ou des entreprises qui passent à des modèles de travail à distance d'abord, beaucoup de choses évoluent encore.

Cependant, une leçon reste claire. Après des mois de confinement et de restrictions, les voyages restent une fonction vitale pour toute organisation. Après un nombre infini de réunions Zoom, de chats Slack et d'e-mails, il est devenu manifeste que rien ne vaut un contact en personne.

Mais les voyages d'affaires prennent de nombreuses formes, de la liaison avec les clients potentiels à la participation aux événements du secteur. La notion d'espace de bureau traditionnel est en train d'être remaniée, et la porte a été ouverte pour que les entreprises puissent rassembler leurs équipes de manière innovante.

Quels sont donc les avantages des voyages d'affaires et comment les entreprises peuvent-elles s'assurer qu'elles obtiennent un retour sur investissement ?

Statistiques clés sur le retour sur investissement pour les voyages d'affaires

  • En moyenne, pour chaque dollar dépensé pour l'organisation d'un voyage d'affaires, on estime que 12,50 $ peuvent être récupérés en revenus
  • 50 % des clients potentiels se convertissent en nouveaux contrats après une réunion en personne, contre 31 % sans interaction en personne
  • 38 % des clients potentiels abandonneraient une entreprise pour rejoindre un concurrent si celle-ci renonçait aux réunions en personne, ce qui entraînerait une perte de 37 % des ventes annuelles
  • Les salons professionnels génèrent jusqu'à 20 % des nouveaux clients

Quels avantages les voyages d'affaires apportent-ils à une entreprise ?

1. Ils aident à sécuriser de nouveaux clients

Rien n'est comparable à une réunion en personne lorsqu'il s'agit d'attirer des clients. Des rapports d'Oxford Economics USA et du World Travel & Tourism Council ont partagé que les dirigeants d'entreprise et les voyageurs d'affaires estiment que le niveau de conversion est plus élevé après une réunion en personne.

Bien que les données varient légèrement, le World Travel & Tourism Council rapporte que les voyageurs d'affaires internationaux affirment qu'environ 50 % de leurs clients potentiels ont conclu un nouveau contrat après une réunion en personne , contre 31 % sans interaction en personne.

Cette affirmation ne surprendra probablement pas grand monde. Même après quelques réunions Zoom, il est indéniable qu'il est infiniment plus facile de créer un climat de confiance et de négocier des dispositions lorsque nous pouvons lire le langage corporel de l'autre et d'autres indices non verbaux.

Rien que pour cette raison, il sera toujours vital d'investir dans les voyages d'affaires, surtout lorsqu'on cherche à conclure de grosses affaires.

2. Ils sont essentiels pour entretenir les relations professionnelles

Cependant, comme nous le savons tous, les affaires ne consistent pas seulement à attirer de nouveaux clients. La communication en personne est également cruciale pour maintenir les relations avec les clients. Qu'il s'agisse d'un contrôle de courtoisie ou de la résolution d'un problème, la plupart du temps, un appel téléphonique ne suffit pas.

En prenant le temps et en assumant les frais de voyage pour rendre visite aux clients en personne, vous démontrez votre appréciation et votre niveau de respect pour le partenariat.

Des enquêtes ont montré qu'en fin de compte, les entreprises sont perdantes lorsqu'elles réduisent les coûts des voyages d'affaires. Les dirigeants ont estimé que jusqu'à 38 % de leurs clients les abandonneraient pour rejoindre un concurrent s'ils renonçaient aux réunions en personne , ce qui entraînerait une perte de 37 % des ventes annuelles.

Pour ajouter à ces affirmations, dans un rapport largement partagé sur les voyages d'affaires aux États-Unis, Oxford Economics USA a affirmé que pour chaque dollar dépensé en arrangements de voyages d'affaires, 12,50 $ étaient récupérés en revenus.

Mais entretenir ses relations professionnelles concerne également celles au sein d'une organisation. Avec l'augmentation du travail à distance, la planification de la consolidation d'équipe et des contacts en personne est une nouvelle préoccupation dans le devoir de diligence envers le bien-être des employés.

Avec des équipes réparties sur plusieurs états ou même sur différents continents, se réunir occasionnellement dans un espace de travail partagé peut aider à faire circuler les connaissances, à reconnecter les employés travaillant à distance ou de manière hybride aux objectifs communs de l'entreprise, et à garder les membres de l'équipe motivés.

Ce type de voyage est en augmentation. Nos statistiques montrent que les voyages où les collègues se déplacent pour se rencontrer au même endroit sont en hausse de 8 % en janvier 2022 par rapport aux chiffres de juillet 2021. Nous avons également constaté que le nombre d'organisations s'engageant dans ce type d'itinéraires a doublé, passant de 10 % en mai 2021 à 20 % en janvier de cette année.

Qui plus est, ces réservations représentent actuellement 28 % du total des voyages effectués par nos utilisateurs basés aux États-Unis, une dynamique que l'on peut observer dans un large éventail de secteurs, notamment les technologies et les logiciels, la banque et la finance ou encore les soins de santé.

3. Ils offrent des possibilités de réseautage

Outre les avantages de la constitution d'équipes au sein de votre organisation, les voyages d'affaires permettent également de collaborer et de nouer des relations dans un contexte industriel plus large. La participation à des conférences et à des salons professionnels permet aux professionnels de se tenir au courant des développements récents tout en profitant de multiples occasions de rencontrer des clients potentiels ou de former de nouveaux partenariats.

Un rapport d'Oxford Economics USA a révélé que plus de 50 % des répondants à l'enquête ont révélé que les salons professionnels étaient responsables de jusqu'à 20 % de leurs nouveaux clients, et 48 % ont déclaré que la rencontre avec de nouveaux fournisseurs était une autre motivation clé pour se rendre à ces événements.

En négligeant les événements clés du secteur, les organisations peuvent passer à côté d'une multitude d'activités commerciales importantes. De la recherche au réseautage, les connaissances que les voyageurs d'affaires perdent en n'y participant pas pourraient, à terme, conduire à la disparition de leur entreprise au profit de la concurrence.

4. Ils servent d'outil de motivation

Comme nous l'avons déjà vu, les voyages d'affaires peuvent remplir diverses fonctions. Alors que de plus en plus d'entreprises adoptent des modèles de travail à distance ou hybrides, la façon dont les employés se réunissent change.

L'époque où les incitations régulières hors site étaient réservées aux startups à la mode est révolue. De plus en plus d'entreprises réinventent leurs réunions internes pour tirer le meilleur parti de notre nouvelle normalité.

Réunir des équipes réparties sur plusieurs régions géographiques dans une destination intéressante peut répondre à toute une série de besoins professionnels. En combinant des mises à jour clés, des séances de réflexion en personne et quelques activités amusantes de consolidation d'équipe dans un nouvel environnement, vous pouvez redynamiser les équipes de travail à distance et mettre en avant des idées innovantes.

5. Ils ont des implications mondiales

Une étude de 2020 de l'Université Harvard a révélé qu'en plus des avantages pour les organisations individuelles, l'impact des voyages a des répercussions considérables sur des nations entières. Les recherches menées avec le Mastercard Center for Inclusive Growth ont révélé qu'il existe une corrélation positive entre le nombre de voyageurs d'affaires entrants et le PIB d'un pays.

« La relance des voyages d'affaires internationaux est cruciale pour donner un bon coup de fouet à la reprise économique mondiale, car l'année dernière (2019), les voyages d'affaires internationaux entrants à travers l'Europe ont représenté 111,3 milliards de dollars US (99,8 milliards d'euros), tandis qu'au niveau mondial, ils ont représenté plus de 272 milliards de dollars US. »

Gloria Guevara, présidente et directrice générale de WTTC

Outre les dépenses des voyageurs dans le pays, cette croissance économique a été imputée à la diffusion du « savoir-faire » facilitée par les voyageurs d'affaires qui ont aidé les entreprises industrielles à améliorer et à accroître leurs bénéfices. L'enquête a même permis d'estimer l'impact si les voyages d'affaires cessaient entre certains pays.

Les chercheurs ont estimé que si, par exemple, les voyageurs d'affaires allemands cessaient d'effectuer des voyages d'affaires, l'Afrique du Sud, la Suisse, le Nigeria, l'Autriche et la Tchéquie seraient les plus touchés, et que le PIB mondial chuterait également de 4,8 %.

Donc, pour tous ces avantages, du micro au macro, les voyages d'affaires sont amenés à perdurer. Malgré la disponibilité de technologies comme Zoom et Skype, la Global Business Travel Association (GBTA) prévoit que les frais de déplacement d'affaires atteindront leurs niveaux pré-pandémiques d'ici 2024, un an plus tôt que prévu.

Comment les entreprises peuvent-elles tirer le meilleur parti de leurs dépenses en matière de voyages d'affaires ?

De la réservation des arrangements à la gestion des budgets annuels, avec la bonne technologie, les directeurs financiers et les gestionnaires de voyages peuvent simplifier l'ensemble du processus des voyages d'affaires, économisant ainsi du temps et de l'argent pour leurs organisations.

1. Simplifier le processus de réservation des voyages

Le moyen le plus simple pour les entreprises de rendre leur voyage plus efficace est d'accélérer le processus de réservation. Plutôt que de faire défiler plusieurs sites Web en essayant de trouver le prix le plus bas, les voyageurs d'affaires peuvent rassembler tous les éléments de leur itinéraire dans un seul tableau de bord simple à utiliser avec un outil de gestion des voyages.

Avec le plus grand inventaire au monde, TravelPerk négocie les meilleurs tarifs dans l'industrie du voyage, y compris en proposant des options avec des transporteurs low-cost. Lorsque les utilisateurs de TravelPerk évaluent leurs options, ils peuvent choisir en toute confiance, en étant sûrs de recevoir le prix le plus bas disponible.

2. Intégrer et automatiser

Les gestionnaires de voyages peuvent simplifier davantage les modalités de réservation en intégrant les politiques de voyage d'entreprise et en automatisant les approbations. En deux minutes seulement, il est possible de mettre en place des outils de réservation qui améliorent l'expérience des employés et qui déchargent la direction pour qu'elle se consacre à des tâches plus importantes.

En saisissant les paramètres de votre politique de voyage d'entreprise, une solution de gestion des voyages peut approuver instantanément les itinéraires qui respectent les budgets de l'entreprise tout en signalant ceux qui nécessitent une attention particulière.

Cette approche permet aux voyageurs d'affaires de choisir des options qui répondent à leurs besoins individuels, qu'il s'agisse d'un hôtel avec salle de sport sur place ou d'un vol à temps pour aller chercher les enfants à l'école. Donner aux membres de l'équipe de la flexibilité sur leurs arrangements améliore leur expérience des voyages d'affaires et renforce la rétention des employés.

L'utilisation de ces outils permet de gagner du temps non seulement pour le voyageur d'affaires, mais aussi pour la direction. Cela réduit également le risque que les tarifs ne soient plus disponibles une fois les itinéraires approuvés. Un outil comme TravelPerk peut être intégré à Slack et à d'autres services de messagerie couramment utilisés pour éviter que les approbations ne se perdent dans les boîtes de messagerie électronique.

Nos clients ont révélé que l'utilisation de ces canaux pour leurs notifications a accéléré le processus d'approbation de 80 % supplémentaires, réduisant encore plus le risque de perdre les meilleures offres pour leurs voyages d'affaires.

3. Accroître la visibilité des dépenses

Sans un système efficace, la création de rapports peut également accaparer le temps et les ressources des gestionnaires de voyages. En utilisant une solution spécifique de gestion des voyages d'affaires, les budgets peuvent être analysés par destination, par département, et même par employé individuel. En quelques secondes, les responsables peuvent obtenir des informations en temps réel et déterminer le retour sur investissement des voyages d'affaires en comparant les frais de déplacement aux revenus générés.

Les systèmes avancés regrouperont les frais de voyage de tous les fournisseurs en factures uniques et offriront des services de récupération de la TVA. Ils permettent aux entreprises d'économiser jusqu'à 25 % supplémentaires sur leurs budgets annuels de voyage en fournissant des reçus prêts à être présentés aux autorités fiscales et en mettant en évidence les dépenses éligibles que vous pourriez négliger.

Vos voyages d'affaires sont-ils contre-productifs ?

Évaluer si vous tirez le meilleur parti de vos voyages d'affaires peut sembler être une perspective intimidante. Mais avec les bons systèmes en place, il est possible de simplifier à la fois le processus de réservation et le reporting des coûts de votre programme de voyage.

En utilisant vos pratiques actuelles en matière de voyages d'affaires comme base de référence, passez en revue les points suivants pour une évaluation de l'efficacité.

  • Je peux saisir les politiques de voyage de l'entreprise afin d'exclure automatiquement les transports ou les hébergements qui ne sont pas conformes.
  • Je peux établir des budgets dynamiques qui mettent en évidence les itinéraires qui dépassent les coûts moyens pour une destination ou un itinéraire spécifique et fixer un pourcentage plafond pour aider à naviguer dans les fluctuations de prix.
  • J'ai accès à des tarifs d'entreprise et à un inventaire complet comprenant des vols avec des transporteurs low-cost, des billets de train et des locations de voitures, ainsi qu'une gamme d'options d'hébergement, y compris des locations AirBnb.
  • Je peux améliorer les expériences de voyage des employés en leur permettant d'être autonomes dans leurs arrangements. Mon système permet aux voyageurs d'affaires de choisir les options qui répondent le mieux à leurs besoins tout en restant conformes et en accord avec la gestion annuelle des dépenses.
  • Je peux encourager les voyages d'affaires plus durables en mettant en avant des options plus respectueuses de l'environnement à l'étape de la réservation.
  • Je gagne du temps grâce à un système qui signale les itinéraires nécessitant une autorisation supplémentaire et approuve automatiquement ceux qui sont conformes aux politiques de voyage de l'entreprise.
  • Je dispose d'une certaine flexibilité dans mes arrangements et je peux annuler mon voyage jusqu'à deux heures avant le départ sans aucune question.
  • Lorsque j'annule mon itinéraire, je peux avoir la tranquillité d'esprit que je recevrai un remboursement d'au moins 80 % des coûts.
  • Ma TMC se charge de collecter les remboursements en mon nom et je bénéficie des mêmes conditions, quel que soit le fournisseur.
  • Les remboursements que je reçois ne sont pas liés à des voyageurs ou à des fournisseurs spécifiques. Je suis libre d'utiliser ce remboursement comme crédit pour tout voyage futur sans me soucier d'une date d'expiration.
  • Je réduis la charge de travail de mes équipes financières en rassemblant les factures par itinéraire, par semaine, par quinzaine ou par mois.
  • Je peux facilement générer des rapports et ventiler les frais de voyage par département, destination, employé individuel, type de transport, type de réservation, annulations et TVA récupérable.
  • Je peux analyser le retour sur investissement des voyages d'affaires en comparant les frais de déplacement aux revenus générés.
  • Je peux déterminer la valeur de chaque nouveau client en étudiant les dépenses liées aux voyages d'affaires pour rencontrer et entretenir la relation et prévoir des coûts similaires pour les clients potentiels à l'avenir.
  • Je peux observer les frais de déplacement en temps réel et évaluer rapidement les dépenses totales sur les 30 derniers jours, des mois spécifiques ou l'année à ce jour.
  • Je peux suivre les budgets de voyage par centres de coûts individuels afin que les responsables puissent analyser les dépenses actuelles avant d'approuver les itinéraires.
  • Je peux réaliser d'autres économies sur les frais de voyage en recevant des rapports de dépenses et des reçus conformes à la TVA, prêts à être remis directement aux autorités fiscales.
  • Je reçois des informations avant la réservation concernant les questions de sécurité, les restrictions de voyage et les niveaux de transmission de la COVID-19 pour les destinations prévues.
  • Je peux facilement veiller à la sécurité des voyageurs d'affaires. Je peux voir tous les itinéraires en cours d'exécution d'un simple clic.
  • Mes voyageurs reçoivent des mises à jour avant leur départ afin de s'assurer qu'ils sont au courant de toutes les préoccupations et réglementations relatives à leur destination.
  • Les gestionnaires de voyages et les employés reçoivent des alertes en temps réel sur tout problème de sécurité et toute mise à jour des restrictions de voyage.
  • Je peux accéder à l'assistance des agents du service client humain 24 h/24, 365 jours par an.

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