Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie haben die Zukunft der Arbeitswelt für viele Menschen verändert. Da Büros immer mehr auf hybride Modelle setzen oder ihre Mitarbeiter vorrangig im Homeoffice arbeiten lassen, ist die Situation auch weiterhin im Wandel.
Eine Erkenntnis bleibt jedoch bestehen. Nach monatelangen Lockdowns und Einschränkungen sind Reisen weiterhin eine unerlässliche Funktion für jede Organisation. Endlos viele Zoom-Meetings, Slack-Chats und E-Mails haben gezeigt, dass nichts über persönliche Geschäftstreffen geht.
Geschäftsreisen können jedoch viele Formen annehmen – von der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden bis zur Teilnahme an Branchenveranstaltungen. Das Konzept des traditionellen Büros wird neu definiert und für Unternehmen hat sich eine Tür geöffnet, um ihre Teams auf innovative Weise zusammenzubringen.
Was sind also die Vorteile von Geschäftsreisen und wie können Unternehmen sicherstellen, dass sich diese auch auszahlen?
Wichtige Statistiken zum ROI von Geschäftsreisen
- Im Durchschnitt werden für jeden Dollar, der für Geschäftsreisen ausgegeben wird, Einnahmen in Höhe von 12,50 $ erzielt.
- 50 % der potenziellen Kunden wechseln nach einem persönlichen Treffen zu einem neuen Unternehmen, während dieser Anteil ohne persönliche Interaktion nur 31 % beträgt.
- 38 % der potenziellen Kunden würden zu einem Wettbewerber wechseln, wenn ein Unternehmen keine persönlichen Treffen mehr anbieten würde, was wiederum zu einem Verlust von 37 % beim Jahresumsatz führen würde.
- Auf Messen werden bis zu 20 % der Neukunden angeworben.
Welche Vorteile bieten Geschäftsreisen für ein Unternehmen?
1. Geschäftsreisen helfen dabei, neue Kunden zu gewinnen
Nichts geht über ein persönliches Treffen, wenn es darum geht, potenzielle Kunden zu überzeugen. Berichte von Oxford Economics USA und dem World Travel & Tourism Council haben gezeigt, dass Führungskräfte und Geschäftsreisende das Konversionsniveau nach einer persönlichen Besprechung höher einschätzen.
Die Kennzahlen variieren zwar leicht, aber laut dem
World Travel & Tourism Council
geben globale Geschäftsreisende an, dass rund 50 % ihrer potenziellen Kunden nach einem persönlichen Treffen zum neuen Unternehmen gewechselt sind, im Gegensatz zu nur 31 % der Interessenten, bei denen keine persönliche Interaktion stattgefunden hat.Diese Behauptung ist für viele wohl wenig überraschend. Sogar nach einigen Zoom-Meetings ist klar, dass es unendlich viel einfacher ist, Vertrauen aufzubauen und Bedingungen zu verhandeln, wenn man die Körpersprache des Gegenüber und andere nonverbale Zeichen lesen kann.
Aus diesem Grund sind Investitionen in Geschäftsreisen weiterhin unerlässlich, insbesondere wenn es um große Aufträge geht.
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2. Geschäftsreisen sind unerlässlich für die Pflege professioneller Beziehungen
Wir alle wissen, dass es im Geschäftsleben nicht nur darum geht, neue Kunden zu gewinnen. Persönliche Kommunikation ist auch entscheidend, um Beziehungen zu bestehenden Kunden aufrechtzuerhalten. Selbst bei höflichen Nachfragen oder der Behebung von Problemen ist es oft nicht mit einem Anruf getan.
Dem Kunden zeigt es Wertschätzung und Respekt für die Zusammenarbeit, wenn das Unternehmen die Zeit und Kosten in Kauf nimmt, die für ein persönliches Treffen aufgewendet werden müssen.
Umfragen
haben gezeigt, dass Unternehmen unter dem Strich verlieren, wenn sie die Kosten von Geschäftsreisen einsparen wollen. Führungskräfte schätzen, das bis zu 38 % der Kunden zu einem Wettbewerber wechseln würden, wenn das bisherige Unternehmen auf persönliche Treffen verzichten würde, was wiederum zu einem Verlust von 37 % beim Jahresumsatz führen würde.Diese Behauptung stützt auch ein viel beachteter Bericht von Oxford Economics USA zu Geschäftsreisen in den USA, in dem angegeben wird, dass Unternehmen für jeden Dollar, der für Geschäftsreisen ausgegeben wird, 12,50 $ an Einnahmen erzielen.
Zu professionellen Beziehungen gehört auch die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. Mit zunehmender Remote-Arbeit gehört die Planung von Teambuilding-Veranstaltungen und persönlichen Kontaktmöglichkeiten zunehmend zur Sorgfaltspflicht gegenüber dem Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Bei Teams, die in verschiedenen Ländern und sogar Kontinenten arbeiten, ist es hilfreich, sich gelegentlich an einem gemeinsamen Arbeitsplatz zu treffen, um Wissen auszutauschen, Remote- oder Hybrid-Arbeitnehmern wieder das gemeinsame Unternehmensziel vor Augen zu führen und ehrgeizige Teammitglieder am Ball zu halten.
Diese Art von Reisen nimmt zu: Statistiken zeigen, dass Geschäftsreisen, bei denen Kollegen zu Treffen an einen gemeinsamen Ort reisen, im Januar 2022 gegenüber dem Juli 2021 um 8 % angestiegen sind. Wir haben auch herausgefunden, dass die Anzahl der Unternehmen, die solche Arten von Reisen unterstützen, sich von 10 % im Mai 2021 auf 20 % im Januar 2022 verdoppelt hat.
Darüber hinaus stellen diese Buchungen derzeit 28 % aller Reisen von Nutzern in den USA dar und zeigen somit eine Dynamik auf, die in vielen Branchen – unter anderem in der Technologie- und Softwarebranche, im Banken- und Finanzwesen sowie im Gesundheitswesen – wahrzunehmen ist.
3. Geschäftsreisen bieten Möglichkeiten, sich zu vernetzen
Geschäftsreisen sind nicht nur für das Teambuilding in Ihrem Unternehmen vorteilhaft, sondern bieten auch Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Vernetzung im breiteren Kontext der Branche. Die Teilnahme an Konferenzen und Messen ermöglicht Fachleuten, sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten und gleichzeitig zahlreiche Möglichkeiten zu nutzen, sich mit potenziellen Kunden zu vernetzen oder neue Partnerschaften aufzubauen.
Einem Bericht von Oxford Economics USA zufolge gaben über 50 % der Befragten an, dass sie auf Messen 20 % ihrer Neukunden gewinnen konnten, während 48 % angaben, dass Treffen mit neuen Anbietern ein weiterer Hauptgrund für Reisen zu solchen Veranstaltungen sind.
Wenn Unternehmen nicht an wichtigen Branchenereignissen teilnehmen, können sie zahlreiche wichtige Geschäftsaktivitäten verpassen. Egal, ob Recherche oder Vernetzung – das Wissen, das Geschäftsreisenden entgeht, wenn sie nicht teilnehmen, könnte ausschlaggebend sein, um den Anschluss an Wettbewerber zu verlieren.
4. Geschäftsreisen sind motivierend
Wie wir bereits gesehen haben, dienen Geschäftsreisen verschiedenen Funktionen. Da immer mehr Unternehmen auf Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodelle wechseln, ändert sich die Art und Weise, wie Mitarbeiter zusammentreffen.
Die Zeiten, in denen regelmäßige Incentives abseits der Büroräumlichkeiten quasi der Standard bei Start-ups waren, sind vorbei. Immer mehr Unternehmen setzen wieder auf interne Meetings, um das Beste aus unserer neuen Normalität zu machen.
Werden Teams, die auf verschiedenste Regionen verstreut sind, an einem inspirierenden Ort zusammengebracht, können zahlreiche geschäftliche Anforderungen auf einmal erfüllt werden. Wichtige Updates, persönliche Brainstorming-Sitzungen und unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten in einer neuen Umgebung bringen frischen Wind in Remote-Teams und sorgen dafür, dass innovative Ideen ans Tageslicht kommen.
5. Geschäftsreisen haben globale Auswirkungen
Eine 2020 von der Harvard University durchgeführte Studie
ergab, dass die Auswirkungen von Reisen nicht nur die einzelnen Unternehmen, sondern in weiterer Folge sogar ganze Nationen betreffen. Untersuchungen des Mastercard Center for Inclusive Growth zeigten eine positive Korrelation zwischen der Zahl an Geschäftsreisenden, die in ein Land reist, und dem BIP des jeweiligen Landes.„Für die globale Konjunkturerholung ist es unerlässlich, internationale Geschäftsreisen wieder voranzubringen. Im letzten Jahr (2019) machten internationale Geschäftsreisen nach Europa rund 1113, Milliarden US-Dollar (99,8 Milliarden Euro) aus, weltweit waren es sogar über 272 Milliarden US-Dollar.“
Neben den Ausgaben der Reisenden im Land wurde dieses Wirtschaftswachstum auf die Verbreitung von Wissen im Land zurückgeführt, die durch Geschäftsreisende erfolgte und Industrieunternehmen dabei half, zu wachsen und die Gewinne zu steigern. Im Rahmen der Umfrage wurde sogar abgeschätzt, welchen Einfluss es hätte, wenn Geschäftsreisen zwischen bestimmten Ländern ganz zum Erliegen kämen.
Die Forscher schätzten, dass Südafrika, die Schweiz, Nigeria, Österreich und Tschechien am stärksten betroffen wären, wenn beispielsweise deutsche Geschäftsreisende die Reisetätigkeit in diese Länder einstellen würden. Auch das globale BIP würde um 4,8 % sinken.
Angesichts all dieser Vorteile im kleinen und großen Umfeld ist es also wahrscheinlich, dass Geschäftsreisen auch weiterhin stattfinden werden. Trotz der Verfügbarkeit von Technologien wie Zoom und Skye prognostiziert die
Global Business Travel Association (GBTA)
, dass Ausgaben für Geschäftsreisen bis 2024 wieder auf dem Niveau vor der Pandemie seien – ein Jahr früher als ursprünglich erwartet.Wie können Unternehmen das Beste aus ihren Geschäftsreiseausgaben herausholen?
Von der Buchung über die Verwaltung jährlicher Budgets können CFOs und Reisemanager mit der richtigen Technologie den gesamten Ablauf von Geschäftsreisen vereinfachen und so dem Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld sparen.
1. Optimieren Sie Ihren Reisebuchungsprozess
Die einfachste Möglichkeit, Geschäftsreisen effizienter zu machen, besteht darin, den Buchungsprozess zu beschleunigen. Anstatt durch zahllose Websites zu scrollen und den niedrigsten Preis zu suchen, können Geschäftsreisende durch ein
Reisemanagement-Tool
alle Elemente ihrer Reise zusammengefasst auf einem einfachen Dashboard anzeigen.TravelPerk
verfügt über ein branchenführendes Reiseinventar und bietet ausgehandelte Preise, z.B. für Unterkünfte. TravelPerk-Nutzer können ihre Optionen bewerten und dann mit der Gewissheit buchen, dass sie den niedrigsten verfügbaren Preis erhalten.2. Setzen Sie auf Integration und Automatisierung
Reisemanager können die Reisebuchung weiter optimieren, indem sie
Geschäftsreiserichtlinien integrieren und Genehmigungsprozesse automatisieren
. In nur zwei Minuten können Buchungstools eingerichtet werden, die den Mitarbeitern eine angenehme Erfahrung bieten und dem Management Zeit für wichtigere Aufgaben schenken.Indem Sie Parameter Ihrer Geschäftsreiserichtlinie hinterlegen, kann die Reisemanagementlösung automatisch Reisen genehmigen, die innerhalb des Unternehmensbudgets liegen, und jene kennzeichnen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Dadurch können Geschäftsreisende Optionen buchen, die ihren Vorlieben entsprechen – sei es ein Hotel mit Fitnessstudio oder ein Flug, der rechtzeitig ankommt, um die Kinder von der Schule abzuholen. Wenn Sie Mitarbeitern Flexibilität bei der Planung ihrer Reisen geben, verbessern Sie die Erfahrung der Geschäftsreise und stärken die Mitarbeiterbindung.
Diese Tools sparen nicht nur den Geschäftsreisenden und dem Management Zeit. Sie verringern zudem das Risiko, dass Preise nicht mehr verfügbar sind, nachdem die Reisepläne genehmigt wurden. Ein Tool wie TravelPerk kann in Slack und andere häufig verwendete Messenger-Dienste integriert werden, damit Genehmigungsprozesse nicht mehr in E-Mail-Postfächern verloren gehen.
Unsere Kunden geben an, dass sich der Genehmigungsprozess durch die Nutzung solcher Kanäle für Benachrichtigungen um weitere 80 % beschleunigt hat. So wird das Risiko, die besten Angebote für Geschäftsreisen zu verpassen, noch weiter verringert.
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Gestalten Sie Ihren Geschäftsreiseprozess noch effizienter – dank automatisierter Workflows!
3. Erhöhen Sie die Transparenz bei Ausgaben
Ohne ein effizientes System kann es für Reisemanager zeit- und ressourcenaufwändig sein, Berichte zu erstellen. Durch eine eigene Reisemanagementlösung für Ihre Geschäftsreisen können Budgets nach Ziel, Abteilung und sogar einzelnen Mitarbeitern analysiert werden. In Sekundenschnelle erhalten Manager in Echtzeit Einblicke und können den ROI von Geschäftsreisen ermitteln, indem sie die Reisekosten den erzielten Einnahmen gegenüberstellen.
Fortschrittliche Systeme führen die Reisekosten aller Anbieter in Einzelrechnungen zusammen und bieten
Mehrwertsteuer-Rückerstattungsdienste
an. So können Unternehmen zusätzlich 25 % ihrer jährlichen Reisekosten einsparen. Dazu werden die Belege für die Steuerbehörden entsprechend aufbereitet und rückerstattungsfähige Ausgaben markiert, die Sie vielleicht sonst übersehen hätten.Sind Ihre Geschäftsreisen ineffizient?
Vielleicht ist es auf den ersten Blick entmutigend, wenn Sie herausfinden möchten, ob Sie Ihre Geschäftsreisen bestmöglich nutzen. Doch mit den richtigen Systemen können Sie sowohl den Buchungsprozess als auch die Berichterstellung zu den Kosten Ihres Reiseprogramms optimieren.
Gehen Sie von Ihren aktuellen Geschäftsreisepraktiken aus und überprüfen Sie anhand der folgenden Aussagen Ihre Effizienz.
- Ich kann Geschäftsreiserichtlinien hinterlegen, um Transport- oder Unterkunftsoptionen, die nicht den Richtlinien entsprechen, automatisch auszuschließen.
- Ich kann dynamische Budgets erstellen, die jene Reisepläne hervorheben, die über den Durchschnittskosten für den jeweiligen Zielort oder die Route liegen, und eine prozentuelle Obergrenze festlegen, um Preisschwankungen zu berücksichtigen.
- Ich habe Zugang zu ausgehandelten Tarifen und kann ein umfangreiches Inventar nutzen, das Flüge von Billigfluglinien sowie Bahntickets, Mietautos und eine breite Auswahl an Unterkunftsoptionen wie Airbnb umfasst.
- Ich kann die Reiseerlebnisse von Mitarbeitern verbessern, indem ich ihnen Autonomie über ihre Reiseplanung erlaube. Mein System ermöglicht es Geschäftsreisenden, jene Optionen auszuwählen, die am besten ihren Anforderungen und gleichzeitig den Richtlinien sowie den jährlichen Budgetvorgaben entsprechen.
- Ich kann nachhaltigere Geschäftsreisen fördern, indem bei der Buchung umweltfreundlichere Optionen hervorgehoben werden.
- Ich spare Zeit mit einem System, das jene Reisepläne hervorhebt, für die eine zusätzliche Autorisierung erforderlich ist, und jene automatisch freigibt, die den Reiserichtlinien meines Unternehmens entsprechen.
- Ich habe Flexibilität bei meinen Arrangements und kann meine Reise bis zu zwei Stunden vor Abflug ohne Angabe von Gründen stornieren.
- Wenn ich meine Reise storniere, habe ich die Gewissheit, dass mir zumindest 80 % der Kosten zurückerstattet werden.
- Mein Reisemanagementunternehmen wickelt Rückerstattungen in meinem Namen ab und ich profitiere von den gleichen Geschäftsbedingungen, unabhängig vom Anbieter.
- Die Rückerstattungen, die ich erhalte, sind nicht an bestimmte Reisende oder Anbieter gebunden. Ich kann diese Rückerstattungen als Guthaben für zukünftige Reisen verwenden, ohne Angst haben zu müssen, dass sie verfallen.
- Ich reduziere den Arbeitsaufwand für meine Finanzteams, indem Rechnungen nach Reiseplan, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich zusammengefasst werden.
- Ich kann einfach Berichte erstellen und Reisekosten nach Abteilung, Reiseziel, Mitarbeiter, Transportart, Buchungstyp, Stornierungen und erstattungsfähiger Mehrwertsteuer aufschlüsseln.
- Ich kann den ROI von Geschäftsreisen analysieren, indem ich die Reisekosten den erzielten Einnahmen gegenüberstelle.
- Ich kann den Wert neuer Kunden bestimmen, indem ich die Reisekosten überprüfe, die für Treffen mit dem Kunden und die Pflege der Kundenbeziehung aufgewendet wurde. Dann kann ich ähnliche Kosten für potenzielle zukünftige Kunden prognostizieren.
- Ich kann Reisekosten in Echtzeit überwachen und schnell die Gesamtausgaben der letzten 30 Tage, eines bestimmten Monats oder des bisherigen Jahres beurteilen.
- Ich kann Reisebudgets nach einzelnen Kostenstellen überwachen, sodass Manager die aktuellen Ausgaben analysieren können, bevor Reisen genehmigt werden.
- Ich kann weitere Reisekosten einsparen, indem ich mehrwertsteuerfähige Spesenabrechnungen und Belege erhalte, die direkt an die Steuerbehörden weitergegeben werden können.
- Ich erhalte Informationen zu Sicherheitsproblemen, Reiseeinschränkungen und COVID-19-Übertragungsniveaus für die beabsichtigten Reiseziele vor der Buchung.
- Ich kann die Sicherheit meiner Geschäftsreisenden einfach sicherstellen. Ich sehe mit einem Klick alle Reisen, die derzeit stattfinden.
- Meine Reisenden erhalten Updates vor der Abreise, um über alle Bedenken und Vorgaben für ihr Reiseziel informiert zu sein.
- Sowohl Reisemanager als auch Mitarbeiter erhalten in Echtzeit Warnungen zu Sicherheitsproblemen und Aktualisierungen von Reisebeschränkungen.
- Ich habe Zugang zu einem menschlichen Kundendienstmitarbeiter – und das 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr.
Wenden Sie sich jetzt an unser Team und erhalten Sie eine Vorführung unseres Produkts
, wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsreisen mit der umfassenden Geschäftsreiselösung von TravelPerk verbessern können.?)
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