Was ist eine Dienstreise? – Definition, Gründe und Buchungsmöglichkeiten

Von einer Dienst- bzw. Geschäftsreise spricht man dann, wenn Arbeitnehmer:innen ihre beruflichen Tätigkeiten außerhalb ihrer gewohnten Arbeitsstätte ausüben. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Messen besucht oder Kundentermine auswärts wahrgenommen werden. Eine Dienstreise kann dabei sowohl im Inland als auch im Ausland stattfinden und auch der zeitliche Rahmen ist offen – von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen. Unabhängig davon, ob Geschäftsreisen im Arbeitsvertrag vermerkt sind, sind Arbeitnehmer:innen grundsätzlich dazu verpflichtet, eine solche anzutreten, wenn der Arbeitgeber die Reisetätigkeit anordnet.

Eine Dienstreise beginnt dann, wenn der oder die Arbeitnehmer:in von der Arbeitsstätte bzw. dem Wohnort zur Dienstreise aufbricht. Die Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. zum Wohnort nach erledigter Auswärtstätigkeit markiert das Ende der Dienstreise. Damit zählen sowohl die An- als auch die Abreise bereits zur Dienstreise dazu.

Wie lange eine Dienstreise dauert, hängt stets vom Zweck ab, für den sie unternommen wird. Damit eine geschäftliche Reise aber überhaupt als Dienstreise gilt, muss die Reisetätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte mindestens 8 Stunden dauern – alles, was unter dieser Grenze liegt, wird hingegen als Dienstgang bezeichnet. Grundlegend werden aber alle geschäftsbedingten Reisen bis zu einer Dauer von 3 Monaten als Dienstreise bezeichnet. Dauert die Reise länger als drei Monate, so spricht man bereits von einer verlängerten Dienstreise oder aber von einer Entsendung (ab 6 Monaten).

Da eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet bzw. für diesen unternommen wird und der Erfüllung geschäftlicher Auswärtstätigkeiten dient, muss die Reise entsprechend vergütet werden. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen für ihre Arbeitszeit auf Dienstreise den regulären Arbeitslohn erhalten. Zum Erfassen aller weiteren angefallenen Reisekosten müssen Arbeitnehmer:innen nach der Dienstreise in der Regel eine

Reisekostenabrechnung

einreichen. Mit dieser werden sämtliche Belege und Quittungen zur Prüfung vorgelegt und anschließend alle erstattungsfähigen Kosten, die die Mitarbeiter:innen ausgelegt haben, an diese zurückerstattet.Zu den erstattungsfähigen Kosten zählen ggf.:Die Übernahme dieser Kosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Werden also bspw. Übernachtungskosten oder Kosten für den Verpflegungsmehraufwand nicht vom Unternehmen getragen, so können Reisende diese Kosten in Form von Werbungskosten von der Steuer absetzen.Meist werden der Kostenrückerstattungsprozess und die Regelungen für die Reisekostenabrechnung aber auch direkt in den internen Reiserichtlinien des Unternehmens festgehalten. Reisende sollten sich daher vor Reiseantritt ausführlich informieren, welche Kosten übernommen werden, um Missverständnissen bei der Kostenübernahme vorzubeugen. In unseren weiterführenden Beiträgen erhalten Sie noch weitere Informationen rund um die Themen „

Dienstreisen und Dienstreisebuchung

“ und „

Dienstreise als Arbeitszeit

“.

Mitarbeiter:innen werden aus den unterschiedlichsten Gründen auf Dienstreisen geschickt, sei es für Konferenzen und Meetings oder für Kundentermine. Dabei können geschäftliche Reisen von Kurztrips bis hin zu monate- oder gar jahrelangen Aufenthalten reichen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Gründe für eine Geschäftsreise und die gängigsten Geschäftsreisearten.

Einer der wohl häufigsten Gründe für Dienstreisen ist der Besuch von Veranstaltungen. Dazu zählen vor allem

Messen und Konferenzen

, auf denen sich Besucher:innen gleichermaßen mit Branchenpartnern und auch potenziellen Kund:innen vernetzen können. Networking, Markenbildung und Fortbildung stehen bei diesen Geschäftsreisen im Fokus. Dank zahlreicher Teilnehmer:innen und Ausstellern können Mitarbeiter:innen von Unternehmen hier wertvolle Geschäftskontakte knüpfen und sich in Ihrer Branche auf den neuesten Stand bringen. In Workshops oder bei Podiumsdiskussionen, die oft Teil des Rahmenprogramms von Messen und Konferenzen sind, erfahren Interessierte mehr über die aktuellen Entwicklungen in der Branche und erhalten Einblicke in erfolgreiche Geschäftspraktiken. Zu guter Letzt sind Messen und Konferenzen auch ein wichtiger Vertriebskanal für viele Unternehmen, denn dort haben sie die Chance, ihre Produkte oder Dienstleistungen vor einem interessierten Publikum zu präsentieren. Dadurch können Messen ein wichtiges Werkzeug für den Direktvertrieb, zum Aufbau der Markenbekanntheit und zur Stärkung von Kundenbeziehungen sein.

Ebenso häufig wie für Großveranstaltungen machen sich viele Arbeitnehmer:innen auch für interne Dienstreisen auf den Weg. Vor allem für nationale und multinationale Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sind Geschäftsreisen ein wichtiges Mittel, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen in die gleiche Richtung strebt. Mitarbeiter:innen und Führungskräfte besuchen auf ihren Dienstreisen andere Niederlassungen, um dort bestimmte Projekte oder Geschäftsstrategien zu besprechen. Oft reist auch spezielles Fachpersonal an verschiedene Standorte, um dort mit seiner Expertise kurzfristig auszuhelfen und Projekte voranzutreiben. Diese Art der Dienstreise dient also primär dem internen Wachstum eines Unternehmens, dem Wissenstransfer sowie der

Stärkung der Unternehmenskultur

.

Bei der Kundenakquise und Kundenbindung spielt der persönliche Austausch eine wichtige Rolle – so ist es nicht selten, dass Mitarbeiter:innen oder Führungskräfte Dienstreisen unternehmen, um (potenzielle) Kund:innen außerhalb zu treffen. Je nachdem, wie intensiv der Kundenkontakt und -austausch eines Unternehmens ist, können solche Dienstreisen sehr häufig stattfinden.In einigen Ländern, wie etwa Japan, sind persönliche Besprechungen und informelle Treffen sogar explizit ein wichtiger Teil der lokalen Geschäftskultur. Deshalb sind Geschäftsreisen dort besonders wichtig, um eine gute Beziehung zu Kund:innen aufrechtzuerhalten.

Während eine typische Geschäftsreise nur wenige Tage oder Wochen dauert, sind langfristige Entsendungen ein deutlich intensiveres Engagement. Arbeitnehmer:innen müssen hierbei für einen bestimmten Zeitraum in einer anderen Stadt oder in einem anderen Land arbeiten. Dies kann für ein bestimmtes Projekt, zum Einrichten neuer Funktionen oder Geschäftsprozesse am Zielort oder für die Weitergabe von Wissen an einen anderen Standort nötig sein. Manche Berufe setzen solche langfristigen Entsendungen betriebsbedingt sogar voraus, da es logistisch nicht anders möglich ist – so z. B. bei Offshore-Tätigkeiten.Solche Entsendungen sind oft herausfordernder in der Organisation als kurzfristige Geschäftsreisen, insbesondere wenn dafür ein Umzug in ein anderes Land nötig ist. In diesem Fall müssen sich Unternehmen um Visa und Steuerunterlagen kümmern. Zudem müssen sie die entsendeten Mitarbeiter:innen auch bei Schwierigkeiten bei der Wohnungssuche oder Sprach- und Kulturbarrieren unterstützen.

Auch wenn es sich bei sogenannten

Firmenreisen

nicht um klassische Dienstreisen handelt, möchten wir sie der Vollständigkeit halber dennoch hier erwähnen. Viele Arbeitgeber bieten Firmenreisen für ihre Angestellten an, um ein Kennenlernen und einen Austausch unter Kolleg:innen zu ermöglichen. Diese dauern oft nur ein bis zwei Tage und beinhalten verschiedene

Teambuilding-Aktivitäten

. Dank gemeinsamer Unternehmungen und zusammen verbrachter Zeit können Teams engere Kontakte knüpfen. Dies ist vor allem für Remote-Teams, deren Mitglieder sich im normalen Arbeitsalltag nur selten oder gar nicht sehen, eine gute Gelegenheit, sich besser kennenzulernen. Doch auch für eingespielte Gruppen sind solche Reisen eine willkommene Abwechslung und können dabei helfen, die Motivation im Team aufrechtzuerhalten.Dient eine Firmenreise hauptsächlich dem Zweck des Teambuildings, so handelt es sich wohl eher um eine

Betriebsveranstaltung

bzw. um ein Firmenevent als um eine Dienstreise. Beinhaltet die Reise allerdings neben den gesellschaftlichen Aktivitäten auch einen arbeitsbezogenen Aspekt – etwa Vorträge oder die Arbeit an einem gemeinsamen Projekt – so kann sie durchaus auch als interne Dienstreise gewertet werden.

Zu guter Letzt möchten wir noch auf Bleisure-Reisen zu sprechen kommen – einem Hybriden aus

Geschäfts- und Privatreise

.Grundlegend können alle Arten der Dienstreise zu einer Bleisure-Travel umgewandelt werden, indem der geschäftliche Aufenthalt am Zielort um einen privaten Urlaub verlängert wird. Dies ermöglicht Geschäftsreisenden, sich nach getaner Arbeit noch einige Tage am Zielort zu entspannen und auf Sightseeing-Tour zu gehen. Diese Option wird vor allem dann gern von Reisenden genutzt, wenn die Dienstreise sie in neue, fremde und interessante Länder führt, die es zu erkunden lohnt. Bleisure-Travel kann sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen vorteilhaft sein. Indem Unternehmen Bleisure-Reisen ermöglichen, ermutigen sie ihre Mitarbeiter:innen, sich öfter freiwillig für Geschäftsreisen zu melden. Außerdem profitieren die Reisenden von einer erholsamen Pause und kehren entspannt ins Büro zurück.Möchten Sie als Arbeitgeber Bleisure-Reisen erlauben, so sollten Sie die Möglichkeiten und Regelungen für diese genau in Ihren

Reiserichtlinien

festhalten. So garantieren Sie einen reibungslosen Ablauf bei der Planung und Umsetzung.

Egal aus welchem Grund Sie sich auf Dienstreise begeben und wohin diese führt – eines haben alle Reisen gemeinsam: Sie müssen im Vorfeld gebucht werden. Und auch für die Geschäftsreisebuchung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. 

TravelPerk

erleichtert Ihnen das Reisemanagement, indem Sie hier alle Schritte der Geschäftsreise in nur einem Tool vornehmen können und Ihnen rund um die Uhr ein Service-Team behilflich ist.Tipp: Bevor Sie eine Geschäftsreise buchen, sollten Sie sich unbedingt mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens vertraut machen. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen und Regelungen für die Reiseplanung und -buchung, wie etwa Reisebudgets, Buchungsmöglichkeiten, erlaubte Transportmittel etc. 

Zuallererst besteht die Möglichkeit, dass Sie ihre Geschäftsreise selbstständig planen und buchen – sprich Transportmittel, Transfer, Hotel etc. selbst organisieren. Diese Vorgehensweise kann jedoch sehr zeitintensiv sein, vor allem wenn sie bestimmten Auflagen und Reisebudgets gerecht werden müssen. So kann es einige Zeit dauern, bis sie einen preisgünstigen und passenden Flug oder ein geeignetes Hotel online finden.Vergleichsportale können Ihnen bei der Suche helfen und teils lassen sich so auch gute und preiswerte Angebote finden. Der Mehraufwand, verschiedene Angebote – wo nötig noch auf unterschiedlichen Seiten – zu vergleichen, bleibt dennoch bestehen. Buchen Sie Transport und Hotel zudem auf verschiedenen Portalen, so entsteht dank zahlreicher Quittungen und Buchungsbestätigungen ein erhöhter Verwaltungsaufwand für Sie.Wer sich diese Mühe nicht machen möchte, der kann sich professionelle Unterstützung holen – z. B. von einem Reisebüro für Geschäftsreisen oder von einer

Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk

.

Reisebüros für Geschäftsreisen

funktionieren genauso wie Reisebüros für Privatreisen, nur dass sie sich eben auf die Organisation und Buchung geschäftlicher Reisen spezialisiert haben. Das Unternehmen kann dem Reisebüro im Vorfeld seine Richtlinien für Geschäftsreisen vorlegen und die Reiseberater:innen so über Budgets und Vorgaben informieren – um alles Weitere kümmert sich dann das Reisebüro. Das Reisebüro hilft Reisenden dabei, ihre gewünschte Reise zu planen, sucht für sie die passenden Flüge und Hotels heraus und kümmert sich auch direkt um die Buchung. Auch bei Sonderwünschen für ihre Reisen können sich Mitarbeiter:innen an das Reisebüro wenden. Ein Nachteil von Reisebüros sind allerdings die zusätzlichen Kosten für das Unternehmen, denn auch die Reiseberater:innen möchten für Ihre Arbeit bezahlt werden. Zudem ist für die Firmen nur schwer nachzuvollziehen, ob es sich bei den vom Reisebüro gebuchten Reisen auch wirklich um die kosteneffizientesten Reisemöglichkeiten handelt oder nicht – der Buchungsprozess ist weitestgehend intransparent. Dennoch kann das Unternehmen selbst bzw. dessen Mitarbeiter:innen durch die Auslagerung des Reiseplanungsprozesses viel Zeit sparen.

Die wohl modernste und effektivste Art, Geschäftsreisen zu buchen, stellen digitale Reisemanagement-Plattformen dar. Diese Plattformen bieten Unternehmen eine All-in-One-Lösung für das Reisemanagement, mit der sie den gesamten Geschäftsreiseprozess in nur einem Tool verwalten können – von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Abwicklung der Reisekosten.Dank der Option, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren, ermöglichen Plattformen wie etwa

TravelPerk

Reisenden, ihre Reisen ganz einfach und richtlinienkonform selbst zu buchen. Mit Zugriff auf das branchenführende Inventar an Flügen und Hotels finden Ihre Reisenden bei TravelPerk stets das passende Transportmittel oder die passende Unterkunft – und das zu günstigen Preisen. So wird das Budget stets eingehalten.Darüber hinaus bieten viele Tools Unterstützung und Integrationen für die Reisekostenabrechnung an oder stellen detaillierte Berichte über Reiseausgaben zur Verfügung – so behalten Unternehmen und Reisende stets den Überblick.