Las empresas llevan muchos años utilizando agentes de viajes corporativos para administrar sus programas comerciales. Los agentes de viajes corporativos han llegado a conocerse como los asistentes personales para viajes de empresa y su función es crear viajes de negocios personalizados que se adapten a cada empresa, a cada viajero y a cada trayecto.Los agentes de viajes corporativos son populares ya que se encargan de todos los aspectos de la planificación de los viajes de empresa, desde la organización de itinerarios hasta la búsqueda de grandes ofertas en vuelos y alojamiento. Sin embargo, con el aumento de las plataformas digitales de gestión de viajes, muchos han comenzado a preguntarse cómo encajan hoy en día los agentes de viajes corporativos en el panorama del sector de viajes de empresa.Aquí le damos respuesta a las preguntas «¿Qué es un agente de viajes corporativos?» y «¿Qué hace un agente de viajes corporativos?», y exploramos las ventajas y desventajas de utilizar sus servicios.
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¿Qué hace un agente de viajes corporativos?
Los agentes de viajes corporativos son profesionales del sector de los viajes que colaboran con empresas para gestionar sus viajes corporativos. Actúan como gestores de viajes y asumen tareas relacionadas con la reserva de vuelos y de alojamiento, la organización de visados y la prestación de asistencia en viajes para las personas que se embarcan en viajes de empresa. Su trabajo es garantizar que todos los viajes de empresa sean rentables y seguros, reducir las trabas que suelen producirse durante los procesos de reserva y garantizar el cumplimiento de la política de viajes corporativos.Los agentes de viajes corporativos pueden ser consultores independientes o trabajar como parte de una agencia de viajes corporativos.Sin una gestión adecuada, la reserva de los viajes de empresa puede complicarse. Debido a los muchos tipos de itinerarios, gastos de viaje y necesidades de viaje que deben tenerse en cuenta, las empresas pueden verse abrumadas con facilidad y esto deriva en costes crecientes y viajes desorganizados.Los agentes de viajes corporativos estudian todos los criterios de viaje de la empresa y crean viajes de negocios que se ajustan a sus presupuestos. Entre las responsabilidades de los agentes de viajes corporativos se incluyen las siguientes:
- organizar visados;
- realizar reservas de vuelos y otras reservas de transporte, por ejemplo, coches de alquiler;
- velar por el bienestar de los viajeros y cumplir el deber de diligencia;
- crear itinerarios de viaje;
- hacer reservas de hotel;
- colaborar con los departamentos de finanzas para ajustarse a los procesos de gastos de viaje;
- brindar asistencia a los viajeros de empresa.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un agente de viajes corporativos?
Los agentes de viajes corporativos pueden hacer que los procesos de planificación de viajes de empresa sean más fluidos y liberar a las empresas de la carga de administrar todos los factores involucrados. Uno de los mayores beneficios de utilizar un agente de viajes corporativos es el tiempo que se ahorra al subcontratar múltiples tareas.Las siguientes son algunas ventajas adicionales de los agentes de viajes corporativos:
- Los agentes de viajes corporativos comprenden los costes de los viajes: su trabajo es garantizar que se respeten los presupuestos de viaje y asegurarse de obtener las mejores ofertas posibles en transporte, alojamiento, etc. Tienen relaciones establecidas con ciertos proveedores para poder obtener las mejores ofertas y descuentos.
- Gestionan procesos de gastos complejos: traspasar las obligaciones de gastos de viaje a un agente de viajes corporativos libera a las empresas del tiempo que dedican al papeleo y a las solicitudes de reembolso.
- Se tienen en cuenta todas las necesidades de los viajes de empresa: los agentes de viajes corporativos están capacitados para comprender a todas a las empresas, entender las necesidades específicas de cada viajero y adaptar los viajes de empresa en función de todo ello.
- Brindan asistencia a los viajeros: los empleados pueden comunicarse directamente con el agente de viajes corporativos si se encuentran con algún problema durante un viaje de empresa. Los agentes pueden reorganizar fácilmente el transporte, asesorar sobre las medidas de seguridad específicas de cada país y facilitar cambios en los itinerarios.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar un agente de viajes corporativos?
Si bien puede parecer la solución perfecta para la gestión de viajes de empresa globales, el uso de agentes de viajes corporativos tiene sus inconvenientes.Veamos las limitaciones de los agentes de viajes corporativos:
- Las empresas pueden acumular costes cuando utilizan agentes de viajes corporativos: todos los agentes o agencias de viajes corporativos son diferentes, pero la mayoría cobran a las empresas una tarifa anual y tarifas de transacción adicionales cada vez que se utilizan sus servicios. Estos gastos por sí solos pueden consumir gran parte de los presupuestos de viaje de las empresas.
- Trabajan para su propio beneficio, no para el de usted: ya que tienen relaciones establecidas con ciertos proveedores, no siempre puede estar seguro de que el precio final que acuerden sea el mejor para usted (o el mejor para ellos).
- Menos transparencia en los procesos de viaje: cada vez que subcontrata un proceso comercial, automáticamente tiene menos información sobre cómo y por qué se toman las decisiones. Esto reduce su capacidad de controlar los indicadores de rendimiento (KPI) de gestión de viajes.
- Es posible que no estén disponibles cuando los necesite: por lo general, los agentes de viajes corporativos solo trabajan durante el horario comercial tradicional. Si sus empleados tienen que solucionar problemas después del horario laboral o durante los fines de semana, no podrán comunicarse con nadie para obtener ayuda.
¿Debería utilizar una plataforma de gestión de viajes para gestionar sus viajes de empresa?
Si bien los agentes de viajes corporativos tienen sus ventajas, las desventajas pueden tener un gran impacto en la empresa y en los planes de viaje. Las herramientas de reserva como las plataformas de gestión de viajes son la solución más moderna para empresas cuyos empleados viajan con frecuencia por motivos de negocios.Las plataformas de gestión de viajes como TravelPerk eliminan la necesidad de trabajar con un intermediario de viajes corporativos, ya que pueden conseguir los mismos resultados que los agentes de viajes corporativos, además de muchas otras cosas. También son mucho más eficientes a la hora de encontrar oportunidades de ahorro, de encontrar excelentes ofertas en transporte y alojamiento y de agilizar el proceso de gastos de viaje.La herramienta de gestión de viajes corporativos de TravelPerk puede ayudarle a administrar su programa de viajes de las siguientes formas:
- Puede buscar, reservar y administrar los gastos de vuelo, todo desde la plataforma de TravelPerk. Además, tendrá acceso al inventario más amplio para reservar vuelos corporativos y podrá así encontrar las mejores tarifas.
- Podrá hacer reservas de alojamiento desde una sola plataforma, con acceso al más amplio inventario de alojamiento corporativo, por ejemplo, habitaciones de hotel, a los mejores precios.
- Podrá definir y automatizar su política de viajes corporativos y su sistema de aprobación para garantizar un mejor cumplimiento.
Podrá garantizar la seguridad de sus viajeros con nuestras soluciones de seguridad en viajes, que informan a los viajeros sobre cambios, advertencias e interrupciones durante su viaje. Sus empleados también tendrán a su disposición una línea directa para comunicarse con nuestro equipo de atención al cliente y recibir asistencia inmediata, 365 días al año, 24 horas al día y 7 días a la semana.
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