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Was ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?

8 Okt 2021 6 MIN READ

Präsentiert von TravelPerk, die Nummer 1 unter den Geschäftsreiseplattformen.

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Was ist ein Reiseberater für Geschäftsreisen?

Seit vielen Jahren vertrauen Unternehmen auf Reiseberater, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind, um ihre dienstlichen Reisen zu organisieren. Reiseberater für Geschäftsreisen gelten quasi als „persönliche Assistenten“ in allen Bereichen der Geschäftsreise, denn sie stellen kundenspezifische Geschäftsreisen zusammen, die an das Unternehmen, den Geschäftsreisenden und die jeweilige Reise selbst angepasst sind. 

Reiseberater für Geschäftsreisen erfreuen sich großer Beliebtheit, da sie alle Aspekte bei der Planung einer Geschäftsreise – von der Zusammenstellung der Reiseroute bis zur Suche nach günstigen Flug- und Unterkunftsangeboten – übernehmen. Mit dem Aufkommen digitaler Reisemanagement-Plattformen stellt sich die Frage, wie sich Reiseberater für Geschäftsreisen in der im Umbruch befindlichen Branche der Geschäftsreisen positionieren. 

Hier geben wir Antworten auf die Fragen, was ein Reiseberater für Geschäftsreisen ist und was dieser tut. Daneben erläutern wir die Vor- und Nachteile seiner Dienste. 

Was macht ein Reiseberater für Geschäftsreisen?

Reiseberater für Geschäftsreisen sind Reiseexperten, die mit Unternehmen zusammenarbeiten und deren Geschäftsreisen organisieren. Sie fungieren als Reisemanager und übernehmen Aufgaben wie die Buchung von Flügen und Unterkünften, organisieren Reisevisa und bieten Unterstützung während einer Geschäftsreise. Ihre Aufgaben sind vielfältig: Sie stellen sicher, dass Geschäftsreisen kosteneffizient und sicher sind, vermeiden Reibungspunkte, die normalerweise bei der Buchung auftreten, und stellen sicher, dass die Reiserichtlinie des Unternehmens eingehalten wird. 

Reisebüros für Unternehmen können als selbstständige Berater oder als Teil eines Reisebüros für Geschäftsreisen arbeiten.

Ohne angemessenes Management kann die Buchung von Geschäftsreisen schnell kompliziert werden. Es gilt verschiedenste Reiserouten, Ausgaben und Anforderungen an die Reise zu beachten, sodass Unternehmen bei der Planung schnell überfordert sein können, was in gestiegenen Kosten und schlecht organisierten Reisen resultiert. 

Reiseberater für Geschäftsreisen berücksichtigen alle Reisekriterien des Unternehmens und stellen Geschäftsreisen zusammen, die im Budget liegen. Zu den Aufgaben eines Reiseberaters für Geschäftsreisen gehören:

  • die Organisation von Reisevisa
  • die Buchung von Flügen und anderen Transportmitteln wie z. B. Mietautos
  • die Sicherstellung der Fürsorgepflichten 
  • die Erstellung von Reiserouten
  • Hotelbuchung
  • die Zusammenarbeit mit Finanzabteilungen, um Reisekosten abzustimmen
  • Unterstützung für Geschäftsreisende

Welche Vorteile bieten sich, wenn man die Dienste eines Reiseberaters für Geschäftsreisen nutzt?

Reiseberater für Geschäftsreisen können die Planung von Geschäftsreisen vereinfachen und Unternehmen entlasten, indem sie alle dafür nötigen Tätigkeiten übernehmen. Einer der größten Vorteile eines Reiseberaters für Geschäftsreisen ist die Zeitersparnis, die durch die Auslagerung zahlreicher Aufgaben entsteht. 

Reiseberater für Geschäftsreisen bieten jedoch noch weitere Vorteile: 

  • Reiseberater für Geschäftsreisen kennen die Reisekosten: Ihre Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Reisebudget eingehalten wird. Dazu versuchen sie, die bestmöglichen Angebote für Transport, Unterkunft usw. zu erhalten. Sie haben Beziehungen zu Anbietern aufgebaut und erhalten so bessere Angebote und Rabatte. 
  • Sie verwalten den komplexen Spesenprozess: Für Unternehmen ist es eine große Arbeitserleichterung, wenn die Verwaltung der Reiseausgaben an einen Reiseberater für Unternehmen ausgelagert wird, denn dadurch entfällt der Zeitaufwand für Papierkram und Rückerstattungsanträge. 
  • Alle Ihre Anforderungen an Geschäftsreisen werden berücksichtigt: Reiseberater für Geschäftsreisen sind darin geschult, die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens und eines jeden Geschäftsreisenden zu verstehen und die Reise entsprechend anzupassen. 
  • Sie bieten Unterstützung für Reisende: Mitarbeiter können sich direkt an den Reiseberater wenden, wenn während ihrer Geschäftsreise ein Problem auftritt. Die Berater können dann Transportmittel umorganisieren, Ratschläge zu landesspezifischen Sicherheitsmaßnahmen geben und Änderungen der Reiseroute vorschlagen. 

Welche Nachteile bieten sich, wenn man die Dienste eines Reiseberaters für Geschäftsreisen nutzt? 

Das klingt alles schön und gut, doch Reiseberater für Geschäftsreisen haben auch Nachteile. 

Sehen wir uns an, welche Einschränkungen Reiseberater für Geschäftsreisen haben: 

  • Bei der Zusammenarbeit mit Reiseberatern für Geschäftsreisen fallen für Unternehmen Kosten an: Jeder Reiseberater oder jedes Reisebüro ist anders, aber die meisten berechnen für ihre Dienste eine jährliche Gebühr sowie eine Transaktionsgebühr bei jeder Inanspruchnahme ihrer Dienste. Dies allein kann einen großen Teil des Reisebudgets eines Unternehmens verschlingen. 
  • Sie sind selbst Unternehmen und arbeiten nicht nur für Sie: Da Reiseberater bestehende Beziehungen zu Anbietern haben, können Sie nicht immer sicher sein, ob das ausgehandelte Angebot wirklich für Sie das beste ist oder doch für den Reiseberater. 
  • Weniger Transparenz bei Reiseprozessen: Immer, wenn Sie einen Geschäftsprozess auslagern, haben Sie automatisch weniger Einblick, wie und warum gewisse Entscheidungen getroffen werden. Dadurch haben Sie weniger Möglichkeiten, einen Überblick über Ihre Reise-KPIs zu behalten. 
  • Sie sind möglicherweise gerade dann nicht verfügbar, wenn Sie sie brauchen: Im Allgemeinen arbeiten Reiseberater für Geschäftsreisen nur während der üblichen Geschäftszeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter nach den Geschäftszeiten oder am Wochenende ein Problem haben, erreichen sie niemanden, den sie um Hilfe bitten könnten. 

Sollten Sie eine Reisemanagement-Plattform verwenden, um Ihre Geschäftsreisen zu organisieren? 

Reiseberater für Geschäftsreisen bieten zweifelsohne viele Vorteile, doch ihre Nachteile haben enorme Auswirkung auf Ihr Unternehmen und Ihre Reisepläne. Buchungstools wie Reisemanagement-Plattformen sind die moderne Lösung für Unternehmen, deren Mitarbeiter regelmäßig Geschäftsreisen unternehmen. 

Durch Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk wird der Mittelsmann Reisemanager obsolet, denn in diesen Plattformen können Sie alles machen, was auch ein Reisemanager macht – und noch vieles mehr. Außerdem sind sie wesentlich effizienter, wenn es darum geht, günstige Optionen zu finden, tolle Angebote für Transport und Unterkunft zu entdecken und den Reisekostenprozess zu optimieren. 

Das Geschäftsreisenmanagement-Tool von TravelPerk unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Geschäftsreisen, unter anderem bei folgenden Tätigkeiten:

  • Suche, Buchung und Verwaltung von Flugkosten innerhalb der TravelPerk-Plattform: Sie haben Zugang zur größten Auswahl an Flügen für Geschäftsreisen und können so die besten Preise finden. 
  • Buchung von Unterkünften über eine einzige Plattform: Sie haben Zugang zur größten Auswahl an Unterkünften für Geschäftsreisen (wie Hotelzimmer) und finden die besten Preise. 
  • Definition und Automatisierung Ihrer Geschäftsreiserichtlinie und Freigabe-Workflow für bessere Compliance: 

Garantieren Sie die Sicherheit Ihrer Geschäftsreisenden mit unserer Reisesicherheitslösung, die Reisende über Änderungen, Hinweise und Störungen während der Reise informiert. Ihren Mitarbeitern steht außerdem 365 Tage im Jahr rund um die Uhr unser Kundendienst-Team direkt zur Verfügung.