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Qu’est-ce qu’un agent de voyages d’affaires?

8 Oct 2021 7 MIN READ

Présenté par TravelPerk, la première plateforme de voyages d'affaires.

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Qu’est-ce qu’un agent de voyages d’affaires?

Les entreprises utilisent des agents de voyages d’affaires pour gérer leurs programmes d’affaires depuis de nombreuses années. Les agents de voyages d’affaires ont été surnommés les assistants personnels du monde des voyages d’entreprise, créant des voyages sur mesure qui conviennent à chaque entreprise, à chaque voyageur et à chaque voyage d’affaires. 

Les agents de voyages d’affaires sont populaires car ils prennent en charge tous les aspects de la planification des voyages d’affaires, de l’organisation des itinéraires à la recherche de bonnes affaires pour les vols et l’hébergement. Cependant, avec l’essor des plateformes numériques de gestion des voyages, la place des agents des voyages d’affaires est remise en question. 

Nous vous donnons ici les réponses à vos questions : « qu’est-ce qu’un agent de voyages d’affaires ? » et « que fait un agent de voyages d’affaires ? ». Découvrez les avantages et les inconvénients liés à l’utilisation de leurs services. 

Que fait un agent de voyages d’affaires ?

Les agents de voyages d’affaires sont des professionnels du voyage qui travaillent avec des entreprises pour gérer leurs préparatifs de voyages d’affaires. Ils agissent en tant que responsable voyages et déplacements et assument des tâches liées à la réservation de vols et d’hébergement, à l’organisation des visas de voyage et à l’assistance pendant que les employés voyagent pour affaires. Leur travail consiste à s’assurer que tous les voyages d’affaires sont rentables et sûrs, à réduire les frictions habituellement rencontrées lors des processus de réservation et à garantir la conformité à la politique de voyage d’entreprise. 

Les agents de voyages d’affaires peuvent être des consultants individuels ou travailler dans le cadre d’une agence de voyages d’affaires.

Sans une bonne gestion, la réservation de voyages d’affaires peut devenir compliquée. Avec plusieurs itinéraires différents, des dépenses et des besoins de voyage à prendre en compte, les entreprises peuvent rapidement être submergées, entraînant une augmentation des coûts et une désorganisation des voyages. 

Les agents de voyages d’affaires prennent en compte tous les critères de voyage d’une entreprise et créent des voyages d’affaires dans les limites de leurs budgets. Certaines responsabilités des agents de voyages d’affaires comprennent :

  • Organisation des visas de voyage
  • Réservations de vol et d’autres transports, tels que la location de voitures
  • Gestion des responsabilités liées aux devoir de diligence 
  • Création d’itinéraires de voyage
  • Réservations d’hôtel
  • Collaboration avec les services financiers pour cadrer les processus liés aux frais de déplacement
  • Assistance aux voyageurs d’affaires

Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages d’affaires ?

Les agents de voyages d’affaires peuvent faciliter les processus de planification des voyages d’affaires et soulager les entreprises du fardeau de la gestion de tous les éléments impliqués dans un voyage. L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’une agence de voyages d’affaires est le gain de temps qui se produit par l’externalisation de nombreuses tâches. 

Voici quelques autres avantages des agents de voyages d’affaires : 

  • Les agents de voyages d’affaires comprennent les frais de déplacement : leur travail est de garantir que vos budgets de voyage sont respectés, en s’assurant qu’ils obtiennent les meilleures offres possibles sur le transport, l’hébergement, etc. Ils ont établi des relations avec les fournisseurs pour obtenir de meilleures offres et des remises. 
  • Ils gèrent des processus de dépenses complexes : le fait de confier la gestion des frais de voyage aux agents de voyages d’affaires soulage les entreprises du temps passé à devoir gérer la paperasse et les demandes de remboursement. 
  • Tous vos besoins en voyages d’affaires sont pris en compte : les agents de voyages d’affaires sont formés pour comprendre chaque entreprise et les besoins spécifiques de chaque voyageur et adapter les voyages d’affaires pour eux. 
  • Provision d’une assistance aux voyageurs : les employés peuvent contacter directement l’agence de voyages d’affaires lorsqu’ils rencontrent des problèmes lors de leurs déplacements professionnels. Les agents peuvent facilement réorganiser le transport, conseiller sur les mesures de sécurité spécifiques à chaque pays et faciliter les changements d’itinéraires. 

Quels sont les avantages de faire appel à une agence de voyages d’affaires ? 

Bien qu’ils puissent sembler être une solution idéale et globale pour la gestion des voyages d’affaires, l’utilisation d’agents de voyages d’affaires a ses inconvénients. 

Explorons les limites liées aux agents de voyages d’affaires : 

  • Les entreprises peuvent devoir dépenser plus lorsqu’elles utilisent des agents de voyages d’affaires : chaque agent ou agence de voyages d’affaires est différent, mais la plupart facturent aux entreprises des frais annuels, plus des frais de transaction chaque fois que vous utilisez leur service. Rien que ces frais peuvent consommer une grande partie du budget voyage d’une entreprise. 
  • Ils travaillent pour eux, pas pour vous : puisqu’ils ont établi des relations avec des fournisseurs, vous ne pouvez pas toujours être sûr que l’accord qu’ils ont obtenu est le meilleur pour vous. Peut-être est-ce le meilleur pour eux-mêmes. 
  • Moins de transparence dans les processus de voyage : chaque fois que vous externalisez un processus métier, vous avez automatiquement moins d’informations sur comment et pourquoi les décisions sont prises. Cela vous donne moins d’opportunités de garder un œil sur vos KPI de gestion des voyages. 
  • Ils peuvent ne pas être disponibles lorsque vous en avez besoin : en règle générale, les agents de voyages d’affaires ne travaillent que pendant les heures ouvrables standard. Si vos employés rencontrent des problèmes après les heures de travail ou pendant le week-end, ils ne pourront pas contacter quelqu’un pour obtenir de l’aide. 

Devriez-vous utiliser une plateforme de gestion de voyages pour gérer vos déplacements professionnels ?  

Bien que les agents de voyages d’affaires aient leurs avantages, leurs inconvénients peuvent avoir un impact énorme sur votre entreprise et vos projets de voyage. Les outils de réservation tels que les plateformes de gestion des voyages sont LA solution moderne pour les entreprises dont les employés voyagent régulièrement pour affaires. 

Les plateformes de gestion de voyages comme TravelPerk éliminent le besoin d’un intermédiaire en voyages d’affaires, en faisant le même travail que les agents de voyages d’affaires, et bien plus encore. De plus, elles sont nettement plus efficaces lorsqu’il s’agit de trouver des opportunités de réduction des coûts, de chercher des offres intéressantes sur le transport et l’hébergement et de rationaliser le processus de dépenses de voyage. 

L’outil de gestion des voyages d’affaires TravelPerk peut vous aider à gérer votre programme de voyages :

  • Recherche, réservation et gestion des dépenses liées aux vols depuis la plateforme TravelPerk. De plus, vous aurez accès au plus grand catalogue de réservation de vols d’entreprise pour vous aider à trouver les meilleurs tarifs. 
  • Réservation d’hébergements depuis une plateforme unique, en vous donnant accès au plus grand catalogue de réservation d’hébergement d’entreprise, comme par exemple les chambres d’hôtel, aux meilleurs prix. 
  • Définition et automatisation de votre politique de voyage d’entreprise et de votre workflow d’approbation, pour garantir une meilleure conformité à la politique. 

Garantie sécurité pour vos voyageurs, grâce à nos solutions de sécurité qui informent les voyageurs des changements, des avis et des perturbations pendant leur voyage. Vos employés ont également une ligne directe pour contacter notre équipe de service à la clientèle pour une assistance immédiate, 365 jours par an, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.