Seit vielen Jahren vertrauen Unternehmen bei der Organisation von dienstlichen Reisen auf Reiseberater:innen, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind. Dabei gelten Reiseberater:innen quasi als „persönliche Assistent:innen“. Sie stellen kundenspezifische Geschäftsreisen zusammen, welche sowohl an das Unternehmen als auch an die Geschäftsreisenden angepasst sind. Reiseberater:innen für Geschäftsreisen erfreuen sich großer Beliebtheit, da sie alle Aspekte bei der Planung einer Geschäftsreise übernehmen – von der Zusammenstellung der Reiseroute bis hin zur Suche nach günstigen Flug- und Hotelangeboten. Mit dem Aufkommen digitaler Reisemanagement-Plattformen stellt sich allerdings die Frage, wie sich Reiseberater:innen heutzutage in der Geschäftsreisebranche positionieren. Um diese Frage zu beantworten, möchten wir im Folgenden einen genaueren Blick auf die konkreten Aufgaben von Reiseberater:innen werfen, die Vor- und Nachteile einer solchen persönlichen Assistenz für die Unternehmen beleuchten und nicht zuletzt schauen, welche Alternativen sich heutzutage zu diesem Berufsbild bieten.
Was macht ein:e Reiseberater:in für Geschäftsreisen?
Ohne angemessenes Travel Management kann die Buchung von Geschäftsreisen für Unternehmen schnell zu einer komplizierten Angelegenheit werden, denn es gilt so einiges zu beachten: verschiedene Reiserouten, Richtlinien und Reisebudgets, verschiedene Möglichkeiten zur Buchung etc. Ist hier nicht klar geregelt, wer oder wie genau Geschäftsreisen im Unternehmen organisiert werden, kann das schnell zu übermäßigen Kosten und schlecht geplanten Reisen führen. Genau an diesem Punkt kommen Reiseberater:innen ins Spiel. Sie arbeiten mit Unternehmen zusammen und übernehmen die komplette Organisation von Geschäftsreisen. Dabei fungieren die Reiseberater:innen gleichermaßen als Reiseexpert:innen und -manager:innen und übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben:Reiseberater:innen unterstützen Unternehmen also extern mit ihrer Expertise im Bereich Geschäftsreisemanagement und stellen schnell und effizient Geschäftsreisen zusammen, die den Anforderungen und dem Budget des Unternehmens entsprechen.
- Sie planen Reiserouten.
- Sie übernehmen die Buchungen von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln.
- Sie stellen sicher, dass die Fürsorgepflicht auf Reisen gewahrt wird.
- Sie stellen sicher, dass die Reisebuchungen kosteneffizient sind und den Reiserichtlinien des Unternehmensentsprechen.
- Sie organisieren Reisevisa für Geschäftsreisende.
- Sie bieten Support für Geschäftsreisende, etwa im Fall von Problemen auf der Reise.
- Sie verhandeln mit Anbietern und versuchen Rabatte für Geschäftsreisen oder exklusive Preise auszuhandeln.
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Die Vorteile von Reiseberater:innen für Unternehmen
Reiseberater:innen für Geschäftsreisen können die Planung von Geschäftsreisen vereinfachen und Unternehmen entlasten, indem sie alle dafür nötigen Tätigkeiten übernehmen. Einer der größten Vorteile ist die Zeitersparnis, die durch die Auslagerung zahlreicher Aufgaben entsteht. Doch es gibt noch weitere Vorteile, die dafür sprechen, die Dienste von Reiseberater:innen in Anspruch zu nehmen: Durch eine:n Reiseberater:in erhalten Unternehmen also eine kompetente Unterstützung, die nicht nur zahlreiche Aufgaben für die Firma übernimmt, sondern auch beratend zur Seite steht, wenn Probleme auftreten. Viele Unternehmen schätzen die persönliche Zusammenarbeit mit Reiseberater:innen, da sie Reisen so individuell abstimmen können und die Berater:innen mit der Zeit auch die Anforderungen des Unternehmens und der Reisenden kennen.
- Sie kennen die Reisekosten: Die Aufgabe von Reiseberater:innen besteht darin, sicherzustellen, dass das Reisebudget des Unternehmens eingehalten wird. Dazu versuchen sie, die bestmöglichen Angebote für Transport, Unterkunft usw. zu erhalten. Durch Beziehungen zu verschiedenen Anbietern und gutes Networking können Reiseberater:innen oft bessere Preise und Rabatteaushandeln als Unternehmen.
- Ihre Reisekosten werden gebündelt erfasst: Für Unternehmen ist es eine große Arbeitserleichterung, wenn die Verwaltung der Reiseausgaben von einer externen Stelle übernommen wird. Reiseberater:innen können Ihnen gebündelte Rechnungen für Ihre Geschäftsreiseausgaben zur Verfügung stellen, was die administrative Weiterverarbeitung im Unternehmen erleichtert.
- All Ihre Anforderungen an Geschäftsreisen werden berücksichtigt: Reiseberater:innen für Geschäftsreisen sind darin geschult, die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens und eines jeden Geschäftsreisenden zu verstehen und die Reise entsprechend anzupassen. So können Sie auch den Wunsch für eine individuell gestaltete Reise oder spezielle Reisewünsche an Ihre:n Reiseberater:in weiterleiten.
- Reiseberater:innen bieten Unterstützung für Reisende: Mitarbeiter:innen können sich direkt an den/die Reiseberater:in Ihres Unternehmens wenden – entweder bei Fragen zur Buchung oder aber bei Problemen auf Geschäftsreise. Die Berater:innen können dann Transportmittel umorganisieren, Ratschläge zu landesspezifischen Sicherheitsmaßnahmen geben, Änderungen der Reiseroute vorschlagen u. v. m.
Die Nachteile von Reiseberater:innen für Unternehmen
Die Vorteile, die Reiseberater:innen mit sich bringen, sprechen für sich. Trotzdem lohnt es sich, auch die andere Seite zu betrachten. Die Zusammenarbeit mit solch speziellen Dienstleistern birgt u. U. nämlich auch einige Nachteile: Eingeschränkte Erreichbarkeit: Im Allgemeinen arbeiten Reiseberater:innen für Geschäftsreisen nur während der üblichen Geschäftszeiten. Wenn Ihre Reisenden außerhalb der Geschäftszeiten oder am Wochenende ein Problem haben, erreichen sie u. U. niemanden, den sie um Hilfe bitten können.
- Kosten für die Dienstleistung: Wie jedes andere Unternehmen verlangen auch Reiseberater:innen Geld für Ihre Dienste. Dabei ist jede:r Berater:in oder jedes Geschäftsreisebüroanders – meistens wird aber eine monatliche oder jährliche Gebühr sowie eine Transaktionsgebühr bei jeder Inanspruchnahme der Dienstleistung berechnet. Dies allein kann einen großen Teil des Reisebudgets eines Unternehmens verschlingen, v. a. wenn die Geldmittel für Geschäftsreisen sowieso nicht allzu groß sind.
- Reiseberater:innen arbeiten nicht nur zum Vorteil des Unternehmens, sondern auch zu ihrem eigenen: Da Reiseberater:innen Geschäftsbeziehungen zu verschiedenen Anbietern haben, können Sie als Unternehmen nicht immer sicher sein, ob das ausgehandelte Angebot wirklich für Sie das beste ist oder doch für den/die Reiseberater:in.
- Weniger Transparenz bei Reiseprozessen: Immer, wenn Sie einen Geschäftsprozess auslagern, haben Sie automatisch weniger Einblick, wie und warum gewisse Entscheidungen getroffen werden. Dadurch haben Sie weniger Möglichkeiten, einen genauen Überblick über Ihre Reise-KPIs zu erhalten.
Reisemanagement-Plattformen: die moderne Alternative
Reiseberater:innen für Geschäftsreisen bieten zweifelsohne viele Vorteile für Unternehmen, doch ihre Nachteile müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Mangelnde Transparenz im Buchungsprozess kann negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, während mangelnde Unterstützung auf Reisen vor allem Einfluss auf die Reiseerfahrung Ihrer Mitarbeiter:innen nimmt. Aus diesem Grund erfreuen sich digitale Reisemanagement-Plattformen, die es Unternehmen erlauben, ihre Geschäftsreisen selbst zu managen, immer größerer Beliebtheit und gelten als die Zukunft des modernen Geschäftsreisemanagements.All-in-One-Lösungen für das Reisemanagement wie z. B. Reisemanagement-Plattformen stehen Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung und helfen Ihnen nicht nur bei der Buchung von Reisen, sondern auch bei der Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen. Mit einer All-in-One-Lösung wie TravelPerk können Sie Ihr gesamtes Geschäftsreisemanagement zentral über eine einzige Plattform verwalten und haben sowohl Ihre Reisenden als auch Ihr Reisebudget stets im Blick.
TravelPerk
bieten Ihnen alle Vorteile von Reiseberater:innen und noch einige Features mehr. Von der Reiseplanung über die Buchung von Flug, Hotel und Transport sowie die Erfüllung der Fürsorgepflicht bis hin zu 24/7-Support und Unterstützung beim Reisekostenmanagement
: TravelPerk ist während des gesamten Geschäftsreiseprozesses an Ihrer Seite und macht Ihre Geschäftsreisen nicht nur effizienter, sondern auch einfacher. TravelPerk bietet u. a. folgende nützliche Funktionen:- Zugriff auf ein branchenführendes Inventar für Flüge, Unterkünfte und Transportmittel sowie auf ausgehandelte Preise
- Integration von Reiserichtlinien in den Buchungsprozess: Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, ihre Reisen ganz bequem und richtlinienkonform selbst zu buchen.
- Automatisierung von Genehmigungs-Workflows für Geschäftsreisen: So können nicht nur bessere Compliance-Raten erreicht werden, auch der administrative Aufwand für Geschäftsreisen wird verkleinert.
- 24/7-Kundenservice mit einer angestrebten Reaktionszeit von 15 Sekunden
- Detaillierte Reisekosten-Reportings und Prozesse für eine vereinfachte Reisekostenrückerstattung
- Lösungen für Reisesicherheit, flexible Geschäftsreisen und CO2-Kompensationen
- U. v. m.
Fazit: Reiseberater:innen oder Reisemanagement-Plattform?
Ob Sie sich schlussendlich für eine:n Reiseberater:in oder eine Reisemanagement-Plattform entscheiden, bleibt Ihnen und Ihrem Unternehmen überlassen. Viele Kund:innen schätzen den direkten und persönlichen Kontakt zu Ihren Reiseberater:innen und die Möglichkeit, Reisen an Ihre persönlichen Vorlieben anzupassen. Falls Sie ausschließlich auf der Suche nach einer Lösung für die konkrete Reisebuchung sind, sind Reiseberater:innen also definitiv keine schlechte Wahl. Allerdings geht der Trend sehr stark in Richtung digitaler und automatisierter Reiselösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihr Reisemanagement ganzheitlich zu optimieren und kosteneffizienter zu gestalten. Dabei stehen viele der Reisemanagement-Plattformen Reiseberater:innen und Reisebüros für Geschäftsreisen in nichts nach – ganz im Gegenteil. Je nach Anbieter und Leistungsspektrum genießen Sie hier nicht nur eine Arbeitserleichterung bei der Reiseplanung, sondern können auch auf Unterstützung beim Reisekostenmanagement, der Compliance und dem Reporting setzen. Es kann sich für Unternehmen also durchaus lohnen, eine Reisemanagement-Plattform auszuprobieren. Gern zeigen wir Ihnen in einer Demo, wie TravelPerk Ihnen dabei helfen kann, Ihr Geschäftsreisemanagement zu revolutionieren!
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