Réussir sa gestion des voyages grâce à 9 indicateurs clés de performance

01 Déc 2023 · 10
En tant que gestionnaire de voyages, vous avez accès à une multitude de données sur les déplacements des employés. Chaque déplacement professionnel d’un employé génère une grande quantité d’informations, qu’il s’agisse du coût du voyage, du processus de réservation, de l’opérateur utilisé ou du degré de conformité du déplacement avec la politique de voyage de l’entreprise.
Toutes ces données vous fournissent les informations nécessaires au suivi des indicateurs clés de performance (ICP) relatifs à la gestion des voyages. En général, les organisations décident sur quels indicateurs clés de performance elles souhaitent baser leur
gestion des voyages
, en s’assurant qu’ils correspondent à leur
budget voyages
, à leurs objectifs globaux en matière de voyages d’affaires et aux critères de référence dans ce domaine.
Votre tâche consiste non seulement à choisir et à surveiller les bons ICP pour votre organisation, mais aussi à exploiter les résultats et à les transformer en informations utiles à l’optimisation de votre programme de gestion des voyages.
Quels sont donc les indicateurs clés de performance les plus importants à mesurer pour la gestion des voyages ? Nous vous présentons ci-dessous neuf ICP essentiels pour la plupart des organisations.

Quels types d’indicateurs clés de performance relatifs à la gestion des voyages doivent être mesurés ?

Beaucoup d’organisations voient avant tout la mesure des ICP liés aux voyages comme un moyen de réduire les coûts ou d’optimiser l’utilisation de leur budget voyages. Réaliser des économies est certes important, mais d’autres facteurs essentiels sont à prendre en compte.
Voici quatre grands types d’indicateurs pour les voyages d’affaires que toutes les organisations devraient mesurer :

Indicateurs financiers

Ces indicateurs sont liés à la manière dont les organisations peuvent économiser de l’argent et garantir leur rentabilité. Par exemple, cette catégorie couvre les ICP mesurant le
respect des politiques
, les dépassements de budget en dehors des
outils de réservation
, les dépenses totales et les économies réalisées. Les frais d’annulation et les dépenses moyennes par entrée (frais de vol, frais d’hôtel, etc.) entrent également dans cette catégorie.

Indicateurs de qualité

Les indicateurs de qualité couvrent les ICP liés à la satisfaction des employés. Par exemple, les ICP de ce type mesurent la satisfaction des voyageurs, l’engagement des voyageurs auprès des plateformes de réservation approuvées et le respect des accords de niveau de service par les opérateurs.

Indicateurs d’activité

Les indicateurs d’activité couvrent le retour sur investissement et les ICP de productivité. Par exemple, pour évaluer le succès de leur programme de voyages, les organisations peuvent mesurer le taux de réussite des voyages, le taux de productivité et l’impact des voyages au sein des départements.

Indicateurs de durabilité

Mesurer les indicateurs de durabilité est essentiel pour permettre aux entreprises d’atteindre leurs objectifs en matière de responsabilité sociale. De nouvelles législations environnementales apparaissent régulièrement, comme
la Directive sur la publication d’informations en matière de durabilité par les entreprises (CSRD) dans l’Union européenne
, et les organisations doivent suivre les ICP de durabilité afin de rester en conformité.
Parmi ces indicateurs de durabilité, on retrouve par exemple la quantité de CO2 émise par les voyages d’affaires, la part de ce CO2 qui est compensée, le type de transport utilisé (train, avion, etc.) et les possibilités de rendre les voyages plus respectueux de l’environnement.

Les 9 indicateurs clés de performance essentiels pour la gestion des voyages

Maintenant que nous avons abordé les catégories d’ICP les plus importantes pour la gestion des voyages, nous allons passer en revue neuf ICP que votre organisation devrait mesurer pour évaluer l’efficacité de sa
politique en matière de voyages d’affaires
Si votre entreprise ne dispose pas de politique de voyages, n’hésitez pas à consulter gratuitement notre
politique de voyages pour les employés
afin de vous en inspirer pour créer la vôtre.

1. Adoption des outils de réservation

Si votre entreprise a investi dans un outil de réservation ou une
plateforme tout-en-un pour la gestion des voyages
, elle l’a probablement fait dans l’intention de rationaliser les processus, de garantir la conformité et, surtout, de
réaliser des économies sur les voyages d’affaires.
Même si vous avez choisi une solution de réservation de voyages, combien de vos employés en déplacement utilisent d’autres canaux de réservation pour organiser leurs voyages ? Mesurer le pourcentage d’employés ayant adopté votre outil comme méthode principale pour organiser leurs voyages vous aidera à évaluer l’
efficacité de l’outil de réservation en ligne
et le niveau de retour sur investissement que vous en tirez.
De plus, votre outil de réservation ne montrera aux employés que les fournisseurs approuvés qui ont été inclus dans votre politique de voyages d’affaires et qui sont susceptibles de vous proposer des réductions. Pour mieux visualiser les réservations et le taux d’adoption, divisez les dépenses engagées par le biais de votre outil de réservation par vos dépenses totales.

2. Utilisation de moyens de paiement approuvés

Tout comme votre outil de réservation, il est important de connaître le degré de conformité de vos employés concernant les
modes de paiement
utilisés.
Par exemple, les organisations qui fournissent à leurs employés une carte de crédit professionnelle pour couvrir leurs
frais de déplacement professionnels
doivent connaître les niveaux d’utilisation non conforme avec leur politique de paiement. L’adoption d’une
politique de voyages et de frais
aide les organisations à éviter la fraude professionnelle, à rationaliser le processus de remboursement et à se conformer aux réglementations fiscales. En outre, le fait de disposer de méthodes de paiement approuvées facilite le contrôle des frais de déplacement et permet d’identifier les points à améliorer.
Vous pouvez mesurer le degré d’adhésion de vos employés à votre politique de paiement en divisant les dépenses liées aux voyages effectuées avec une carte de crédit de l’entreprise par le total des dépenses liées aux voyages.
Vous avez besoin de mesurer les bons indicateurs pour votre programme de voyages d’affaires ?
Consultez notre liste des
5 meilleures solutions d’analyse des voyages
pour votre entreprise

3. Pourcentage de réservations effectuées conformément à la politique

Votre entreprise a-t-elle mis en place une
politique de voyages d’affaires
 ? Les politiques de voyages sont essentielles pour maîtriser les dépenses, améliorer l’efficacité des réservations et assurer la sécurité des voyageurs.
Il est essentiel de comprendre combien de personnes réservent conformément à la politique au fil du temps. Vous voudrez également connaître les raisons de toute violation de la politique : les managers mettent-ils trop de temps pour approuver les voyages d’affaires, entraînant une augmentation de leur prix ? La politique est-elle trop stricte ? Les employés réservent-ils leurs voyages à la dernière minute ? En observant les tendances dans les données, vous serez en mesure de découvrir d’éventuelles failles dans le programme de gestion des voyages de votre entreprise.
Adoptez une politique de voyages adaptée à votre entreprise
Consultez notre article sur les avantages des
politiques de voyage flexibles

4. Économies réalisées grâce aux réductions sur les voyages d’affaires

Obtenir des
réductions sur les voyages d’affaires
est un excellent moyen pour les organisations de réduire les coûts. Alors que de nombreuses entreprises passent du temps à négocier individuellement des réductions avec différents opérateurs, il existe un moyen plus simple et plus efficace de le faire. Les plateformes de gestion des voyages comme TravelPerk ont souvent leurs propres accords avec les opérateurs et proposent des réductions exclusives sur les services de voyage (comme les prix des billets d’avion, des
chambres d’hôtel
et des locations de voiture) à tous leurs clients, qui peuvent ainsi profiter des réductions accordées aux entreprises sans avoir à négocier leurs propres tarifs.
Pour calculer le pourcentage économisé par votre entreprise grâce aux tarifs d’entreprise et aux réductions obtenues via votre plateforme de gestion des voyages, prenez le tarif moyen du marché et soustrayez le tarif réduit, puis divisez par le tarif moyen du marché et multipliez par 100.
Prêts à faire des économies sur les voyages d’affaires ?

5. Satisfaction des voyageurs

Connaître le degré de satisfaction de vos employés en déplacement est essentiel à la réussite de votre entreprise. S’ils ne sont pas satisfaits de leur expérience de voyage, c’est peut-être dû à votre programme et votre politique de voyages d’affaires. Comme dans d’autres domaines, les taux de rétention risquent de chuter si les employés sont mécontents.
En demandant aux voyageurs de répondre régulièrement à des enquêtes de satisfaction sur leurs expériences en déplacement, vous saurez si vos politiques de voyages fonctionnent. Questionnez-les sur leurs expériences en matière de transport, d’hébergement, de dépenses et de réservation afin d’identifier les points à améliorer.

6. Pourcentage de modifications et d’annulations

Dans la mesure du possible, il vaut mieux éviter de modifier une réservation, car cela entraîne généralement des frais supplémentaires.
Examinez le pourcentage
de modifications et d’annulations
au cours d’une période donnée. Vous saurez ainsi si les réservations sont davantage modifiées à certaines périodes du mois ou de l’année, si elles peuvent être attribuées à des départements spécifiques et quelles sont les raisons invoquées pour justifier ces changements. À partir de là, vous pourrez déterminer le meilleur moyen de réduire le nombre de modifications apportées aux réservations initiales.
Si les voyageurs effectuent de nombreux changements de dernière minute, envisagez d’utiliser une option de réservation flexible comme
FlexiPerk
. FlexiPerk permet aux clients de TravelPerk de réserver n’importe quel vol, hôtel, voiture ou train à n’importe quel tarif, puis d’annuler à tout moment et de recevoir un remboursement de 80 % sous forme de crédit sur la plateforme. Il en résulte une économie moyenne de 40 % par rapport aux tarifs flexibles traditionnels.

7. Pourcentage de réservations anticipées

Réserver suffisamment tôt permet aux organisations d’économiser de l’argent, de gagner en flexibilité et de bénéficier d’un choix plus large dans la planification des voyages. Dans l’idéal, vos employés devraient réserver leurs déplacements le plus tôt possible.
Bien sûr, certaines circonstances imposent des réservations de dernière minute. Mais si vous analysez combien de jours avant en moyenne les voyages sont réservés, vous saurez s’il est nécessaire d’adapter vos processus et/ou politiques de réservation de voyages.

8. Nombre de rapports d’incidents de voyage

Vous êtes légalement responsable de la sécurité de vos employés lorsqu’ils voyagent. C’est ce qu’on appelle l’
obligation de diligence
. Pour vous acquitter de cette obligation, vous devez mettre en place des politiques de
gestion des risques
liés aux voyages prenant en compte des risques tels que les troubles politiques, les maladies, les questions de sécurité et les conditions d’entrée sur le territoire.
Examinez attentivement le nombre de rapports d’incidents sur une période spécifique afin d’évaluer le degré de sécurité de vos employés lorsqu’ils voyagent. De plus, agissez de manière proactive quant aux mesures supplémentaires que vous pouvez mettre en place pour assurer leur
sécurité lors de futurs voyages d’affaires
.

9. Empreinte carbone

Enfin, pour atteindre vos objectifs en matière de durabilité, vous aurez besoin d’un moyen de mesurer l’empreinte carbone de votre organisation. Il s’agit de comprendre quelle quantité de CO2 est émise dans l’atmosphère lors des voyages d’affaires.
Une fois que vous avez déterminé votre empreinte carbone, vous pouvez identifier des pistes pour voyager de manière plus durable. Par exemple, prendre le train au lieu de l’avion lorsque c’est possible, et opter pour les transports publics au lieu des taxis privés une fois à destination. Le
programme GreenPerk
de TravelPerk permet aux organisations de calculer automatiquement l’empreinte carbone de leur programme de voyages d’affaires et de parvenir à zéro émission nette en investissant dans des compensations carbone.
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