Mide estos nueve KPI para gestionar los viajes eficazmente

01 Dic 2023 · 10
Como gestor de viajes, tienes acceso a diversos datos de los viajes de los empleados. Cada vez que un empleado viaje por negocios, se crea una cantidad ingente de datos, desde el coste del viaje al modo de reserva, los proveedores utilizados y el grado de cumplimiento de la política de viajes de negocios.
Dichos datos te proporcionan la información necesaria para identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) para la gestión de viajes. Normalmente, las organizaciones deciden en qué KPI de
gestión de viajes
quieren concentrarse asegurándose de que se adapten a sus
presupuestos de viaje
, a los objetivos generales de los viajes de negocios y a los parámetros del sector de los viajes.
Tu trabajo no solo consiste en establecer y controlar los KPI de gestión de viajes adecuados para tu organización, sino también mejorar los resultados y transformarlos en información que se pueda aplicar para optimizar el programa de gestión de viajes.
¿Qué KPI de gestión de viajes son los más relevantes? A continuación, vamos a ver nueve KPI de gestión de viajes fundamentales para la mayoría de organizaciones.

¿Qué tipos de KPI de gestión de viajes deberías tener en cuenta?

Muchas organizaciones consideran que analizar los KPI de viajes es una forma de reducir costes u optimizar el uso de su presupuesto de viajes. Sin embargo, aunque el ahorro de costes es importante, también hay que tener en cuenta otros factores importantes.
Estos son cuatros grandes tipos de indicadores de viajes de negocios que todas las organizaciones deben medir:

Indicadores financieros

Estos indicadores tienen que ver con el modo en que las organizaciones pueden ahorrar dinero y proteger sus ganancias. Por ejemplo, esta categoría cubre KPI que miden el
cumplimiento de la política
, el exceso ajeno a las
herramientas de reserva
, el gasto total y el ahorro de costes. Los costes de cancelación y el gasto medio por vertical (costes de vuelo, de hotel, etc.) también se incluirían en esta categoría.

Indicadores de calidad

Indicadores de calidad que cubren los KPI relacionados con la satisfacción del empleado. Por ejemplo, este tipo de KPI miden la satisfacción de los viajeros, su relación con las plataformas de reserva aprobadas y la satisfacción con el acuerdo de nivel de servicio (SLA) por parte de los proveedores.

Indicadores de negocio

Por último, los indicadores de negocio se ocupan del retorno de la inversión (ROI) y de los KPI de productividad. Por ejemplo, las organizaciones pueden medir el índice de éxito de un viaje, el índice de productividad y el impacto sobre los viajes dentro de los departamentos para evaluar el éxito de su programa de viajes.

Indicadores de sostenibilidad

Medir los indicadores de sostenibilidad es fundamental para que las empresas cumplan sus objetivos de responsabilidad social corporativa. Muchas regiones aprueban con frecuencia nuevas normativas medioambientales, como
la Directiva sobre la presentación de información sobre sostenibilidad por parte de las empresas (CSRD) de la Unión Europea
, y las organizaciones deben realizar un seguimiento de los KPI de sostenibilidad para cumplir la legislación.
Algunos ejemplos de indicadores de sostenibilidad son la cantidad de CO2 que produce un viaje de negocios, qué cantidad de ese CO2 se compensa, qué medios de transporte se están usando (tren, avión, etc.) y si es posible realizar viajes de una forma más respetuosa con el medio ambiente.

Los nueve KPI principales para la gestión de viajes

Ahora que hemos visto las categorías más importantes de KPI de la gestión de viajes, veamos a continuación los nueve KPI que debería medir tu organización para evaluar la eficacia de su
política de viajes de negocios
.
Si tu empresa no cuenta con una política de viajes, consulta nuestra
política de viajes de empresa para empleados
y crea la tuya.

1. Adopción de una herramienta de reserva

Si tu empresa ha invertido en una herramienta de reserva o en una
plataforma de gestión de viajes
de servicio integral, es probable que el objetivo fuera simplificar los procesos, garantizar el cumplimiento y, sobre todo,
ahorrar en los viajes de negocios.
Tú utilizas la solución de reserva de viajes, pero ¿cuántos de tus empleados que realizan viajes de negocios usan otros métodos de reserva para dichos viajes? Medir el porcentaje de empleados que han adoptado íntegramente la herramienta como método principal de reserva de sus viajes te ayudará a evaluar
la eficacia de la herramienta de reserva en línea
y el nivel de retorno de la inversión que está generando.
Además, la herramienta de reserva solo mostrará a los empleados los proveedores aprobados que estén incluidos en tu política de viajes de negocios, y es probable que te ofrezcan descuentos corporativos. Para lograr una mayor visibilidad en la reserva, divide el gasto de las reservas y los billetes entre el gasto total en viajes. Así sabrás en qué medida tu organización ha adoptado correctamente la herramienta de reserva.

2. Uso de métodos de pago aprobados

Al igual que con la herramienta de reserva, es importante controlar hasta qué punto tus empleados cumplen con las
formas de pago
que usan.
Por ejemplo, las organizaciones que proporcionan a sus empleados una tarjeta de crédito corporativa para cubrir los
gastos de los viajes de negocios
deben conocer el grado de incumplimiento de su política de pagos. Una
política de viajes y gastos
ayuda a las organizaciones a mantener bajo control el fraude laboral, simplificar el proceso de reembolso y cumplir las normativas fiscales. Por otro lado, contar con métodos de pago aprobados facilita el control de los gastos de viaje y la identificación de los elementos que pueden optimizarse.
Puedes medir en qué grado tus empleados cumplen la política de pagos dividiendo el gasto de viajes vinculado a una tarjeta de crédito corporativa entre el gasto total en viajes.
¿Necesitas medir los indicadores adecuados de tu programa de viajes de negocios?
Echa un vistazo a nuestra lista de las
cinco principales soluciones de análisis de viajes
para tu empresa.

3. Porcentaje de reservas que cumplen la política

¿Tu empresa tiene una
política de viajes de negocios
vigente? Las políticas de viajes son fundamentales para controlar el gasto, aumentar la eficacia de las reservas y garantizar la seguridad de los viajeros.
Es esencial saber cuántas personas realizan reservas cumpliendo la política de viajes en el tiempo. También conviene conocer los motivos del incumplimiento de las políticas. Por ejemplo, ¿los gestores tardan demasiado en aprobar los viajes de negocios y, por lo tanto, suben los precios? ¿La política es demasiado estricta? ¿O los viajeros reservan los viajes muchas veces a última hora? Al analizar las tendencias gracias a los datos, podrás descubrir los posibles fallos del programa de gestión de viajes de tu empresa.
Crea una política de viajes idónea para tu empresa
Echa un vistazo a nuestro artículo sobre
beneficios de las políticas de viajes flexibles.

4. Ahorros por descuentos en viajes de negocios

Para las organizaciones, obtener
descuentos en viajes de negocios
es una buena forma de reducir costes. Muchas empresas dedican tiempo a negociar descuentos individualmente con distintos proveedores, pero existe una forma mejor y más sencilla de hacerlo. Las plataformas de gestión de viajes como TravelPerk suelen tener sus propios acuerdos con los proveedores y ofrecen a sus clientes descuentos exclusivos en los servicios de viaje (como precios de billetes de avión,
habitaciones de hotel
y alquileres de coches) para que puedan aprovechar los descuentos corporativos sin tener que negociar sus tarifas.
Para medir el porcentaje que ha conseguido ahorrar tu empresa gracias a las tarifas y descuentos corporativos a través de tu plataforma de gestión de viajes, resta a la tarifa media del mercado la tarifa con descuento, y luego divídelo entre la tarifa media del mercado y multiplícalo por 100.
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5. Satisfacción de los viajeros

Saber la satisfacción que sienten tus empleados que viajan es esencial para el éxito de la empresa. Si no están satisfechos con la experiencia en sus viajes, es probable que su insatisfacción tenga algo que ver con tu programa y tu política de viajes de negocios. Como en otros aspectos del negocio, cuando los empleados están descontentos, es probable que el índice de fidelización se desplome.
Si pides a tus empleados viajeros que cumplimenten periódicamente encuestas de satisfacción sobre sus experiencias en los viajes, podrás saber si tus políticas de viajes funcionan. Pregúntales acerca de su experiencia con el transporte, el alojamiento, el gasto y la reserva para identificar las áreas que deben mejorarse.

6. Porcentaje de cambios, reorganizaciones de reserva y cancelaciones

Siempre que sea posible, conviene evitar realizar cambios en las reservas, ya que esto suele conllevar comisiones elevadas y gastos adicionales.
Echa un vistazo al porcentaje de
reorganizaciones de reserva, cambios y cancelaciones
en un periodo concreto. Así podrás hacerte una idea de si hay determinados momentos del mes o del año en que se producen los cambios, si se pueden atribuir a departamentos específicos y los motivos que se dieron para justificar los cambios. A partir de ahí, piensa en cómo reducir la cantidad total de cambios realizados respecto a las reservas originales.
Si los viajeros realizan muchos cambios de última hora, plantéate usar una opción flexible de reserva de viajes como
FlexiPerk
. FlexiPerk permite a los clientes de TravelPerk reservar cualquier vuelo, hotel, coche o tren con cualquier tarifa, y cancelarlos en cualquier momento con un reembolso del 80 % como crédito en la plataforma. El resultado es un ahorro del 40 % si se compara con las tarifas flexibles tradicionales.
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7. Porcentaje de reservas anticipadas

Reservar con anticipación ahorra dinero a las organizaciones y suele ofrecer más variedad y flexibilidad en cuanto a los preparativos del viaje. Como norma general, tus empleados deben reservar sus viajes con la mayor antelación posible.
Por supuesto, siempre pueden darse situaciones en las que es necesario realizar reservas de última hora. No obstante, si observas con cuántos días de antelación de media se organizan los viajes, podrás hacerte una idea de si debes ajustar los procesos o las políticas de reserva de viajes.

8. Número de informes de incidentes de viaje

Tienes la obligación legal de garantizar la seguridad de tus empleados cuando viajan. Es lo que se denomina
deber de asistencia
. Para cumplir las obligaciones del deber de asistencia, debes contar con políticas de
gestión de riesgos
para abordar riesgos como conflictos políticos, enfermedades, cuestiones de seguridad regional y requisitos de entrada.
Analiza el número total de informes de incidentes a lo largo de un periodo concreto para evaluar la seguridad de tus empleados cuando viajan. Además, de manera proactiva, toma medidas que garanticen su
seguridad en todos los viajes de negocios futuros
.

9. Huella de carbono

Por último, para cumplir los objetivos de sostenibilidad, vas a necesitar un sistema de medición de la huella de carbono de tu organización. Para ello, es necesario saber cuánto CO2 se está liberando a la atmósfera durante los viajes de negocios.
Cuando tengas visibilidad de tu huella de carbono, averigua de qué forma puedes hacer que los viajes sean más sostenibles. Por ejemplo, siempre que sea posible, los viajeros pueden viajar en tren en lugar de hacerlo en avión, o pueden optar por el transporte público en lugar de los taxis cuando estén en su destino. El
programa GreenPerk
de TravelPerk permite a las empresas calcular automáticamente la huella de carbono que genera su programa de viajes de negocios y alcanzar las cero emisiones netas invirtiendo en compensaciones de la huella de carbono.
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