¿Tu empresa te pide que pagues los viajes de negocios de tu propio bolsillo?

13 Jun 2024 · 5
Si viajas mucho por motivos de trabajo, es posible que te hayan pedido que adelantes los gastos de esos viajes. ¡Sabemos lo que se siente! 
No puedes hacerte una idea de cuántas empresas piden a sus empleados que corran ellos con estos gastos. No solo es una molestia para ti, sino que también para la empresa por distintas causas. 
No existen normas que prohíban esta práctica, pero sí hay soluciones. 
Antes de analizarlas, veamos por qué es un problema tan grave.

¿Por qué es un problema?

Por lo que sabemos, las empresas que no cuentan con una piden a sus empleados que paguen por adelantado de su bolsillo los gastos de sus viajes de negocios. Esto provoca toda clase de problemas tanto al propio viajero como a las empresas.

Para los viajeros de empresa

Molestias 
Es un hecho: pagar billetes de avión o tren, habitaciones de hotel, traslados por carretera y otros gastos de viaje con tu propio dinero puede causar mucho estrés. 
En primer lugar, tienes que perder tiempo buscando opciones de reserva que se ajusten a la política de gastos de la empresa. Después, tienes que llevar el control de los costes reales, coleccionar facturas y, seguramente, enviar un informe de gastos. Luego, tienes que esperar a que el Departamento de Recursos Humanos confirme el reembolso de gastos y que te lo abonen a tu cuenta. 
Este proceso requiere un tiempo muy valioso que podrías dedicar a tu trabajo. 
Presión económica 
Cuando tu empresa te pide que pagues los gastos relacionados con el viaje de negocios, también puede provocar una presión económica no deseada y, en ocasiones, difícil de gestionar. 
¿Qué pasa si no puedes permitirte pagar estos gastos con tu propio dinero en ese momento? Los viajes de negocios no suelen ser baratos. Billetes de avión, coches de alquiler, comida, gastos imprevistos como propinas y taxis... Todo suma, y más en los tiempos que corren, con la inflación y la , es totalmente razonable que no siempre tengas en la cuenta el dinero necesario para pagar por adelantado los viajes de negocios. 
Además, pagar con tarjeta de crédito o en efectivo puede resultar inviable por diversos motivos, lo que claramente demuestra que esta práctica no es ideal para los empleados. 
Y también puede ser perjudicial para las empresas.

Para las empresas

Ineficiencia 
Tanto si se trata de una pyme como de una gran empresa, obligar a los empleados a pagar los viajes de negocios y reembolsarles los gastos posteriormente es una medida ineficiente. 
Implica tener que gestionar muchísimas facturas de distintos empleados y que los/las responsables financieros/as tengan que ir detrás de ellos/ellas para que les manden las facturas. Esto supone una gran pérdida de tiempo, un tiempo que podría invertirse en algo mucho más importante (y rentable). 
Imponer la política de viajes de la empresa 
Si los empleados hacen las reservas de sus viajes en sitios web, a la empresa puede resultarle bastante difícil que se aplique correctamente su política de viajes (consulta nuestro para mejorar la de tu empresa). Es probable que, en alguna ocasión, los empleados elijan billetes de avión o habitaciones de hotel demasiado caros y que incumplan la política de viajes establecida. 
Como consecuencia, se superará el presupuesto asignado para los viajes de trabajo. 
(In)satisfacción de los empleados 
Seguro que eres consciente de que pagar con tu propio dinero cualquier gasto relacionado con el trabajo puede implicar muchos problemas y puede afectar al nivel de satisfacción de los empleados.
 Si una empresa desea que sus empleados sean felices y estén cómodos en sus trabajos, es necesario que cambien su modus operandi.

Una mejor solución para todos

Si te molesta tener que pagar por adelantado los viajes de trabajo y quieres cambiar esta situación, presentarle a tu responsable una solución fácil de implementar puede ser una gran idea. Una solución que ofrezca ventajas para ti y para la empresa. A continuación, te explicamos por qué TravelPerk es la opción perfecta: 
  • TravelPerk es una solución moderna y fácil de usar para gestionar todos los aspectos relacionados con los viajes de negocios. TravelPerk te ayuda con todo el proceso: reservas, gestión, elaboración de informes, control de gastos, etc. 
  • Con TravelPerk, estableciendo las reglas y los procesos directamente en la plataforma. Así, se identificarán fácilmente todas las opciones de reserva que no cumplan con la política de viajes de la empresa. Podrán seleccionarse, pero será necesario que el responsable correspondiente de la empresa las apruebe. Todo esto puede hacerse a través de TravelPerk, por lo que podrás efectuar fácilmente reservas que cumplan los criterios de la empresa. 
  • Con TravelPerk, los/las responsables de viajes pueden visualizar, controlar y gestionar de manera sencilla todos los datos de los viajeros de la empresa en tiempo real. Se acabó la cantidad ingente de correos electrónicos y el malgasto de un tiempo muy valioso. 
  • La facturación centralizada también permite generar facturas nada más hacer la reserva y elaborar informes personalizados con todos los gastos del viajero. Olvídate de tener que perseguir a los empleados reclamándoles las facturas. 
  • TravelPerk ofrece una amplia oferta de opciones de viaje, lo que garantiza que tu empresa disfrute siempre de tarifas muy competitivas. , y tú disfrutas de una gran variedad de opciones de transporte y alojamiento. 
  • Entre otras ventajas, si tu empresa elige TravelPerk como solución de gestión de viajes, no tendrás que volver a pagar un viaje de negocios de tu propio bolsillo. 
Si quieres más información sobre cómo TravelPerk puede facilitarte la vida y hacer que tu empresa sea más eficiente y rentable, .
Two colleagues working together in a cafeteria.

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