17 fonctionnalités fondamentales pour un bon système de gestion de voyage

Le système de gestion de voyage vous permet de réserver, de suivre et d'analyser les voyages d'affaires. De manière générale, un système de gestion de voyage comprend une plateforme permettant de dresser l'inventaire de tous les voyages, de définir leurs politiques et d'établir des rapports. Dans certains cas, on peut également faire référence au processus

global de gestion de voyage d'affaires.

Lorsque vous comparez différents systèmes de gestion de voyage, il est important de comprendre quelles sont les fonctionnalités qui auront le plus d'impact sur votre gestion. Voici une liste des fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer vos déplacements de manière sûre, efficace et rentable.

Que se passe-t-il si un voyage hors politique doit absolument être réservé ? Bonne question.Votre système de gestion de voyage doit inclure des processus de validation sur sa plateforme. Ainsi, dans le cas où un élément du voyage ne correspond pas aux critères de votre politique, la personne souhaitant réserver un voyage peut demander la validation et sauvegarder les détails de celui-ci. Plus besoin d’envoyer un e-mail et de perdre tout le temps passé à chercher le bon itinéraire. Vous devriez pouvoir mettre en place ces processus de validation comme bon vous semble. Vous pouvez par exemple choisir différentes personnes pour valider les demandes de chaque équipe et adapter le niveau de sévérité des critères.Une validation est-elle nécessaire pour tous les voyages, uniquement ceux qui ne sont pas couverts par la politique ou uniquement pour ceux réservés par certains voyageurs ? La personnalisation de votre système de gestion de voyage doit être très détaillée.

Votre politique et vos processus de validation sont véritablement essentiels pour vous aider à respecter les normes en matière de voyages en permanence, mais avoir accès à un inventaire complet l'est tout autant. Si votre système de gestion de voyage actuel vous propose peu de logements et de vols à prix bas, il vous fait passer à côté d’importantes opportunités d’économies. Quand on sait que de plus en plus de

millennials ont tendance à se tourner vers les options économiques,

il serait judicieux de mettre celles-ci à leur disposition.

Aujourd’hui, devoir payer des frais à chaque demande d’assistance est une pratique de la vieille école. De plus, ce n’est pas rentable. Votre système de gestion de voyage devrait inclure une assistance sans frais supplémentaires. Ainsi, vous savez exactement pour quels services vous payez et vous n’aurez jamais de mauvaises surprises à la fin du mois. De plus, les voyageurs peuvent obtenir l'aide dont ils ont besoin à tout moment sans avoir à se soucier de déranger le département financier pour une demande d’assistance.

Il n’y a rien de plus agaçant que de se faire rediriger pendant la réservation d’un voyage. Cela peut également être un peu décourageant, car vous n'êtes pas sûr de pouvoir faire confiance à ce nouveau vendeur vers lequel vous êtes redirigé.Avec les voyages d'affaires, les redirections sont non seulement désagréables, mais elles rendent le suivi de vos déplacements professionnels pratiquement impossible. À la fin du mois, vous allez devoir parcourir des centaines de sites Web pour essayer de

récupérer toutes vos factures.

Fuyez ce genre de systèmes !

Le moyen le plus simple de suivre vos déplacements professionnels est de les réserver au même endroit. Cependant, certains systèmes de gestion de voyage ne fonctionnent pas sur le principe d'un fournisseur unique. Cela signifie que vous allez crouler sous le nombre de factures reçues. Pour gagner du temps et éviter les tracas lors des voyages d'affaires, choisissez un système qui regroupe tous vos déplacements du mois sur une seule facture. Votre équipe financière va vous adorer.

Même si vous ne prévoyez pas de laisser les voyageurs effectuer leurs propres réservations, la réservation doit se faire facilement et l’interface doit être soignée.Si vous envisagez d'autoriser les employés à réserver leurs voyages,

alors vous devriez opter pour un système de gestion de voyage que les voyageurs apprécieront.

Ce dernier doit être agréable à utiliser, répondre à leurs besoins et leur apporter de l’aide en cas de besoin.

Vous vous attendez à ce que votre système de gestion de voyage comprenne les vols, les hôtels et probablement les locations de voitures. Et pourquoi pas les trains ? Si

le train est un moyen de transport courant pour vos employés

, alors choisissez un système de gestion de voyage qui inclut cette option.Pourquoi devriez-vous approuver en permanence les moyens de transport (

et même les lieux d'hébergement comme Airbnb

) que votre entreprise utilise régulièrement ?Autant réunir tous vos voyages d'affaires sur une plateforme unique, facile à gérer et à suivre.

Oui, oui, je sais. Nous sommes pratiquement en 2021. Faut-il vraiment vérifier qu'il existe une application mobile pour votre système de gestion de voyage ? Bien sûr que oui. Certains systèmes de gestion de voyage ne disposent pas de leurs propres applications mobiles, ou proposent des applications peu pratiques et difficiles à utiliser. Avant d’embarquer toute votre équipe sur un nouveau système de gestion de voyage, téléchargez vous-même leur application et testez-la.

Imaginez si vos employés réalisaient qu’un hôtel est hors politique de l’entreprise au moment de la validation… Quelle perte de temps. Qu'il s'agisse d'un hôtel, d'un avion ou d'un train, vos voyageurs devraient être en mesure de voir si un élément de la réservation ne correspond pas à votre politique avant même de cliquer dessus.

La réservation d'un voyage d'affaires ne doit pas forcément vous prendre deux heures. Lorsque vous enregistrez les informations de chaque voyageur dans votre système de gestion de voyage (dont leur nom, le numéro et le pays de leur passeport, la date d'anniversaire, etc.), vous pouvez y passer du temps. Choisissez un système qui vous aide à en gagner.

Chaque entreprise a une politique différente concernant les avantages fidélité. Certaines entreprises ne permettent pas aux voyageurs d'obtenir des points sur leur propre compte de fidélité, et exigent plutôt que les voyages d'affaires soient crédités sur le compte de l'entreprise afin que celle-ci puisse obtenir les avantages.Dans tous les cas, vous devriez utiliser un système de gestion de voyage qui conserve les numéros des programmes fidélité. Ainsi, les voyageurs n’auront pas à les renseigner à chaque réservation. Si votre entreprise souhaite que tous les points soient crédités sur son compte, vous pouvez alors renseigner les numéros des programmes de fidélité sur le profil de chaque voyageur.On dit ça, on ne dit rien… Mais puisqu’il y a tant de manières plus efficaces pour

économiser sur les voyages

, pourquoi ne pas laisser les voyageurs récupérer les points ?

Si vous n'êtes pas satisfait de votre système de gestion de voyage, vous ne devriez pas être obligé de l'utiliser.Ouvrir des bouteilles de champagne après avoir conclu un contrat de longue durée, c'est de l’histoire ancienne. Essayez votre système, voyez si vous l'aimez et renoncez-y s’il ne vous convient pas. Ne laissez pas un contrat vous couler ou vous ralentir. Lorsque vous vous engagez sur une plateforme de gestion de voyage, vérifiez que vous ne vous retrouverez pas coincés sur la durée.Le système que vous utilisez pour réserver et gérer les voyages peut avoir un impact considérable sur votre travail en tant que gestionnaire, mais aussi sur tous vos employés qui voyagent pour le travail.